MANUAL EXCEL AVANZADO 2007.doc

Manual de Excel Avanzado.
Tecnológico Nacional
Manuel Olivares Rodríguez
2014
INTAE-MOR

2 Manual de Excel Avanzado:
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|Departamento de Informática
TABLA DE CONTENIDO
Funciones de base de datos.................................................................................................... 3
Asistente de Base de datos..................................................................................................... 5
Función Buscar ....................................................................................................................... 6
Función BuscarV..................................................................................................................... 8
Buscar H:................................................................................................................................10
Listas Desplegables................................................................................................................11
Listas desplegables dependientes......................................................................................12
Cómo actualizar una lista desplegable en Excel................................................................14
Crear fórmula para detectar rango....................................................................................14
Crear la lista desplegable en Excel.....................................................................................15
Informe de tablas y graficos dinamicos.................................................................................18
Funcionamiento de las tablas dinámicas...........................................................................18
Cómo crear una tabla dinámica.........................................................................................21
Crear una tabla dinámica en Excel 2010............................................................................21
Partes de una tabla dinámica.............................................................................................25
Dar formato a una tabla dinámica.....................................................................................26
Formato de valores en una tabla dinámica........................................................................27
Filtrar una tabla dinámica..................................................................................................29
Segmentación de datos en tablas dinámicas .....................................................................30
Modificar campos de una tabla dinámica .........................................................................32
Quitar un campo de una tabla dinámica...........................................................................32
Mover un campo de una tabla dinámica...........................................................................33
Nuevo campo en una tabla dinámica................................................................................33
Consolidar datos en Excel con tablas dinámicas...............................................................33
Datos a consolidar en Excel...............................................................................................34
Campos calculados............................................................................................................36
Crear un gráfico dinámico.................................................................................................38
Mover un gráfico dinámico...............................................................................................40
Mover un gráfico dinámico a otra hoja .............................................................................40
Modificar el estilo de un gráfico dinámico........................................................................41
Cambiar origen de datos de una tabla dinámica...............................................................41
Subtotales...............................................................................................................................42
Subtotales anidados...........................................................................................................44
Consolidar Hojas de Trabajo.................................................................................................46

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Funciones de base de datos
Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información
que está organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un
rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas
fuciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que
cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro
que cumpla con ciertas condiciones.
Nota: Consulta la sintaxis de cada función haciendo clic sobre su nombre.
Sintaxis:
BDFunción (base_de_datos; nombre_de_campo; criterio
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna)
de registros de la base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
BDCONTARA Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo
(columna) de los registros de la base de datos que cumplen las
condiciones especificadas.
BDMAX Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros
de la base de datos que coinciden con las condiciones
especificadas.
BDMIN Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de
la base de datos que coincide con las condiciones especificadas.
BDPRODUCTO Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la
base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base
de datos que cumplen las condiciones especificadas.
BDSUMA Suma los números en el campo (columna) de los registros que
coinciden con las condiciones especificadas.

4 Manual de Excel Avanzado: Funciones de base de datos
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Procedimiento
1. Escribir el criterio en cualquier lugar de la hoja
2. Insertar función
3. En categoría, seleccionar Base de datos
4. Seleccionar bdcontar, bdpromedio,bdmax, bdmin o bdsuma
5. Seleccionar el rango de inicio y fin de la base de datos en Base de datos
6. Seleccionar el nombre del campo sobre el cual se efectuaran los cálculos
Nombre_del_campo
7. Seleccionar el rango donde escribió el Criterio
A B C D E F

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Asistente de Base de datos
Ejercicios1: Base de datos
1. Contar las propiedades cuyo valor sea mayor de
50000
2. Mostrar el promedio del valor de las
propiedades de la ciudad de Managua
3. Mostrar el valor de la propiedad de Masaya con
el precio más bajo
4. Visualizar el valor promedio de las propiedades
de León y Masaya
5. Totalizar el valor de las propiedades que tipo
sean casa y estén ubicadas en el Dpto. de León

