Club secretary training en español 2016-2017

Antes de comenzar
Capacitación de secretario de club 1
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Antes de comenzar
Este módulo en línea está
dividido en 5 secciones, que
pueden completarse en una
sesión de 30 a 45 minutos, o en
varias sesiones.
Si necesita ayuda, puede ponerse en contacto con el Asesor de Informática
del club o con el Centro Leonístico de Aprendizaje en:
llcsp@lionsclubs.org
Bienvenido a la capacitación de dirigentes de club

Libro de trabajo
Haga clic aquí si necesita acceder e imprimir el libro de
trabajo antes de continuar.
Este módulo en línea incluye un libro de
trabajo para optimizar su experiencia de
aprendizaje.
Está organizado en 5 secciones y ofrece
oportunidades para tomar notas y
obtener información adicional para
complementar los conceptos que se
abordan en este módulo en línea.

Libro de trabajo
Las responsabilidades de los secretarios de club varían
dependiendo de las prácticas regionales y procedimientos
establecidos en el club.
Tenga en cuenta que:

Navegación
Cuando aparezcan ciertos iconos, podrá
navegar a diferentes secciones del módulo en
línea.
Cada diapositiva se ejecuta mediante un
programa cronometrado. Una vez que se ha
completado, una flecha en la esquina inferior
derecha le indicará que puede hacer clic
para continuar a la siguiente pantalla.
indica un enlace a un recurso en el sitio
web de la asociación o a una publicación.
Cuando haga clic en este icono, se le dirigirá a
dicho recurso. La sección de Recursos de este
módulo en línea también contiene enlaces.
Si desea examinar o saltar a sesiones
específicas, puede hacer clic en y volverá
a la diapositiva de Índice.

Bienvenido
Usted ha sido elegido al cargo de secretario de
club

Objetivos
Este curso le facilitará la información básica y los recursos
necesarios para prepararle para su nuevo cargo.
Tras finalizar este curso, usted podrá:
 Reconocer el propósito de un club de Leones y su lugar dentro de la
estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones
 Resumir las responsabilidades del secretario del club
 Acceder a recursos adicionales según sea necesario

Índice
Haga clic en los enlaces siguientes para navegar a una sección específica o
haga clic en la flecha para continuar a la sección 1.
Sección 1: Introducción
Sección 2: El equipo de liderato del club
Sección 3: Responsabilidades del secretario de club
Sección 4: Planificar el equipo
Sección 5: Recursos

Introducción
9
Bienvenido a la sección 1:
Introducción
Capacitación de secretario de club
Abra la página 1 de su libro de trabajo.

Introducción
10
Como secretario, es usted parte integral del equipo de liderato
que trabaja para apoyar al presidente del club, quien dirige las
actividades de servicio que ayudan a la comunidad local y
áreas colindantes.
No obstante, es importante recordar que es usted parte de
algo mucho más grande.
Capacitación de secretario de club

Estructura de la Asociación Internacional de Clubes
de Leones
1
Club
La Asociación Internacional de
Clubes de Leones está compuesta
de una gran red de Leones, con los
clubes en el centro.
Esta estructura facilita la
comunicación y promueve el
servicio en los ámbitos local,
regional y global.

de Leones
1
Club
La próxima diapositiva le ayudará
a completar la página 1 de su libro
de trabajo.
Dedique unos momentos a
completar esta sección.

de Leones
Área Estatutaria
Distrito Múltiple
Distrito
Región*
Zona
Club
• Un club consiste de un
mínimo de 20 socios
• Una zona consiste de 4 a 8
clubes
• Una región consiste de 10 a 16
clubes*
• Un distrito está compuesto de
al menos 35 clubes con 1250
socios activos
• Los diferentes distritos de un
área geográfica determinada
componen el distrito múltiple
• Cada club de Leones está
situado en una de las siete
áreas estatutarias, cada una de
las cuales está representada
por al menos un director
internacional
*optativo

de Leones
Área Estatutaria
Distrito Múltiple
Distrito
Región*
Zona
Club
Los clubes
individuales y sus
socios están en el
centro de la
asociación.
Sin su compromiso de
servir al prójimo
localmente, no
podríamos mantener
nuestro legado de
servicio global.

