Taller realizado el 29 de Noviembre en el ed.700 del Parque Científico Tecnológico de Bizkaia. Formación en torno al sistema GTD y principios de Wing Chun para mejorar la productividad personal.

13. • Traducido como “palabras de sabiduría”, se conoce
como Kuen Kuit a los principios que se usan en Wing
Chun como un código de conducta.
• Estos son:
• Remain disciplined - Conduct yourself ethically as a martial artist.
• Practice courtesy and righteousness - Serve the society and respect
your elders.
• Love your fellow students - Be united and avoid conflicts.
• Limit your desires and pursuit of bodily pleasures - Preserve the
proper spirit.
• Train diligently - Maintain your skills.
• Learn to develop spiritual tranquility - Abstain from arguments and
fights.
• Participate in society - Be moderate and gentle in your manners.
• Help the weak and the very young - Use martial skills for the good of
humanity.
• Pass on the tradition - Preserve this Chinese art and rules of conduct.

16. • Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de las
actividades y el título de un libro de David Allen, que en español
se ha editado con el título “Organízate con eficacia”.
• GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar
de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas
en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del
trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede
concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.
(Wikipedia)
• La gran diferencia con otros métodos reside en la utilización de
“memorias externas” y la priorización de tareas.
• Los elementos básicos de su filosofía se pueden resumir en “la
recopilación” y “la disciplina”.

17. • El sistema GTD tiene dos objetivos fundamentales:
• “Capturar” todas las cosas que hay que hacer
• Conseguir la disciplina necesaria para tomar decisiones respecto a
los asuntos a tratar en nuestras vidas.
• La gran diferencia de este sistema es “quitárselo todo
de la cabeza” para “poder vaciar la RAM de nuestro
cerebro” y no generar estrés.
• Los 5 pasos para dominar el flujo de trabajo que
propone el sistema GTD son:
• RECOPILACIÓN
• PROCESAMIENTO
• ORGANIZACIÓN
• EVALUACIÓN
• HACER

19. • Recopilar todas las tareas pendientes para que la
mente se asegure de que no tiene que recordar nada.
• Debemos tener una bandeja de entrada física, al igual
que la del correo electrónico. Podemos usar alguna
app para realizar esta tarea.
• En esta primera fase ponemos “coto” al trabajo a
realizar y así obtenemos un mapa de todas las tareas
que debemos acometer.
• Este primer paso nos enseña a planificar y tener
visibilidad de nuestras tareas.
Recopilación

20. • Procesar las tareas que hemos ido recopilando en la
anterior fase de recopilación, de una en una, sin
simultanear tareas.
• Procesamos tareas en el correo electrónico, en el
escritorio o en el gestor de tareas que tengamos.
• Esta fase nos ayuda a diferenciar lo menos importante
(tareas que se pueden delegar, borrar o hacer en dos
minutos), de los proyectos que nos van a llevar más
tiempo o necesitan planificar más acciones.
• Se diferencian las tareas que necesitan acciones, de las
que no.
Procesamiento

21. • Esta es la fase que está en la parte externa del
diagrama de flujo de trabajo. En ella se recolectan las
tareas que requieren de una acción que no se puede
desarrollar en dos minutos.
• Para administrar cosas sujetas a acción se necesita;
• Una lista de “proyectos”
• Un lugar con material de apoyo para los proyectos
• Una agenda
• Una lista de acciones siguientes
• Una lista de “a la espera”
• Material de consulta
• Una lista de “algún día/tal vez”
• Un proyecto es cualquier resultado deseado que
requiere de una acción de más de un paso.
Organización

22. • Fase dedicada a revisar el sistema y observar errores,
intentar simplificar, etc.
• El objetivo aquí es mantener la funcionalidad del
sistema.
• La revisión semanal es una de las partes más
importantes de esta fase y es el momento de;
• Reunir y procesar todas las “cosas”
• Revisar el sistema
• Poner al día sus listas
• Estar limpio, despejado, al día y completo.
Evaluación

25. • En 2007 se presentó un artículo de investigación que intentaba
relacionar los avances en psicología y ciencias cognitivas, con la
filosofía y técnicas que promueve el sistema GTD.
• Una de las conclusiones que se ilustraban en el artículo es que las
nuevas informaciones requieren de una reconsideración de las
prioridades, objetivos y recursos. Por tanto, son subjetivas y
tienden al cambio. El sistema GTD al ser flexible, permite esta
adaptación de tareas.
• Conlleva un descenso del estrés, al externalizar la memoria y no
saturarla con las tareas pendientes.
• La medida de la productividad que propone GTD, es el número de
tareas y proyectos realizados, no el número de objetivos
conseguidos ya que estos son mutables. Se puede consultar el
artículo en esta dirección.
La ciencia apoya GTD