6 Manual de Excel Avanzado: Función Buscar
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Función Buscar
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna o de una matriz.
La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. La forma
vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor
(vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una
fila o de una columna.
La forma matricial de BUSCAR (la que estudiaremos), busca el valor especificado
en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve un valor desde
la misma posición en la última fila o columna de la matriz.
Sintaxis:
Buscar (Valor_búscado; Matríz)
Ejemplo: Una empresa dedicada la distribución y venta de bebidas refrescantes, ha
decidido (como método de promoción y vía de investigación de mercado) premiar
a aquellos consumidores que poseen etiquetas de los refrescos de dos litros.
Al cabo de un mes de elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los
puntos obtenidos por cada uno. En la 3ra. Columna deberá aparecer el premio que
corresponda a cada ganador:
Se trata de confeccionar dicha lista de modo que el premio conseguido por cada
ganador aparezca automáticamente en la 3ra columna solo con introducir el
número de puntos obtenidos.

7 Manual de Excel Avanzado: Función Buscar
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Transcriba los datos de la tabla.
Pasos para aplicar la función Buscar.
1. Seleccione insertar función.
2. En categorías busque funciones de búsqueda y
referencias.
3. Selecciones la función buscar.
4. Se abre un cuadro de dialogo en donde debe
seleccionar la opción valor_buscado,
matríz.
5. Seleccionemos cada uno de los rangos
y presionemos F4 para fijar la función.
6. Haga clic en aceptar.
También puede
hacerlo desde la celda
escribiendo la función:
Aplicar la función
buscar en la columna
C, en la celda 10,
seleccionemos el valor

8 Manual de Excel Avanzado: Función BuscarV
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buscado que es el rango de celdas B10:B15, luego seleccionemos la matriz que en
este caso es el rango de celdas A2:B6.
Función BuscarV
Esta función se utiliza cuando son más de dos columnas. Use BUSCARV cuando
los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los
datos que desee encontrar.
Sintaxis:
Buscar V (Valor_buscado; matriz_buscar_en; Indicador; ordenado)
Dónde:
Valor buscado: es lo el rango que deseamos encontrar en base a la tabla matriz.
Matríz_buscar_en: Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una
referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que
busca valor_buscado.
Indicador: Es un número de columna del argumento matriz _ buscar en desde la
cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es
igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del
argumento matriz_buscar en.
Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada:
1. Si omite ordenado o es VERDADERO, devolverá una coincidencia
exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.
2. Si el argumento ordenado es FALSO, BUSCARV solo buscará una
coincidencia exacta. Si hay dos o más valores en la primera columna
de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_buscado, se
usará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia
exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

9 Manual de Excel Avanzado: Función BuscarV
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Ejemplo.
1. Transcríbalos siguientes datos.
2. Seleccionamos el rango B10_B15, luego la matriz que es el rango de celdas
A2:D6, y luego seleccionamos el indicador que en este caso es 3, por que
deseamos ingresar los premios 2 y como estos son la columna 3 entonces
nuestro indicador es 3 y por ultimo ingresamos ordenado Falso.
Nota: Tambien puede utilizar el asisente de funciones en categorías, búsqueda y
referenciar, función buscar V y seguir las instrucciones del asistente.

10 Manual de Excel Avanzado: Buscar H:
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Buscar H:
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en
la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar
información que se encuentre dentro de un número especificado de filas.
Sintaxis
BUSCARH (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado)
Dónde:
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe
devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en;
Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe
devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en;
Ejemplo:
1. Transcriba los siguientes datos.
2. Seleccionemos toda la tabla y copies dicha tabla.
3. Abrimos una nueva hoja de cálculo y en grupo
portapapeles busquemos las opciones del comando pegar
selecciones la opción transponer.
4. Una vez copiado los datos observe el resultado.