Como club de la gran Asociación Internacional de Clubes de
Leones, su misión es:
DAR PODER a los voluntarios para que sirvan a
su comunidad, atiendan las necesidades
humanitarias, alienten la paz y promuevan el
entendimiento internacional a través de los clubes
de Leones.

Propósito de los clubes de Leones
A fin de que nuestra misión se convierta en realidad, nuestros
clubes tienen que servir muchos propósitos.
Vamos a hacer un repaso rápido del Modelo Oficial de
Estatutos y Reglamentos de Clubes de Leones para ver si
conoce todos los propósitos de un club de Leones.

Verá una serie de enunciados. Seleccione “Sí” si el enunciado
refleja uno de los propósitos indicados de los clubes de Leones
o seleccione “No” si no es un de los propósitos indicados de los
clubes de Leones.

El propósito de los clubes de Leones es…
Unir a los socios en vínculos de amistad, buen compañerismo y entendimiento
mutuo.
SÍSÍ NOSÍ
Este es uno de los propósitos indicados de los clubes de Leones
Este es el primer enunciado.
Haga clic en SÍ o NO

Alentar a personas con vocación de servicio para que sirvan a sus comunidades
sin esperar recompensas financieras personales, y fomentar la eficiencia y la alta
ética en el comercio, la industria, las profesiones, obras públicas y y proyectos
privados.
SÍSÍ NO
SÍ
Este es el siguiente enunciado.

Tomar un interés activo en el bienestar cívico, cultural y moral de la comunidad.
SÍSÍ NO
SÍ
¿Está listo para otro?

¿Cuál de los siguientes enunciados NO es uno de los propósitos indicados de los
clubes de Leones?
Haga clic en su respuesta.
Promover los principios de
buen gobierno y buena
ciudadanía.
Proporcionar a los socios de
los clubes un medio de
discusión de todos los
asuntos de interés público…
Crear y promover un
espíritu de entendimiento
entre los pueblos del
mundo.
Promover a los líderes
políticos que apoyan la
misión de los clubes de
Leones.
Estos eran bastante fáciles.
Vamos a probar uno que sea un poco más difícil.
Puede examinar los 6 enunciados de propósitos en el Artículo II del
Modelo Oficial de Estatutos de los Clubes de Leones.
Promover a los líderes
políticos que apoyan la
misión de los clubes de
Leones.

¿Cómo puede ayudar usted a promover la misión y el
propósito de los clubes de Leones?
Escriba la respuesta en la página 2 del libro de trabajo.

El equipo de liderato del club
Please turn to page 3 of your workbook.

Cada club de Leones está
compuesto de un equipo de líderes
que apoyan las actividades del club.
La diapositiva siguiente le ayudará a completar el
organigrama del club de la página 3 de su libro de trabajo.

Ahora echemos un vistazo al organigrama del club.
1er
Vicepresidente
Club Members
Board of Directors
President
Secretario Tesorero2º
Vicepresidente
Expresidente
inmediato
Socios del club
Junta Directiva
Presidente

1er
Vicepresidente
Club Members
Board of Directors
President
Secretario Tesorero2º
Vicepresidente
Expresidente
inmediato
Socios del club
Junta Directiva
Presidente
Como secretario, usted es el director comercial del club.
 Usted es el enlace entre el club y el distrito, y el club y la Asociación.
 Usted está bajo la supervisión del presidente y la junta directiva del club.

La junta directiva incluye:
 el presidente
 el expresidente inmediato
 vicepresidentes
 secretario
 tesorero
 León domador (opcional)
 tuercerrabos (opcional)
 presidente del comité de afiliación
 otros vocales elegidos
En la página 7 del Manual del Equipo de Dirigentes de Club
encontrará una descripción de cada función.

