Este documento presenta las tablas de retención documental de la Empresa Pública de Venecia S.A. E.S.P., las cuales establecen los tiempos de retención y disposición final de diferentes tipos de documentos producidos por la gerencia y el asesor contable. La tabla detalla series documentales como comprobantes contables, declaraciones tributarias, informes financieros, libros contables y proyectos de presupuesto, y especifica los plazos de almacenamiento en los archivos de gestión y central así como el procedimiento de se

1. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
Versión: 01-2013
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA/ ASESOR CONTABLE
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
100-111
05
COMPROBANTE DE AJUSTE
CONTABLE
AG
AC
1
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
COMPROBANTES
05-01
RETENCION
X
- Por depreciación
- Aporte parafiscales
- Provisiones
- Seguridad social
- Diferidos
-Consumos de Almacen
- Cierre de Año
De soportarse la información en medio
magnetico
y
garantizarse
su
reproducción exacta conservese 10
años contados a partir del último
asiento en el archivo Central y se
elimina.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
Cumplidos los tiempos de custodia en
el archivo de Gestión y Central se
eliminan.
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA /ASESOR CONTABLE
CODIGO
100-111
05-02
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
COMPROBANTES DE EGRESO
RETENCION
AG
AC
1
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
20
Comprobante de egreso
- Certificado de disponibilidad
presupuestal
- Compromiso presupuestal
- Orden pago
- actas de avance
-- Comprobantes de viáticos
- Cuenta de cobro o factura
- Autorización de consignación de
pagos - Fotocopia de la cédula
- FotoCopia del Rut - Seguridad Social vigente
- Informe de actividades
- Cámara de Comercio Vigente
.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total
S: Selección
PROCEDIMIENTO
S
Cumplido el tiempo de retención del
archivo de gestión y archivo central, se
selecciona el último libro de cada año para
su conservación permanente.
De soportarse la información en medio
magnético y garantizarse su reproducción
exacta consérve 10 años en el archivo
Central se selecciona el último libro de
cada año y los demás proceder a eliminar.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA/ASESOR CONTABLE
CODIGO
100-111
05-03
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
COMPROBANTE DE INGRESO
- -Comprobante de ingreso
RETENCION
AG
1
AC
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
- Movimiento diario de caja
- Resumen de ingreso por tipo
código
- Relación de consignaciones
por banco
- Relación de ingresos recibidos
por caja
05-04
PROCEDIMIENTO
Cumplido el tiempo de retención del archivo de
gestión y archivo central, se selecciona el
último libro de cada año para su conservación
permanente.
De soportarse la información en medio
magnético y garantizarse su reproducción
exacta consérve 10 años en el archivo Central
se selecciona el último libro de cada año y los
demás proceder a eliminar.
5
95
X
COMPROBANTE DE NOMINA
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se selecciona la
de los Gerentes y del personal sobresaliente y
se transfieren al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : ASESOR CONTABLE
CODIGO
100-111
10
10-01
10-02
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
5
95
2
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
DECLARACIONES
DECLARACION DE APORTES A LA
SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
- INGRESO Y PATRIMONIO (ANUAL)
- IMPUESTO DE RENTA Y
COMPLEMENTATRIO
DECLARACION DE RETEFUENTE Y DE
CREE -MENSUAL
X
X
PROCEDIMIENTO
S
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestiòn y central se
selecciona la de los Gerentes y del
personal sobresaliente y se transfieren
al
archivo
Històrico
para
su
conservaciòn permanente
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y archivo central
se selecciona la de ingreso y
patrimonio y se transfiere al archivo
histórico
para
su
conservación
permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA / ASESOR CONTABLE
CODIGO
100-111
12
12-03
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
1
10
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
INFORMES
INFORMES CONTABLES
Boletìn de Tesorerìa (Caja)
Tipologìa
- Comprobantes Ingresos
- Comprobantes egresos
- Disponibilidad Presupuestal
X
Cumplido el tiempo de retención del
archivo de gestión y archivo central
tómese muestra del 3% de los màs
representativos para la administraciòn
y se transfiere al archivo histórico .
CONCILIACION BANCARIA
- Informes
- Colillas de cheque
- Consignaciones
- Extractos bancarios
- Certificado de saldo
CONVENCIONES
E: Eliminación
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA/ASESORIA CONTABLE
CODIGO
100-111
12-04
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
INFORMES DE ESTADOS
FINANCIEROS
- Balance General
- Estado de actividad econòmica
-De Ejecuciòn Presupuestal
- Cambios en el Patrimonio
RETENCION
DISPOSICION FINAL
AG
AC
CT
2
10
E
M
X
PROCEDIMIENTO
S
Cumplido el tiempo de retención del
archivo de gestión y archivo central se
traslada al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
Cumplido el tiempo de retención del
archivo de gestión y archivo central se
traslada al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
O: Original
CONVENCIONES
C: Copia
AG: Archivo GestionCONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
AG: Archivo Gestion
M: Microfilmación u otro soporte
AC: Archivo Central
S: Selección
CT: Conservación Total
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA/ASESOR CONTABLE
CODIGO
100-111
13
13-02
13-02
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
INSTRUMENTOS DE CONTROL
LIBROS CONTABLES
LIBRO MAYOR Y BALANCE
LIBROS AUXILIARES
- Libro de contabilidad
- Libro diario
- Libro Bancos
RETENCION
DISPOSICION FINAL
AG
AC
CT
1
10
10
M
PROCEDIMIENTO
S
X
1
E
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
X
Transcurrido los tiempos de retención en
los archivos de gestión y central se
eliminan.
CONVENCIONES
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

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EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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Página 40 de 52
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA/ASESOR CONTABLE
CODIGO
100-111
19
19-03
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
PROYECTOS
PROYECTOS DE PRESUPUESTO
ANUAL
RETENCION
DISPOSICION FINAL
AG
AC
CT
2
10
E
M
PROCEDIMIENTO
S
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central, se
transfiere al archivo Histórico y queda
constancia en el Acuerdo de Junta
Directiva que se conserva permanente.
CONVENCIONES
Firma Responsable:
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013