Herramientas de trabajo para Grupos de Trabajo de la Sociendad Científica SoVaMFiC Jornadas de Grupos de Trabajo

1. “ H E R R A M I E N TA S D E T R A B A J O G D T W E B 2 . 0 ”
TECNOLOGÍAS COMUNICACIÓN
PARA GRUPOS DE TRABAJO
J. Javier Blanquer Juan Quintana
GdT ITSI
29-11- 2017
1
SoVaMFiC 2017

2. HABLAREMOS DE…
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
SoVaMFiC 2017 2

3. HABLAREMOS DE…
• Correo electrónico.
• Gmail
• Outlook
• Mail
• Hotmail
• Herramientas para quedar.
• Doodle
• StageHQ
• Uso del WhatsApp
SoVaMFiC 2017 3

4. ALGO DE…
• Documentos compartidos:
• Ggogle Drive.
• Dropbox
• WeTransfer
• DocsToGo.
• Quedamos para hablar:
• Hangouts
• Skype
4SoVaMFiC 2017

5. NO NOS DARA TIEMPO …
• Redes Sociales:
• Facebook
• Twitter.
• Blogs.
• Herramientas de trabajo Corporativo.
Zyncro Groupspaces Hall
Wyev Wiggio Ubidesk
Columbus BscW
• IFTTT: automatiza todas tu tareas.
5SoVaMFiC 2017

6. E-MAIL
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
6SoVaMFiC 2017

7. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• Si utilizas un email de Grupo de Trabajo:
• Sé formal. La recomendación más puntual en este sentido es
tener un correo que sea de la siguiente forma:
GdT.decriptivo@serviciodecorreo.com.
• Evita a toda costa poner diminutivos, apodos o utilizar correos que
sean difíciles de transmitir de manera rápida.
• Consejo: si tienes que deletrear tu correo cada vez que alguien te lo
pide, considera cambiarlo.
• Escribe bien tu nombre al configurar la cuenta de correo.
• Revisa que el asunto del correo exprese
concretamente el contenido del mismo; así será más
fácil que el destinatario le dé la prioridad necesaria.
7http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017

8. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• Aprende a administrar a tus destinatarios:
• “Para” escribimos el correo de una o varias personas
principales, a las que nos queremos dirigir directamente;
• “Correo con Copia” (CC) ponemos a otras personas que
pueden estar interesadas en el contenido de nuestro correo pero
no son el remitente principal
• Correo con Copia Oculta (CCO) escribimos direcciones de
correo que también pueden estar interesadas en el contenido
pero que nadie podrá ver. Antes de enviar tu correo, pregúntate
qué personas son las que necesitan interactuar y a quiénes sólo
les vas a informar.
8http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017

9. SoVaNFiC 2017 9

10. SoVaNFiC 2017 10

11. No envíes mensajes a muchas
personas en el campo "Para”
• Si envías un correo a una larga lista de personas en el
campo "Para" está contribuyendo a que estas
personas reciban más correo no solicitado.
• Además puede que algunos de ellos no deseen que
su dirección sea conocida por terceras personas.
• Utilice para ello el campo CCO (copia oculta).
11SoVaMFiC 2017
10 CONSEJOS DE USO CORREO

12. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• El contenido debe estar constituido por un saludo,
cuerpo y despedida.
• En el cuerpo del mensaje es necesario ser directos: escribir lo
que queremos decir de manera clara y sin palabras de más.
• Es importante ser simples y concretos para dar a entender el
mensaje.
12http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/
La forma de redacción debe adecuarse al destinatario.
No escriba en mayúsculas ya que implica gritar.
Utilice los smileys (simbolos caras) con moderación y nunca en un mensaje formal.
No utilice la arroba (@) como sustituto del género neutro.
Si el contenido de un mensaje le irrita, no conteste de forma inmediata, haga antes una pausa.
Tenga en cuenta que se trata de comunicación escrita.
SoVaMFiC 2017

13. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• En la firma intenta escribir solamente tu nombre, cargo,
organización o empresa en la que trabajas y datos de
contacto. Se pueden configurar
• Si vas a poner un logo, intenta hacerlo de un tamaño moderado
para que sea fácil de cargar y visible.
13http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/
Las firmas automáticas y otro tipo de texto de inclusión automática debe ser lo
más esquemáticas posibles.
No incluya imágenes o información innecesaria. Limítelo a sus datos de contacto esenciales.
Tenga presente si quiere que estos datos sean visibles cuando escribe a ciertas personas o a
listas de distribución. En el lado opuesto nunca deje de identificarse con nombre y apellidos
cuando nos dirigimos a personas desconocidas.
SoVaMFiC 2017

14. SoVaNFiC 2017 14

15. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• Cuando contestas un correo con más de un
destinatario, es importante:
• Primero decidir si la respuesta es para todos o solamente para el
remitente; una vez teniendo claro este punto,
• SI la respuesta es para todos debes seleccionar la opción
“Responder a todos”. Lo que están en “para”.
• SI, por el contrario, sólo deseas contestarle al remitente,
seleccionas “Responder”. Lo que están en “de”.
15
Recuerda que todos recibimos muchos correos electrónicos cada día. Antes
de copiar a alguien en un correo, pregúntate si esa persona realmente está
interesada en recibir la información que vas a enviar.
http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017

16. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• Cuando reenvías un correo, debes revisar cuál es la
información que puede ser de utilidad para el
destinatario.
• Si necesitas compartir todo el contenido, sólo selecciona
“Reenviar”,
• De lo contrario borra o agrega la información pertinente.
• Haz una revisión general de tu correo antes de
apretar “Enviar”. Revisa que los archivos que mandes
se hayan cargado correctamente, que los enlaces
funcionen, que no tenga errores de ortografía y sintaxis
y que el color y tamaño del texto sea adecuado.
16http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017

17. SoVaNFiC 2017 17

18. SoVaNFiC 2017 18

19. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
Lo habitual es que el sistema de correo electrónico incluya
en el asunto algún tipo de referencia que indica que el
mensaje ha sido reenviado por otro usuario. De esta
manera, cuando alguien reenvía un e-mail, en el asunto
puede aparecer la sigla RV (de reenvío) o FW (forward).
• RE: indica que el mensaje es una respuesta
• RV/FW: indica que te lo reenviaron.
• FW es lo mismo que RV pero en inglés. (fordward)
SoVaNFiC 2017 19http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/

20. SoVaNFiC 2017 20

21. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• Revisa periódicamente tu bandeja de “Correo no
deseado”. Esto ayudará a que el filtro tenga más
información sobre los correos que sí te interesan, al
tiempo que te aseguras de no pasar por alto alguna
comunicación importante que cayó ahí por error.
21http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017

22. 10 CONSEJOS DE USO CORREO
• Respete la privacidad de los mensajes y el destinatario
• No reenvíe mensajes destinados a usted sin el permiso del
remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o
confidencial.
• No divulgue la dirección de una persona a terceros sin su
permiso. No publique direcciones de correo en una web sin
permiso del titular.
22
También es práctico aprender a usar las demás aplicaciones que nos
permiten estar más organizados y sincronizados con nuestro correo. Tómate
un tiempo para conocer cada una de ellas y sacarle el mayor provecho a tu
servicio de correo electrónico.
http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017

23. COSAS A TENER EN CUENTA
Archivos adjuntos:
• Un archivo que ocupe 100 K(100.000 bytes) podría transmitirse
de un sitio a otro rápidamente.
• Si se adjunta un archivo en un correo, enuncie el contenido del
mismo, e indique el tamaño que posee, de esta forma se pueda
evitar fallos de seguridad.
• Generalmente un archivo con virus es más grande que un archivo
libre de virus(Aunque los virus atacan frecuentemente a sistemas
operativos poco seguros y confiables).
• Se recomienda usar un sistema de compresión para minimizar el
tráfico de la red. Se ahorra un 60% de espacio.
• Comprimir archivos con gzip..
• Reducir tamaño del archivo.
23SoVaMFiC 2017

