Tema compartido en la 4ta reunion de la Red de Estudiantes Pastor Luis Pimentel

1. TALLER SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Cómo administrar bien su tiempo para
incrementar la productividad en su trabajo
y disfrutar de su tiempo libre
DR. LUIS A. PIMENTEL D.
UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE COMERCIO Y EDUCACIÓN
PANAMÁ

2. Objetivo del tallerObjetivo del taller
Analizar costumbres y actitudesAnalizar costumbres y actitudes
actuales relacionadas con elactuales relacionadas con el
manejo del tiempo y descubrirmanejo del tiempo y descubrir
maneras eficaces de emplearlomaneras eficaces de emplearlo
en el trabajo y en la vida enen el trabajo y en la vida en
general.general.

3. TemasTemas
1.1. El valor del tiempo.El valor del tiempo.
2.2. ¿Cómo planear el tiempo?¿Cómo planear el tiempo?
3.3. Criterios para priorizar actividades.Criterios para priorizar actividades.
4.4. Herramientas: Horario, agenda y listasHerramientas: Horario, agenda y listas
5.5. Cambie su lugar de trabajo.Cambie su lugar de trabajo.
6.6. El manejo de documentos físicos y electrónicos.El manejo de documentos físicos y electrónicos.
7.7. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
8.8. Manejo de reuniones.Manejo de reuniones.
9.9. Manejo del teléfono y del correo electrónico.Manejo del teléfono y del correo electrónico.
10.10. Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante elPreparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el
viaje.viaje.
11.11. Programación del tiempo libre.Programación del tiempo libre.

4. El valor del tiempo
Siempre que se hace referencia al tiempo se considera
nuestro recurso más valioso.
Para reflexionar:
¿Qué es el tiempo?
¿Por qué el tiempo es valioso?
¿Para qué hacer un buen uso del tiempo?
¿De qué maneras puedo aprovechar el tiempo?

5. El uso del tiempo
Pocas personas están dispuestas a reconocer que
gran parte del tiempo se malgasta.
¿Cómo hacer un mejor uso del tiempo?
Pasos:
Analizar la forma en que se aprovecha en los
diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversión, etc.)
considerar cómo distribuirlo con mayor eficacia

6. Acciones
Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas).
Este registro le proporciona un punto de partida
para evaluar en qué debe mejorar.
Divida cada día en secciones de 30 minutos
Registre exactamente a qué se dedicó en cada
sección
Evalúe el tiempo utilizado en tareas productivas
e improductivas
¿Cuánto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada
en el momento incorrecto, dejando de cumplir
los objetivos fijados para ese día?

7. Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo…
Distribución ideal del tiempo
15%
25%60%
1
2
3
Grupo 1: Tareas rutinarias
Grupo 2: Proyectos en curso
Grupo 3: Planificación y desarrollo

8. Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo…
Distribución real del tiempo
60%25%
15%
1
2
3
Grupo 1: Tareas rutinarias
Grupo 2: Proyectos en curso
Grupo 3: Planificación y desarrollo

9. Para responder
¿Realizo tareas que debería hacer otro? (o que no agregan valor)
¿Hay patrones repetitivos en el registro?
¿Siempre me dedico a las tareas del Grupo 1 por las mañanas?
¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea?
¿Dispongo del tiempo suficiente para reflexionar y ser creativo?
R
P = ------
t

10. Trace un plan
Fíjese metas personales y profesionales
a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida).
Cada meta supondrá llevar a cabo una serie de tareas.
Construya un horario en el que balancee las
actividades (incluya días de 24 horas y semanas de 7 días).
Tomar tiempo para planificar amplia
la visión, produce
satisfacción personal, evita el estrés
y ayuda a lograr los objetivos.
Tomar tiempo para planificar amplia
la visión, produce
satisfacción personal, evita el estrés
y ayuda a lograr los objetivos.

11. Estrés y envejecimiento
Según Epel, la gente puede ayudar a reducir el efecto del
estrés sobre el envejecer con una variedad de técnicas,
como por ejemplo:
 Ejercicio moderado
 Buen sueño
 Manejo de expectativas y metas
 Aceptación - no intentando controlar aquellas cosas que no
dependen de mi
 Encontrar el significado de las cosas
 Consolidación de lazos familiares y sociales significativos
 Creencia espiritual o religiosa
Fuente: http://www.NewsTarget.com/019974.html (agosto/06)

12. Criterios para priorizar actividades
Analice las tareas
Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan.
Después sepárelas en tres categorías: Tipo A, B o C.
Tipo A: Tareas importantes y urgentes
Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas
Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias
Si tuviera dudas acerca de alguna tarea,
considérela del tipo C o elimínela.