11 Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.
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5. Nos ubicamos en la hoja donde tenemos los resultados de ganadores
seleccionemos la celda C3 para crear la función.
a. Dónde:
 Valor buscado es la celda B2.
 Matriz es toda la tabla de pegado especial.
 Indicador es el número de celda de la fila que deseo encontrar es
este caso es 3.
 Ordenado es verdadero porque es un valor aproximado.
Listas Desplegables.
Existen dos formas de realizar esto. Una es haciendo referencia a través de Rangos
de celdas o realizarlo utilizando un Nombre de Rango que haga referencia a un
rango de celdas.
1. Cree la lista datos o valores que desea desplegar. Esta puede ser del tipo de dato
que usted desee en el orden que desee.
La lista puede estar en la misma hoja o
en otra.
2. Luego de tener preparada la lista,
seleccione la celda en la cual quiere que
se despliegue la lista.
3. Ahora, vaya Datos,haga click en
Validación de Datos
4. En la lista de permitir seleccione Lista
5. En el Origen, seleccione los datos que quiere que contenga la lista, (ver imagen)

.
6. Aceptar.
Si desea crear una lista desplegable con
nombres de rangos, cree previamente el nombre
de rango y luego haga referencia en el origen de
la ventana validación de datos.
Listas desplegables dependientes
En muchas ocasiones podemos necesitar
generar listas desplegables, por medio de la
herramienta de validación de datos,
dependientes entre si, es decir, que en función
de lo que seleccione en la primera lista se me
habiliten unas u otras opciones en la segunda
lista. Como siempre la solución es bastante sencilla. Supongamos que tenemos tres
productos, a saber, Coca-Cola, Fanta y Powerade y que cada uno de ellos tiene las
opciones que se muestran en la tabla:
Necesitamos que cuando seleccionemos el producto deseado en la celda C3 en C6
aparezcan los subproductos correspondientes al producto seleccionado. Para ello
hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos el rango B12:B15 y vamos al menú Insertar/Nombre/Crear. Por
defecto nos pregunta si los nombres están en la fila superior de la selección y, como
así es, aceptamos.
2. Seleccionamos el rango B17:D21 y vamos al menú Insertar/Nombre/Crear. Por
defecto nos pregunta si los nombres están en la fila superior y en la columna
izquierda, ya que en esta ocasión se encuentra con texto en ambas zonas. Dejamos
marcada sólo la opción de Fila Superior, que es donde se encuentran los nombres
que utilizaremos.
3. Nos situamos en la celda C3 y vamos al menú Datos/Validación de datos. Le
indicamos permitir Lista y en Origen escribimos =Producto (que es el nombre del
rango que tiene los productos que compondrán nuestra lista). Aceptamos.

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4. Nos situamos en la celda C6 y vamos al menú Datos/Validación de datos. Le
indicamos permitir Lista y en Origen escribimos =INDIRECTO(C3) y aceptamos.
De esta manera convertimos el nombre del producto seleccionado en C3 en el
rango que debe mostrar en C6, ya que los nombres de los rangos de los
subproductos coinciden con los nombres de los productos. INDIRECTO convierte
esta relación y nos muestra la lista correcta en C6.

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Cómo actualizaruna lista desplegable en Excel
Para actualizar una lista desplegable en Excel podemos utilizar fórmulas que nos
ayudarán a detectar cualquier cambio en el rango sobre el cual se basa nuestra lista
desplegable y por lo tanto se actualizarán automáticamente sus elementos.
Supongamos la siguiente lista de productos que será incluida dentro de un control
de lista desplegable:
Crear fórmula para detectar rango
El primer paso es crear una fórmula que identificará el rango donde se encuentran
las celdas que contienen los elementos de nuestra lista. Para ello utilizaré la
función DESREF la cual devuelve como resultado una referencia a un rango de
celdas en base a ciertos parámetros de configuración. Comenzaré por escribir la
fórmula de la siguiente manera:

