Se llaman también combinaciones de correspondencia. Fusionan una base de datos con un documento base.

1. INFORMÁTICA 4º ESO
CÓMO HACER COMBINACIONES DE
CORRESPONDENCIA
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA

2. Crea un documento nuevo. En menú Herramientas,
Combinar correspondencia elige la opción CARTAS y
pica en SIGUIENTE.

3. En el paso 2 elige UTILIZAR DOCUMENTO ACTUAL. En este
documento vamos a escribir la carta que va a tener varios
destinatarios. Pica en SIGUIENTE.

4. Tenemos que crear una lista de datos: nombres, apellidos y los libros
que le tocan a cada alumno. Picamos en ESCRIBIR UNA LISTA
NUEVA. Luego en CREAR.

5. Vamos a crear nuestra base de datos. Picamos en PERSONALIZAR
para eliminar todos los campos que sobran, que son todos menos
TÍTULO, NOMBRE y APELLIDOS.

7. A continuación, sin salir de PERSONALIZAR, vamos agregando los nuevos
campos que necesitamos, que son: LIBRO1, LIBRO2, LIBRO3 y LIBRO4.

9. Vamos rellenando las fichas de 10 personas, inventamos TÍTULO (Sr. o
Sra.), NOMBRE, APELLIDOS y los 4 campos de libros de texto. En total,
hay que inventar 10 fichas.

11. Cuando hemos terminado de introducir los datos, al darle a ACEPTAR
nos va a pedir grabar nuestra base de datos. En la figura lo he grabado
con el nombre DIRECCIONES. Picamos en GUARDAR.

12. Vemos ahora los datos que hemos introducido. En tu caso debe haber 10.
Picar en ACEPTAR.

13. A continuación, escribimos la carta base. Observa que automáticamente se
abre la barra COMBINAR CORRESPONDENCIA. En la figura toca
introducir el campo TÍTULO. Para ello se pica en el icono INSERTAR
CAMPOS COMBINADOS y se pica en TÍTULO.

14. Una vez seleccionado el campo que se desea insertar se pica en
INSERTAR.

15. A continuación se insertan los campos NOMBRE y APELLIDOS. Debes dejar
un espacio entre TÍTULO y NOMBRE y otro entre NOMBRE y APELLIDOS.

16. Se escribe el resto del texto de la carta. Cuando toca, se insertan los
campos LIBRO1, LIBRO2, LIBRO3 y LIBRO4, tal como se observa en la
imagen. Luego se escribe el resto del texto de la carta. Finalmente, se
pica en SIGUIENTE: ESCRIBA LA CARTA, abajo a la derecha.

17. Estamos ya en el paso 4. Picar en VISTA PREVIA DE LAS CARTAS
para ver como nos van a quedar en el papel.

18. Estamos ahora en el paso 5. Vemos aquí una vista previa de las cartas,
antes de imprimir. Una vez que comprobamos que todo está bien,
picamos en COMPLETE LA COMBINACIÓN.

19. Estamos ahora en el paso 6. Picamos en IMPRIMIR.

20. Podemos elegir que cartas queremos que salgan. En nuestro caso,
vamos a hacer que se impriman todas las cartas. Serán 10 cartas.
Picamos en ACEPTAR.

21. En lugar de imprimir en papel, vamos a seleccionar la impresora virtual
CUTEPDF. Esta impresora vuelca la salida en archivos en formado
PDF, en lugar de volcarla en un papel. ACEPTAMOS.

22. Después de guardar el PDF que se genera en nuestra carpeta con el
nombre MAILING, guardamos también la carta base que hemos generado
pero como archivo WORD, con el nombre BASE MAILING.