24. SoVaNFiC 2017 24

25. SoVaNFiC 2017 25

26. COSAS A TENER EN CUENTA
Listas de correo:
• Se ve como un correo electrónico que se encarga de
redireccionar un mensaje a muchos correos, para evitar enviar un
correo a muchos destinatarios escribiendo exhaustivamente la
lista de los mismos.
• Al enviar correos a una lista de correo se debe ser aún más
cuidadoso que cuando se envía a un correo electrónico, por
ejemplo.
• Crear Grupos de destinatarios:
• Solicitar confirmación recepción:
26SoVaMFiC 2017

27. SoVaNFiC 2017 27
Nombre dirección @dirección
Nombre dirección @dirección
Nombre dirección @dirección
Nombre dirección @dirección
Nombre dirección @dirección
Nombre dirección @dirección
Nombre dirección @dirección
Nombre dirección @dirección

28. SoVaNFiC 2017 28

29. SoVaNFiC 2017 29

30. SoVaNFiC 2017 30

31. SoVaNFiC 2017 31

32. SoVaNFiC 2017 32

33. SoVaNFiC 2017 33

34. SoVaNFiC 2017 34

35. SoVaNFiC 2017 35

36. 36SoVaMFiC 2017

37. 37SoVaMFiC 2017

38. 38SoVaMFiC 2017

39. 39SoVaMFiC 2017
El correo electrónico nos roba
el 28% de la jornada laboral

40. 40SoVaMFiC 2017
GTD en el correo
Deja de leer el correo. Actúa
Una bandeja con un correo es una
bandeja llena
Cada mensaje en su carpeta
Pocas carpetas
Próximas acciones
Delegados
Archivo
Menos de 2 minutos: hazlo
Desactiva la alerta de correo nuevo
Limita el tiempo de proceso de la
bandeja de entrada
Establece el momento/s para
revisarlo. Según tu energía.

41. 41
GTD en el correo
Respuestas breves
Asunto claro
No existe el correo urgente
Las discusiones, en vivo
Usa filtros y reglas para archivar
Guarda los archivos adjuntos
El correo es sólo bandeja.
Procesa, organiza (incluye en lista) y
actúa según contexto y energía.
http://jeronimosanchez.com/gtd-para-dummies-procesando-el-correo-electronico/
https://canasto.es/blog/consejos-correo-electronico

42. QUEDAMOS?
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
42SoVaMFiC 2017

43. PLANIFICACIÓN EVENTOS
DOODLE
Cuando queremos organizar un evento para el Grupo de Trabajo
probablemente necesitaríamos:
• Poder proponer varias fechas/horas posibles.
• Que los participantes puedan votar varias opciones, y añadir
comentarios a dichas votaciones
• Permitir a los miembros del grupo ver fácilmente las opciones
elegidas por el resto.
• Cerrar fácilmente una hora final, según los resultados de la
encuesta.
Lo que vamos a hacer por mail o teléfono cuando intentas montar una
reunión se puede hacer con esta herramienta.
Doodle nos ofrece todo esto… y más.
43
https://doodle.com/es/
https://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales/doodle/ SoVaMFiC 2017

44. OTRO GRUPO WhatsApp
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
44SoVaMFiC 2017

45. Whatsapp profesional
Buenas prácticas
• Establecer los objetivos y no usarlo
para temas ajenos
• No añadir a participantes sin
consultarles antes.
• Cortesía. Hola, por favor, gracias.
• Ser conciso y claro
• Asuntos delicados: presencial
• Poca confidencialidad. Cuidado con
archivos y contraseñas.
45SoVaMFiC 2017

46. Whatsapp profesional
Buenas prácticas
• Punto y aparte. Ese desconocido.
• No esperar inmediatez. Urgencia:
llamada.
• Según el caso, pedir que la
respuesta sea en privado
• No escribir si estamos alterados
• En tiempo de trabajo. Respetar vida
privada
• Listas vs grupos 46SoVaMFiC 2017

47. 47SoVaMFiC 2017
Para que no te absorba
• Es una herramienta, no un fin
• Grupos sin sonido
• Consultarlo cuando
corresponda
• Evita interrupciones: Anular
push; modo avión; no datos
móviles

48. SoVaNFiC 2017 48
Negrita: abrir y cerrar con asteriscos (*) la palabra o frase.
Cursiva: abrir y cerrar con guiones bajos ( _ )
Tachado: abrir y cerrar con virguillas (~).
Combinación de formatos: El primer símbolo para abrir ha de ser el último
para cerrar (en espejo, no repitiendo el orden).
Orden correcto: _ * texto * _ (aparecería en cursiva y negrita)
Orden incorrecto: _ * texto _ *