Vamos a echar un vistazo rápido a sus responsabilidades
compartidas.
Considerarán y determinarán
todos los nuevos negocios y
políticas del club antes de
presentarlos a los socios del
club para su aprobación.
Solicitarán todos los años
una auditoría de los libros,
cuentas y operaciones del
club.
Presentarán todos los asuntos
de políticas y asuntos nuevos a
los comités ordinarios o
especiales del club para que los
estudien y hagan
recomendaciones.
Mantendrán por lo menos dos
(2) cuentas separadas de los
fondos, que se regirán por
prácticas generales de
contabilidad aceptadas.
Determinarán, con la
recomendación del comité de
finanzas, el banco o bancos en
los que depositar los fondos del
club.
Tendrán el poder de modificar,
anular o rescindir las acciones
de cualquier dirigente del club.
Autorizarán todos los
gastos y no
endeudarán al club.
No autorizarán el gasto
de los fondos recaudados
del público con fines
administrativos.
Determinarán el monto de la
caución de los dirigentes del
club.
Haga clic una vez en el rompecabezas para revelar sus
responsabilidades compartidas.Juntos, los miembros de la junta directiva…

¿Cuáles son algunas de las cosas que usted puede hacer como
secretario de club para ayudar al equipo de líderes del club a
trabajar juntos en equipo?
Anote la respuesta en la página 4 del libro de trabajo.

Desarrollo de habilidades de liderato
Recursosadicionales
Considere tomar los cursos siguientes:
Introducción al liderato Leonístico
Escuchar eficazmente
Equipos eficaces
Aquí encontrará más información sobre el Centro Leonístico de
Aprendizaje.
El Centro Leonístico de Aprendizaje ofrece cursos en línea
gratuitos para ayudar a los socios con el desarrollo de liderato.

Responsabilidades del secretario
de club

Responsabilidades del secretario de club
Como el director comercial de su club y miembro de la
junta directiva, sus responsabilidades principales
incluyen…
 Asistir a todas las reuniones del club y de la junta
directiva
 Organizar las reuniones del club y junta directiva
 Registrar las actas de las reuniones
 Mantener los expedientes del club
 Recibir y responder la correspondencia del club
 Completar y presentar los informes del club a la
asociación
 Cooperar como miembro activo del Comité Consultivo del
Gobernador del Distrito

directiva
asociación
directiva
asociación
¿A cuántas reuniones tiene que asistir?

El calendario siguiente es común:
Tipodereuniones
Anualmente
• Reunión de transición de dirigentes
• Aniversario de carta constitutiva
Cuando sea necesario
• Reuniones extraordinarias de la Junta Directiva (cuando lo
soliciten 3 o más miembros de la junta)
• Reuniones extraordinarias del club (cuando se soliciten con al
menos 10 días de antelación)
Mensualmente
• Reunión ordinaria de la Junta Directiva
• Reunión ordinaria del club

directiva
asociación
Una gran parte de su responsabilidad está relacionada con
la organización de reuniones.
directiva
asociación
Vamos a examinar esto con más detalle.

Sus funciones con respecto a las reuniones constan de 3
etapas.
1. Antes de la reunión
2. Durante la reunión
3. Después de la reunión
Tómese un momento para responder las preguntas
de las páginas 5 y 6 del libro de trabajo.

 Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora
de la reunión
 Junto con el presidente, preparar el orden del día de la reunión
 Reunir la correspondencia que deba entregarse a los
presidentes o miembros de los comités
 Preparar los premios o carpetas para nuevos socios cuando
corresponda
 Preparar la nómina del club para tomar asistencia
Etapa 1 – Antes de la reunión

 Tomar asistencia
 Registrar las actas de la reunión
 Documentar los oradores invitados, visitantes Leones y
visitantes ajenos al Leonismo
 Cobrar y anotar las cuotas y dar recibos a los socios
 Reunir información sobre las actividades de los asesores de los
comités
 Pedir a los nuevos socios que rellenen los formularios
correspondientes
Etapa 2 – Durante la reunión

 Anotar la asistencia
 Anotar los premios presentados
 Verificar el dinero cobrado y anotar el pago de las cuotas
 Depositar o presentar el dinero cobrado al tesorero y obtener
un recibo
 Archivar/distribuir una copia de las actas de la reunión una vez
que han sido aprobadas
 Hacer seguimiento de los asuntos pendientes de la reunión
Etapa 3 – Después de la reunión

El secretario también es responsable de preparar las
reuniones de la junta directiva. Consulte la página 6 del libro
de trabajo para obtener más detalles.
Es importante recordar que las responsabilidades de los
secretarios de club varían dependiendo de las prácticas
regionales y procedimientos establecidos en el club.
Usted debe adaptar las sugerencias de este módulo para
amoldarlas a las necesidades de su club.

