Este documento proporciona una introducción a Microsoft Access, incluyendo cómo ejecutar el programa, crear una base de datos en blanco, las características del entorno de trabajo de Access como la cinta de opciones y el panel de navegación, y conceptos básicos sobre bases de datos, tablas, campos, relaciones, consultas, formularios e informes. También explica cómo crear, abrir y cerrar una base de datos, así como importar y exportar datos.

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MICROSOFT ACCESS
CELIS MENDOZA LISETH KARINA
INSTITUTO TÉCNICO MARIO PEZZOTTI LEMUS
ESPECIALIDAD SISTEMAS
DEPARTAMENTO SISTEMAS
10°C
LOS PATIOS
2019

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MICROSOFT ACCESS
CELIS MENDOZA LISETH KARINA
MICROSOFT ACCESS
ESP. HENRY JAIMES ORTEGA
INSTITUTO TÉCNICO MARIO PEZZOTTI LEMUS
ESPECIALIDAD SISTEMAS
DEPARTAMENTO SISTEMAS
10°C
LOS PATIOS
2019

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TABLA DE CONTENIDO
1. Definición Access
2. Ejecutar el programa
3. Crear una base de datos en blanco
4. El entorno de trabajo de Access
4.1 la cinta de opciones
4.2 el botón Access
4.3 la barra de herramientas de acceso rápido
4.4 menús emergentes o contextuales
4.5 el panel de navegación
4.6 las fichas de documentos
4.7 la barra de estado
4.8 salir de Access
5. Base de datos (definición)
6. Las tablas como base de datos
7. Componentes básicos de la tabla
8. Crear, abrir y cerrar una base de datos
9. Propiedades de los campos
10.Las relaciones
11.Las consultas
12.Los formularios
13.Los informes
14.Importar y exportar datos

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DEFINICION ACCESS:
Una base de datos es un conjunto de datos organizados en filas y columnas. Access es
una base de datos relacional, con lo que aun estando los datos almacenados en tablas
diferentes se pueden crear relaciones entre ellas: por ejemplo, una tabla puede
contener datos de clientes y otra de las facturas enviadas
EJECUTAR EL PROGRAMA:
La forma más sencilla de ejecutar un programa como administrador en Windows 10 es
encontrar la aplicación que deseas abrir en el menú ‘Inicio’, hacer clic con el botón
derecho del ratón y seleccionar 'Ejecutar como administrador' en la sección ‘Más’ (en la
parte de arriba).
Esta opción solo te permitirá ejecutar el programa como administrador esa vez, es decir,
tendrás que repetir el mismo proceso cada vez que quieras abrir ese programa como
administrador.
Cómo ejecutar programas como administrador en Windows 10:
 Paso 1. Busca la aplicación en el menú de inicio, en el apartado donde puede
verse la lista de programas.
 Paso 2. Abre ‘ubicación del archivo’ haciendo clic en la opción ‘Más’.
 Paso 3. Haz clic en el programa elegido con el botón derecho y después en
‘propiedades’.
 Paso 4. Haz clic en opciones avanzadas y aparecerá una nueva ventana.

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CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO:
Ya que al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber hecho el
diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una
base de datos en blanco.
Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en blanco que se
encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.
Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco
se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.
Una vez creada la base de datos podrás
encontrar el archivo .accdb en la ruta
especificada. Por último debo mencionar
que Access insertará una tabla vacía
llamada Tabla1 a partir de la cual podremos
iniciar con la creación de nuestro diseño.