49. DOCUMENTOS
COMPARTIDOS
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
49SoVaMFiC 2017

50. 50SoVaMFiC 2017
15 GB gratuito (correo, archivos, fotos…)
Almacenar y compartir archivos o carpetas
Edición colaborativa con googleDocs. Texto, diapositiva,
tablas…
Aplicación de escritorio

51. 51SoVaMFiC 2017
2 GB gratuito
Sencillo
Almacenar y compartir
archivos o carpetas
Editar con Word online
Aplicación de escritorio

52. 52SoVaMFiC 2017
Gratuito: envío de 2 GB
vigencia del enlace de 7 días
envío a 20 direcciones
Sin necesidad de registro

53. NOS LLAMAMOS
Y NOS VEMOS
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
53SoVaMFiC 2017

54. 54SoVaMFiC 2017

55. TRABAJO CORPORATIVO
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
55SoVaMFiC 2017

56. EL TRABAJO COLABORATIVO
O GROUPWARE
“Aquellos procesos intencionales de un grupo para alcanzar
objetivos específicos, más herramientas diseñadas para dar
soporte y facilitar el trabajo. Trabajo colaborativo o groupware son
palabras para designar el entorno en el cual todos los participantes
del proyecto trabajan, colaboran y se ayudan para la realización del
proyecto.”
Para poder llevarlo a cabo lo principal es crear un grupo de trabajo motivado (humano)
y disponer de herramientas adecuadas para su comunicación. Los requisitos que
hemos priorizado han sido:
1. Facilidad de uso, ya que en nuestro caso algunos miembros del equipo investigador no están
relacionados con el uso de tecnologías basadas en Internet.
2. Posibilidad de videoconferencia al menos para 8 conexiones simultáneas.
3. Posibilidad de compartir archivos y trabajar de manera colaborativa y simultánea en los mismos.
4. Fácil gestión y acceso a archivos.
5. Almacenamiento en la nube.
6. Seguridad y confidencialidad.
7. Precio.
56https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/27/plataformas-de-
trabajo-colaborativo/
SoVaMFiC 2017

57. HERRAMIENTAS DE TRABAJO
CORPORATIVO.
Zyncro Groupspaces Hall
Wyev Wiggio Ubidesk
Columbus BSCW
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/07/plataformas-de-trabajo-colaborativo-zyncro/
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/06/plataformas-de-trabajo-colaborativo-groupspaces/
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/05/plataformas-de-trabajo-colaborativo-hall/
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/04/plataformas-de-trabajo-colaborativo-wyev/
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/03/plataformas-de-trabajo-colaborativo-wiggio/
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/31/plataformas-de-trabajo-colaborativo-ubidesk/
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/30/plataformas-de-trabajo-colaborativo-columbus/
• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/29/plataformas-de-trabajo-colaborativo-bscw/
57
Google.
BSCW.
Columbus.
Ubidesk
Hall
Wiggio
Vyew
SoVaMFiC 2017

58. IFTTT: AUTOMATIZA
TODAS TU TAREAS.
“HERRAMIENTAS DE TRABAJO GDT WEB 2.0”
58SoVaMFiC 2017

59. IFTTT: AUTOMATIZA TODAS TU
TAREAS.
• Monitorea las cuentas vinculadas, o canales, para
disparadores predefinidos, o acciones.
• Receta: Cuando IFTTT observa un disparador de una de
las cuentas de los usuarios, se realiza la acción definida.
• Más de 85 servicios para automatizar tareas:
• Avisar de la publicación de un artículo
• Subir a redes sociales una noticia
• Aviso de apps gratuitas
• Guardar fotos de redes sociales…
59https://www.juanmabenitez.com/guia-ifttt/ SoVaMFiC 2017

60. SoVaNFiC 2017 60

61. A R A N H D @ O N O . C O M
J U A N V Q U I N T A N A @ G M A I L . C O M
GRACIAS POR LA ATENCIÓN
61SoVaMFiC 2017