Plan de Gestión de las Adquisiciones

1. PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES
CÓDIGO Proy_SisIntegral_Oftalmica
versión 1.0
PROYECTO Sistema integral para la clínicaOftálmica
PATROCINADOR Gerente General de Oftálmica
PREPARADO POR: Gerente de TI FECHA 01 01 2016
REVISADO POR: Gerente General de Oftálmica FECHA 04 01 2016
APROBADO POR: Gerente General de Oftálmica FECHA 05 01 2016
1. Procedimientode Adquisiciones
Tipo de contrato A: Adquisición de licencias de software:
Proceso de contratación:
 El Gerente de proyectos (con apoyo del Líder Técnico) realiza una investigación previasobre
todas las alternativasdeproveedores existentes que seacomoden a las necesidades delos
requerimientos de softwareen un proyecto.
 En los siguientes días,el Gerente de proyectos se comunica con todos los proveedores
sopesados previamente. Éstos deben proveer las respectivas cotizaciones para la adquisición
de las licencias.
 El Gerente de Proyecto con apoyo del Líder Técnico proceden a seleccionar lacotización más
satisfactoria.
 Se considera importantea tomar en cuenta que el proveedor escogido cuente con un servicio
post-venta, así como soporte técnico en caso defallar el producto.
 Se procede a coordinar con el Gerente de Sistemas y el Gerente de Finanzas la revisión y
aprobación dela cotización dela licencia desoftware.
 De ser aprobada la cotización, el Gerente de Proyectos, junto con el Gerente de Sistemas y el
Líder Técnico coordinan una reunión con el proveedor para realizar lacompra delas licenciasde
software, así como coordinar los términos y condiciones.
 Si el Gerente de Sistemas o el Gerente de Finanzas no aprueban la cotización,serepitea partir
del tercer procedimiento.
 En la reunión con el proveedor, seprocede a firmar el contrato de adquisición licencias de
software.
Tipo de contrato B: Adquisición de hardware (servidores, equipos, redes)
Proceso de contratación:
 El Gerente de proyectos (con apoyo del Líder Técnico y el Jefe del área de Infraestructura)
realiza una investigación previa sobretodas las alternativas deproveedores existentes que se
acomoden a las necesidades de los requerimientos de hardware en un proyecto.
 En los siguientes días,el Gerente de proyectos se comunica con todos los proveedores
sopesados previamente. Éstos deben proveer las respectivas cotizaciones para la adquisición
de los equipos.
 El Gerente de Proyecto (con apoyo del Líder Técnico y el Jefe del área de Infraestructura)
proceden a seleccionar la cotización más satisfactoria.
 Se considera tomar en cuenta que el proveedor cuente con un servicio post-venta, así como
un adecuado soporte técnico para implementar el hardware adquirido y que capaciteal área
de Administración de Redes para su posterior mantenimiento.
 Se procede a coordinar con el Gerente de Sistemas y el Gerente de Finanzas la revisión y

