El documento detalla la oferta de servicios de outsourcing de nómina por parte de Quantum Data Systems, que incluye gestión integral de procesos de nómina y seguridad social, garantizando confidencialidad y cumplimiento legal. Se destacan beneficios como la eliminación de gastos operativos y la mejora de procedimientos, además de un acceso en línea para empleados y directivos. La implementación del servicio requiere colaboración entre Quantum y la empresa contratante, con un enfoque en la seguridad y confidencialidad de la información.

3. DEJE A NUESTRO CARGO LOS PROCESOS
DE NÓMINA DE EMPLEADOS. ASUMIMOS
LA RESPONSABILIDAD DE ELLOS.

4. Beneficios
• Eliminación de gastos por Hardware, Software,
Administración, Mantenimiento y Personal
• Planeación, control y estadística de los procesos
realizados (Cronograma de Procesos)
• Se contemplan TODOS los procesos Ordinarios y
Especiales
• Seguridad, confidencialidad y privacidad de la
información
• Cumplimiento de las Normas legales vigentes y su
actualización
• Responsabilidad por los resultados
• Gestión de novedades para la elaboración y cargue en
cada proceso
• Procesos de Liquidación y Contabilización automática
• Portal Web para atención de los empleados
• Excelente costo beneficio
El servicio de Outsourcing de
Nomina Integrity proporciona
confidencialidad de la
información y un mejoramiento
sustancial en los procedimientos
operacionales, permitiendo que
su organización se centre en el
core del negocio con la
confiabilidad y respaldo de
Quantum Data Systems.

6. Alcance del Servicio
El Servicio de Outsourcing de Nomina Integrity administrará
de forma integral los procesos de nómina, seguridad social,
prestaciones sociales, generación de reportes, comprobantes
de pago individuales e interface contable.
Las funciones contempladas para estos procesos se
presentan a continuación:

7. Alcance
• Configuración de Multiples tipos de Nómina y
Jornadas
• Registro de novedades: nuevos empleados,
modificación de datos personales, incapacidades,
licencias, prestamos, horas extras, etc.
• Impresión reporte de novedades para revisión y
aprobación
• Liquidación pre-nómina para revisión y aprobación
• Liquidación nómina definitiva
• Impresión nomina por sucursal agencia
• Impresión resumen de nomina por sucursal
agencia concepto
• Generación y envío volantes de pago
• Elaboración reporte de pagos por forma de pago

8. Alcance
• Generación archivo plano para pago de nómina
electrónica
• Generación de pagos según forma de pago
• Contabilización (generación interface con sistema
contable)
• Liquidación mensual nómina de provisiones
• Contabilización nómina de provisiones
• Elaboración mensual planilla única para pago de
seguridad social
• Reporte para programación de vacaciones
• Reporte para renovación o liquidación de
contratos a termino

9. Alcance
• Liquidación preliminar y definitiva prima semestral
• Liquidación individual de contratos de trabajo
• Liquidación individual de vacaciones
• Liquidación de vacaciones colectivas
• Liquidación general de contratos de trabajo
• Consolidación anual de vacaciones
• Consolidación anual de cesantías
• Emisión certificados de pagos y retenciones
• Traslado anual de cesantías a fondos
• Pago anual de intereses de cesantías
• Emisión certificados de pagos y retenciones
• Consultas y reportes de datos personales de
empleados

10. Alcance
• Consultas y reportes de acumulados por
sucursal/agencia, centro, empleado, concepto y
rango de fechas
• Diseño de reportes específicos de acumulados
• Información para auditoría de acceso
• Información para auditoría de procesos

11. La nube para
los Empleados
A través de las funciones de la nube
Integrity los empleados tienen acceso a
toda la información de la nómina que
requieran. Estas consultas se pueden
realizar a través de la web o dispositivos
móvil. El resultado de esto es un mejor
servicio al empleado con un nivel de
pertenencia mayor hacia a la empresa.

12. La nube para el
Personal Directivo
El personal directivo tendrá acceso a la
información histórica de los procesos de
nómina. Todo esto desde la nube y en
tiempo real.

13. Metodología de Trabajo
La implementación y puesta en marcha del Servicio de
Outsourcing de Nomina Integrity requerirá de dos fases y
niveles de responsabilidad entre Quantum Data Systems y su
Empresa:

14. 1 Metodología
de puesta a punto
• Empalme del Servicio con el personal actual
con base en la última Nomina procesada
• Definición Formulas para conceptos
específicos (Propios de la Empresa)
• Cargue, revisión y actualización Parámetros
del Sistema
• Cargue, revisión y actualización datos de
Empleados
• Cargue, revisión de acumulados y cuadre con
Contabilidad
• Implementación de Seguridades
• Inicio oficial del Servicio
En primera instancia se
encuentran las actividades
preliminares y puesta a punto,
este tipo de actividades
involucran responsabilidad
conjunta entre Quantum Data
Systems y su Empresa, para la
adecuada implementación del
servicio dentro de su
organización. Estas actividades se
presentan a continuación:

15. 2 Cronograma
de Procesos
• Creación
• Formalización
• Ejecución
• Auditoría
Una vez puesto a punto el servicio
de nómina se adoptará una
metodología de cronograma de
procesos que permitirá identificar
las tareas, fechas y responsables
de cada nómina ordinaria y
especial con el fin de mantener
un control sobre los procesos
realizados y su historia.

16. Recursos
Requeridos
• Coordinador de Nómina para la entrega de
novedades y recepción de informes
• Gerente de Proyecto de la Empresa
• Gerente de Cuenta QUANTUM
• Personal de QUANTUM asignado al Servicio de
Outsourcing de Nómina
• Call Center para aclaración de inquietudes y
registro de requerimientos específicos
• Todos los procesos del servicio se realizarán a
través de la Nube QUANTUM
Para la prestación del servicio de
Outsourcing de Nomina Integrity
son requeridos los siguientes
recursos:

17. Nuestros servicios
ofrecen información
oportuna, segura y
confidencial.

18. Confidencialidad de los Empleados
Para proteger la integridad de la información y la
confidencialidad de la misma Quantum Data Systems Ltda,
responderá por la confidencialidad respecto de la
documentación e información entregada por su EMPRESA;
siendo ésta de carácter reservado y por tanto, no podrá
utilizarla para fines no previstos en lo contratado con su
Empresa.