1. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL (ARCHIVO)
CODIGO
130
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
01
01-01
ACTAS
ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO
- Citación
- Orden del día
- Anexos
2
10
06.04
COMUNICACIONES OFICIALES
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos para la Empresa y
se transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
06-06
MEMORANDOS
(Comunicaciones internas)
2
3
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se toma
una muestra del 3% y se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central, se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
.
Firma Responsable:
CONVENCIONES
Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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CODIGO
130
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
12-02
INFORMES
INFORMES A ENTIDADES DE
CONTROL
- Comunicaciòn remisoria
- Informes
- Anexos
2
10
12-05
INFORMES DE GESTION
- Informe de gestión de área
2
3
13
13-01
INSTRUMENTOS DE CONTROL
-CONSECUTIVO
- De Acuerdos de Junta Directiva
- De Resoluciones
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
2
10
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y archivo central
se transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
elimina, queda constancia en el informe
de gestión anual que rinde la Gerencia.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo Histórico se
maneja en medio magnético
Firma Responsable:
CONVENCIONES
Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
130
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
13
INSTRUMENTOS DE CONTROL
13-03
REGISTRO DE CONTROL
De correos
2
3
X
13-03
REGISTRO- DE CONTROl
De comunicaciones enviadas por fax
2
3
X
13-03
REGISTRO DE CONTROL
comunicaciones recibidas por fax
2
3
X
13-03
REGISTRO DE CONTROL
de mensajería Externa
de Control de mensajería Interna
2
3
2
3
13-03
-REGISTRO DE CONTROL
de comunicaciones para entrega
directa en las entidades
X
Transcurridos los tiempos de custoria en el
archivo de gestión y Central, se hace una
seleccion aleatoria del 2% de cada uno de
los Registros de control y se transfieren al
archivo Histórico para su conservación
permanente.
Los demás se eliminan con el Vo.Bo. del
Comité Interno de Archivo , dejando
constancia en Acta
X
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
130
13
REGISTRO DE CONTROL
DISPOSICION FINAL
AG
AC
CT
2
20
E
X
M
PROCEDIMIENTO
S
INSTRUMENTOS DE CONTROL
13-03
RETENCION
X
DE COMUNICACIONES OFICIALES
RECIBIDAS
13-03
13-03
REGISTRO DE CONTROL
DE COMUNICACIONES RECIBIDAS
INTERNAS (MEMORANDOS)
X
2
20
X
X
REGISTRO DE CONTROL
DE COMUNICACIONES OFICIALES
ENVIADAS
Transcurridos los tiempos de custoria en el
archivo de gestión y Central, se Transfieren
al Archivo Histórico para su conservación
permanente.
(Nota se conservarán en medio magnético)
2
20
X
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
130
RETENCION
DISPOSICION FINAL
REGISTRO
CT
20
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
2
20
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se selecciona
una muestra aleatoria del 5% y se
transfiere al archivo Histórico para su
conservación permanente.
2
3
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se selecciona
una muestra aleatoria del 3% y se
transfiere al archivo Histórico para su
conservación permanente.
M
S
INSTRUMENTOS DE CONTROL
13-03
AC
2
13
E
PROCEDIMIENTO
AG
REGISTRO UNICO DE INVENTARIO DE
ARCHIVO
13-03
REGISTROS -DE CONTROL
- DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS
13-03
-REGISTRO DE CONTROL
DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PRIMARIA
- CRONOGRAMA
- ACTA DE ENTREGA
13-03
REGISTRODE CONTROL
DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS
-
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
130
14
INVENTARIOS
14-04
INVENTARIOS DOCUMENTALES
- INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
2
10
2
20
X
Transcurrido los tiempos de custodia en
el archivo de gestión y central, se
transfieren al archivo Histórico para su
conservación permanente
2
20
X
A partir de su actualización
y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion y en el central,
transfierase al archivo histórico, por
tratarse de un instrumento dispositivo
se conserva permanente.
PRIMARIA
14-04
INVENTARIOS DE TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
15
15-01
MANUALES
MANUALES ARCHIVISTICOS
- Tablas de Retención Documental
- Encuestas
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central,
seleccionar una muestra aleatoria del
5% de los inventarios documentales de
la transferencias primaria y transferir al
archivo Histórico para su conservación
permanente.
Firma Responsable:
CONVENCIONES
Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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SERIES Y TIPOS
CODIGO
DOCUMENTALES
130
16
PLANES
PLAN DE MEJORAMIENTO
16-10
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y archivo central
transfierase al archivo histórico para su
conservación permanente.
X
A partir de su actualización y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central
transfierase al archivo histórico para su
conservación permanente.
- INDIVIDUAL
18-03-
PROGRAMAS
2
10
PROCEDIMIENTO
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Firma Responsable:
CONVENCIONES
Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013