pmp gestion de adquisicion

1. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecho por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo
1. Título del proyecto:
<< el nombre debe permitir identificar al proyecto como un producto único >>
2. Siglas del proyecto:
<< Indicar las siglas de su proyecto >>
3. Gerente de proyecto
<< Indicar Nombre, Puesto Organizacional y a quien responde y a qué organización pertenece >>

2. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
4. Acciones para gestionar las adquisiciones
- Posición:
- COMPRA CENTRALIZADA
Los paquetes de trabajo serán realizados por el equipo del proyecto (oficina técnica) y una vez concluida
la elaboración de la línea base del alcance del proyecto, se procederá a realizar la evaluación de que se
deberá: hacer, comprar y/o adquirir externamente, para lo cual se realizarán reuniones.

3. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
En estas reuniones deberá participar el juicio de experto del equipo del proyecto, así como también se
invitará al gerente de proyecto y ex miembros de equipos de proyectos de la organización que hayan
estado involucrados en la gestión de compras en obras similares para las consultas pertinentes. Los
miembros del equipo deberán determinar en base a su experiencia y acorde a los documentos del proyecto,
tales como el Registro de Riesgos, Registro de Interesados y Documentación de Requerimientos, qué
paquetes de trabajo deberán ser adquiridos externamente, ejecutar directamente y el tipo de contrato a
usar en cada caso.
Una vez determinados los paquetes de trabajo a adquirir, los encargados de Oficina Técnica deberán
asegurar que todo el trabajo que corresponda a cada paquete de trabajo a tercerizar se vea plasmado en
cada uno de los Enunciado del Trabajo (SOW); a su vez elaborarán los requisitos que deberán cumplir los
posibles postores, generando así el documento Criterios de Evaluación de los Proveedores y deberán
elaborar los documentos para solicitar cotizaciones o propuestas a los proveedores (RFQ y RFP). Para
todo lo anterior mencionado deberán tomar en cuenta las plantillas existentes en la organización y los
registros históricos de proyectos anteriores similares.

4. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
< Descripción de cada proceso del PMBOK
Identificación de las entradas que realmente se van a usar
Descripción de las herramientas que realmente se van a usar
Descripción de las salidas que realmente se van a usar (en este caso, deberán desarrollarse las que
corresponden a los procesos de planeamiento). >
Entradas:
- El acta de constitución: Contiene los objetivos, descripción del proyecto, resumen de hitos y los
recursos financieros pre-aprobados.
- Línea base del alcance: Está constituido por el enunciado del alcance, EDT y el Diccionario
 El enunciado del Trabajo
 Terminos de referencia
- Documentación de requisitos: Matriz de trazabilidad de requisitos, requisito técnico que el
vendedor debe satisfacer y requisitos contractuales y legales (relacionados a la salud,
seguridad, desempeño, medio ambiente, licencias y permisos).
- Requisitos de recursos de la actividad: Necesidad especifica de los recursos y equipos
- Cronograma del proyecto : Lista de hitos
- Estimación de costos de las actividades
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos de la organización

5. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
Herramientas:
- Juicio de expertos
- Recopilación de datos
• investigación de mercado
- Análisis de datos
• análisis de hacer o comprar
- Análisis de selección de proveedores
- Reuniones
Salida:
- Enunciado del trabajo relativo a adquisiciones
- Criterios de selección de proveedores
- Decisiones de Hacer o comprar
- Estimaciones independientes de costos
- Plan de gestión de las adquisiciones
- Recopilación de datos

6. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
5. Tipos de contratos a utilizar
<< Precio Fijo, Tiempo & Materiales, Costo Reembolsable...etc. >>
Acorde a las políticas de la empresa los contratos que se llevarán a cabo con los proveedores de
servicios serán del tipo “Precio fijo” y para los proveedores de materiales se utilizará un contrato del

7. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
tipo Tiempo & Materiales (Empleado para servicios de emergencia, reparaciones, mantenimiento,
Costo de acuerdo al consumo, tarifa fija, etc.).
6. Estimaciones independientes
<< Indicar si son requeridas estimaciones independientes >>
Estimaciones requeridas Mano de Obra de las especialidades de (IIEE, IIMM, IISS, Arquitectura,
comunicaciones).
7. Responsables de las estimaciones independientes
<< Indicar los nombres y el área en el que trabajan los responsables encargados de las estimaciones
independientes >>
Como parte de las funciones el equipo de la Oficina Técnica, deberá realizar las estimaciones de
los costos independientes, de los elementos a adquirir en las especialidades de (IIEE, IIMM, IISS,
Arquitectura, comunicaciones), como soporte deberá contar con el apoyo del personal
especialista como juicio experto en dichas áreas, dicha estimación, deberá ser expuesta y deberá
ser aprobado por el Residente de Obra y Gerente de Proyecto.
Estas estimaciones deberán realizarse con una antelación de 2 semanas previas a la búsqueda de
proveedores.

8. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
8. Documento de adquisiciones estandarizados
<< Referencia a los documentos de adquisición si fuera necesario >>
Se generarán documentos para describir el trabajo a adquirir, así como para la solicitud de
propuestas como una manera de invitar a los vendedores potenciales a la negociación. Los
documentos que se manejarán serán los siguientes:
SOW-Enunciado del Trabajo Relativo a las adquisiciones, se elaborará para cada paquete a
adquirir y describirá especificaciones, cantidades a realizar de cada uno de ellos, entre otros.
RFQ-Solicitud de Cotización, se utilizará para toda adquisición de materiales, se tendrá en cuenta
la oferta de parte del vendedor, ya que básicamente se tomará en cuenta el precio final.
RFP-Solicitud de Propuesta, se usará para el caso de adquisición de servicios así como
productos intermedios o bienes necesarios para el cumplimiento de ciertos paquetes de trabajo,
ya que se deberá contar con ciertas habilidades técnicas que son precisas de ser evaluadas por
el equipo del proyecto.
9. Gestión de múltiples proveedores
<< Indicar cómo serán gestionados múltiples proveedores, en los casos en que más de un proveedor
suministre un entregable o cuando los trabajos o entregables de un proveedor estén relacionados con los de
otro u otros proveedores >>

9. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
10. Coordinación de adquisiciones con otras áreas del proyecto
<< Ejemplo: Coordinaciones con áreas logísticas y de compras >>
Área Legal: El área legal intervendrá para llevar a cabo la coordinación de los contratos con los
proveedores. Las pautas de los contratos deberán ser coordinados por los encargados dentro del
equipo del proyecto y los vendedores o proveedores. Sin embargo, la elaboración del contrato se
realizará con el apoyo de los abogados del área legal de la empresa y además deberá contar con la
aprobación del Gerente de Logística, Gerente de Proyecto. Se deberá emitir dos juegos del contrato
que deberán ser revisadas por ambas partes comprador (equipo de proyecto) y vendedor, se dará
tiempo para realizar observaciones, que deberán ser evaluadas y modificadas para finalmente firmar
el contrato entre la empresa (Gerente de logística y Gerente de proyecto) y los vendedores.
Área de Logística: El equipo de proyecto elaborará y emitirá los siguientes documentos al área de
Logística:
SOW (Enunciado de trabajo)
RFQ (Requerimiento de cotización)
RFP (Requerimiento del servicio)
Criterios de Evaluación
Listado de Vendedores Pre-calificados, si los hubiera.

10. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
El área de Logística se encargará de efectuar las adquisiciones, es decir, se encargarán de la
búsqueda de proveedores, la evaluación y la selección de los mismos conforme a los documentos
entregados. La Oficina Técnica del equipo de proyecto, dará su visto bueno sobre el vendedor
elegido y el proceso de evaluación.
11. Restricciones y asunciones
<< Incluir restricciones y asunciones que podrían afectar las adquisiciones >>
Las restricciones y asunciones que han sido identificados y que pueden afectar las adquisiciones
del proyecto son las siguientes:
Asunciones:
Se asume que el costo de mano de obra no se incrementará en los próximos 12 meses.
Se asume que el costo de los materiales sea estable en los próximos 12 meses.
El área de Logística de la organización atiende oportunamente las solicitudes de materiales y de
pagos a subcontratistas.
Restricciones: No se debe exceder el presupuesto asignado (Meta).

11. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
12. Decisiones de fabricación propia o compra
<< Indicar si existirán decisiones de fabricación propia de producto (Hacer) o comprar >>
Una vez que se conoce el alcance de alto nivel, los equipos de proyecto realizan un análisis de hacer
o comprar
Se adjunta plantilla
13. Hitos
<< Hitos relacionados con las adquisiciones >>
Se adjunta plantilla
14. EDT del Contrato
<< Indicar los entregables de la EDT que presentan relación el proceso de adquisiciones >>
Los paquetes de trabajo de la EDT del proyecto a adquirir:
Código
EDT
Producto Evaluado
5.2.1.7 Puertas
5.2.1.8 Vidrios

12. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
5.2.1.9 Pisos Laminado
5.2.4 Estructura metálicas
8.2
Ascensor, equipo de
bombeo y plataforma
para minusválidos
8.3
Sistema de ventilación
mecánica
9.2
Servicio de instalación
de gas
15. Vendedores pre-calificados
<< Lista de vendedores pre-calificados si los hubieran o a quienes se convocará >>
Los vendedores pre-calificados serán aquellos con los cuales la empresa ha realizado
negociaciones en proyectos anteriores similares y que hayan realizado un trabajo satisfactorio
acorde a las condiciones de sus contratos cumpliendo con los objetivos pactados.
Actualmente se está trabajando con los siguientes proveedores en proyectos paralelos de la
empresa y que terminarán su contrato dentro del plazo mencionado:

13. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
- Corporación HG Demoliciones S.A.C.
- V&R Valentino y Romina Hnos EIRL
- BETCOBELL
16. Métricas
<< Métricas para gestionar contratos y evaluar proveedores >>
Se tomarán como referencia las métricas de calidad del proyecto establecidas en el Plan de Gestión
de la Calidad.
A continuación se citan algunas de las métricas para la adquisición de servicios y materiales:
Adquisición de servicios y/o bienes:
Número de observaciones o no conformidades en las auditorias de calidad.
Número de observaciones realizadas por el equipo del proyecto en el entregable.
Métrica
Nro. de
Observaciones
Número de
observaciones o no
conformidades en las
auditorias de calidad
No más de 20
observaciones o no
conformidades en las
auditorias de calidad

14. ANEXO 39 - FORMATO DE PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
Numero de
observaciones
realizadas por el
cliente en la entrega
de cada UPSS
Máximo 40
observaciones en la
entrega
Adquisición de materiales:
Número de fallas en pruebas de certificación de los materiales.
Encuesta del tipo de lista de verificación de los requerimientos del cliente.
Métrica
Nro. de
Observaciones
Número de fallas en
pruebas de
certificación y cierre
de protocolos
Variación máxima
según especificaciones
técnicas del Producto.