El documento ofrece 7 consejos para administrar el correo electrónico de manera efectiva. Recomienda aprender a usar el programa de correo, eliminar las cuentas públicas, mantener la bandeja de entrada ordenada, crear carpetas para organizar los mensajes, usar filtros para enrutar correos automáticamente, ser cuidadoso con los archivos adjuntos por seguridad, y realizar copias de respaldo del correo.

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MU¥ $€£ECTOS
•^Tecnología
7 Pasos para
Administrar
tu Correo
Electrónico
Es muy fácil saturar tu buzón. Pero
con estos sencillos pasos tendrás
todo bajo control y aprovecharás
al máximo las ventajas de estar en
constante comunicación, HAIVÍUN
2
No hay duda; el correo electrónico
se ha convertido en una de las
herramientas de comunicación
más importantes para hacer negocios.
Incluso, en la mayoría de las industrias,
los negocios crecen y sobreviven gracias
a la interacción con sus clientes y provee-
dores a través del e-mail.
Esta es la razón por la que debes apren-
der a usarlo y buscar software que contri-
buya a maximizar sus ventajas. Sigue estos
siete consejos que te ayudarán a lograrlo.
Aprende a usar tu progra-
ma de correo electrónico.
Sin importar si utilizas Outlook,
Eudora, Thunderbird. Pegasus,
Netscape o algún otro programa de este
tipo, la recomendación es invertir tiempo
para capacitarte en sus ftmciones. Proba-
blemente, la mejor manera de conseguir
la asesoria que necesitas es visitando la pá-
gina de Internet del fabricante y buscar los
tutoriales del programa que estés utilizan-
do. Si no puedes encontrar el soporte que
necesitas, entra a un buscador de Internet
en donde encontrarás el tutorial que más
te convenga.
1Elimina las soluciones de correo
lelectrónico público. Hotmail, Yahoo!
o Gmail están bien para intercambiar
correos con los amigos y familiares. Pero,
si se trata de tu negocio, es mejor utilizar
el programa profesional de un proveedor
de servicios de Internet (ISP) o un servi-
dor propio de la empresa. Además, los
servicios públicos de correo electrónico no
cuentan con fimdones avanzadas.
3Manten el buzón de entrada a un
nivel manejable. Si tus clientes,
proveedores, amigos y hasta la familia
te envian correos, lo más sensato es que
limpies tu bandeja de entrada con periodi-
cidad pues, en poco tiempo, tendrás tantos
mensajes que no sabrás cuál debes respon-
der o ignorar. En vez de dejar que todo se
acumule, actúa rápidamente y conserva
sólo los mensajes importantes o aquellos a
los que debas darles seguimiento.

2. Entrepreneur
4MaximÍ2a el uso de las carpetas.
Imagina lo que pasaría si man-
tienes toda la informadón de tus dientes
en una sola carpeta archivada en lo más
recóndito de un mueble. ¡Nunca podrías
encontrar la información que buscas!
Los correos electrónicos fundonan de la
misma forma.
A fin de mantener todo organizado
es esencial abrir carpetas para alma-
cenar los mensajes dependiendo del
remitente, asunto o lo que a ti te faci-
lite su búsqueda. Se pueden organizar
los correos por proyectos, nombres
propios o de compañías, procesos de
negocios y otras variables. Eso sí, lo
mejor es que tus clasificaciones sean
afines a un día laboral común. Por
ejemplo, si manejas todas las tareas
de Mercadotecnia de tu compañía,
podrías abrir carpetas para cada pro-
yecto y sub-carpetas para cada modo
de publicidad. También puedes crear
una por cada tipo de contrato externo
que realices.
nico con filtros. La tecnología
debe trabajar en tu beneficio; por lo
tanto, el correo electrónico también. Si
redbes freaientemente mails con mu-
cha información acerca de los mismos
temas y de la misma gente, te conviene
instalar un programa de enrutamiento.
Es decir, que sin necesidad de que estés
presente, estos mensajes se vayan no a
la bandeja de entrada, sino a una carpeta
adecuada o que se respondan de forma
automática.
Un ejemplo: si una amiga sólo te
envía chistes, ¿por qué no enrutar
sus correos a una carpeta de "Chis-
tes" para verlos y hasta reenviarlos
después? O sí recibes con frecuencia
correos preguntando cómo llegar a tu
empresa, descarga un programa de
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Crea
carpetas para
almacenar
los mensajes
según el
remitente
o asunto.
respuesta automática que agregue un
mapa, establezca una liga a un siste-
ma de mapas vía Internet y suministre
la información básica de trenes y taxis
para llegar a tu domicilio.
6consejo sobre la administración
del correo electrónico estarla completo
sin subrayar la importanda del uso
seguro de este medio. Al usarlo debes
tener mucho cuidado con los anexos, los
gráficos adjuntos y las ligas que lleven
a páginas de Internet fraudulentas. Si
recibes un correo que te indique, por
ejemplo, que hay un problema con la
hipoteca de tu casa o negocio, ¡no hagas
die en la liga de correo electrónico
que se incluya! Ve directamente a tu
insütudón financiera y comunícate con
ellos. O llama para veríficar sí en verdad
tienes algún problema con tus cuentas.
7Respalda tu correo electrónico.
Una parte esendal para utilizar el
correo electrónico con segurídad es hacer
arreglos para que, cuando se caiga tu
programa, tengas un respaldo al que pue-
das acudir en caso necesarío. Imagina
lo terríble que sería perder el trabajo de
todo un mes de informadón de dien-
tes nuevos almacenados en tu e-maÜ.
Respalda los correos en tu computadora.
Más vale prevenir que lamentar, lal
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