1. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código:GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 78 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
01
ACTAS
01-01
ACTAS DE COMITÉS
- Citación
- Orden del Día
- Anexos
2
8
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
01-04
ACTAS DE REUNIONES
- Citación
- Orden del Día
- Anexos
2
8
X
Transcurrido el tiempo de retencIón en
el Archivo de Gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
consevación permanente..
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Venecia (Ant) julio 2013

2. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código:GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
SERIES Y TIPOS
RETENCION DISPOSICION FINAL
CODIGO
AG
AC
CT
E
DOCUMENTALES
130-132
M
S
03
03-01
AUTORIZACIONES Y PERMISOS
Versión: 01-2013
Página 79 de 124
PROCEDIMIENTO
2
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el Archivo de Gestión se eliminan.
2
X
Transcurrido el tiempo de retencIón en
el Archivo de Gestión se eliminan, ya
que si requiere transportar de nuevo
ganado debe solicitar otra autorización.
- CORTADA DE ARBOLES EN ALTO
RIESGO
- Solicitud
- Respuesta
03-04
TRANSPORTAR GANADO
- Solicitud
- Respuesta
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

3. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código:GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 80 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
04
04-01
CENSOS
CENSOS MINEROS
04-03
CENSO DE UNIDADES
PRODUCTIVAS
07
07-01
COMUNICACIONES OFICIALES
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
2
20
X
Una vez actualizado y transcurrido el
tiempo de custodia en el archivo de
gestión y central, se eliminan; la
información queda soportada
en
informes estadísticos.
2
20
X
Una vez actualizado y transcurrido el
tiempo de custodia en el archivo de
gestión y central, se eliminan; la
información queda soportada en
informes estadísticos.
2
1
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion, y en el central,
seleccionar
una
muestra
representativa del 5% y transferirla al
Archivo Histórico para su conservación
permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

4. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código:GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 02-2013
Página 81 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132
07-02
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
2
CIRCULARES INFORMATIVAS
07-04
CIRCULARES - NORMATIVAS
2
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
3
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
transfiere al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
X
10
Las circulares informativas despues
del tiempo de custodia en el archivo de
gestión se eliminan.
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central,
seleccionar una muestra del 5% de los
más representativos y transferir al
archivo Histórico para su conservación
permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

5. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 82 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
15
15-02
HISTORIAS
HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCION
COMUNAL
- Certificación del Proceso Electoral
- Listado
- Actas
- Informes
- Comunicaciones
2
10
16
16-03
INFORMES
- INFORME DE GESTION ANUAL
2
10
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
transfiere al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se
elimina, queda constancia en el informe
que rinde la Secretaría de Planeación
y Obras Públicas.que se conserva
permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

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Código: GDO-FR-01
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Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
16-11
INFORMES TECNICOS- De Asesorìas y visitas
-Administrativas
- Agrìcolas y Pecuarias
- Mineras
- Solicitud
- Listado de asistentes
- Encuestas de sastisfacción
- Informe
- Anexos- fotos
19
19-04
LICENCIAS
- De movilización de ganado
- Registro de Vacunación
- Registro sanitario de predios
pecuarios
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
2
5
X
Transcurrido el tiempo de retención en
los archivos de gestión y central se
toma una muestra representativa del
5% %por polo de interes para la
administración y se transfiere al archivo
histórico.
2
1
X
Transcurrido el tiempo de retención en
el archivo de gestión toma una
muestra representativa del 3% y se
transnfiere al archivo histórico
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132
22
22.10
22-14
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
PLANES
PLAN DE GESTION AMBIENTAL
- Diagnóstico
- Plan estratégico de Inversión
- Plan de capacitación
PLAN DE MEJORAMIENTO
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
2
10
X
2
10
X
- INDIVIDUAL
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA
CODIGO
130-132
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
24
24-05
PROGRAMAS
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROGRAMAS DE CAPACITACION
EN: AGROPECUARIOS
- Asistencia Técnica básica
- Seguridad alimentaria
- Fao- Maná
- Sanidad Agropecuaria
PAM (Plan agropecuario Municipal)
- EN AMBIENTAL:
- Manejo integral de cuencas y
microcuencas
- Educación ambiental
- Asistencia técnica ambiental
Cartografia
- EN MINERIA
Cartografia
- Cronograma de actividades
-listado de asistentes
Evaluación
- Fotos
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
selecciona una muestra representativa
del 10% y se transfiere al archivo
histórico
para
su
conservación
permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013