Documentacion de sistemas

Taller de documentación
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de sistemas
de sistemas

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¿Quien soy yo?

•Nombre
•Puesto/actividad
•Antigüedad
•Lo que mas me gusta de mi trabajo
•Pasatiempos
•Descripción en una palabra


Expectativas

• ¿Qué espero de este taller?

• ¿A qué me comprometo ?

• ¿Qué no me gustaría que pasara?

• ¿Qué espero del facilitador?


Dudas

• ¿Qué se de sistemas?
• ¿Que avances se tienen?
• ¿Cuales son las fuerzas impulsoras?
• ¿Cuales son las fuerzas restrictivas?
•¿Que dudas tengo?
•¿ Cuales son mis temores?
•¿ Cuales son mis requerimientos?

OBJETIVOS

• Comprobar el conocimiento de la
estructura y criterios del Modelo
Nacional para la Calidad Total.
• Desarrollar la habilidad para
documentar sistemas, practicando la
metodología a través de casos.


UN SISTEMA DE CALIDAD:

• Requiere el involucramiento, apoyo, conocimiento
y aceptación de la ALTA DIRECCION.
• Abarca a TODAS las áreas de la organización.
• Se debe contar con una metodología definida con
un marco de referencia para las actividades que
se habrán de realizar.
• Estar orientada a la satisfacción del cliente interno
y/o externo.
• Es un proyecto de largo plazo y hay que aceptar
que el proceso de implementación requerirá de
tiempo para empezar a producir resultados.


Necesidad de un Enfoque Sistémico

• La satisfacción del cliente no se puede lograr
concentrándose en una sola área de la
organización.

• Su logro depende, más bien, en lo efectivo en
que cada una de las áreas de la organización
trabajen y en lo efectivo que todas las áreas
de la organización trabajen juntas.


Diferentes Definiciones de Sistemas

• Conjunto de unidades interrelacionadas.
• Conjunto de objetos, de relaciones entre estos
objetos y de relaciones entre sus atributos.
• Configuración de componentes interconectados de
acuerdo a un plan.
• Ensamblaje de partes relacionadas en continuo
cambio y con frontera definida.
• Una entidad, conceptual o material, con partes
interdependientes.
¿Qué parecen tener en común estas definiciones?


Clasificación de los sistemas:

• Sistemas naturales: Sistemas que integran el
universo, en una jerarquía de sistemas subatómicos
desde los sistemas de ecología hasta los sistemas
galácticos.

• Sistemas diseñados: Estos pueden ser tanto
físicos, como abstractos.

• Sistemas de actividad humana: Describen los
seres humanos que emprenden una actividad
determinada, como los sistemas hombre- máquina,
actividad industrial, sistemas políticos, etc.

• Sistemas sociales y culturales: Seres humanos y
relaciones interpersonales. Ej. Familia, comunidad,

Sistemas de actividad humana

• Propósito
• Proceso de Transformación
• Mediciones de desempeño.
• Recursos y su manejo
• Seguimiento y Control
• Proceso de toma de decisiones
• Interacciones y dependencias con otros sistemas
• Límites.


Teoría de sistemas

DIAGRAMA DE UN SISTEMA

Ambiente del Sistema
Límite del Sistema

Entrada Proceso Salida

retroalimentación


Definición de sistemas
• SISTEMA:
– Es un conjunto de dos o mas elementos interrelacionados entre sí.
– Los MÉTODOS que utilizamos consistentemente para administrar o
controlar la transformación. INTERRELACIONES

– Es CÓMO lo hago.
INICIO Y FINAL

SISTEMA DE SUGERENCIAS Y SUS INTERRELACIONES CON OTROS SISTEMAS
EVALUACIÓN RECONOCIMIENTO

CAPACITACIÓN

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS SUGERENCIAS ASCENSOS


Procesos y Sistemas

SISTEMA DE SUGERENCIAS Y SUS INTERRELACIONES CON OTROS SISTEMAS
PARA ADMINISTRAR EL PROCESO DE PROPORCIONAR UN SERVICIO
RESULTADOS
CAPACITACION SUGERENCIAS ASCENSOS

ENTRADA SALIDA

SOL. DE PROB. RECONOCIMIENTO

INFORMACION
•Calidad de servicio
•Cantidad de servicio
INDICADORES PARA LA
ADMINISTRACION LOS SISTEMAS DEBEN IMPACTAR
Y MEJORA EN INDICADORES DE
DE LOS SISTEMAS RESULTADOS DE LA ORGANIZACIÓN


Reporte de la organización

Todos los sistemas contienen las siguientes
características:

ENFOQUE IMPLANTACIÓN
· Enfoque.
· Implantación.
· Resultados. RESULTADOS

· Evaluación y mejora. TENDENCIAS
(Duración)
CALIDAD
(Niveles)



ENFOQUE a) Objetivo: Debe de describir el
propósito, para que existe el sistema;
adecuado a la realidad, planeado,
consistente, preventivo. Indicando la
ENFOQUE
ENFOQUE
IMPLANTACIÓN meta que se pretende lograr en la
organización.

RESULTADOS b) Descripción: Explicar cuales son los
TENDENCIAS
(Duración)
CALIDAD
(Niveles)
pasos que sigue el proceso / sistema
desde su inicio hasta el final.
Un diagrama de flujo ayuda para una
mejor comprensión y entendimiento.

c) Interacción: Mencionar los sistemas
con los cuales requieren interactuar
para tener un mejor funcionamiento,
explicando la relación.


IMPLANTACIÓN Que tanto esta funcionando el enfoque

a) Aplicación: Grado de despliegue en
la organización, áreas en donde opera
IMPLANTACIÓN el sistema y el nivel en que se tiene
implantado en cada una de ellas.

