Este documento ofrece consejos para mejorar el uso del correo electrónico, incluyendo evaluar si otros medios de comunicación como llamadas telefónicas o reuniones en persona son mejores para ciertos temas, ser claro sobre quién requiere acción directa y quién solo necesita estar informado, usar asuntos descriptivos, evitar adjuntos pesados, y revisar los correos antes de enviar para mejorar la claridad y corrección.

1. Buenas prácticas para el
uso del correo electrónico
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By Francisca G. Garrido

2. ¿Es la mejor vía?
Antes de tratar un tema por e-mail,
piénsalo.
Evalúa si es mejor tratarlo por teléfono o
cara a cara, antes de ponerte a escribir.
En muchas ocasiones una llamada de 5’
resuelve un asunto que podría significar
el intercambio de varios correos.
Si el asunto es importante es mejor
tratarlo en persona.
El correo es una herramienta y no
sustituye a las personas: no hay mejor
sistema de comunicación que el cara a
cara.
Y… ¡qué bueno es saludar a un
compañero y cuidar así nuestras
relaciones!
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3. A quién concierne
directamente: Para
Es el lugar de la dirección del receptor
primario.
Es decir, la o las personas afectadas
directamente por el correo o aquellas
que han de tomar alguna acción en base
a contenido.
Escríbelo al final. ¿Por qué? Evitarás el
error de enviar un correo a alguien que
no estaba en tus planes.
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4. Con Copia
CC se utiliza para indicar que se le envía el
mensaje a modo de información, por ello, elige
con cuidado quién tiene que actuar y quien
sólo debe estar informado.
Esta regla permite gestionar mejor el correo a
los receptores que pueden, puesto que sólo es
para su información, crear una regla para que
aquellos correos en los que van en copia
vayan directamente a una carpeta y leerlos
más tarde.
Recuerda, generalmente no irá en copia una
persona de categoría inferior a la persona que
va en Para.
Y atención al uso de CCO: no hay nada mejor
que la transparencia en la comunicación. Sólo
resulta útil si es necesario enviar mensajes a
una gran cantidad de destinatarios.
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5. El asunto
Evita usar títulos genéricos. Cuando se envía un
mensaje hay que indicar en el asunto una frase
corta y descriptiva del contenido del mensaje,
de forma que el receptor pueda conocer el tema
del mensaje y organizar mejor los correos que
recibe.
Tu email estará en la bandeja de entrada con
muchos más. Cuando el receptor quiera
recuperar tu mensaje, un título descriptivo le
ayudará. Igualmente, cuando lo vea aparecer en
su bandeja de entrada, un asunto descriptivo le
pondrá mentalmente en el tema mientras abre el
mensaje.
Si en un intercambio de mail se cambia de tema,
modifica el asunto para que siempre estén
relacionados con lo que se escribe.
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6. Los adjuntos pueden ser
una pesada carga
Si vas a enviar archivos adjuntos verifica
su tamaño. Hay formas eficaces de
enviarlos: comprímelos, usa el formato
pdf, usa links a espacios compartidos.
Adornos e imágenes de fondo aumentan
el tamaño del mensaje y en algunos
casos aparecen (erróneamente) como
documentos adjuntos. Esto puede crear
confusión en el receptor si no puede abrir
o entender el mismo.
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7. Confirmaciones de
apertura
Evita usar confirmaciones de apertura.
No resulta correcto enviar una exigencia
al destinatario que nos indique si lo abrió
y cuando.
Además, el destinatario puede elegir si
envía o no la confirmación, así que, en
realidad, ¿sirve de algo?
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8. A veces lo urgente no deja
sitio para lo importante
Presta atención cuando asignes Nivel de
Prioridad a tus correos.
No indiques que todos tus mensajes son
Importantes, Urgentes o de Alta
Prioridad: le restarás valor a los
verdaderamente importantes.
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9. Responder a todos
Resiste la tentación de “responder a
todos” cuando no es necesario.
Si la respuesta atañe solamente al
remitente respóndele sólo a él.
No es necesario copiar a todos con cada
“OK” o “Gracias”.
¿Necesitan estar en copia? Ellos también
gestionan muchos correos
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10. Va, viene, va, viene…
Evita caer en un ping-pong de correos.
Cuando van y regresan respuestas sobre
el mismo asunto, uno se pregunta si no
hay una mejor vía: ten en cuenta la
recomendación 1 y busca otro medio
para resolverlo.
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11. No cuentes tu vida
A no ser que ese sea el propósito del
correo.
Escribe correos cortos.
No divagues, no te extiendas en detalles
innecesarios.
Revisa tu mensaje antes de enviarlo y
elimina lo superfluo.
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12. Estilo y corrección
Revisa tu email antes de enviarlo. Quizás
lo que escribiste no es lo que pretendías
decir. Sólo tomate un minuto y vuelve a
revisarlo para darle mayor claridad.
Cuida la redacción y ortografía: Parece
obvio pero la rapidez y el aligeramiento
de las convenciones han relajado en
exceso la corrección del lenguaje.
Utiliza mayúsculas y minúsculas
correctamente. Las mayúsculas dan la
impresión de que estuvieras gritando.
Conviene no abusar de las marcas
gráficas (negrita, subrayado, colores), los
excesos entorpecen y no ayudan.
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13. Se puede liar parda
Considera no escribir un mensaje cuando
estás enfadado. No discutas por correo
electrónico: el e-mail no es el medio para
gestionar emociones.
Los mensajes escritos tienden a
amplificar la percepción de emociones y
sentimientos en el contenido.
Si estás de mal humor, no escribas y
envíes correos en caliente. Recuerda el
dicho, las palabras se las lleva el viento,
pero lo escrito permanece.
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14. Lo posible ya lo hice. Lo
imposible lo estoy logrando.
Para milagros me estoy
organizando
Ayúdate del gestor de correo: crea carpetas
por años, temas, personas. Las reglas
automáticas te serán de gran utilidad.
Borra. Guarda ficheros adjuntos o correos en el
ordenador y… suprime correos.
Evita la suscripción a newsletters y alertas que
no puedas leer, quedarán acumuladas en tu
bandeja de entrada complicándote discriminar
entre lo útil y lo que no lo es. Seleccionar las
suscripciones es una buena idea para limpiar
nuestra cuenta de correos innecesarios.
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15. Unos días de descanso…
La opción de respuesta automática
resulta muy útil cuando nos vamos de
vacaciones o vamos a estar ausentes del
correo durante un tiempo.
Además de la respuesta automática,
puedes desviar tu cuenta a la de alguien
que pueda atender tu correo. No causa
muy buena impresión dejar el correo
desatendido varias semanas y cuando
veas la bandeja de entrada al llegar,
quizá pienses que necesitas otras
vacaciones
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16. Corre la voz
Comparte tus buenas prácticas en el
manejo del correo electrónico.
Ganaremos en eficacia y comunicación si
todos hacemos un uso apropiado.
Como resumen, actúa con los demás
como te gustaría que lo hicieran contigo.
La próxima vez que abras tu correo fíjate
en tus reacciones: qué borras sin abrir,
qué lees con atención, si crees que van
demasiadas personas en copia, qué tipo
de correos te producen buena impresión
y cuales no... Probablemente tus
reacciones son muy similares a las de la
mayoría, así que ya tienes algunas ideas
para mejorar tus propios correos.
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