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DESREF(A2,
El primer argumento de la función DESREF indica la celda donde iniciará el rango
de los elementos de la lista. Los siguientes dos argumentos de la función DESREF
permiten especificar el número de celdas que deseamos movernos a partir de la
celda inicial. Ya que no deseo tener un “desfasamiento” de la celda A2 escribimos
la fórmula de la siguiente manera:
DESREF(A2, 0, 0,
El cuarto argumento de la función DESREF nos permite indicar el alto del rango y
por lo tanto es importante utilizar una función que nos indique el número
adecuado de elementos de la columna A. Para esto utilizaré la función CONTARA
que cuenta el número de celdas no vacías dentro de un rango. Observa con
detenimiento la manera en que utilizo la función CONTARA como el cuarto
argumento de la función DESREF:
DESREF(A2, 0, 0, CONTARA(A:A) - 1)
La función CONTARA tiene el argumento A:A que indica que debe tomar en
cuenta toda la columna A. De acuerdo a nuestro ejemplo, la columna A tiene 4
celdas no vacías que incluyen el título, por esta razón debo restar uno al resultado
de la función CONTARA para que me devuelva el número real de elementos en la
columna.
De esta manera la función DESREF nos ayuda a obtener el rango de celdas que
contienen los elementos que formarán parte de nuestra lista desplegable en Excel.
Este rango es totalmente dinámico ya que si agregamos un nuevo elemento o
eliminamos alguno otro se devolverá el rango de elementos adecuado.
Crear la lista desplegable en Excel
Ahora que ya tenemos la fórmula que nos devolverá el rango de celdas adecuado
podemos iniciar con la creación de la lista desplegable. Selecciona el comando
Datos > Herramientas de datos > Validación de datos. Se mostrará el cuadro de
diálogo Validación de datos y en la pestaña Configuración selecciona la opción

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Lista y en el cuadro de texto origen pega la fórmula que acabamos de construir en
los pasos anteriores:
Al pulsar el botón Aceptar se habrá creado una nueva lista desplegable en Excel
cuyos elementos son los enlistados en la columna A:
Actualizar la lista desplegable en Excel
Para actualizar los valores de la lista desplegable será suficiente con agregar un
nuevo elemento en la columna A para que sea incluido automáticamente dentro de
la lista desplegable.

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Lo mismo sucederá si eliminamos algún elemento de la columna A ya que será
excluido de la lista desplegable. La única condición es que todos los valores de la
columna A sean contiguos, es decir, que no existan celdas en blanco entre ellos.

18 Manual de Excel Avanzado: Informe de tablas y graficos dinamicos
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Informe de tablas y graficos dinamicos
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero
también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran
herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades
de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán
el reporte.
Funcionamiento de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta
ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre
las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los
productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
Me han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas
por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad
y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar
fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado.
Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas
de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos
que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla
dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las
columnas de la tabla dinámica.

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Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y
resumidos en la tabla dinámica:
Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero
transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre
todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para
poder realizar un buen análisis de la información.

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Cómo crear una tabla dinámica
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de
la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
Crear una tabla dinámica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinámica.

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Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás
ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

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En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla
dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón
Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte
derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como
valores colocaré el campo Ventas.

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De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla
dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y
sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar
tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la
información.
Partes de una tabla dinámica
Una vez que has aprendido cómo crear una tabla dinámica en Excel es conveniente
detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el
funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinámica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la
hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar
dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

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 Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para
la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que
ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre
las columnas y filas especificadas.
 Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.
 Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
 Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla
dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica
cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las
columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar
el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.
Dar formato a una
tabla dinámica
Una vez que has
creado una tabla
dinámica, Excel
permite aplicarle
formato fácilmente
como si fuera una

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tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato a
una tabla dinámica.
La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla
dinámica para que se muestre.
Formato de valores en una tabla dinámica
En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados
de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número
adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinámica:
Para dar formato a los valores numéricos
debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.
Del menú mostrado debes seleccionar la
opción Configuración de campo de valor.
Se mostrará el cuadro de diálogo.