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EL ENTORNO DE TRABAJO DE ACCESS:
La cinta de opciones
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una
pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en
categorías o grupos.
Durante el curso utilizaremos continuamente en esta cinta. Para referimos a un
determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más
seña, el grupo.
De tal forma que (inicio portapapeles pegar) sería la localización exacta del botón
pegar, que permanece al grupo portapapeles de la pestaña inicio. Es importante que te
familiarices con esta nomenclatura.
El botón de Access
Son pequeños iconos que los podemos utilizar para crear o dar diferentes propiedades
a cada uno para que haga diferentes cosas.
Por ejemplo:
Se usa para dar accesos directos y también sirven para agregar imágenes o textos
La barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede
personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la
cinta de opciones que se muestra.
La barra de herramientas de acceso rápido es personalizable, puedes agregar o quitar
botones de acceso según consideres necesario. Para ello requieres abrir el menú
desplegable que se encuentra a la derecha de la barra y seleccionar Personalizar
Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
Menús emergentes o contextuales

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El menú contextual es la ventana que se abre cuando hacemos clic con el botón
secundario del ratón. Este menú es un elemento vivo del sistema operativo ya que se
va modificando añadiendo nuevos elemento al menú contextual a medida que
instalamos nuevos programas.
El panel de navegación
El panel de navegación es una parte del área de trabajo que puede mostrar
distintos paneles de navegación. Normalmente, esos paneles actúan como una tabla de
contenido, con elementos en los que puede hacer clic para ir directamente a una parte
concreta del documento.
Las fichas de documentos
La ficha documental es una ficha muy similar a la ficha bibliográfica, pero esta ficha
trata sobre documentos, e incluye información como las ideas principales y el lugar de
archivo.
Este tipo de fichas puede realizarse en papel, pero generalmente se ha realizado en
computadora aunque cuenta con la estructura básica de la ficha imprimible.
Los datos que debe o puede contener son:
 Nombre o nombres de los autores, promotores o destinatarios.
 Número de ficha
 Número de expediente, orden o registro general
 Instancia o institución encargada
 Firma del responsable o responsables (solo en la versión impresa).
La barra de estado
La Barra de estado es el elemento de la interfaz gráfica de un programa de software
que presenta información sobre el estado del programa. En Word, la Barra de
estado viene activada por defecto y se encuentra en la parte inferior del programa.
Salir de Access

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La acción de macro QuitAccess también puede especificar una de las distintas
opciones para guardar objetos de base de datos antes de salir de Access.
BASE DE DATOS:
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca
puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al
desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las
bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por
tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del
almacenamiento de datos.
LAS TABLAS COMO BASE DE DATOS:
Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos donde se guardan
los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista
general de un programa de hoja de cálculo.
Las tablas se componen de dos estructuras:
 Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser único y además de
tener un tipo de dato asociado.
 Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla. Allí se componen los
datos y los registros. Eventualmente pueden ser nulos en su almacenamiento.
En la definición de cada campo, debe existir un nombre único, con su tipo de dato
correspondiente. Esto es útil a la hora de manejar varios campos en la tabla, ya que
cada nombre de campo debe ser distinto entre sí.
A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los
registros insertados. El campo puede ser definido como índice, lo cual permite que los
datos de ese campo cambien solos o sea el principal indicar a la hora de ordenar los
datos contenidos.
Cada tabla creada debe tener un nombre único en la cada base de datos, haciéndola
accesible mediante su nombre o su seudónimo (alias) (dependiendo del tipo de base de
datos elegida).

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COMPONENTES BASICOS DE LAS TABLAS:
(DW) Para insertar una tabla hay que dirigirse al menú Insertar, a la opción Tabla. En la
nueva ventana habrá que especificar el número de Filas y Columnas que tendrá la
tabla, así como el Ancho.
(FP) Lo primero que vamos a hacer es activar la barra de herramientas de tablas.
Todas las opciones que contiene están disponibles en el menú Tabla, pero usar la
barra de herramientas de tablas es más cómodo y rápido. Para activar la barra de
herramientas, lo podemos hacer de dos formas: Desde el menú Ver, hacemos clic en
Barras de herramientas y después en Tablas, o poniendo el ratón sobre una barra de
herramientas hacemos clic con el botón derecho del ratón y después pulsamos en
Tablas.
CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS:
Crear
1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del
cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir
una.
4. Haga clic en Crear.
Abrir
1. Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
2. Desde la pestaña Archivo > Abrir