directiva
asociación
Ahora vamos a examinar cómo registrar las actas de las
reuniones
directiva
asociación

Dedique unos minutos a examinar con el secretario saliente
la manera en que se toman las actas en la actualidad.
• Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o de la junta
directiva)
• Fecha y lugar de la reunión
• Nombre de la persona que preside la reunión
• Si han sido aprobadas las actas de la reunión previa
• Todas las mociones, sus promotores y si las mociones fueron o
no fueron admitidas
• Todos los puntos del orden del día y apelaciones y si fueron o
no fueron admitidas
• La hora en que la reunión fue llamada a orden y la hora en que
se levantó la sesión
Generalmente, las actas se registran…

Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que
dicen los socios.
Por lo tanto, el debate se considera informal y no se
registra.
Consulte la página 7 del libro de trabajo para obtener más
detalles.
Es importante usar la terminología correcta.

directiva
asociación
A continuación examinaremos cómo mantener los registros
del club.
directiva
asociación

directiva
asociación
Los archivos del club deben incluir:
• La carta constitutiva del club
• Los estatutos y reglamentos
• El historial del club
• Las actas de todas las reuniones del club y de la junta
directiva
• Los informes anuales de los dirigentes y comités del
club
• Los informes de actividades
• La nómina de los socios del club
Si el club no tiene un sistema para mantener los archivos,
incluyendo la asistencia y el pago de las cuotas, puede empezar
uno ahora.
Tómese un momento para responder la pregunta de la página 8
del libro de trabajo.

directiva
asociación
A continuación examinaremos la correspondencia del club.
directiva
asociación

El secretario del club recibe mucha información de la oficina
internacional y otros, relativa a capacitación, eventos y
reuniones.
La correspondencia puede llegar electrónicamente o por
correo postal y puede ser para el presidente, tesorero,
presidentes de comités y/o proyectos.
Es importante abrir, leer y distribuir toda la correspondencia
de manera oportuna.
Puede hacer anotaciones en la página 9 del libro de trabajo.

Es muy recomendable que el secretario y el presidente del
club se reúnan al comienzo de la gestión para decidir cómo se
contestará, mantendrá e informará de la correspondencia.
En algunos clubes, el secretario es el responsable del boletín
del club y es parte integral de las relaciones públicas del club.
Si usted no tiene esta responsabilidad, es importante que esté
en contacto con las personas responsables de ello. De esta
forma se asegura que se publiquen todas las noticias
importantes del club.

directiva
asociación
Otra función primordial del secretario del club es presentar
los informes del club.
directiva
asociación

Es importante presentar informes precisos y oportunos
para que el club pueda ganar el Premio Club por
Excelencia.
Algunos de los informes y formularios de los que usted será
responsable incluyen:
• Informe Mensual de Movimiento de Socios
• Informe Mensual de Actividades de Servicio del Club
• Informe de los Dirigentes del Club
• Formulario de Pedido de Suministros

Muchos clubes de Leones de todo el mundo usan el sitio web de
MyLCI para presentar los informes. A este sitio web se accede a
través del sitio web de la asociación y desde el mismo se pueden
presentar todos los formularios necesarios.*
*No todos los distritos usan MyLCI. Si su distrito no usa este sitio web,
pregunte al secretario actual cómo presenta el club los informes.

MyLCI ofrece muchas ventajas.
Usted puede:
• Presentar en línea el informe mensual de movimiento de
socios y el informe de dirigentes
• Ver, actualizar y descargar información de los socios del
club o imprimir tarjetas de socios
• Registrar cada mes las actividades de servicio del club
• Informarse sobre las actividades de servicio que otros
clubes están compartiendo
Puede hacer anotaciones en la página 9 del libro de trabajo.

Una vez que se reportan los nuevos dirigentes del club a la
oficina internacional, se recibirá un correo electrónico con
información sobre cómo acceder al sistema y seleccionar
una contraseña.
Encontrará enlaces a las preguntas más frecuentes y
cursillos en vídeo de MyLCI en la sección de Recursos de
este módulo de capacitación.
También encontrará más información sobre cómo
presentar los informes en el Manual del Equipo de
Dirigentes del Club.

Esta es una gran responsabilidad.
Vamos a hacer un repaso de lo que hemos cubierto hasta
ahora.
¡Caramba!