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Configuración de campo de valor.
Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo
Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:
Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se
aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

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Filtrar una tabla dinámica
Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla
dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el
reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y
solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.
Filtrar una tabla dinámica
Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla
dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el
reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de
las opciones del filtro, la
información será resumida y
solamente mostrará un
subconjunto de los datos de
la tabla dinámica.
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado
para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado

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Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en
el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar
instantáneamente los valores de la tabla
dinámica. Solamente haz clic sobre el
botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de
columna y elige la opción Ordenar de A a
Z o la opción Ordenar de Z a A.
Segmentación de datos en tablas dinámicas
La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel
2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De
esta manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás
hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.

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Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.
En este cuadro deberás seleccionar los
campos que deseas utilizar como filtros en
la tabla dinámica y Excel colocará un filtro
para cada campo seleccionado:
Para filtrar la información de la tabla
dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.
Excel ajustará la información de la tabla dinámica de
acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de
nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón
Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior
derecha de cada panel.

.
Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica,
lo cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.
Modificar campos de una tabla dinámica
Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite
cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la
información con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Quitar un campo de una tabla dinámica
Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el
puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el
campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la
opción Quitar campo

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Mover un campo de una tabla dinámica
Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo
de un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú
que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro
de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de columna o Mover a
valores.
Con este método puedes cambiar fácilmente las
columnas por filas y viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinámica
Finalmente para agregar un nuevo campo puedes
arrastrarlo desde la lista de campos hacia el área
deseada. También puedes marcar la caja de
selección del campo lo cual hará que sea agregado a
alguna de las áreas predeterminadas.
Las tablas dinámicas son un elemento
de análisis de información de Excel
muy poderoso y esa fortaleza proviene
de la facilidad que provee para
manipular la información de acuerdo a
tus necesidades.
Consolidardatosen Excelcon tablasdinámicas
Frecuentemente necesitamos consolidar datos en Excel pero la técnica que
utilicemos depende mucho del tipo de consolidación a realizar así como la manera
en como se encuentre las fuentes de datos.
En esta ocasión mostraré la técnica de consolidación de datos en Excel con tablas
dinámicas. Este método no solamente consolidará los datos sino que tendrás un
reporte flexible al mismo tiempo sin mayor esfuerzo.

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Datos a consolidar en Excel
Para este ejemplo, tengo tres hojas de Excel. Cada una de las hojas tiene las ventas
de los tres vendedores en la empresa en los primeros 2 meses del año.
El reporte que necesito realizar es sobre las ventas del mes de enero y febrero. Para
iniciar debo abrir el Asistente para tablas y gráficos dinámicos con el atajo de
teclado ALT+T+B, o bien puedes agregar el botón a la barra de acceso rápido, el
botón se llama Asistente para tablas dinámicas.
Seleccionamos la opción Rangos de consolidación múltiples y también la opción
Tabla dinámica. Al pulsar el botón siguiente deberé seleccionar la opción Crear un
solo campo de página.

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En el siguiente paso deberás agregar los rangos de cada una de las tablas en las
diferentes hojas de Excel:
Finalmente hago clic en Siguiente y en
el último paso selecciono la opción
Hoja de cálculo nueva que significa que
Excel creará una nueva hoja en mi
libro donde pondrá el resultado. A
continuación puedes ver los datos
consolidados:

.
Puedes dar el detalle final a esta tabla dinámica aplicando un formato de número a
las celdas.
Camposcalculados
¿Calcular una comisión para cada vendedor, directamente en las tablas dinámicas?
Sí, se puede.
De hecho ese es el ejemplo que voy a usar para mostrarte cómo se puede agregar
una columna adicional en la tabla dinámica, sin tener que modificar tu base de
datos original.
Imagina que tienes una base de datos en la que tengas
estas dos columnas. Te interesa hacer un reporte por
vendedor con su respectivo monto de ventas.
Si sigues los pasos para crear una tabla dinámica tendrás
como resultado algo parecido a esto:

.
Pero, necesitas asignar una comisión del 10% a aquellos que lograron un total de
ventas mayor a $3,000
¿Cómo calculamos eso en las tablas dinámicas?
1. Pincha en cualquier celda dentro de tu tabla
dinámica.
2. Pincha en la pestaña ‘Opciones’.
3. Ahora pincha en el botón ‘Campos, elementos y conjuntos’. Luego
selecciona la opción ‘Campo calculado…’ como te muestro en la imagen:
4. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la siguiente imagen, en el que
debes hacer lo siguiente:
Escribe el nombre de la nueva columna
‘Comisión’
- Escribe la fórmula que se usará para
calcular la nueva columna
= SI(Ventas > 3000, Ventas * 0.1, 0)
5- Pincha sobre el botón ‘Sumar’ (3 Verás que
la nueva columna se agregó a la lista de campos disponibles:

.
Verás que la nueva columna se agregó a la lista de campos disponibles:
Solo debes pinchar sobre el botón ‘Aceptar y verás una nueva columna en tu tabla
dinámica.
El resultado será éste:
Crear un gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla
dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos
de una tabla dinámica.
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
Para crear un gráfico dinámico debes hacer
clic sobre cualquier celda de la tabla
dinámica que servirá como base del gráfico
y posteriormente hacer clic sobre el
comando Gráfico dinámico que se
encuentra dentro del grupo Herramientas
de la ficha Opciones.

.
Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el
tipo de gráfico que deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de
trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro
sobre la tabla dinámica:
De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado
que aparecen dentro del gráfico dinámico:

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Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla
Suprimir.
Mover un gráfico dinámico
Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja de
Excel para poder trabajar con él de manera independiente e inclusive aplicar algún
estilo y formato personalizado.
Mover un gráfico dinámico a otra hoja
Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar
el comando Mover gráfico que se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la
ficha Diseño.
Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva
hoja donde será colocado.

.
Modificar el estilo de un gráfico dinámico
Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación
original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño,
Presentación y Formato:
Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar un
nuevo estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación
podrás personalizar aún más el gráfico dinámico agregando títulos, rótulos de eje y
leyendas. Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de forma del
gráfico creado.
Cambiar origen de datos de una tabla dinámica
Es probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de
ubicación y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinámica. A
continuación unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos
que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

42 Manual de Excel Avanzado: Subtotales
.
Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el
cual te permitirá ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla
dinámica.
Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has
especificado.
Subtotales
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una lista, nos referimos a
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Un ejemplo sería una tabla de vehículos clasificados por marca y modelo; y
queremos averiguar el costo total de cada marca.

.
Copie la siguiente tabla y realizaremos un subtotal por marca
Pasos para crear subtotal:
1- Ordene la tabla por la columna Marca
mantenga seleccionada la tabla.
2- Haga clic en la pestaña
3- Datos en el grupo Esquema
selecciones el comando Subtotal.
4- Se abre un cuadro de dialogo,
seleccione en para cada cambio
Marca.
5- En usar Función: elije la opción
suma, en agregar subtotal
seleccione la opción Costo.
6- Aceptar
VEHICULOS
MARCA MODELO AÑOS COSTO
Ford Fiesta 5 $ 16,000.00
Peugeot 205 2 $ 16,000.00
Ford Fussion 3 $ 17,500.00
Opel Zafirra 4 $ 18,500.00
Opel Vectra 6 $ 17,600.00
Seat Córdoba 8 $ 17,250.00
Peugeot 306 5 $ 16,300.00
Seat León 3 $ 15,800.00

.
Este es el resultado:
Subtotalesanidados
En este tema se muestra cómo utilizar los subtotales anidados, es decir, insertar
subtotales de grupos más pequeños, donde, ya existen otros subtotales, puede
utilizar distintas funciones en una misma hoja y con los mismos datos.
En otras palabras es una función que contiene otra función por lo que se les
denomina anidados. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada reporte
están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.
Insertar subtotales anidados
Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente
formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares
y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de
subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales
anidados

