Ag03 planeacion y administracion estrategica

PLANEACION Y
ADMINISTRACION
ESTRATEGICA
Por Miguel Herrera y
Gabriel Leandro
www.auladeeconomia.com

LA FUNCION DE LA
PLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa
básica que implica:
– el establecimiento de objetivos y
– el planteamiento de las acciones necesarias
para cumplirlos,
– apoyando la eficacia en la toma de decisiones
y el manejo adecuado de los recursos
organizacionales.


LA FUNCION DE LA
PLANEACIÓN
• La administración sin planeación no tiene
razón de ser:
– Sin objetivos específicos que lograr y
estrategias para alcanzarlos, la organización,
la dirección y el control se vuelven
innecesarios o carentes de un sentido
práctico.


PLANEACION
• Es un proceso de decidir de antemano
qué se hará y de qué manera.
• Incluye determinar:
– las misiones globales,
– identificar los resultados claves y
– fijar objetivos específicos,
– así como políticas para el desarrollo,
programas y procedimientos para
alcanzarlos.


PLANEACION
• Es un proceso que comienza por los
objetivos, define estrategias, políticas y
planes detallados para alcanzarlos.
• Establece una organización para la
instrumentación de las decisiones e
incluye una revisión del desempeño y
mecanismos de retroalimentación para el
inicio de un nuevo ciclo de planeación.


PLANEACION
• En conclusión, la planeación es:
el proceso de establecer lo que la
organización quiere lograr en el futuro, por
medio de la misión y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados
claves y las estrategias, políticas,
programas y procedimientos para
alcanzarlos.


PLANEACION
• SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
¿COMO DEBE HACERSE?


PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE
REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE
ALREDEDOR DE LA EMPRESA.


Importancia de la planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control
Planeación
Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios


SUPREMACÍA DE LA
PLANEACIÓN
• La planeación y el control son
inseparables.
• Los planes establecen los estándares de
control.
• Cualquier control sin planes carece de
sentido.


ESTRECHA RELACIÓN
Planeación y Control

Instrumentación
Planeación Control
de los planes
Desviación

Acción
correctiva


Principales objetivos de la
planeación
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por
su parte, en la función de control se
comparará el desempeño real contra los
objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.


planeación
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar
su impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.


planeación
• Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su
realización sea muy largo, confuso o
tardado.


planeación
• Establecer el esfuerzo coordinado:
• Cuando todos lo que están involucrados
sepan hacia dónde se dirige la
organización y qué es lo que deben
aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos
con otros y trabajar en equipos.


Tipos de planes
• Planes por su ámbito de influencia
• Planes por su horizonte temporal


Planes por su ámbito de influencia
• Planes estratégicos: buscan lograr las
metas generales de la organización,
colocándola en términos de su ambiente y
afecta a todas las áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la
forma como se van a alcanzar los
objetivos de la organización. Se derivan
de los planes estratégicos.

Planes por su horizonte temporal
• Planes a corto plazo. Cubren periodo
menores a un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren
periodos entre un y tres años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a
largo plazo y los operacionales a mediano
y corto plazo.

Planes por especificidad
• Planes específicos. Son aquellos que
están claramente definidos y no dan lugar
a interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan
libertad de acción.


HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos
• Visión
• Premisas
• Objetivos y metas
• Estrategias
• Reglas y Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Presupuestos www.auladeeconomia.com

PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión o propósito identifica la función
o tarea básica de una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál
negocio está la empresa o se quiere estar
durante un período establecido.


PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• El propósito estratégico se enfoca en el
ambiente interno de la organización e
implica identificar sus recursos, valores,
capacidades y aptitudes, reflejando lo que
ésta puede hacer para aprovecharlos.


PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión se deriva del propósito
estratégico, se enfoca en el exterior e
implica la razón de ser de la organización
en términos de productos a ofrecer y los
mercados a cubrir.