13. Equilibrar tareas diarias
TAREAS A
TAREAS B
TAREAS C
Una
Jornada
Laboral

14. Clasificación de tareasClasificación de tareas
(adaptación a partir de Covey)(adaptación a partir de Covey)
Más urgentes Menos urgentes
Más Importantes I. Importantes y
urgentes
II. Importantes no
urgentes
Menos
importantes
III. Urgentes no
importantes
IV. No importantes
y no urgentes

15. Para recordar…
El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta:
siempre llevará a ahorros al final.
El agotamiento se evita haciendo planes de vida,
no sólo viviendo el día.
Administrar el tiempo significa hacer cosas con
más eficacia, no sólo con más rapidez.
Cada día debe hacer al menos una cosa placentera.
Los momentos de tranquilidad en la oficina, como
antes de que vengan los demás, son muy útiles.

16. Momentos de tranquilidad
Usted necesita tiempo para sí mismo: tiempo para reflexionar,
evaluar prioridades y concentrarse en tareas difíciles o prioritarias.
No dispondrá de este tiempo si no lo planifica cotidianamente.
No se sienta culpable por encerrarse.
Explique a los demás que tendrán su atención una vez usted haya
disfrutado de ese período breve libre de interrupciones y distracciones.
Intente disciplinarse y ocupe este tiempo de manera constructiva:
Dedíquelo a tareas del Tipo B que requieren su total atención.

17. Maximice la eficacia

18. Listas de chequeo
Sirven para asegurar que las actividades que se deben realizar no se
olvidarán.
Deben estar visibles
No deben dejarse almacenadas en la memoria.
Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgo
de terminar siendo usado por la lista.

19. Agendas
El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar
citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar
fechas de entrega de proyectos, etc.
Elija el tipo más adecuado a sus necesidades
No escatime costos, compre la mejor que pueda
Debe llevarla siempre

20. Usela con eficacia
Separe horarios para realizar tareas
B en momentos de máxima energía
Defina horarios de descanso
No escriba en ella las tareas por hacer
Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada día para
atender cualquier situación inesperada que surja

21. Generaciones de administradores de tiempoGeneraciones de administradores de tiempo
(Stephen Covey)(Stephen Covey)
 Primera Generación:Primera Generación: Hacedores de listasHacedores de listas
(conciencia de lo que deben hacer)(conciencia de lo que deben hacer)
 Segunda generación:Segunda generación: ProgramadoresProgramadores
(planean y usan la agenda)(planean y usan la agenda)
 Tercera generación:Tercera generación: Priorizadores (FijanPriorizadores (Fijan
objetivos y actúan de acuerdo a prioridades).objetivos y actúan de acuerdo a prioridades).
 Cuarta generación:Cuarta generación: Autoorganizados (en lugarAutoorganizados (en lugar
de administrar el tiempo se organizan ellosde administrar el tiempo se organizan ellos
mismos).mismos).

22. Cambie su lugar de trabajo
Considere su escritorio como una línea de montaje. Por un
extremo entran las materias primas (en su mayoría en
forma de papeles) para ser procesados por una
máquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa
siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa
tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el
sitio donde deben estar.

23. Cosas que hacer
Debe vaciar su escritorio de papeles
relacionados con tareas
anteriores.
La superficie de trabajo debe tener
sólo lo necesario (productos
en proceso).
Ordene los cajones y de ser posible
ELIMÍNELOS
Defina un lugar para sus
herramientas (lápiz, tijeras,
grapadora, etc) y siempre
manténgalas en este lugar.
Foto: Gustavo Villegas L.

24. Cinco palabras en japonés
SEIRI (Clasificar)
SEITON (Ordenar)
SEISO (Limpiar)
SEIKETSU (Estandarizar)
SHITSUKE (Continuar)
SEI: SENTIDO

25. Sentido de clasificación
Clasificar es hacer la diferencia entre lo que
se necesita y lo que no se necesita.
Eliminar lo innecesario
¿Se necesita?
¿Está en la cantidad adecuada?
¿Cuál es la frecuencia de utilización?

26. Sentido del orden
Ordenar es:
Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para
ejecutar los diferentes procesos, dentro del área de trabajo.
Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada
cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lógico.
Distribuir y manejar el espacio adecuadamente.
Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten.
UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

27. Cómo lo Hacemos?
Clasificar
¿Es un objeto o
información
necesaria para el
objetivo del puesto
de trabajo?
¿Es un objeto o
información
innecesaria para el
objetivo del puesto
de trabajo?
Colocar cerca
Colocar menos
cerca
Colocar lejos
No es útil para nadie
A alguien le puede servir
Vender, donar
o botar
Transferir
Se usa ocasionalmente
Se usa con frecuencia
Usados muy de
vez en cuando

28. Manejo de documentos físicos y electrónicos
Solo archive documentos que consultará en el futuro o que requieren
algún respaldo.
Ordene los archivos según frecuencia de uso.
Separe el archivo muerto.
Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que está en curso.
Almacene y elimine el resto.
Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados.