.
Transcriba la siguiente tabla.
VENDEDORES
Vendedor Año Producto Region Ventas
Carlos 2006 Carnes Norte 40000
Luis 2006 Lácteos Norte 25000
Roberto 2007 Bebidas Centro 60000
Carlos 2007 Carnes Centro 35000
Luis 2006 Lácteos Norte 20000
Luis 2007 Bebidas Centro 30000
Roberto 2006 Carnes Centro 60000
Carlos 2007 Lácteos Norte 30000
Carlos 2006 Bebidas Centro 60000
Roberto 2007 Carnes Norte 30000
Roberto 2006 Lácteos Centro 25000
Luis 2007 Bebidas Norte 37000
Carlos 2006 Carnes Centro 90000
Roberto 2006 Lácteos Norte 71000
Roberto 2007 Bebidas Centro 56000
Luis 2007 Carnes Norte 70000
Crear un subtotal que muestre el resumen de los datos para cada cambio en
vendedor, la función que utilizara será máximo y el campo sobre el que se realizara
el subtotal será ventas.
Agregar un subtotal anidado que muestre otro resumen de datos por año, la
función a utilizar será suma y el campo sobre el que se calculara será ventas.
Procedimiento
1- Ordene la tabla por vendedor y mantenga seleccionado los datos.
2- Ir a la pestaña Datos en el grupo esquema seleccione en comando
Subtotales
3- En la lista para cada cambio seleccione Vendedor
4- En función seleccione Max
5- En agregar subtotal seleccione Ventas
6- Haga clic en el botón Aceptar.

.
7- Para realizar el subtotal anidado haga clic en la pestaña Datos, grupo
Esquema seleccione el comando Subtotal.
8- En la lista para cada cambio en, seleccione Año
9- En función seleccione suma.
10- En agregar subtotal seleccione Ventas
11- Desactivar opción reemplazar subtotales actuales si ésta se encuentra
activa
12- Haga clic en el botón Aceptar.
13- Observe el resultado.
Consolidar Hojas de Trabajo
Esta herramienta sirve para obtener datos de dos o más libros y obtener un
resultado, a partir de estos, en un libro nuevo; por ejemplo puede tener los
volúmenes de ventas de varios almacenes por mes en libros distintos y con esta
herramienta puede crear uno nuevo con la suma anual de cada almacén.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser
una compañía que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un
presupuesto, para conocer el presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja
dependiente y los libros fuentes serían los libros de los departamentos con sus

47 Manual de Excel Avanzado: Consolidar Hojas de Trabajo
.
prepuestos.
Nota: el consolidado se puede hacer en una nueva hoja o en la hoja actual.
Pasos para consolidar datos:
1. Ir a la pestaña Datos, ubicarse en el grupo
herramientas de datos y seleccionar el
comando consolidar.
2. Nos aparece un cuadro de dialogo en
como se observa en la imagen.
3. En Función: seleccione la función
suma.
4. En Referencia: vamos seleccionando
las celdas donde están los datos que
deseas consolidar.
5. Haga clic en Agregar para añadir las
celdas seleccionadas a la lista de
todas las referencias,
6. Haz clic nuevamente en Agregar,
para seleccionar otro rango.
7. Activa la casilla columna izquierda
Fila superior y columna izquierda
8. Aceptar.
Este será el resultado de la suma de ingreso, gasto y beneficio de Diciembre 2008 a
Febrero 2009.
Diciembre 2013
Ingreso 100, 000
Gastos 20,000
Beneficios 80,000
Febrero2014
Ingreso 750, 000
Gasto 400, 000
Beneficio 350, 000
Enero 2014
Ingreso 500, 000
Gasto 300, 000
Beneficio 200, 000
Ingreso 130, 000
Gastos 720, 000
Beneficios 630, 000

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