Como funciona la Secretaría en Rotary International.

1. ASAMBLEA DISTRITO 4271
Santa Marta, Marzo 29 de 2014
Heriberto Rodríguez heromol@gmail.com

4. • INTELIGENCIA
• Compasión
• Perseverancia
• Inspiración
• AMOR,
• BONDAD
• CREATIVIDAD
4
Servicio

5. RESPONSABILIDADES DEL
SECRETARIO
MANTENER
REGISTRO DEL
CUADOR SOCIAL
ENVIAR
NOTIFICACIONES
SOBRE REUNIONES
DEL CLUB
LLEVAR Y
MANTENER ACTAS
DE REUNIONES DEL
CLUB
PRESENTAR
INFORMES
OBLIGATORIOS A
R.I Y AL DISTRITO
LLEVAR
REGISTRO DE
ASISITENCIAA
REUNIONES Y
PRESENTAR
INFORMES
MENSUALES DE
ASISITENCIA
COLABORAR
CON LOS DEMAS
LIDERES DEL
CLUB

6. MANTENIMIENTO DE REGISTROS
GUARDIAN DE
TODOS LOS
REGISTROS DEL
CLUB: ARCHIVOS
ACTA
CONSTITUTIVA
ESTATUTOS Y
REGLAMENTOS HISTORIA
ACTAS
INFORMES ANUALES LISTADO DE
SOCIOS

7. CONOZCAMOS
Y
ENAMOREMONOS DE ROTARY
«Aquello de lo que te enamoras
atrapa tu imaginación y acaba por
ir dejando huella en todo»
7

8. Comunicación virtual
• www.rotary.org. Mi Rotary
• Al Iniciar sesión/Registrarse:

12. FUNCIONES
Leer los Estatutos y el reglamento de Rotary International y
actualizar el Estatuto prescrito del club.
Colaborar con el Presidente en la preparación de las
reuniones semanales.
Llevar la correspondencia del Club y colaborar con el
presidente en la implementación de un procedimiento para
responder correos electrónicos.
Colaborar en la elaboración del Boletín del Club.
 Debe difundir los nombres que integraran los cargos en el
Distrito y en el club.
Mantener información de los archivos de las contribuciones a
la FUNDACIÓN ROTARIA

13. • Recibe el nombre del candidato propuesto y
lo presenta a la Junta Directiva
• El secretario notificara la decisión de la
junta al proponente
• Después de la elección de un nuevo socio el
secretario notificará a RI
Participar en la propuesta y elección de
nuevos socios

14. Inicio año
Rotario
Comenzar a estudiar manual del secretario, estatutos y
reglamentos del club.
Asistir a la asamblea del distrito y junta directiva
entrante.
Debe reunirse con el presidente entrante para organizar
las actividades del Club.
Solicita los archivos, registros del club. (actas, estatutos.
Historia del Club etc. ).
Debe ser el custodio del archivo del Club. En algunos

15. «EL ÉXITO NO SE LOGRA SOLO CON
CUALIDADES ESPECIALES, ES SOBRE TODO
UN TRABAJO DE CONSTANCIA, DE METODO
Y DE ORGANIZACIÓN»
J.P.SERGENT

16. CALENDARIO DEL
SECRETARIO
 Todas las semanas, recordar la reunión a todos los socios.
 Una vez al mes, enviar al secretario distrital el informe mensual de
asistencia, con copia a presidente y asistente de la gobernación.
 Cada tres meses organizar la visita del asistente del gobernador.
 Una vez al año, colabora en la visita del Gobernador

17. • Julio: Inscribirse en la pagina de ingreso para los rotarios: www.rotary.org
• Noviembre: actualizar lista de socios Ingreso/rotarios.
• Diciembre: Colaborar en la reunión anual destinada a elegir los nuevos
funcionarios. Antes del 31 de dic., e informar a Rotary.
• Enero: Colaborar con el tesorero en el informe semestral como el de pago de cuotas.
• Febrero: Si el club decide nominar un socio como candidato a Gobernador, enviar
la notificación al Comité Distrital de Propuestas.
• Marzo: diligenciar y enviar papeletas de votación apoyados por el club para cargo
de Gobernador y vicegobernador.
• Preparar Credenciales para la Convención de R.I. y la Conferencia Distrital.
• Mayo: actualizar lista de socios Ingreso/rotarios.