27. • Para pegar, hace falta disponer de una buena
estructura y estar asentados en nuestra posición. No
buscamos un golpe bueno, sino muchos seguidos.
• Nuestro día a día en la oficina es igual. No procesamos
una “gran tarea”, sino muchas, de forma continuada.
• Por ello, es importante prestar especial atención a
nuestra “estructura de trabajo”.
• La organización del escritorio (PC y físico), la bandeja
del correo electrónico, la estructura de carpetas (PC y
físico), material de consulta, etc.

28. #Pilulak

29. • Debemos prestar atención a los elementos
estructurales que no nos dejan desarrollar nuestro
potencial;
• Correo electrónico: No debemos dejar que nos controle, por ello hay
que acotar el tiempo que gastamos con él.
• Escritorio virtual: Sin carpetas ni multitud de archivos.
• Escritorio físico: Ordenado, sin papeles amontonados.
• Directorios: Si tenemos que utilizar el buscador es que algo estamos
haciendo mal.
• Material de consulta: Fácilmente localizable, ya sea en formato
digital o físico.
El desorden y la mala gestión de la información limita
nuestra capacidad productiva y nos genera un estrés
añadido.

30. • Término acuñado por Merlin Mann. Se trata de organizar
correctamente tu e-mail para que en la bandeja de entrada haya el
menor número de correos posibles sin procesar , tendiendo a 0.
• Un número elevado de correos sin procesar genera estrés y
ansiedad (demasiadas cosas por hacer). El uso incorrecto del e-
mail lastra nuestra productividad y nos incapacita para otras
tareas.
• El tiempo que se dedica a la revisión del correo electrónico debe
estar acotado. Lo ideal son periodos delimitados al cabo de la
jornada, 2 o 3 veces como máximo al cabo del día (mediodía,
comida y media tarde).
• El e-mail es un medio de comunicación asíncrono. No se debe
esperar una respuesta inmediata ni utilizarlo como tal. Más. Más.
Más.
La regla del Inbox 0

33. https://youtu.be/Kpu_lTDyd88

34. • En Wing Chun, la línea del centro es el camino más
corto para poder pegar de forma estructurada.
• El sistema GTD apuesta por establecer objetivos a
través de unos niveles de perspectiva. De esta forma
se consigue un establecimiento de prioridades.
• Ello nos ayudará a identificar cuáles son nuestros
objetivos y priorizar aquellas tareas que están
alineadas con nuestros objetivos.

35. • Así mismo, conviene empezar el día con una lista de
tareas ya elaborada el día anterior (o anteriores).
• Comenzar el día sin saber qué es lo que tengo que
hacer/priorizar es sinónimo de que será un día poco
productivo.
• Lo mismo para los que empiezan la jornada
abriendo el correo o mirando alguna web. Cuando
más energía tenemos es a primera hora del día y por
ello, no debemos malgastarla.

38. • Es una técnica derivada del sistema GTD. Consiste en que las
tareas que proceden de interrupciones o de procesos de
recopilación de “cesto”, deben ser realizadas inmediatamente,
si se estima que su realización conllevará un tiempo mínimo.
• La regla de los dos minutos constituye el límite temporal en el
que archivar y clasificar una tarea ocupa más tiempo que
llevarla a cabo en cuanto nos cae en las manos. Es el umbral de
la eficiencia. Si la tarea no merece el trabajo de llevarla a cabo,
deséchela.
• Es una regla que fomenta la no acumulación de tareas banales,
que pueden ser ejecutadas en un modo “First In, First Served”.
Pero ojo, sólo mientras efectuamos tareas de
recopilación/cesto.
La regla de los dos minutos

39. • Técnica creada por Francesco Cirillo en los ´80. Consiste en
dividir nuestra tarea en bloques de tiempo de
aproximadamente 25 minutos (un pomodoro). Evitando
cualquier cosa o situación que pueda distraernos.
• Se trata de centrar nuestra atención a la tarea que hemos de
llevar a cabo para poder llegar al grado máximo de
concentración. Así evitamos las interrupciones, como el
correo, el teléfono, las redes sociales, etc.
• Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica:
• Decidir estrictamente que tarea se va a realizar.
• Poner el pomodoro (temporizador) con el intervalo que deseemos,
alrededor de 25 minutos.
• Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar la tarea realizada.
• Tomar una breve pausa (5 minutos)
• Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga. (unos 20 minutos).
La técnica Pomodoro