VISION
• La visión es la orientación que la alta
dirección le da a la empresa; es decir,
expresa cómo se quiere idealmente que
sea la empresa en el futuro.


VISION
• Debe cubrir ciertas características:
– ser formuladas por la alta dirección,
– conocida y compartida por todos los
colaboradores,
– sustentarse en los valores de la organización,
– ser positiva y alentadora y, lo más importante,
– orientar a todos los miembros de la
organización durante la transición de lo que
se es a lo que debe ser la empresa en un
tiempo determinado.

Premisas
• Las premisas de planeación son las
condiciones previstas en que operan los
planes.
• Esto incluye supuestos o pronósticos
sobre las condiciones futuras que
afectarán la operación de los planes.


Premisas
• La técnica más conocida para elaborar las
premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
– fortalezas,
– oportunidades,
– debilidades y
– amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente
interno y externo de la organización.

OBJETIVOS Y METAS
• Metas: Son generales y expresan deseos
que la alta dirección busca satisfacer.
– Son fines a los que se quiere llegar.
– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos
de largo plazo.
– Surgen de los objetivos.
– Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las
fuerzas futuras de la empresa, las tendencias
del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS
• Objetivos: Son los fines a los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuales.
– Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).
– Los objetivos son el fin determinado.
– Son los que permiten alcanzar metas.
– Constituyen el plan básico de la empresa.


ESTRATEGIAS
• La estrategia es la determinación del
propósito, misión y objetivos básicos a
largo plazo de una empresa, así como la
adopción de cursos de acción y de los
recursos necesarios para cumplirla.
– Es una guía de acción para la organización y
todos sus miembros.


REGLAS Y POLÍTICAS
• Reglas: Emiten acciones u omisiones
especificas no sujetas a discrecionalidad.
– Son normas que dictan la acción o la
abstracción y no permiten la excepción o la
elección personal.
– Ejemplo: No fumar.


REGLAS Y POLÍTICAS
• Políticas: Enunciados o criterios
generales que orientan o encausan el
pensamiento durante la toma de
decisiones en la empresa.
– La esencia de las políticas es la existencia de
cierto grado de discrecionalidad (libertad)
para guiar las decisiones.
– Pueden ser escritas o verbales.
– Ejemplo: política salarial.

PROCEDIMIENTOS
• Los procedimientos establecen métodos
para el manejo de actividades cotidianas.
– A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.
– Son los planes que establecen un método o
forma para llevar a cabo una actividad o serie
de actividades.
– Pueden definirse como series cronológicas,
pautas a seguir, que indican la forma exacta
en que se debe de realizar una actividad.

PROGRAMAS
• Los programas son un conjunto de
actividades interrelacionadas y
cronológicamente ordenadas, que
describen las actividades que se tienen
que realizar, quiénes las van a realizar y
cuándo van a terminarse.


PROGRAMAS
• Técnicamente los programas se diría que
son el conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a
emplear y otros elementos que son
necesarios para ejecutar un determinado
curso de acción, normalmente respaldado
por capital y prepuestos de operaciones.


PRESUPUESTOS
• Un presupuesto es un listado que detalla
los recursos o dinero asignado para la
realización de una actividad o un
proyecto.
– Son una expresiones en términos numéricos.
– Obligan a la empresa a prepararse por
adelantado a los recursos que se necesitarán.
– Constituyen medios de control.


PRESUPUESTOS
• Existen varios tipos de presupuestos:
– Presupuesto de operación: Es el más
importante se utiliza para planear y controlar
los ingresos y gastos de una organización,
así como las utilidades resultantes de la
operación de la empresa.
– Presupuesto de gastos: Contempla los
recursos necesarios para la operación de
cada una de las áreas funcionales de la
empresa.