Pregunta1
Encontrará ayuda con las respuestas en la sección 3 del
libro de trabajo.
a) El tipo de reunión que se esta celebrando
b) La fecha y lugar de la reunión
c) Quién dijo qué en la reunión
d) La hora en que se llamó a orden la reunión
Las actas de las reuniones del club generalmente registran todo lo
siguiente, excepto
Las discusiones no se reportan, solo se registran los
socios que promueven o apoyan una moción.

Pregunta2
Se informa como “perdida” o “derrotada”
libro de trabajo.
Si una moción no recibe los votos suficientes, se
reporta como rechazada.
VERDADERO FALSO

Pregunta3
Esta es la última pregunta.
a) Pedidos de suministros para el club
b) Programar las reuniones
c) Leer y distribuir la correspondencia del club
d) Mantener los archivos del club
Los secretarios de club son responsables de todo menos de lo
siguiente
El presidente del club es responsable de programar las reuniones, no
obstante, el secretario del club tiene la responsabilidad de notificar la
reunión a los participantes.
libro de trabajo.

El último tema a cubrir bajo responsabilidades es el de sus
compromisos más allá de su propio club.
directiva
asociación
directiva
asociación

El último tema a cubrir bajo responsabilidades es el de sus
compromisos más allá de su propio club.
ComitéConsultivodelGD
Comité Consultivo del Gobernador de Distrito
El Comité Consultivo del Gobernador de Distrito está compuesto
de
• el jefe de zona
• los presidentes y
• los secretarios de los clubes de la zona
Este comité aconseja y recomienda al jefe de zona las posibles
soluciones para los asuntos que afectan a los clubes de la zona del
distrito.
El jefe de zona comparte las recomendaciones con el gobernador
de distrito y el gabinete del distrito.
Responda la pregunta de la página 10 del libro de trabajo.

Como miembro del Comité Consultivo del Gobernador de
Distrito, se espera que usted…
 Trabaje con el jefe de zona para asegurar que cada club de la
zona opere eficazmente y siga los Estatutos y Reglamentos de la
Asociación
 Promueva la asistencia a las convenciones de distrito, distrito
múltiple e internacional
 Promueva la asistencia a las ceremonias de entrega de carta
constitutiva
 Encuentre métodos para ayudar a los clubes a aumentar los
socios y a formar sus líderes
 Promueva diferentes funciones y eventos, incluyendo reuniones
conjuntas de varios clubes, investidura de dirigentes de club y
juramentación de socios nuevos o ceremonias de reconocimiento
a los patrocinadores de nuevos socios

Puede que también se le pida que…
 Ayude a compilar los informes para las reuniones del comité
consultivo
 Ayude con los preparativos si el club es elegido sede de una
reunión de zona

Beneficios
Se espera que el Comité Consultivo del Gobernador de
Distrito se reúna al menos tres veces al año.
Asistir a las reuniones…
• Le permite intercambiar ideas sobre programas, proyectos,
recaudación de fondos y afiliación
• Le ofrece un foro para establecer relaciones de cooperación
entre clubes
• Le da la oportunidad de conocer a otros Leones de su área
Responda la pregunta de la página 10 del libro de trabajo.

Recursosadicionales
Relaciones Públicas
Oratoria Pública
Manejo de reuniones
Aprendizaje.

Planificar el equipo

El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que
pueda estructurar su gestión como secretario de club.
Vamos a…
 Identificar maneras de prepararse
para su nuevo rol y
responsabilidades
 Resumir las acciones que tendrá que
realizar a lo largo de su gestión
 Identificar los asuntos a considerar
cuando el club pasa al siguiente
equipo de líderes

Complete las páginas 11 y 12 de su libro de trabajo
para que pueda tener a mano la lista de sus
responsabilidades durante la gestión.

