Planeacion caracteristicas y definicion

PLANEACION DEFINICIÓN Y
CARACTERÍSTICAS

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa básica que implica:
• el establecimiento de objetivos y
• el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos,
• apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo
adecuado de los recursos organizacionales.

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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La administración sin planeación no tiene razón de ser:
• Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos,
la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o
carentes de un sentido práctico.


PLANEACION
• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué
manera.
• Incluye determinar:
• las misiones globales,
• identificar los resultados claves y

• fijar objetivos específicos,
• así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos
para alcanzarlos.

PLANEACION
• Es un proceso que comienza por los objetivos, define
estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.
• Establece una organización para la instrumentación de las
decisiones e incluye una revisión del desempeño y
mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo

ciclo de planeación.

PLANEACION
• En conclusión, la planeación es:
el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en
el futuro, por medio de la misión y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados claves y las
estrategias, políticas, programas y procedimientos para

alcanzarlos.

PLANEACION
• SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

¿COMO DEBE HACERSE?

PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL
AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.


Importancia de la planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Planeación
Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

SUPREMACÍA DE LA
PLANEACIÓN
• La planeación y el control son inseparables.
• Los planes establecen los estándares de control.
• Cualquier control sin planes carece de sentido.


ESTRECHA RELACIÓN
Planeación y Control

Instrumentación
Planeación Control
de los planes

Desviación

Acción
correctiva

Principales objetivos de la
planeación
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la
función de control se comparará el desempeño real contra los
objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.


planeación
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los
cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.


planeación
• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el
proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.


planeación
• Establecer el esfuerzo coordinado:
• Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se
dirige la organización y qué es lo que deben aportar para
lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar

en equipos.

Tipos de planes
• Planes por su ámbito de influencia
• Planes por su horizonte temporal


Planes por su ámbito de
influencia
• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la
organización, colocándola en términos de su ambiente y
afecta a todas las áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los
detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los

objetivos de la organización. Se derivan de los planes
estratégicos.

Planes por su horizonte temporal
• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres
años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los

operacionales a mediano y corto plazo.

Planes por especificidad
• Planes específicos. Son aquellos que están claramente
definidos y no dan lugar a interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como
patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan
libertad de acción.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos
• Visión
• Premisas
• Objetivos y metas
• Estrategias
• Reglas y Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Presupuestos

PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión o propósito identifica la función o tarea básica de
una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa
o se quiere estar durante un período establecido.


PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de
la organización e implica identificar sus recursos, valores,
capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer
para aprovecharlos.


PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el
exterior e implica la razón de ser de la organización en
términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.


VISION
• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la
empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que
sea la empresa en el futuro.


VISION
• Debe cubrir ciertas características:
• ser formuladas por la alta dirección,
• conocida y compartida por todos los colaboradores,
• sustentarse en los valores de la organización,
• ser positiva y alentadora y, lo más importante,

• orientar a todos los miembros de la organización durante la
transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un
tiempo determinado.

Premisas
• Las premisas de planeación son las condiciones previstas en
que operan los planes.
• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones
futuras que afectarán la operación de los planes.


Premisas
• La técnica más conocida para elaborar las premisas es el
S.W.O.T. o F.O.D.A.:
• fortalezas,
• oportunidades,
• debilidades y

• amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la
organización.

OBJETIVOS Y METAS
• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección
busca satisfacer.
• Son fines a los que se quiere llegar.
• Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.
• Surgen de los objetivos.

• Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con
adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las
tendencias del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS
• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades
organizacionales e individuales.
• Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).
• Los objetivos son el fin determinado.
• Son los que permiten alcanzar metas.

• Constituyen el plan básico de la empresa.

ESTRATEGIAS
• La estrategia es la determinación del propósito, misión y
objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la
adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios
para cumplirla.
• Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.


REGLAS Y POLÍTICAS
• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a
discrecionalidad.
• Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la
excepción o la elección personal.
• Ejemplo: No fumar.


REGLAS Y POLÍTICAS
• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o
encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la
empresa.
• La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de
discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.

• Pueden ser escritas o verbales.
• Ejemplo: política salarial.

PROCEDIMIENTOS
• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de
actividades cotidianas.
• A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de
pensamiento.
• Son los planes que establecen un método o forma para llevar a

cabo una actividad o serie de actividades.
• Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que
indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

PROGRAMAS
• Los programas son un conjunto de actividades
interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que
describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes
las van a realizar y cuándo van a terminarse.


PROGRAMAS
• Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de
metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
que son necesarios para ejecutar un determinado curso de
acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de

operaciones.

PRESUPUESTOS
• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero
asignado para la realización de una actividad o un proyecto.
• Son una expresiones en términos numéricos.
• Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos
que se necesitarán.

• Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS
• Existen varios tipos de presupuestos:
• Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para
planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así
como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.
• Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para

la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.

PRESUPUESTOS
• Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de
dinero provenientes de las ventas.
• Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo,
contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto
de la operación normal de la empresa.

• Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes
proyectos o inversiones actualizándose cada año.

JERARQUIA DE LAS
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE
LA PLANEACIÓN

Propósito
y misión

Visión

Premisas

Objetivos y metas

Estrategias

Reglas y políticas

Procedimientos

Programas

Presupuestos

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
(APO)

OBJETIVOS
• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las
actividades organizacionales e individuos.
• Existen objetivos:
• a largo y corto plazo,
• generales y específicos.

• Los objetivos deben ser verificables:
• se debe determinar si se alcanzan o no en un período
determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Prop.
socio-
económico

Misión

Método Objetivos generales de la Método
descendente ascendente

organización (largo plazo-estrat.)
Objetivos generales más específicos
Áreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos Divisionales

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de
planeación y control que implica “establecer y comunicar
objetivos organizacionales, identificando los objetivos
individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación
del personal en torno a los mismos”.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• En la administración por objetivos:
• los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas
comunes,
• especifican las áreas principales de responsabilidad de cada
puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y

• utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del
área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de
sus miembros.

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La mayor aportación de la APO a la TGA es la
conceptualización del trabajo.
• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino
también en el cómo del desempeño organizacional.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su
desarrollo.
• La APO representó un gran avance para el desarrollo de la
ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy
precisos y basados en investigaciones de muchos años en

diversas empresas.

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• Además, su implantación adecuada incide directamente en la
motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su
trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos
claros y alcanzables.


ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La administración por objetivos es un conjunto formal de
procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de los administradores y sus
colaboradores.
• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen

en cascada por medio de los diversos niveles de la
organización.

BENEFICIOS DE LA APO
• Mejora la administración (planeación orientada a resultados).
• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la
organización.
• Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos

propios como los organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO
• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía
basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas
para la fijación de objetivos.
• Los administradores deben conocer los objetivos de la
empresa.

• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que
ofrece una organización en el largo plazo.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:
EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

Planeación
• Planeación:
• es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones
acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo,
unidad u organización perseguirán.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de contribución al objetivo.
• Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los
objetivos organizacionales.


• Principio de primacía de la planeación.
• Indica que la planeación precede a todas la demás funciones
administrativas


• Principio de eficacia de los planes.
• Indica que todos los planes deberán generar más beneficios
en su relación con los costos.


• Principio de adhesión al objetivo.
• Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los
miembros de la organización.


• Principio de flexibilidad.
• Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia
aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de
trabajo).


• Principio de cambio de ruta.
• Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su
reelaboración en caso de que así se requiera, para el
cumplimiento de objetivos.


El proceso básico de planeación:
sus etapas y pasos
Partes de la planeación
Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para

alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de
decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o
fallas del plan.

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