RESULTADOS b) Frecuencia de aplicación:
CALIDAD
TENDENCIAS
(Duración) (Niveles) Explicar cada cuando se aplica el
proceso / sistema de acuerdo a su
diseño. Así como para las actividades
de manera consistente.


RESULTADOS
Indicadores de proceso: Las mediciones que
se efectuan a la forma como se trabaja. Las
actividades o condiciones de operación se
ENFOQUE
desarrollan de acuerdo especificaciones.
IMPLANTACIÓN
Indicadores de resultado: Son aquellos que
muestran la consecuencia final del trabajo
realizado. Lo que se obtuvo.
RESULTADOS
RESULTADOS Incluyen:
TENDENCIAS CALIDAD
(Duración) (Niveles)
· Explicación del indicador, fuente de la
información.
· Tablas o gráficos con niveles y tendencias
(datos históricos anuales, al menos 3 años).
· Meta año actual.
· Explicación de variaciones y sus causas.
· Comparaciones con otras organizaciones.
· Las relaciones causales.



EVALUACIÓN Y
Forma planeada para realizar cambios
MEJORA consistentes a los sistemas en el
enfoque, Implantación y/o resultados,
evidenciando un desempeño superior.
Incluir la descripción y utilización de
una metodología cíclica formal.

RESULTADOS
TENDENCIAS CALIDAD
Mejoras Realizadas
· Año de la mejora.
· Descripción de la situación anterior.
· Descripción de la situación actual
mejorada en el proceso / sistema



PROCESO
Método para incorporar nuevas formas
REFERENCIAL de hacer las cosas, a través de
comparaciones contra mejores
prácticas, en el enfoque, Implantación
y/o resultados, evidenciando un
desempeño superior.

Ésta debe incluir la descripción y
RESULTADOS utilización de una metodología formal.
TENDENCIAS CALIDAD

Comparaciones efectuadas
· Año de la comparación.
· Organización comparada y por qué se
seleccionó.
· Descripción del resultado obtenido en
la organización por la comparación.


MATRIZ DE EVALUACIÓN PARA PROCESOS
Matriz de evaluación para resultados

NIVEL DE ENFOQUE IMPLANTACIÓN Y MEJORA
MADUREZ
INICIAL • Actividades aisladas respecto a requerimientos Aplicación incipiente del enfoque
0 - 20 del Modelo Nacional para la Calidad Total
(MNCT)
DESARROLLO •Procesos congruentes con requerimientos del • Aplicación parcial del enfoque
25 – 45 • Evidencia de mejoras
•Procesos con características preventivas y

CONFIABILIDAD • Sistemas congruentes con principios y • Aplicación completa del enfoque
50 – 65 requerimientos del MNCT • Evidencia de ciclos de mejora
• Sistemas alineados a la visión, misión, valores y que generan aprendizaje
prioridades estratégicas, que interactúan organizacional
generando valor
• Sistemas con mecanismos de evaluación de su
eficiencia y/ o efectividad

COMPETITIVO • Sistemas innovadores que interactúan con la • Aplicación de métodos de mejora
70 – 85 estrategia, generan valor y competitividad que aceleran el aprendizaje
organizacional
CLASE MUNDIAL • Aplicación de métodos de mejora
90-100 • Ser referencia a nivel global e innovación para mantenerse
como “clase mundial”


Matriz de evaluación para resultados

NIVEL DE MADUREZ RESULTADOS

INICIAL • Información poco significativa relacionada al valor creado
0 - 20

DESARROLLO • Indicadores del valor creado que demuestran
25 – 45 comportamiento estable y/o tendencias favorables
• Alguna evidencia de relación causal con los procesos y
sistemas

CONFIABILIDAD • Indicadores clave que demuestran niveles competitivos
50 – 65 con relación a la referencia sectorial o nacional
• Relación causal con los procesos y sistemas

COMPETITIVO • Indicadores clave muestran niveles competitivos en su
70 – 85 ámbito de referencia a nivel global
• Relación causal con la mejora de los procesos y sistemas

CLASE MUNDIAL • Evidencia de resultados sostenidos que demuestran el
90-100 liderazgo de la organización en el ámbito global
• Relación causal con la mejora e innovación de los
procesos y sistemas


Sistema de Administración de la Información

Plan Nacional de Establecer metas, Definicion y validacion
Establecimiento
Desarrollo objetivos generales y de inidcadores a través Recopilacion y
de metas y
lineas de accióin para el del SEPE y el sistema procesamiento de
objetivos
Agenda Presidencial sector en el ProNae de Metas Presidenicales informacion y datos
numericos
de Buen Gobierno
Metas presidenciales
POA Sistemas de computo
Consejo de Calidad Enfoque estrategico SIREFI
Subsecretarias Acuerdo de Desempeño Estaisticas
Direcciones Generales WEB site
Master control

Genracion de reportes y
Establecimento de
Identificar áreas de Toma de decisiones Analisis de la difusion de informacion
acciones de mejora y
mejora informaicon de cada una de las
nuevas oportunidades
áreas
Gráficas
Variaciones
Tendencias Indicadores en línea
Juntas de trabajo Reportes escritos
Equipos de trabajo
Analisis inidividual


BIBLIOGRAFIA

La Quinta Disciplina
Peter Senge

Modelo Nacional para la Calidad Total
Oficina del Premio Nacional de Calidad


Compromisos de los equipos de trabajo


Sergio Baldit, “Consultores en Competitividad”
“ Consultoría que sí agrega valor a su empresa
Mazatlán 148-2 (Nextel (55) 19950621
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Notas del editor