El documento proporciona información sobre la redacción de actas de sesiones y reuniones. Explica que el acta debe incluir detalles como la fecha, lugar, asistentes, puntos del orden del día tratados y acuerdos alcanzados. También brinda consejos sobre la conducción efectiva de reuniones como definir objetivos claros, abordar los temas agenda, asignar tareas y tomar decisiones de manera consensuada.

1. TEMA :
ACTA DE SESION ORDINARIA

2. ACTA DE SESION ORDINARIA
El acta es la narración o reseña de lo sucedido en una reunión, en una junta
o sesión. Estas dos definiciones establecen las dos clases de Actas que se
realizan en la actividad comercial.
La redacción de un Acta debe ser lo más objetivo posible. Se extenderá por
la persona que actúe de Secretario en la Junta o reunión, el cual firmará en
unión del Presidente y de todos los Vocales que hayan asistido a la misma.
El Acta se comenzará haciendo constar en letras el nombre de la ciudad
donde se celebre la reunión, hora y fecha. Nombres de los asistentes,
persona que la preside y la existencia del quorum.
Se hará constar también si se reúnen en Junta General, Ordinaria o
Extraordinaria, indicando el orden del día.
Se dejará constancia de todo lo que se vaya tratando, con los nombres de
los que intervinieron e hicieron uso de la palabra y lo que expusieron,
asimismo como las incidencias que se provoquen, todo ello en el mismo
orden que vaya sucediendo.

3. REUNIONES BREVES
Toda reunión por más simple y poco importante que sea debe incluir:
•1. Identificar los objetivos de la reunión.
•2. Abordar los puntos del orden del día.
•3. Resumir y revisar la asignación de tareas.

4. ASAMBLEA EXTRAORDINARIA
Es aquella que se convoca con carácter de urgencia, con agenda definida.
Ejemplo de los pasos a seguir en una asamblea ordinaria:
1.- Mensajes.
2.- Instalación del quórum legal.
3.- Aprobación del orden del día.
4.- Solicitud aprobación del acta de la sesión ordinaria.
5.- Seguimiento de acuerdos.
6.- Informe de Actividades del Presidente.
7.- Presentación Plan de Trabajo.
8.- Asuntos Generales.

5. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL
DE ASAMBLEAS MAYORES LEGISLATIVAS
MOCIONES
Presentada.- “Propongo que…”
Secundada.- Otro dice: “Secundo la moción”.
Expuesta.- Por el Presidente o Secretario.
Debatida.- Por todos, dirigiéndose al Presidente con cortesía.
Enmendada.- Cambiar la formulación.
Sometida a deliberación.- Se presenta, se debate y se vota.
Replanteada.- La moción se lee para asegurar que todos estén votando.
Votada.- El Presidente formula las siguientes interrogantes ¿todos a favor?,
¿en contra?, ¿abstenciones? Y cuenta los votos para cada una.
Declarada.- Se anuncian los resultados.
Tipos de enmiendas las mociones: Enmiendas de primera categoría, las
que se refieren a las de la moción. Y enmiendas de segunda categoría, las
que se dan a la primera enmienda.

6. ALGUNAS PREGUNTAS FUNDAMENTALES
¿Qué es el quórum?
Un quórum es el número mínimo de votantes admisibles que deben estar
presentes en la reunión específica para el desarrollo de la reunión. Estos
números están designados en el estatuto de la organización. A veces es la
mayoría simple (la mitad del número total de asambleístas más uno) o
mayoría absoluta (dos tercios del total de miembros).
¿Quién preside la reunión?
Con frecuencia el presidente es la persona designada en los estatutos para
presidir las reuniones y asambleas. Algunos grupos asignan la presidencia
a un antiguo presidente, un moderador o un miembro diferente en cada
reunión.

