erp empresas

1. Cómo evaluar y seleccionar
un ERP para su empresa
Consideraciones relevantes para el proceso
Martin Stehr Urzúa
Southern Domain Consulting Ltda.
info@std.cl
05/11/2003

2. Los desafíos del mañana
Los Cambios profundos y crecientes en el mercado hacen necesario
que las empresas se adapten para no desaparecer:
• Hay que aumentar el valor entregado a los clientes
• Se requieren mejoras en los tiempos de despacho
• Los clientes demandan servicios de mejor calidad
Las empresas requieren de un sistema de información que provea la
información necesaria en forma rápida y confiable:
• Se deben reducir los costos
• La productividad debe incrementarse
• Hay que aumentar el nivel de satisfacción de los clientes
• Se deben aumentar las utilidades

3. El diagnóstico es importante
Ojo con las siguientes advertencias:
• Ningún sistema soluciona problemas en procesos de negocio mal definidos
• Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes de partir
• La alta gerencia y el resto de la organización deben estar comprometidos con
el proyecto, este no es un proyecto restringido al área informática
Un diagnóstico inicial permite cuantificar la efectividad de su sistema actual:
• Se adjunta un cuestionario de evaluación (resumen general, facilidad de uso,
información financiera, gestión de compras, distribución)
• Responda preguntas sobre su actual sistema y sobre su solución ideal
• El puntaje final indica la efectividad de su actual sistema

4. Tabla de comparación
71-100 puntos:
• Su empresa parece ser un candidato ideal para un nuevo sistema de administración y gestión
• El sistema actual normalmente no provee la información crítica en forma oportuna
• Existe una falta de integración con las demás componentes de la empresa
• No existen las condiciones para adaptarse de acuerdo a las exigencias del mercado
• Puede estar perdiendo la oportunidad de aumentar la eficiencia, reducir costos e incrementar
beneficios
46-70 puntos:
• Su empresa puede ser un candidato para un nuevo sistema de administración y gestión
• El sistema actual posiblemente no provee la información crítica en forma oportuna
• Puede existir una falta de integración con las demás componentes de la empresa
• No existen las condiciones para adaptarse de acuerdo a las exigencias del mercado

5. Tabla de comparación
21-45 puntos:
• El sistema actual puede estar cumpliendo con varios de los requerimientos (pero no todos)
• Los nuevos sistemas podrían aumentar su productividad y reducir costos, mejorando los resultados
• Con un nuevo sistema estaría mejor preparado para enfrentar los crecimientos futuros
< 20 puntos:
• Es muy poco probable que necesite un nuevo sistema
• Manténgase informado sobre los adelantos tecnológicos y estudie cómo podrían aportar a la gestión en
su empresa

6. Qué es un ERP
• Un software de administración y gestión de empresas
y procesos de negocios que cubre muchas actividades
• Es integrado y consistente
• Es transaccional
• Es operado por múltiples usuarios a la vez, en línea
• Incluye las mejores prácticas de gestión de empresas
• Requiere poca adaptación

7. Un ERP es la base que sustenta los
sistemas especializados de gestión
BI
BI: Business Intelligence
SCM SCM: Supply Chain Management
CRM: Customer Relationship
Management
CRM ERP: Enterprise Resource Planning
ERP

8. Habrá un Fuerte Impacto en la Empresa
• Antes:
– Dificultad en evaluar, negociar y decidir
– Urgencia de partir con el proyecto
• Durante:
– Distracción de las labores diarias usuales
– Reestructuración organizacional
– Presión creciente por mantener plazos y costos del proyecto
– Fuerte compromiso de trabajo de numerosas personas
• Después:
– La empresa debe operar de una nueva manera
– Inicialmente no se reconocen los beneficios
– Personal del proyecto debe retomar labores usuales