Antes de que tome posesión del cargo oficialmente, hay
varios pasos que puede seguir para estar mejor preparado.
Preparaciónparalagestión
 Asista a la capacitación de dirigentes del club
 Reúnase con el secretario actual para examinar los
asuntos pendientes
 Si usa MyLCI para presentar los informes, cree su cuenta
y examine los materiales de capacitación
 Verifique que la información de los dirigentes y socios
sea correcta en la nómina del club, en los datos de la
oficina internacional y a nivel de distrito y DM
 Trabaje con el presidente y el tesorero del club en el
presupuesto anual y ayude a crear los comités

Cada mes, usted deberá:
Mensualmente
 Asistir a las reuniones del club y directiva
 Remitir el informe mensual de movimiento de socios
 Remitir el informe de actividades
 Mantener actualizados los archivos de los socios
 Cobrar las cuotas, entregar el dinero al tesorero y
obtener un recibo
 Responder a y enviar las cartas o correspondencia

Cada trimestre, usted deberá:
Trimestralmente
 Asistir a la reunión de zona con el presidente del club
 Reportar al presidente y a la junta directiva cualquier
problema con el cobro de las cuotas y las medidas que
se hayan tomado al respecto

Dos veces al año, usted deberá:
Semestralmente
 Confirmar la lista de socios a la oficina internacional
comparándola con la lista que se envía al tesorero con
las cuotas semestrales del club
 Trabajar con el tesorero del club para entregar a cada
socio su estado de cuenta semestral y conciliar las
obligaciones financieras contraídas con el club (el club
puede optar por hacer esto trimestral o anualmente)

Cuando sea necesario, usted deberá:
Cuandoseanecesario
 Examinar las solicitudes de nuevos socios y archivarlas
en los registros del club
 Remitir la información de los nuevos socios a la oficina
internacional
 Hacer los pedidos de suministros y premios a la oficina
internacional o al proveedor local

Después de la elección anual, usted deberá:
Tiempodeelecciones
 Remitir el Formulario de Dirigentes del Club (PU-101)
 Recibir y distribuir información acerca de las
convenciones de distrito y distrito múltiple
 Solicitar a la asociación y al distrito los premios para
los socios

Todavía jugará un papel importante en el éxito futuro del club
planificando una transición eficaz.
Findelagestión
Ha llegado al final de su gestión como secretario del club.
 Compruebe los registros de 100% de asistencia y los premios
por 'años de servicio'
 Prepare los nuevos formularios de asistencia para el año
siguiente
 Prepare los informes anuales de actividades, donaciones,
horas, etc., para el banquete o reunión de fin de año
 Confirme que todos los archivos del club estén actualizados y
listos para transferirlos al secretario de club entrante
 Reúnase con el secretario de club entrante y examine los
archivos y asuntos pendientes

¿Qué metas espera lograr durante su gestión como
secretario de club?
Liste las notas en la página 13 de su libro de trabajo.

Antes de que terminemos…
Recursosadicionales
Escriba su declaración personal de principios
Fijación de metas
Dirigir el cambio
Aprendizaje.

Recursos

Cuando comienza su gestión como secretario
de club tiene mucho que recordar.
En cualquier momento, puede repasar toda
la presentación o volver a una sección
específica.

Recursos
Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos
y material de capacitación en el sitio web de la asociación.
Páginas web:
MyLCI
Orientación de Dirigentes de Club
El Centro de Recursos de Liderato
Centro Leonístico de Aprendizaje
Recursos para socios del club de Leones
Administración del club

Recursos
Publicaciones:
Estatutos y Reglamentos
LA-1 – Internacionales
LA-2 – Modelo Oficial de Club
LA-4 – Distrito
Manual del Equipo de Dirigentes de Club
El Arte del reconocimiento
Cursillos en MyLCI:
Introducción a MyLCI
Usar el sitio web de MyLCI

¿Hemos alcanzado nuestros objetivos?
En este módulo en línea hemos:
 Examinado el propósito de su club y la importante
posición que tienen los clubes dentro de la estructura de
la Asociación Internacional de Clubes de Leones
 Resumido las muchas responsabilidades que tiene como
secretario de club
 Proporcionado enlaces a recursos adicionales que puede
necesitar

Felicitaciones por haber completado la primera parte de su
Capacitación de Secretario de Club.
El siguiente paso será completar la capacitación de secretario a
nivel de distrito. Aquí obtendrá más información y se discutirá
el trabajo en equipo de los dirigentes del club, la fijación de
metas y creación de planes de acción.

Gracias por participar.
Si tiene preguntas, puede ponerse en
contacto con:
Leadership@Lionsclubs.org

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