7. ¿Qué es la agenda?
Es una lista de los asuntos que tienen que abordarse en una reunión.
Ayuda a que una reunión se mantenga enfocada y reduce la posibilidad de
que se pase por alto o se olviden los asuntos. Con frecuencia se utiliza el
siguiente esquema:
1. Llamar al orden.
2. Aprobación de la agenda.
3. Lectura y aprobación de las actas de la última reunión.
4. Informe de los directivos: Presidente, Vicepresidente, Secretario y
Tesorero.
5. Informes de comisiones.
6. Asuntos no concluidos o pospuestos.
7. Nuevos asuntos.
8. Suspensión.
9. Los invitados a una reunión deberían recibir con anticipación una
agenda provisional unos días antes.

8. ¿Cómo ejercer mejor la toma de decisiones?
1. El siguiente proceso puede utilizarse para la toma de decisiones:
2. Definir el asunto.
3. Reunir toda la información pertinente al asunto.
4. Enumerar todas las posibles acciones o soluciones.
5. Elegir la mejor solución posible.
6. Tomar la decisión.
7. Evaluar el resultado.

9. REGLAS PARA REUNIONES DE GRUPOS PEQUEÑOS
Los participantes en reuniones más pequeñas pueden acordar relajar el
procedimiento parlamentario. Un enfoque para asegurar que se lleve a cabo
una toma de decisiones eficaz en dicha reunión es elaborar la moción y
tomar decisiones a nivel de consensos.
Discusiones de Grupo:
A continuación se presenta algunas técnicas que el Presidente puede usar
para apoyar y fomentar la participación y el debate.
- El presidente solicita opiniones: Puede sugerir que los comentarios son
bien recibidos por el grupo y pedir a personas específicas que intercambien
sus opiniones.
- Una encuesta: Después de una corta discusión el presidente pide que se
alcen las manos rápidamente para determinar el apoyo a las propuestas e
ideas.
- Grupos: El debate por grupos pueden ser útil en el proceso de toma de
decisiones en reuniones grandes y para generar ideas nuevas de los
participantes.

10. -Tormenta de ideas: Puede generar muchas ideas espontáneas. Las
directrices para esta técnica son:
1. No criticar las ideas de otros mientras se realice.
2. Las ideas poco prácticas pueden provocar ideas prácticas.
3. Cuantas más ideas más posibilidades habrá de que surjan ideas
mejores.
4. Aprovechar las ideas de otros, mejorarlas o combinar varias ideas en
una.
5. Elegir una persona para anotar las ideas en rotafolio.
6. Al final de la tormenta seleccionar de forma crítica la lista de ideas
buscando cuatro o cinco puntos constantes. Por último convertir éstas en
opciones.

11. MEDIAR EL CONFLICTO
Pueden surgir conflictos en las reuniones. Muchos consideran que el
conflicto es negativo, pero puede ser positivo si se conduce a la innovación,
cambio positivo o acuerdo cuando se discute un asunto.
El presidente tiene que intervenir para resolver un conflicto en una reunión a
fin de llegar a una decisión aceptable. A continuación se exponen los pasos
para resolver un conflicto suscitado.
Reconocer un conflicto e identificar la cuestión que causa el desacuerdo.
Recopilar toda la información relativa al conflicto, intercambiarla y evaluarla.
Proponer posibles soluciones, incluyendo las consecuencias de las
propuestas.
Si una reunión se torna muy conflictiva, tómese un breve descanso. Cuando
se vuelva a convocar la reunión, el presidente puede asumir la discusión
hasta el punto de conflicto o pedir que las partes opuestas reasuman sus
respectivas posturas. Entonces, el presidente puede llevar a que las partes
negocien una solución.

12. LA INSTALACIÓN FÍSICA
La ubicación física y sus alrededores son muy importantes para una
reunión eficaz.
Uso de micrófono para reuniones grandes, ubicándolo en la parte central.
Usar equipo audiovisual para las presentaciones ayuda a una mejor
comprensión de los mensajes.
Tener en cuenta los horarios, si los participantes proceden de lugares
lejanos.

13. FIN