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3. Desde la pestaña Archivo > Reciente
4. En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al
igual que en el método anterior.
5. Haz clic en la que quieras abrir.
Cerrar
1. Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
 En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos
 bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.
CREAR TABLAS DE DATOS:
Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base de
datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos (como
un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra
base de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una
nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a
definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos

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1. Haga clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en
blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva
base de datos.
3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el icono
de carpeta.
4. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la
vista Hoja de datos.
Crear una nueva tabla en una base de datos existente
1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo Reciente.
En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base
de datos.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego
haga clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de
datos.
MODIFICAR TABLA DE DATOS:
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que
contiene el campo cuyo formato de presentación desea cambiar y, a
continuación, haga clic en vista Diseño en el menú contextual.
2. La tabla se abre en la vista Diseño.
3. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee establecer.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:
Las propiedades de un campo describen las características y el comportamiento de los
datos agregados a dicho campo.
El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina qué
tipo de datos puede almacenar el campo. En este artículo, se describen los tipos de
datos y otras propiedades de campo disponibles en Access y se incluye información
adicional en una sección de referencia de tipos de datos detallados.

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LAS RELACIONES:
La ventana relaciones le permite definir Relación entre los elementos almacenados en
varias tablas de Access. Está disponible haciendo clic en herramientas de base de
datos > relaciones.
Las relaciones son como las reglas que gobiernan cómo se conectan los datos en la
base de datos.
Si ha creado una consulta de Access antes, observará que la ventana relaciones se
parece mucho a la parte superior del generador de consultas:
En la ventana relaciones, use los comandos de la pestaña diseño para agregar tablas a
la vista y, a continuación, arrastre los campos entre tablas para configurar las
relaciones. En este ejemplo, la relación permite que varios pedidos se conecten a cada
cliente, pero le impide crear un pedido para un cliente que no existe.

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LAS CONSULTAS:
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas
para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en
Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente la información que deseas.
LOS FORMULARIOS:
Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u
obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son
objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base
de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será
fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder
especificar datos con precisión.
Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access.
En este artículo se indican algunos de ellos.
LOS INFORMES:
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la
base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de
números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas
regiones y períodos de tiempo.

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En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí
aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar
y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS:
Exportar datos
Se copia una tabla de Base a una hoja de Calc y, a continuación, se pueden guardar o exportar
los datos en cualquier formato de archivo compatible con Calc.
1. Abra el archivo de base de datos que contiene la tabla que desee exportar. Pulse en
Tablas o en Consultas para mostrar las tablas o las consultas, respectivamente.
2. Diríjase a Archivo ▸ Nuevo ▸ Hoja de cálculo.
3. En la ventana de Base, pulse con el botón secundario del ratón en el nombre de la tabla
que quiera exportar. Seleccione Copiar en el menú contextual.
4. Pulse en la celda A1 en la ventana nueva de Calc y seleccione Editar ▸ Pegar.
Ahora puede guardar o exportar los datos en muchos tipos de archivo.
Importar datos
Cuando realice importaciones de datos a partir de un archivo de texto o de libro, este archivo
debe contener una primera fila cuya información funcione como cabecera. La segunda fila del
archivo se tratará como la primera fila con datos. El formato de cada campo de la segunda fila
determinará el formato de toda la columna correspondiente. Se perderá el formato durante la
importación a Base.
1. Abra un archivo de Base del tipo de base de datos que desee.
2. Cree un archivo de Base con el Asistente para bases de datos o abra un archivo de
Base existente que no sea de sólo lectura.
3. Abra el archivo de Calc que contiene los datos que se importarán en Base. Puede abrir
archivos muchos otros tipos de archivos.
4. Seleccione los datos que quiera copiar en Base.