PRESUPUESTOS
– Presupuesto de ingresos: Planea y controla
todas las entradas de dinero provenientes de
las ventas.
– Presupuesto de efectivo: Conocido como
flujo de efectivo, contempla las entradas y
salidas de dinero en efectivo producto de la
operación normal de la empresa.
– Presupuesto de capital. Es utilizado para el
control de grandes proyectos o inversiones
actualizándose cada año.

JERARQUIA DE LAS
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN

Propósito
y misión

Visión

Premisas

Objetivos y metas

Estrategias

Reglas y políticas

Procedimientos

Programas

Presupuestos

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
(APO)

OBJETIVOS
• Son los fines importantes hacia los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuos.
• Existen objetivos:
– a largo y corto plazo,
– generales y específicos.
• Los objetivos deben ser verificables:
– se debe determinar si se alcanzan o no en un
período determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Prop.
socio-
económico

Misión

Método Objetivos generales de la Método
descendente organización (largo plazo-estrat.) ascendente

Objetivos generales más específicos
Áreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos Divisionales

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La Administración por Objetivos (APO) es
una técnica de planeación y control que
implica “establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los
objetivos individuales relacionados con
ellos y estudiando la actuación del
personal en torno a los mismos”.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• En la administración por objetivos:
– los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
– especifican las áreas principales de
responsabilidad de cada puesto en relación
con los resultados esperados de cada uno, y
– utilizan esas medidas como guías para
mejorar la operación del área, verificando a la
vez la contribución de todos y cada uno de
sus miembros.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La mayor aportación de la APO a la TGA
es la conceptualización del trabajo.
• El énfasis se coloca entonces ya no sólo
en el qué, sino también en el cómo del
desempeño organizacional.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque
no profundizó en su desarrollo.
• La APO representó un gran avance para
el desarrollo de la ciencia administrativa
que sus modelos y técnicas eran muy
precisos y basados en investigaciones de
muchos años en diversas empresas.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• Además, su implantación adecuada incide
directamente en la motivación y actitud del
personal, ya que los involucra en su
trabajo y con sus objetivos personales y
laborales al hacerlos claros y alcanzables.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La administración por objetivos es un
conjunto formal de procedimientos que
establecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de los
administradores y sus colaboradores.
• La APO explica el proceso mediante el
cual los objetivos caen en cascada por
medio de los diversos niveles de la
organización.


BENEFICIOS DE LA APO
• Mejora la administración (planeación
orientada a resultados).
• Obliga a los gerentes a clarificar la
estructura de la organización.
• Estímulo del compromiso personal, tanto
con los objetivos propios como los
organizacionales.


DESVENTAJAS DE LA APO
• En ocasiones los administradores dejan
de explicar la filosofía basada en el
autocontrol y autodirección, y no dan
pautas para la fijación de objetivos.
• Los administradores deben conocer los
objetivos de la empresa.
• Hincapié en metas a corto plazo, por
encima de la solidez que ofrece una
organización en el largo plazo.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:
EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

Planeación
• Planeación:
• es el proceso sistemático y consciente de
tomar decisiones acerca de las metas y
actividades que un individuo, grupo,
unidad u organización perseguirán.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de contribución al objetivo.
• Todos los planes tiene que ser elaborados
en función de los objetivos
organizacionales.


• Principio de primacía de la planeación.
• Indica que la planeación precede a todas
la demás funciones administrativas


• Principio de eficacia de los planes.
• Indica que todos los planes deberán
generar más beneficios en su relación con
los costos.


• Principio de adhesión al objetivo.
• Los objetivos deben tener significado y
ser atractivos por los miembros de la
organización.


• Principio de flexibilidad.
• Con este principio se establecen los
márgenes de tolerancia aceptables
(atribuibles a hechos inesperados en un
plan de trabajo).


• Principio de cambio de ruta.
• Bajo este principio se establece la revisión
de los planes y su reelaboración en caso
de que así se requiera, para el
cumplimiento de objetivos.


El proceso básico de planeación:
sus etapas y pasos
Partes de la planeación
Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para
alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de
decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o
fallas del plan.

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