Este documento presenta las tablas de retención documental del Municipio de Venecia, Antioquia. Incluye las series documentales producidas por la Tesorería Municipal y el Almacén, como historiales de equipos, informes contables, inventarios, títulos de propiedad y vehículos. Define los tiempos de retención y disposición final de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico.

1. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2011
Página 101 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL/ ALMACEN
CODIGO
140-141
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
15
HISTORIAL DE LOS EQUIPOS
-Hoja de vida de los equipos
- Registro de control de
mantenimiento y Accesorios
- Conceptos Técnicos
- Manual de funcionamiento de los
equipos
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
HISTORIAS
15-03
RETENCION
AG
AC
3
2
16
16-02
1
10
X
X
INFORMES CONTABLES
- Informe de Inventarios Anual
A partir de que se le dé de baja a un
equipo y cumplido los tiempos de
retención en los archivos de gestión y
central se eliminan.
A
partir
de
su
actualización,
transcurrido los tiempos de retención
en los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
ón y Conservación Total
CT:
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

2. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 102 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA MUNICIPAL/ ALMACEN
CODIGO
140-141
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
16
16-03
INFORME
17
17-07
RETENCION
AG
AC
2
3
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
INSTRUMENTOS DE CONTROL
DE GESTIÓN DEL AREA
REGISTRO DE INSUMOS
DEL ALMACEN
1
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido los tiempos de retención
en el archivos de gestión y central se
elimina, queda constancia en el informe
que rinde la Tesorería Municipal
Una vez se actualice el listado y
Cumplidos los tiempos de retención en
el archivos de gestión se eliminan.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

3. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 104 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL/ ALMACEN
CODIGO
140-141
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
18
18-01
INVENTARIO
18-02
INVENTARIOS
CONSTANCIAS DE MOVIMIENTO
RETENCION
AG
AC
1
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión, se elimina.
INVENTARIO DE BIENES
DEVOLUTIVOS DEL EMPLEADO
-
2
10
De entrada - De salidas
De traslado - De préstamo
De reintegro - De venta de bienes
De baja de bienes inservibles
De baja por hurto
Tipología:
PROCEDIMIENTO
X
Transcurridos los tiempos de custodia
en el archivo de gestión y archivo
central, se toma una muestra aleatoria
de cada acción y se transfiere al
archivo Histórico las demás procede a
eliminar.
Nota: Las Acta de baja de bienes por
inservibles y por robo , por venta de
bienes, quedan consignadas en un
Acta de Comité de compras que se
conservan permanente y en una
Resolución..
Actas de Traslado
-Autorizaciones de entrega y
despacho, actas de baja
CONVENCIONES
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

4. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 103 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL/ ALMACEN
CODIGO
140-141
18-03
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
INVENTARIO GENERAL DE BIENES
INVENTARIO ANUAL
RETENCION
AG
AC
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
- Inventarios de Bienes Muebles
- Inventario de Bienes Inmuebles
- Inventario de bienes culturales
Patrimoniales
- Parque automotor
PLANES DE MEJORAMIENTO
22-14
- INDIVIDUAL
2
10
X
PROCEDIMIENTO
A partir de su actualización y cumplidos
los tiempos de retención en los
archivos de gestión y archivo central,
se transfiere al archivo Histórico para
su conservación permanente.
A partir de su actualización y cumplidos
los tiempos de retención en los
archivos de gestión y archivo central,
se transfiere al archivo Histórico para
su conservación permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

5. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 105 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA MUNICIPAL/ ALMACEN
CODIGO
140-141
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
27
27-01
TITULOS
TITULOS DE PROPIEDADES
- Tipología: Escrituras- Planos
27-02
TITULOS DE VEHICULOS
- Tipología:
Expediente del vehículo,tarjeta de
propiedad- soat-manifiesto de
aduana -pago de impuestos,
traspaso, seguro, revisión
tecnicomecánica.
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
1
20
X
1
20
X
PROCEDIMIENTO
Una vez se pierda del derecho sobre un
titulo de propiedad y cumplidos los
tiempos de retención en el archivo de
gestión y archivo central, se eliminan.
Esta información se recupera en la
oficina de instrumento públicos y en la
notaría.
Los planos se conservarán permanente
en la planoteca de la Alcaldía
Una vez se pierda el derecho sobre un
título de un vehículo y cumplidos los
tiempos de retención en el archivo de
gestión y archivo central, se eliminan;
ya que esta información se recupera en
la oficina del transito donde el vehículo
está matriculado.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013