9. ¡ Comprar un auto tiene similitudes !
Ya sea que decida comprar o arrendar una solución ERP, el proceso puede ser
tan difícil como adquirir un auto:
• Ambos involucran grandes decisiones de compra o leasing, que afectarán su estado
financiero de ahí en adelante
• Ambas son decisiones con las que tendrá que coexistir por un largo tiempo
Al seleccionar software, los requerimientos de los usuarios son superiores. Sin
embargo, las necesidades frecuentemente derivan en deseos irracionales:
• Algunos terminarán adquiriendo un ERP equivalente a un auto deportivo caro,
consumidor de combustible y repleto de un sinnúmero de accesorios lujosos
• Otros en cambio, serán felices con las funcionalidades restringidas, la alta eficiencia y el
bajo costo de un auto compacto

10. Buscar la mejor solución es lo importante...
• La implantación de un ERP tiene el potencial de mejorar la
forma en que su empresa hace negocios
• Encontrar la solución correcta puede ser una responsabilidad
agobiante y a su vez gratificante
• Existe una infinidad de ofertas comerciales, cada una asegura
contar con la solución integral y, en particular, promete
resolver sus necesidades actuales y futuras
• Aquí se presentan los pasos básicos y las preguntas frecuentes
que le ayudarán en el proceso
• Recuerde: para tener éxito, debe planificar, evaluar y seleccionar
adecuadamente una solución y posteriormente implementarla y
probarla en forma satisfactoria

11. La planificación involucra múltiples factores
Los factores incluyen: alcances,
presupuesto, patrocinio y relaciones
Establezca los alcances del proyecto:
• ¿Por qué estamos implementando una nueva solución?
• ¿Qué se va a hacer? ¿Qué va a cambiar? ¿Qué no está incluído en esta
implantación? ¿Qué problemas podrían existir y cuál será su impacto? ¿Qué
beneficio habrá? ¿Qué riesgo hay si se decide no implementar? ¿Qué debe ser
entregado por el proveedor?
• ¿Quién va a participar en la implantación? ¿Quién va a implantar la solución?
• ¿Cómo se verá afectada la forma en que hoy hacemos las cosas?
• ¿Cuándo terminará la implantación? ¿Cuándo sabremos que se han cumplido
los objetivos definidos?

12. Prefiera soluciones modulares que
crezcan junto a sus necesidades
Defina su presupuesto:
• Dadas las necesidades del negocio, la inversión necesaria puede ser significativa
• Las soluciones modulares permiten posponer parte de la inversión para el momento en
que realmente son necesarias
• Aparte del valor del software, no descuide el valor de la implementación. En
términos generales, puede igualar o incluso superar el valor de la licencia
• Considere invertir en un plan de mantención y soporte. Su valor anual oscila entre un
15% y 25% del valor de la licencia, esto le dará derecho a la solución de problemas,
incorporación de mejoras y posiblemente a la actualización de versiones del software
• Incluya un análisis detallado de su hardware (40% del valor de la licencia).
Frecuentemente las necesidades de hardware no se descubren sino hasta el final - cuando
ya no le queda presupuesto
• Agregue finalmente la capacitación (10% del valor de las licencias). ¿A cuántas
personas deberá entrenar para la implantación, utilización y mantención del sistema
durante su operación?

13. Un patrocinador de nivel ejecutivo es
un elemento clave para la coordinación
Defina el auspiciador para el proyecto:
• Esta persona es la responsable de la coordinación a nivel ejecutivo
• El patrocinador debe monitorear el proceso en forma permanente
• Sus reportes sobre los avances y las expectativas de retorno sobre la inversión
del proyecto son fundamentales para el resto de los ejecutivos de la empresa
• El contar con el aval de una persona que hable en un idioma “no informático”
será de gran ayuda

14. Examine los posibles cambios en las relaciones
con clientes, proveedores, o entre unidades
Satisfacción de clientes:
• ¿Cómo se verán afectadas las relaciones con los clientes?
• ¿Habrán mejoras en la forma en que ellos compran actualmente?
• ¿Se contará con información sobre clientes, destinada a aumentar su satisfacción?
Análisis de proveedores:
• ¿Cómo se verán afectadas las relaciones con los proveedores?
• ¿Se lograrán disminuciones de costos y tiempos?
• ¿Deberán ellos adoptar modificaciones? ¿El costo para ello será razonable?

