1. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 64 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
01
ACTAS DE COMITES
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
ACTAS
01-01
RETENCION
AG
AC
2
10
X
2
10
X
DE ESTRATIFICACION
- Citación
. Orden del día
- Anexos
01-04
ACTAS DE REUNION
- GRUPO PRIMARIO
- Citaciòn
- Orden del dìa
- Anexos
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central, se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

2. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
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CODIGO
130
07
07-01
07-04
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
COMUNICACIONES OFICIALES
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
RETENCION
AG
AC
2
2
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
10
X
10
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

3. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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CODIGO
130
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
08-02
CONCEPTOS TECNICOS
- DE OBRA
16- 03
INFORME DE GESTION ANUAL
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total
S: Selección
RETENCION
AG
AC
2
10
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente; por dar
cuenta de la gestión dela Secretarìa.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

4. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
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OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
16-10
INFORMES
INFORMES ESTADISTICOS
16
DE ASESORIAS
2
10
2
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
3
PROCEDIMIENTO
INFORMES TÉCNICOS
16-11
RETENCION
AG
AC
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente: ya que estos
documentos consolidan por períodos
datos institucionales.
X
- A Grupos Comunitarios
sobre proyectos de obra y
proyectos productivos
- Solicitud
- Listado de Asistentes
- Evaluación
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central, se
toma una muestra representativa del
3% transfieren al archivo histórico para
su conservación permanente.
16-11
INFORME TECNICO DE EVALUACION AL PLAN DE
DESARROLLO
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
transfiere al archivo Històrico.
16-11
- INFORME TECNICO
- DE ESTUDIOS DE OBRAS
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
transfiere al archivo Històrico.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

5. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código:GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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CODIGO
130
19
19-01
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
LICENCIAS
- LICENCIAS DE CONSTRUCCION O
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
URBANISMO
(EDIFICAR,AMPLIAR,ADECUAR,CERRAR,DEMOL
ER)
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
(PARCELAR SUBDIVIDIR-EJECUTAR OBRAS DE
URBANIZACION, SUBDIVIDIR PREDIOS)
TIPOLOGÍA
- Solicitud -Certificado de existencia y
representación legal del solicitante si
fuere una persona Jurídica
- El poder autorizando a interpuesto
persona si fuere el caso.
- Certificado de libertad y tradición del
inmueble o inmuebles en los cuales se
pretende realizar la proyectada
actuación urbanística
- Plano de localización del predio o
predios objeto de la soliitud y
levantamiento topográfico
- Certificado del pago del impuesto
predial del inmueble o lo inmuebles
- La constancia de pago de la
plusvalía, si a la fecha de solicitud está
aplicada Pasa...
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo

6. Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

7. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código:GDO-FR-01
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OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
19-01
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
LICENCIA DE
URBANISMO
VIENE…
CONSTRUCCION
RETENCION
AG
AC
O
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
El
proyecto
urbanístico
o,
arquitectónico debidamente firmado
por un arquitecto quien, quien se hará
responsable por toda la información
contenida en dicho proyecto el cual
deberá contener la memoria de los
cálculos estructurales, de los estudios
del suelo y planos arquitectónicos,
estructurales
- Copia de la Licencia anterior
- Paz y salvo municipal por todo
concepto.
- Presupuesto de obra
- Tiempo de ejecución
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

8. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
19-05
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
LICENCIA DE LOTEO
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
Versión: 01-2013
Página 70 de 124
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
Tipología
19-06
Código:GDO-FR-01
- Levantamiento topográfico con
cuadro de coordenadas
correspondientes
- Fotocopia de la escritura pública
- Certificado de tradición y libertad
- Fotocopia del recibo del impuesto
predial
LICENCIA DEMOLICION
Tipología.
- Solicitud de Licencia para demolición
- Certificado de libertad y tradición del
inmueble o inmuebles en los cuales se
pretende realizar la proyectada
actuación urbanística.
- Oficio justificando y explicando el
motivo, carácter y cantidad a demoler
- Plano de localización del predio o
predios objeto de la
solicitud,identificando los vecinos y
colindantes.
-
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo

9. Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

10. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código:GDO-FR-01
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
19-07
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
LICENCIA DE USO DE SUELOS
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
Tipología.
- Solicitud de Licencia
- Cumplimiento de la exigencias de
salubridad, seguridad, policía y demás
normas que se fijen para el correcto
funcionamiento del uso solicitado.
RENOVACION DE LICENCIA DE
USO DE SUELOS
- Copia de la licencia anterior
- Paz y salvo municipal por todo
concepto
- Recibo de impuesto predial
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

11. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 72 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
22
22-03
PLANES
22-07
22- 14
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
2
10
PLAN DE CONTINGENCIA
MINERO
2
10
X
A
partir
de
su
actualización
yTrancurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central Se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
PLAN DE MEJORAMIENTO
2
10
X
Trancurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central Se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
2
10
X
Trancurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central Se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
PLAN DE ACCION ANUAL
- INDIVIDUAL
22-18
PROCEDIMIENTO
PLAN OPERATIVO ANUAL DE
INVERSION (POAI)
INVERSION (POAI)
CONVENCIONES
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfiere
se
eliminan,
queda
constancia en el Plan de Desarrollo que
se conserva permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

12. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 73 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
22-18
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
PLAN DE ORDENAMIENTO
TERRITORIAL
RETENCION
AG
AC
2
10
2
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
10
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
-" ESQUEMA DE ORDENAMIENTO
TERRITORIAL"
- Estudios Técnicos -. Informes
- Programas Cartografía
Estudio de riesgos y amenazas
24
24-11
PROGRAMAS
PROGRAMAS SOCIALES
- ATENCION SISBEN
- Ficha de clasificación
socioeconómica
. Control de afiliación
- Documento de identidad de todos
los miembros de la familia
- Solicitud de novedad
- Certificado de afiliación al Sisbén
- Estratificación Sisbén
-ficha técnica retiro por defunción retiro por traslado de municipio Inclusiones y actualización de
documentos- resultado de encuestas visitas domiciliarias
- reclamo para un nuevo Sisbén.
X
A partir de su actualización y
cumplidos los tiempos tiempos de
custodia en los archivos de gestión y
central se toma una muestra aleatoria
del 5% y se transfiere al archivo
histórico para su conservación
permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

13. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 74 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
CODIGO
130
26
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RESOLUCIONES
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
Una vez ejecutado el proyecto
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013