2. aprobación de la cotización de los equipos.
 De ser aprobada la cotización,el Gerente de Proyectos, junto con el Gerente de Sistemas, el
Jefe del área de Infraestructura y el Líder Técnico coordinan una reunión con el proveedor
para realizar la compra de los productos de hardware, así como coordinar los términos y
condiciones.
 Si el Gerente de Sistemas o el Gerente de Finanzas no aprueban la cotización,serepite a partir
del tercer procedimiento o en la reunión con el proveedor, se procede a firmar el contrato de
adquisición dehardware.
2. Formatos Estándar a utilizar
La empresa cuenta con un documento estándar,llamado “Manual deContrato de Adquisiciones.Este
archivo,perteneciente al área de Soporte, tiene límites de acceso para los siguientes usuarios:
Gerentes de Proyectos,equipo de proyecto, Comité de Proyectos, Gerentes y Sub Gerentes de
División deSistemas.
Este archivo es personalizado deacuerdo a los requerimientos dela compra,tipo de contrato, fecha
de adquisición,lugar,proveedor y monto a pagar.El contrato es emitido en 2 copias,lascuales serán
revisadas por laspartes interesadas.Depresentarseobservación alguna,serealizarálarespectiva
evaluación y modificación para,finalmente,firmar el contrato entre la empresa y el proveedor. Con
ello,cada copia sequeda con el interesado.
3. Cronograma de Adquisiciones
En la planificación del Proyecto,seestablecieron las siguientes fechas para la realización delos
contratos:
 ADQ-01: Contrato de adquisición delicencias desoftware- Windows para sistemas operativos
y Windows Server 2012. Contratación con empresa el 04 de agosto del 2016.
 ADQ-02: Contrato de adquisición delicenciasdesoftware– MicrosoftSQL Server.
4. Coordinacionesconproveedores
Para el caso deTipo de Contrato A (Adquisición delicencias desoftware):
 La contratación delas licenciasdesoftwaredeberá ser coordinada con el proveedor con 15 días
de anticipación.
 Las coordinaciones deberán ser coordinadaspor correo electrónico,o personalmentede ser
necesaria,con el proveedor. El pago serealizará 100%al momento de la compra.
Para el caso deTipo de Contrato B (Adquisición dehardware):
 La contratación dehardware debe de ser coordinado con el proveedor con 15 días de
anticipación.

3.  Las coordinaciones seharán personalmenteen las oficinasdel proveedor para poder revisar el
equipo.
 El pago del equipo se realizará 50%a la firma del contrato y el 50% con la entrega del equipo.
5. Restriccionesy Supuestos
 Solicitudes decambio en el presupuesto del proyecto, debido a las modificaciones en la
cotización del dólar.
 Se asumeque la probabilidad demodificación del cronograma delos componentes es mínima,
puesto que se tendría que renegociar los contratos con todos los proveedores.
6. Riesgosy Respuestas
Según el Plan de Respuesta a Riesgos setiene los siguientes:
R013 – Incumplimiento de contratos (adquisición de hardware, software).
Siendo el incumplimiento por mala comunicación entre proveedor y Jefe de área de Infraestructura /
Gerente de Proyecto (Entrega de equipos a destiempo).
Las respuestas planificadasson:
 Solicitar feedback de ingeniería y de compras corporativas(área Finanzas) paravalidar atención
de pedidos anteriores por proveedor. Con lo cual sepuede detectar que tan eficiente es y la
calidad del servicio.
 Pago adelantado de solo el 50% y resto al término del contrato. Con lo cual seobliga al
proveedor a dar un servicio decalidad,pues está sujeto a la cancelación o no del monto
restante.
 Actualizar Lista deproveedores alternativos.
7. Métricas de Adquisición
La Satisfacción deCliente que se obtendrán de las encuestas de Evaluación deSesión con relación a los
diversos factores involucradoscon los proveedores.El cumplimiento de los horarios.Esta debe
cumplirseen un 100%
8. Matriz de Adquisicionesdel Proyecto
Ver Anexo 1

4. Anexo1:
Matriz de Adquisiciones del Proyecto
Producto o
servicio a
adquirir
Elemento del
EDT
Tipo de
Contrato
Forma de
contactar
proveedores
Área /Rol
/Persona
responsable
Lista de
proveedores
Proveedores
Pre-calificados
Cronograma de Adquisiciones requeridas
Planificar
Contrato
Solicitar
respuestas
Selección
Proveedor
Administrar
contrato
Cerrar
contrato
ADQ-01
Plan de gestión
de las
adquisiciones
Precio fijo
Soporte/jefe/
Hugo
Meza
Proveedor
único
05/01/2016
al
15/02/2016
18/02/2016
al
25/02/2016
02/03/2016
al
20/03/2016
23/03.2016
al
12/04/2016
15/04/2016
al
18/04/2016
ADQ-02
Plan de gestión
de las
adquisiciones
Precio fijo
Soporte/jefe/
Hugo
Meza
Proveedor
único
02/02/2016
al
15/02/2016
18/02/2016
al
25/02/2016
02/03/2016
al
20/03/2016
23/03.2016
al
12/04/2016
15/04/2016
al
18/04/2016