Descripción

1. Universidad de Puerto Rico en Cayey
Departamento de Pedagogía
TEED 3008 – Prof. J. William Sandoval
“Mail Merge”
Programa a utilizar: Microsoft Office 2007
Programa alternativo libre de costo: Open Office (www.openoffice.org)
INSTRUCCIONES
1) Cree una tabla con toda la información pertinente, utilizando categorías como: nombre del estudiante,
apellido, dirección, nombre del padre, nombre de la madre, etc. Escriba cada categoría como título al
principio de cada columna. Puede utilizar cualquier programa que sea parte de Microsoft Office que provea
la funcionalidad de crear tablas aunque se recomienda el uso de Microsoft Office Excel. Nota: Puede
utilizar el registro electrónico creado en clase.
Ejemplo:
Estudiante Padre Madre Dirección Nota Tardanzas Ausencias
2) Llene la información correspondiente en la tabla. Asegúrese de completar toda la información, para cada
estudiante. Guarde la información con un nombre de archivo relacionado a su contenido.
3) Inicie una nueva página en Microsoft Office Word o Microsoft Office Publisher. Cree su documento. Ej.
Carta, certificado o informe. Deje en blanco los espacios correspondientes a las categorías creadas en la
tabla. Guarde su documento cuando haya terminado. Para un acceso más fácil, guarde su carta en el mismo
lugar que guarda la tabla. No lo cierre.
4) En el menú de “Mailings” escoja “Select Recipients”  “Use existing list” y escoja el documento en el que
creo su tabla. Si utilizó Microsoft Excel deberá escoger la hoja de trabajo (“work sheet”) que contiene la
información. Si desea eliminar la información de alguno de sus estudiantes pude hacerlo a través del botón
de “Edit recipient lis”t y desmarcar el estudiante.
5) Después de escoger el documento en el que se encuentra la tabla, se ennegrecerá el botón de “Insert Merge
Field”. Este botón desplegara las categorías que fueron creadas en su tabla.
6) Coloque el cursor en el lugar apropiado en el que quiere añadir la información, oprima el botón de “Insert
Merge Field” y escoja la categoría que desea insertar. Esta se verá de la siguiente manera {{nombre de
campo}}. Haga esto con todos los campos en el documento que usted desee.
7) Para terminar el proceso oprima el botón “Finish & Merge” y escoja la opción correspondiente. El programa
creará un nuevo documento para cada estudiante. Puede editar los documentos por separados si desea inserta
información adicional a alguno de ellos, imprimir los documentos o enviarlos por correo electrónico.