18. INFORME REMITIR A PLAZO
Informe semestral RI, con copia al
Gobernador. Internet
1 de julio y 1 de enero
Informe mensual de
asistencia a las reuniones
Gobernador del Distrito Dentro de 5 días
posteriores a la última
reunión del mes
Informe sobre cambios en
el cuadro social
RI, Gobernador.
Internet
Continuo
Informe de la asistencia de
rotarios visitantes
Club del rotario visitante Continuo
Cambios en la información
de contacto del club
RI, Gobernador.
Internet
Continuo
Información Para el
directorio Oficial
RI, Gobernador
Internet
31 de diciembre

19. INFORME SEMESTRAL
(SAR)
DOS VECES ALAÑO R.I. ENVIA:COPIA
ELECTRONICA DEL INFORME sAR
• Finales de Junio(para periodo de facturación de
Julio)
• Finales de Diciembre(periodo de facturación de
Enero)

20. INFORME SEMESTRAL(SAR)
• Para garantizar que los correos de Rotary no
sean rechazados por su filtro de correo no
deseado(spam) añada estas direcciones a su
lista de contactos
rotary_international_sar@microdg.comy
• riclub_finance@rotaryintl.org

21. INFORME SEMESTRAL
SAR
• ASSEGURESE MANTENER AL DIA LA INFORMACION DE LOS
SOCIO(REGISTROS R.I)
• A 1 DE JULIO -1 DE ENERO EL SECRETARIO RECIBIRÁ UN
JUEGO DE MATERIALES: HOJA DE CALCULO DEL INFORME
SEMESTRAL El TESORERO ES RESPONSABLE DE ESTA SECCION
DEL INFORME(RECALCULA EL MONTO DEL PAGO USANDO
ESTA HOJA)
• FORMULARRIO PARA INFORMAR NUEVOS SOCIOS
• SI PARA LA TERCERA SEMANA DE JULIO O ENERO NO SE HA
RECIBIDO , SE ENVÍA UN CORREO CON NOMBRE Y NUMERO DE
IDENTIFICACIÓN DEL CLUB SOLICITANDO COPIAADICIONAL A
data@rotary.org
(CLUBES CON MENOS DE 10 SOCIOS DEBEN PAGAR AL MENOS POR 10
SOCIOS)

22. INFORME SEMESTRAL
SAR
• Mantenga lista de socios actualizada y correcta
• Opte por recibir solo versión electrónica,
actualizando sus preferencias en: Actualizar
datos del club de My Rotary

23. Métodos de pago
• En línea con tarjeta de crédito
• Cheque o giro bancario junto con la factura
correspondiente al informe semestral
• Transferencia bancaria
• Dirija toda consulta relacionada con la factura
semestral a su representante de finanzas.

24. •Informe semestrales
•cambios en el cuadro
social,
•información del club
• información para
directorio oficial
Ingreso /Rotarios
www.rotary.org

25. INFORME MENSUAL DE ASISTENCIA
DISTRITO 4271
MES
#
Socios
Inicio
Mes
#
Socios
Final
Mes
Variaci
ón
#
Reunione
s
#
Asistent
es
#
Asistente
s
#
Asistent
es
#
Asistent
es
#
Asistent
es
#
Promedi
o
Asistent
es
%
Asistenci
a
jul-14 25 25 0 5 15 20 18 20 18 18.2 72.8%
ago-14 0 0 0%
sep-14 0 0 0%
oct-14 0 0 0%
nov-14 0 0 0%
dic-14 0 0 0%
ene-15 0 0 0%
feb-15 0 0 0%
mar-15 0 0 0%
abr-15 0 0 0%
may-15 0 0 0%
jun-15 0 0 0%
TOTAL
Observaci
ones suma asistentes:91 divide # reuniones:5=18.2/#total de socios 25 x100=72.8%

26. • «EL Dios todo amoroso creo al
hombre para que irradie luz divina
e ilumine al mundo por sus
palabras, su acción y su vida»
Abdul-Baha

27. Gracias