Este documento presenta las tablas de retención documental de la Secretaría de Educación del Municipio de Venecia, Antioquia. Establece los códigos, series documentales, tiempos de retención en los archivos de gestión y central, y disposición final de los documentos. Algunos documentos se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente, mientras que otros se eliminan o seleccionan después de cumplir su tiempo de retención.

1. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Página 119 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE EDUCACION
CODIGO
160
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
01
ACTAS COMITES
COMITÉ TECNICO MUNICIPAL
CIDEAM
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
ACTAS
01-02
RETENCION
AG
AC
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
2
10
X
Transcurrido el tiempo de de custodia
en el archivo de gestión y central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanete.
- Citación
01-04
- orden del día
- Anexos
ACTAS DE REUNION
- Citación
- Orden del día
- Anexos
01-05
ACTAS DE JUNTA MUNICIPAL
DE EDUCACION
2
10
X
- Citación
- Orden del día -Anexos
Transcurrido el tiempo de de custodia
en el archivo de gestión y central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanete.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

2. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE EDUCACION
CODIGO
160
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
07
07-01
2
10
07-02
CIRCULARES DISPOSITIVAS
2
10
CIRCULARES INFORMATIVAS
2
PROCEDIMIENTO
COMUNICACIONES OFICIALES
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
selecciona una muestra representativa
del 5% y se transfiere al archivo
histórico
para
su
conservación
permanente
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente..
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión se elimnan.
07-03
SOLICITUDES DE LA COMUNIDAD
2
1
X
- Respuesta
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
elimna.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

3. CT: Conservación Total
S:
Selección

4. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE EDUCACION
CODIGO
160
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
07-04
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2
10
transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
toma una muestra representativa del
5% y se transfiere al archivo histórico
16
16- 03
INFORMES
DE GESTION ANUAL
2
10
X
2
10
X
16- 10
INFORMES ESTADISTICO
(SIMAT)
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo historórico para
su conservación permanente.
16-11
INFORME TECNICO
- De auditorías a las Instituciones
educativas
- Plan de Mejoramiento
Comunicaciones
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el arcivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
Transcurrido el tiempo de custodia en
el arcivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente, por dar
cuenta de la gestión de la Secretaría
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

5. CT: Conservación Total
S:
Selección

6. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE EDUCACION
CODIGO
160
22
22.03
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
PLANES
RETENCION
AG
AC
2
10
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PLANES DE ACCION ANUAL
De: Educación- Cronograma
- Proyecto de presupuesto
- Resoluciones
- Avance del gestión del Plan de
Acción
22-14
PLANES DE MEJORAMIENTO
- Individual
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
elimina, queda constancia en el Plan de
Desarrollo.
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

7. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 123 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE EDUCACION
CODIGO
160
22- 05
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
PLAN ANUAL DE CAPACITACION
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
2
10
X
Transcurrido el tiempo de retención en
el archivo de gestión y central se
elimina, queda constancia en los
informes estadísticos
2
10
X
A partir de su actualización y
transcurrido el tiempo de retención en
los archivos de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
- Diagnóstico
- Presupuesto
22-12
PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL
PROCEDIMIENTO
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

8. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 124 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE EDUCACION
CODIGO
160
25
25-04
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
PROYECTOS
PROYECTOS DE INVERSION
SOCIAL
2
10
X
2
10
X
- MGA5
- Viabilidad
- Presupuesto
- Constancia de inscripción del
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
Proyectos
26
RESOLUCIONES
Transcurrido los tiempos de custodia
en los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo Histórico para su
conservación permanente.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013