1. Código: GDO-FR-01
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
03
03-01
AUTORIZACIONES Y PERMISOS
04
04-02
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
-LABORALES
RETENCION
AG
1
AC
2
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
AUTORIZACIONES Y PERMISOS
GENERALES
1
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra representativa
del 3% y se transfiere al archivo
histórico
para
su
conservación
permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
eliminan.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
10
06
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
2
06-02
CIRCULARES INFORMATIVAS
2
CIRCULARES NORMATIVAS
2
E
M
PROCEDIMIENTO
S
COMUNICACIONES OFICIALES
06-01
CT
X
X
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra representativa
del 3% y se transfiere al archivo
histórico
para
su
conservación
permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion se eliminan.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el central, se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
06
COMUNICACIONES OFICIALES
06-04
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos para la Empresa y
se transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
06-05
COMUNICADOS DE PRENSA
Avisos Boletines
2
3
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el central, se
toma una muestra del 3% de los más
representativos para la Empresa y se
transfieren al archivo Histórico.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100
06-06
06-07
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
AG
AC
MEMORANDOS
( Comnicaciones Internas)
2
3
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% y se
transfiere al archivo histórico , queda
constancia en el consecutivo de
comunicaciones Internas
PETICIONES-QUEJAS Y RECLAMOS
2
10
X
Una vez tramitada la petición, queja o
reclamo y transcurrido el tiempo de
custodia en el Archivo de gestión, y
central
se
toma
una
muestra
representativa del 10% y se transfiere
al
archivo
histórico
para
su
conservación permanente.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
07
CONCEPTOS
07-01
CONCEPTOS JURIDICOS
- Solicitud
- Respuesta
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos y transferir al
archivo histórico para su conservación
permanente.
07-02
CONCEPTOS TECNICOS
- Solicitud
- Respusta
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos y transferir al
archivo histórico para su conservación
permanente.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
08
CONTRATO DE ADQUISICION DE
BIENES Y/0 SUMINISTROS
Tipología:
-Estudios previos-- Cotizaciones
- Disponibilidad y reserva presupuestal
- Certificación de existencias y
representación legal
- Certificado de antecedentes fiscales,
disciplinarios
- Copia de la cédula del representante
legal
- Constancia de pago de la seguridad
social integral
- Minuta del Contrato
- Póliza y aprobación (Según estatuto
de Contratación de la Entidad-)-- RUTConstancia de publicación en el
SECOP
- Acta de iniciacion del contrato
Actas de interventoría
- Acta de finalizacion del contrato
- Acta de Liquidacion del contrato
AG
AC
1
DISPOSICION FINAL
CT
E
20
M
PROCEDIMIENTO
S
CONTRATOS
08-01
RETENCION
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total
S: Selección
X
Una vez liquidado el contrato y
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y central
seleccionar un muestreo aleatorio del
3% para transferir al archivo histórico.
Los demás proceder a eliminar.
.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

7. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100
08-02
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
1
DISPOSICION FINAL
CT
E
20
M
PROCEDIMIENTO
S
CONTRATOS
CONTRATO DE MINIMA CUANTIA
Tipología:
- Estudios Previo
- Cotizaciones
-- Disponibilidad y reserva
presupuestal
- Certificación de existencias y
representación legal
- Certificado de antecedentes fiscales,
y disciplinarios
- Fotocopia de la C.C del contratista o
representante legal
- Constancia de pago de la seguridad
social integral
- RUT-- Minuta del Contrato
- Póliza y aprobación (Según estatuto
de Contratación de la EntidadConstancia de publicación en el
SECOP
- Acta de iniciacion del contrato
- Acta de Interventoría- Acta de finalizacion del contrato
- Acta de Liquidacion del contrato
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
X
Una vez liquidado el contrato y
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y Central
seleccionar un muestreo aleatorio del
3% para transferir al archivo histórico
los demás proceder a eliminar.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo

8. AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO

10. 08-03
CONTRATO DE PRESTACION DE
SERVICIOS PERSONAS
NATURALES
Tipología:
- Estudios de conveniencia
- Cotizaciones - Disponibilidad y
reserva presupuestal
- Certificado de antecedentes fiscales y
disciplinarios
- Documento de identidad
- Libreta militar si es hombre
-- Afiliación al sistema de seguridad
social y pensiones
- Constancia que acredite la idoneidad
del trabajo que van a realizar-Declaración de bienes y renta- RUTH- Formato único hoja de vida
- Minuta del Contrato- Póliza y
aprobación( Según Estatuto de
Contratación de la Entidad) Constancia
de publicación en el SECOP
- Informes de gestión-- Informes de
interventor- Acta de inicio por el
interventor- Acta de terminación
- Acta de liquidación del contrato.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
1
20
X
Una vez liquidado el Contrato y
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y central
seleccionar un muestreo por polo de
interés del 3% para transferir al archivo
histórico. Los demás proceder a
eliminar.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

11. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100
0909-01
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
CONVENIOS
INTERADMINISTRATIVOS
- Justificación y estudio previo
- Certificación de disponibilidad y
registro presupuestal
- Hoja de vida del representante legal
- D.I. RUT- Certificado de
antecedentes fiscales . C.C y tarjeta
profesional del revisor fiscal o contador
-Certificados de pago de aportes
Parafiscales y seguridad social
- Convenio
Publicación del convenio SECOP
Pólizas
Informe del interventor - cuenta de
cobro -Acta de inicio-Acta de
terminación -Acta de liquidacióncomunicaciones-Anexos.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
AG
1
AC
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
X
Una vez liquidado el Contrato y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central seleccionar un muestreo
por polo de interés del 3% para transferir al
archivo histórico. Los demás proceder a
eliminar.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

12. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
11
HISTORIAS
11-03
HISTORIAS LABORALES
- Resolución de nombramiento
- Comunicación notificando el
nombramiento
- Fotocopia de documento de
identificación
- Registro civil del trabajador
- Fotocopia de libreta militar
- Hoja de vida
- Soportes documentales de
estudio y experiencia
- Acta de posesión
- - Certificado de antecedentes
fiscales
- Certificados de antecedentes
disciplinarios
Pasa...
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total
S: Selección
RETENCION
AG
AC
5
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
95
X
PROCEDIMIENTO
A partir del retiro o desvinculación del
empleado y cumplidos los tiempos de
retención en los archivos de gestión y
central, seleccionar un muestreo por polo
de interés de aquellas historias laborales
pertenecientes a Gerentes, y funcionarios
sobresalientes y transferirlas al Archivo
Histórico.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo

13. CT: Conservación Total
S:
Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

14. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
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OFICINA PRODUCTORA :GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
11-03
Viene...
− Declaración de bienes y rentas
− Certificado de aptitud laboral
(examen médico de ingreso)
− Afiliación EPS_ Afiliación ARP
− Afiliación pensión− Afiliación
cesantías− Afiliación cajas de
compensación
− Actos administrativos que
señalan situaciones administrativas del funcionario Resoluciones vacaciones, licencias,
ascensos, traslados, encargos,
permisos, ausencias
temporales, suspensiones del
contrato, bonos pensionales.)
− Pago de prestaciones
Pasa…
RETENCION
AG
AC
5
95
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
A partir del retiro o desvinculación del
empleado y cumplidos los tiempos de
retención en los archivos de gestión y
central, seleccionar un muestreo por polo
de interés de aquellas historias laborales
pertenecientes a Gerentes, y funcionarios
sobresalientes y transferirlas al Archivo
Histórico.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

15. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
11-03
Viene...
− Embargos
− Acto administrativo de retiro o
desvinculación del servidor de la
entidad
− Supresión del cargo
− Insubsistencia
− Destitución
− Aceptación de renuncia al cargo
− Liquidación del contrato
RETENCION
AG
AC
5
95
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
A partir del retiro o desvinculación del
empleado y cumplidos los tiempos de
retención en los archivos de gestión y
central, seleccionar un muestreo por polo
de interés de aquellas historias laborales
pertenecientes a Gerentes, y funcionarios
sobresalientes y transferirlas al Archivo
Histórico.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

16. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
CODIGO
110
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
12
12-02
INFORMES
INFORMES A ENTIDADES DE
CONTROL
- Comunicación remisoria
- Informes
- Anexos
12-05
RETENCION
AG
AC
INFORMES DE GESTION ANUAL
- Comunicación Remisoria
- Informe
- Anexos
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total S: Selección
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y central se transfiere
al
archivo
Històrico
para
su
conservaciòn permanente.
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y central se transfiere
al
archivo
Històrico
para
su
conservaciòn permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

17. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
12
INFORMES
12-06
INFORMES DE PERSONAL
- Novedades de nómina
- Licencias
- Vacaciones
- Incapacidades
- Ingresos y retiros
- Recargos nocturnos
- Dominicales
- Festivos
- Trabajos suplementarios
RETENCION
AG
AC
1
3
DISPOSICION FINAL
M
S
CT
E
X
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
Firma Responsable:
PROCEDIMIENTO
Como el original se convierte en
soporte de nómina que realiza el área
financiera eliminese, una vez cumplido
el tiempo de retención del archivo de
gestión y archivo central. Nota: Copia
de las Licencias, vacaciones reposan
en la Historia Laboral.

18. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
14
INVENTARIOS
14-01
De bienes devolutivos del
RETENCION
AG
AC
1
DISPOSICION FINAL
M
S
CT
E
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión se elimina.
empleado
14-02
INVENTARIO
2
3
X
COMPROBANTES DE MOVIMIENTO
Tiplogía:
- Actas de entrega
- De reintegro -- De venta de bienes
- De baja de bienes inservibles
- De baja por hurto
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
Transcurridos los tiempos de retención
en el archivo de gestión y archivo
central, se toma una muestra aleatoria
de cada acción y se transfiere al
archivo Histórico las demás procede a
eliminar.
Nota: Las Acta de baja de bienes por
inservibles y por robo , por venta de
bienes, quedan consignadas en una
Resolución..
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
PROCEDIMIENTO
Firma Responsable:

19. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
14
INVENTARIOS
14-03
INVENTARIO GENERAL DE BIENES
INVENTARIO ANUAL
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
M
S
CT
E
X
- Inventarios de Bienes Inmuebles
- Inventario de Bienes muebles:
Bienes de consumolutivos
Bienes dev
- Inventario de bienes culturales
Patrimoniales
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
Firma Responsable:
PROCEDIMIENTO
A partir de su actualización y cumplidos
los tiempos de retención en los
archivos de gestión y archivo central,
se transfiere al archivo Histórico para
su conservación permanente.

20. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
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Página 19 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
15
MANUALES
15-02
MANUAL DE CALIDAD
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
15-03
MANUAL DE COMUNICACIONES
2
10
X
15-04
MANUAL DE CONTRATACION
2
10
X
15-05
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
2
10
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

21. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
RETENCION
DISPOSICION FINAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
15-07
AC
10
CT
X
2
15-06
AG
2
10
E
M
S
X
MANUAL DE INDUCCION
15-09
MANUAL DE RIESGOS Y
SEGUIMIENTO A RIEGOS
2
10
X
15-10
MANUAL DE TRAMITES
2
10
X
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

22. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
16
PLANES
16-01
PLAN ANTICORRUPCIÓN
- Y DE SERVICIO A LA COMUNIDAD
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
16-03
PLAN DE ACCION ANUAL DE LA
GERENCIA
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
16-05
PLAN DE CAPACITACION
Anual
-Cronograma
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
2
3
X
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
16-06
PLAN DE CONTINGENCIA
-- De Equipos de oficina
Software -Harware
- Muebles y enseres
- De Vehículos
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion E: Eliminación
AC: Archivo Central M: Microfilmación u otro

23. AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación
Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro
soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

24. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
16-09
PLAN DE MANTENIMIENTO
RETENCION
AG
AC
ANUAL
- Equipos de oficina Software
Harware
- Muebles y enseres
- De Vehículos
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
16-12
PLAN DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
2
5
2
10
X
2
16-10
Página 22 de 52
X
10
X
PLAN TARISFARIO
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestiòn y central se
selecciona una muestra por polo de
interés y transfiere al archivo histórico
para su conservación permanente.
Una vez se actualicen y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se transfieren al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Una vez se actualicen y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se transfieren al
archivo histórico para su conservación
permanente.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

25. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Página 23 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
17
PROCESOS
17-01
PROCESOS DISCIPLINARIOS
Investigación disciplinaria
Tipología:
- Queja
- Auto de apertura
- Orden de pruebas cierre
- Versión libre
- Declaraciones de testigos
- Notificaciones
- Recursos de reposición y/o
apelación
- Informes de pruebas
- Comunicaciones
- Anexos
- Cierre de investigación.
RETENCION
AG
AC
1
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
10
X
PROCEDIMIENTO
Después del segundo fallo y una vez
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y central
seleccionar un muestreo por polo de
interés para transferir al Archivo
histório, los demás proceder a eliminar,
Si hay sanción se traslada la
Resolución a la Historia Laboral
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

26. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
17
PROCESOS
17-02
17--02
PROCESOS JUDICIALES
- Demandas Instaurada
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
2
20
X
Una vez finalizado el proceso y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central
terminado este tiempo se toma una
muestra representativa del 5% y se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente. En el
juzgado reposa copia del proceso,
anexos objeto de la demanda
2
20
X
Una vez finalizado el proceso y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central
terminado este tiempo se toma una
muestra representativa del 5% y se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente. En el
juzgado reposa copia del proceso,
anexos objeto de la demanda
- Expediente de la demanda
instaurada.- Tipología: Poderes--informes
técnicos- Conceptos- resoluciones
de fallo-interposición de recursoscomunicaciones y anexos
17.02
DEMANDAS RECIBIDAS
Expediente de la demanda recibida
Tipología: Poderes-informes
técnicos
Conceptos- resolución de fallointerposición de recursoscomunicaciones y anexos
PROCEDIMIENTO
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

27. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100
1818-01
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
PROGRAMAS
PROGRAMAS ANUAL DE
BIENESTAR SOCIAL
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
M
S
CT
E
PROCEDIMIENTO
2
10
X
Cumplidos los tiempos de retención del
archivo de gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestion y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
- Listado de asistentes
- Evaluación
18-02
PROGRAMAS ANUAL DE
CAPACITACION
- Listado de asistentes
- Evaluación
2
10
X
18-04
PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y
DESASTRES
2
10
X
- Mapa de riesgos
-Actas de capacitación en prevención y
atención de desastres
Listado de Asistentes
Evaluación
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestion y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo

28. Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

29. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código:GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100
18-05
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
PROGRAMA DE SALUD
OCUPACIONAL
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
-Programa de Salud Ocupacional
Actas de Comité de Salud ocupacional
-Informes del programa de salud
ocupacional
- Afiches- plegables
- Brigadas de salud (Control de riesgos de
enfermedades profesionales - Control del
riesgo ergonómico
- Listado de participantes por evento
- Evaluación
PROCESO DE ELECCION
(Representante al Comité Paritario de
Salud Ocupacional (copaso)
- Convocatoria-Listado de los empleados
-Registro de votantes - Resolución de
nombramiento
PROCEDIMIENTO
A partir de su actualización y cumplido
los tiempos de retención en los
archivos de gestión y central, transfiere
al
archivo
Histórico
para
su
conservacion permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

30. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
100
19
PROYECTOS
19--02
PROYECTOS DE SERVICIOS
RETENCION
AG
AC
2
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PUBLICOS
MGA-5
Metodología general ajustada
Registro de Inscripción
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

31. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100
20
RESOLUCIONES
21-02
TITULOS
TITULO DE VEHICULOS
- Expediente del vehículo
- Tarjeta de propiedad
- Soat.manifiesto de aduana
- Pago de impuestos
- Traspaso
. Seguro
-Revisión técnico mecánica
RETENCION
AG
AC
2
20
2
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfieren al archivo Histórico para su
conservación permanente.
Una vez se pierda el derecho sobre un
título de un vehículo y Cumplidos los
tiempos de retención en el archivo de
gestión y archivo central, se eliminan;
ya que esta información se recupera en
la oficina del Transito donde el vehículo
esta matriculado.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación
Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro
soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013