40. 40

42. https://youtu.be/FjBhBJt20X0

44. • La relajación en el combate es fundamental. Nos
permite encadenar golpes y movernos con facilidad.
• En nuestro día a día, el estrés es nuestro mayor
enemigo, ya que bloquea nuestros sentidos y nos
incapacita.
• El estrés está condicionado por la sensación de
ausencia de control, la cual viene condicionada
muchas veces por la falta de directrices claras, falta
de visualización de tareas, etc.

45. • Situaciones en las que no conseguimos “ponernos en
movimiento”.
• La falta de motivación, lo ingente de la tarea, la pereza o la falta
de concentración pueden ser algunas de sus causas.
• Es absolutamente normal pasar por estos periodos. Nuestro
rendimiento fluctúa al igual que las cargas de trabajo que
soportamos.
• Al mismo tiempo que pasamos por situaciones que nos
bloquean, debemos encontrar el modo de desbloquearnos.
• Algunos ejemplos de acciones para el desbloqueo aquí y aquí.
Bloqueos Productivos

46. La lista “B” de tres tareas
• Es una técnica de “guerrilla” orientada a “carburar”,
de cara a sentirse con ganas de acometer tareas más
complejas o menos motivadoras, a las cuales no
tengamos mucha predisposición.
• Consiste en anotar en un post-it 3 tareas simples,
que puedan realizarse en un periodo de tiempo
relativamente corto (+/-1 hora).
• Sólo se pueden anotar 3 tareas simples. Cuando se
han realizado, se acometen otras tres.
• Es una técnica recomendada para romper bloqueos
productivos. Berto Pena te cuenta más

49. https://youtu.be/t2DzjYHIJw4

50. • Una situación de riesgo es una situación
impredecible y por lo tanto debemos acabar cuanto
antes con esa incertidumbre.
• Una de las máximas del sistema GTD es reducir el
número de distracciones al máximo para poder
concentrarse en tareas simples que puedan ser
completadas rápidamente.
• GTD concibe un proyecto como un grupo de tareas
indivisibles.
• Debemos afrontar cada una de esas tareas, una tras
otra, pero no varias al mismo tiempo.

51. • La multitarea es un mito, ya que nuestra capacidad
de concentración disminuye drásticamente , cuando
dividimos nuestra atención (no hay que correr
riesgos innecesarios).
• Podemos realizar un gran número de tareas en un
breve espacio de tiempo pero siempre de forma
simple y no tratando de hacer dos cosas a la vez.
• Numerosos estudios científicos así lo demuestran.

53. http://vimeo.com/39020426

54. Do it Drop it
Delegate
it
Defer it

57. • El sistema GTD especifica también una fase de
revisión y evaluación al final de la semana. Este es el
momento reservado para saber qué cosas funcionan
y cuáles no.
• Conocer las causas que están detrás del éxito y el
fracaso de nuestras acciones nos hace conocer mejor
nuestros puntos fuertes y nuestras debilidades.
• La revisión de nuestro sistema nos obliga a ser
críticos con nosotros mismos y a reflexionar sobre
cómo afrontamos nuestros proyectos y tareas. Así,
comprobaremos si nuestros objetivos de vida están
alienados con el tipo de tareas que priorizamos.

58. • Una vez que el practicante del sistema ha
interiorizado sus principios, y ha adquirido a través
de la experiencia un dominio de las habilidades
necesarias, podemos entrar en otra fase.
• La personalización del sistema es una etapa más en
el camino de aprendizaje continuo que configura el
sistema GTD.
• Cada practicante puede adaptar el sistema a sus
particularidades y experiencias pero siempre
respetando sus principios y elementos
estructurales.

61. • Para aplicar GTD nos podemos apoyar en la inmensa
pléyade de apps existentes.
• Al mismo tiempo debemos tener presente que GTD
es un sistema que se puede desarrollar con papel y
lápiz.
• Debemos buscar la simplicidad y potenciar los
elementos que nos benefician.
• Una lista completa de apps podéis encontrarla en
esta ppt de años anteriores.