29. Manejo del correo electrónico
El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna acción. Se
deben planear en el día momentos para su lectura.
El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse,
archivarse ó re-enviarse de forma inmediata.
Consejo:
Abra su correo electrónico 1 hora después de que haya llegado
a su puesto de trabajo.

30. Para gestionar el correo electrónico…
Correos recibidos cada día (promedio): 30
80% son informativos ó basura (24 mensajes)
(Tiempo estimado: 24 minutos)
20% Requieren responder, re-enviar con
comentarios ó hacer algo (6 mensajes)
(tiempo estimado: 60 minutos)

31. Manejo del correo electrónico
Al escribir correo electrónico:
Los mensajes de correo electrónico deben ser
breves y la dirección precisa.
Si debe enviar archivos adjuntos, hágalo luego de escribir los destinatarios y
antes de escribir el cuerpo del mensaje.
El lenguaje usado es más informal.
El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje.
Envíe ó re-envíe mensajes a aquellos que les interesa explicando
brevemente por qué usted así lo piensa. Evite enviar mensajes con textos
como: …puede ser de utilidad, …por si les interesa, …etc.

32. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás
Generalmente, los planes mejor trazados para
administrar el tiempo dependen de otros. Nadie
trabaja solo. Es importante conciliar la forma en
que los otros administran su tiempo con la suya.

33. Preguntas que debe hacerse
Al programar actividades ¿tengo en cuenta la agenda de los demás?
¿Escribo demasiados informes innecesarios?
¿Organizo reuniones sin objetivos concretos y con
resultados imprecisos?
¿Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones?
¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás?
(mi jefe, mis colaboradores y compañeros)

34. Manejo de reuniones
¿Realmente es necesario reunirse?
Podría ahorrar tiempo no convocando la reunión y hablando
personalmente, por teléfono o vía e-mail con los otros.
Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es útil para
todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mínimo.
Planee la reunión luego de considerar otras posibilidades.
R
P = -------------------------------------
t x Número de personas

35. Prepare un orden de la reunión
La duración de una reunión puede verse muy afectada por el
orden en que figuran los temas.
Evite iniciar una reunión con un tema controvertido ya que
se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo.
Empiece con temas rutinarios y directos que supongan
decisiones fáciles.
Sugiera a los demás que asistan a la parte de la
reunión que les concierne.
Recuerde a todos lo acordado en una reunión por escrito.

36. Reflexiones acerca de las reuniones
¿Quién realmente
debe estar
presente?
¿Todos deben
estar presentes
todo el tiempo?
¿Deberán
desplazarse?
¿Se pueden tratar
otros asuntos en la
reunión?
¿Se puede
cancelar la
reunión?
Examine los temas a
tratar
Piense que las
personas entrarán y
saldrán
Considere otras
posibilidades
Aproveche la
situación al máximo
Resuelva los asuntos
sin reunirse
Los temas determinan
los asistentes.
Los asistentes solo
asisten al tema de su
interés.
Los tiempos de
desplazamiento deben
sumarse al tiempo de
la reunión
Programar la reunión
sólo cuando hayan
suficientes temas a
tratar.

37. Manejo del teléfono
Al hacer llamadas:
Reserve una hora del día para llamar
Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada día
Tenga claro el objetivo de cada llamada y prepárela como si se tratara
de una reunión
Asegúrese de tratar todos los temas durante la conversación
Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y
difíciles
Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada

38. Manejo del teléfono
Al recibir llamadas:
Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo
cuando no está preparado.
No es descortés hacerle saber a quien llama que es un mal momento
para hablar.
Indique a las personas el horario más apropiado para que lo llamen.
Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indíquele el día y la
hora mas apropiado y apúntelo en su agenda.
Siempre responda las llamadas que no contesta.

39. Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio
No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harán,
y seguramente será en un momento menos apropiado.
No diga que usted los llamará si no piensa hacerlo
No pida detalles si no está interesado.
No responda a preguntas con oraciones
vagas y largas, sea conciso.

40. Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo
durante el viaje
Durante un viaje de trabajo pasará la mayor parte del día reunido.
Cuanto más largo sea el viaje, a más reuniones asistirá.
Es esencial actualizar las notas todos los días; si no, todas las
reuniones se habrán confundido cuando regrese a la oficina.
Reserve tiempo todos los días para re-escribir las notas de las
reuniones a las que asistió, las decisiones tomadas y las medidas
de las que ellas se derivan.

41. Programación del tiempo libre
No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre.
Le ayudará a trabajar con mayor eficacia.
El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede ser una
pausa útil en caso de que tenga las facilidades
para practicarlo al mediodía.
Programe su tiempo libre y dedíquelo a las personas
y actividades más gratificantes para usted.
Valore su tiempo libre: no lo desperdicie
haciendo “zapping” con el control del TV.
Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día.

42. Para finalizar…Para finalizar…
¿Qué compromisos¿Qué compromisos
adquiero luego deadquiero luego de
este Taller?este Taller?