15. Ahora, evalúe y seleccione su alternativa
Recuerde: su selección se basa tanto en el
software, como en el implantador de la solución
Algunos criterios de selección:
• Permanencia del proveedor en el tiempo y proyecciones futuras
• Posición financiera del proveedor en el tiempo
• Cantidad de clientes con esa solución
• Referencias de clientes con los cuales conversar directamente
• Demostración de la solución (standard u orientada a requerimientos específicos)
• Modelo de distribución (directa o vía VAR’s)
• Características y funcionalidades (ojo con las promesas de futuras versiones)
• Integración con otros módulos (satisfacción de necesidades futuras)
• Relaciones estratégicas (ojo con módulos ofrecidos por terceros)
• Soporte (telefónico, web, terreno)
• Premios (criterios para el otorgamiento y cantidad indican evaluaciones satisfactorias)

16. Salvo que cuente con expertos, NUNCA intente
implementar y probar la solución usted mismo
• Generalmente, la manera más rápida y eficiente para implementar
una solución de negocios, es dejar la tarea al proveedor o a un VAR
• El dominio del implantador sobre su producto, la integración con
sistemas externos y la experiencia en proyectos similares son muy
importantes
• Empresas consultoras de renombre generalmente implican un costo
mayor, por lo que se consideran mayoritariamente para
implantaciones de gran escala
• En cada caso, negocie un acuerdo que especifique claramente lo
que usted y el implantador entienden como un proyecto exitoso
(detalle de servicios entregados y resultados esperados)

17. Existirán Riesgos y Problemas Reales
“Un 40 % de una muestra de 117 cías. encuestadas
reporta un fracaso en la implantación”
(Según “The Conference Board”)
é demasiada presión por entrar “en vivo” antes del momento adecuado
é falta de necesidad de negocios real para el proyecto
é falta de compromiso y comprensión de la alta gerencia
é falta de disciplina de informática y sistemas en los clientes
é costos de implantación superan en promedio un 25 % al presupuesto
é falsa creencia de que la implantación tiene una fecha de término
é falta de comprensión de limitaciones del software
é falta de honestidad y objetividad de proveedores/implantadores

18. La Selección de un ERP es compleja
Tecnología Asociada
y Tendencias
Funcionalidad y
Fabricante del
Compatibilidad con
Software
la Organización
Costo Total de
Propiedad
Capacitación, Soporte,
Implantador del
Mantención, Actualizaciones
Proyecto
Integración
Expectativas de Timing
del Proyecto

19. Tenga cuidado con la
Administración de Expectativas
• Ningún Sistema de Información Administrativo es la panacea
• Por si solo no dará una ventaja competitiva, siendo solamente
un paso inicial fundamental
• No dará una solución a todos los problemas para siempre
• Su uso requiere modificar algunos hábitos en el trabajo
• La implementación requiere esfuerzo, dedicación y tolerancia

20. Evítese: “Los 12 Errores Fatales”
Ya sea que contrate nuestros servicios o que utilice sus propios
recursos para realizar el proceso, asegúrese de evitar los errores
más comunes:
1. Adquirir el software de acuerdo a lo que hizo su competencia
2. Seleccionar basándose sólo en las funcionalidades del software
3. No considerar a la Cía. Proveedora del Software en la evaluación
4. No evaluar detalladamente a las Cías. Implantadoras de Proyectos
5. Adquirir un producto con costos iniciales bajos, pero que tenga altos
costos posteriores (especialmente los costos ocultos)
6. Haber evaluado usando un grupo minoritario de sus “expertos”,
evitando que el resto de su empresa “compre” la idea
7. Considerar sólo las opciones populares de productos y servicios
8. Adquirir un producto demasiado complejo para sus requerimientos
9. Tomar su decisión sin haber definido adecuadamente los requerimientos
10. Escoger software que se encuentre muy al comienzo o muy al final de su
ciclo de vida
11. Escoger opciones basadas en tecnología en vías de desaparecer
12. Adquirir software para enmendar procesos de negocios