Access

1. Trabajo Práctico: Access
Abrir el programa Access.
Ir a Archivo.
Abrir Nuevo .
Crear una base de datos en blanco.
Colocar nombre de archivo y dónde guardarlo.
Se llamará Demo. Se guarda en el Escritorio. Oprimir Crear.
Se abre la pantalla de la base de datos que a crear.
Crear Tabla.
Opción Nuevo.
Vista Diseño.
Crear los Campos.
Nombre del primer campo: Legajo.
Tipo de datos: para Legajo entre los distintos tipos de máscara elegir texto.
Tamaño campo: siempre aparece 50; elegir 10.
Requerido: (si es o no obligatorio el campo). Elegir: Sí.
Seleccionar Legajo como campo clave: no se repite.
Crear otro campo: Apellido – también es de Texto.
Cambio Longitud a 30.
Requerido: sí.
Para buscar por Apellidodeboelegir IndexadoyDuplicadopor si haymás de un alumno con el
mismo apellido.
Crear campo Nombre, elegir Texto.
Cambio Longitud a 30.
Requerido (obligatorio): sí.
Indexado: no.
Crear campo Fecha de nacimiento.

2. Tipo de datos: Fecha.
Formato: fecha corta.
Requerido: sí.
Indexado: no.
Crear campo Observación.
Tipo de campo: Memo porque no tiene longitud y es texto; no tiene límite.
Crear campo Sueldo.
Tipo de dato: numérico. Elegir Número.
Tamaño del campo: entero largo (número entero).
Formato: moneda (pesos).
Lugares decimales: 2.
Valor predeterminado: siempre en O.
Requerido: no.
Indexado: no.
Crear campo Email.
Tipo de datos: Hipervínculo.
Crear campo Trabajo agregar (sí-no).
Tipo de datos: elegir sí/no (campo lógico).
Requerido: no.
Indexado: no.
Guardar Tabla con nombre alumnos.
Se abre pantalla Archivo Demo. Elijo Tablas - Aparece Tabla alumnos.
Abrir Tabla alumnos (doble click).
Aparecen columnas como Excel con los nombres de los campos identificados.
Completar campos con datos alumnos (puede editarse el contenido).
Ingresar con guión la fecha porque tenía formato fecha corta pero no máscara de entrada.
Elegir formato dd/mm/aaaa.
Probar campo Sueldo si respeta el valor seleccionado (signo pesos, cantidad decimales).

3. Completar todos los datos.
No acepta repetición de número en Legajo por ser campo índice; no puede duplicarse.
Si no se colocafechade nacimientonose puede guardarporque lafechaescampo Requerido.
Si se ingresa error en la fecha (ej.: 30/02 de algún año) no permite guardar.
Si no se carga campo Nombre no permite guardar. No puede quedar en blanco, nulo.
La Tabla graba toda la información que se va completando y cuando se abre, tiene toda la
información que se volcó.
Se puede llevar datos de Access a Excel:
Herramientas. Vínculos con Office. Combinar con Word . Publicar con Word . Analizar con
Excel.
Elegir Analizar con Excel. Aparecen directamente los datos en una planilla de cálculo. Para
sacar total de Sueldos cargados seleccionar columna y realizar suma, sin tocar la base de
datos. Acá se demuestra que los datos pueden migrarse de un programa a otro sin modificar
los datos mientras no se guarden los cambios efectuados.
En archivo Demo seleccionar Formulario en columna Objetos. El Formulario permite trabajar
sobre Ventana de carga.
Crear Formulario en vista Diseño. Seleccionar Nuevo formulario en barra herramientas. Se
abre pantallapara crear nuevoFormulario. Seleccionar Asistente para formulario. Elegir tabla
de alumnos de donde procederán los datos.
Seleccionar todos los campos disponibles.
Seleccionar formato ventana: En columnas – Tabular – Hoja de datos – Justificado – Tabla
dinámica – Gráfico dinámico.
Seleccionar En columna (permite ver cada registro por separado).
Seleccionar Estilo (Estándar).
Colocar título al Formulario: Alumnos.
Se abre una Ventana de carga por alumno.
Para cargar un alumno nuevo cliquear sobre asterisco, se abre nueva ventana. Se completan
losdatos del nuevoalumno.Se guardayautomáticamente ingresanlosdatosala Tabla.Y si los
nuevos datos se ingresan primeramente en la Tabla, automáticamente se grabarán en el
Formulario.
Para Consultas. Crear Consulta en vista diseño. Nueva. Nueva consulta. Asistente de
Consulta. Seleccionar sólo Legajo y Apellido del Campo disponible.
Nombre Consulta: alumnos Consulta.

4. Vista Diseño. Aparece sólo Legajo y Apellido (lo seleccionado).
Se pueden ordenar alfabéticamente los apellidos en orden ascendente o descendente. Esta
modificación se guarda también en la Tabla.
AlumnosConsulta tambiénpuede llevaraExcel solamenteconlosdatosseleccionadosenesta
consulta.
Si se lleva a Word es para imprimir, no se trabaja como base de datos: Herramientas –
Vínculos con Office – Publicar en Word - Cerrar Word – Cerrar Consulta
Para armar un listado: ir a Informe – Crear un informe en vista diseño – Nuevo - Aparece
ventana Nuevo informe.
Ir a Asistente de Informe – Sacar datos de Tabla de alumnos – Seleccionar los campos: Legajo
– Apellido – Nombre – Fecha de nacimiento – Sueldo (no seleccionó todos).
Ordenarlos seleccionando el campo deseado en orden ascendente o descendente.
Por fechade nacimiento.Seleccionarsi porcolumnao tabulado;conhojaorientaciónvertical o
apaisada.
Elegir formato del Título (se puede modificar). Colocar Alumnos como Título. Al cerrar
aparece listado con todos los alumnos y los datos seleccionados. La hoja lleva número de
página en su base inferior derecha. Se puede enviar a imprimir directamente.
Cada vez que se agregue un alumno nuevo en el Formulario, automáticamente quedará
agregado en el listado, en la Consulta, en la Tabla, en el Informe.
Se puede modificarel contenidodel Informe,cambiarlasfuentes, esos cambios se distinguen
en los demás productos.
Al colocar hipervínculo en el correo electrónico automáticamente se trata de conectar para
hacer el envío.Si hubiese direcciónde páginawebtrataráde ir hacia esa dirección abriendo el
navegador determinado.
Combinar Access – Word
Abrir Word.
Confeccionar documento (carta) ya personalizado.
Combinar correspondencia para que este documento pueda tomar los datos de una lista
existente, de una base de datos ya confeccionada.

5. Iniciar combinación correspondencia – Cartas – Seleccionar destinatarios – Usar lista
existente.
Seleccionar archivos de origen de datos – Todos los orígenes de datos – Escritorio –
Seleccionar base de datos Demo de Access – Se abre la ventana Seleccionar Tabla – Elegir
Tabla alumnos.
En Word: Correspondencia – Insertar campos combinados: “Apellido” – “Nombre”.
Escribir la palabra Legajo en la carta e insertar en campo combinado “Legajo” para que en la
carta se guarde el “número” de Legajo. Finalizar y combinar. Editar documentos, seleccionar
Todos.
En la carta aparecerán los datos migrados desde la Tabla de Access:
Legajo: (número).
Apellido y nombre del alumno.
Se combinará una carta por cada alumno que esté ingresado en la base de datos. Esas cartas
irán a impresión. Si revisamos las cartas de Word deben coincidir con los datos de la base de
datos de Access (Tabla – Formulario – Consulta).
Se pueden elegir todos los campos que están volcados en la base de datos de Access.