El documento habla sobre las reuniones. Menciona que las reuniones son encuentros formales para resolver problemas o tomar decisiones siguiendo un orden del día. También detalla objetivos comunes de las reuniones como impartir información, dar instrucciones, tratar quejas, tomar decisiones y generar ideas. Luego, brinda consejos sobre la planificación, ejecución y minutas de las reuniones.

1. MgSc. Nerio J. Ramírez Almarza
2015

2. Es un encuentro con el fin de
resolver problemas o tomar
decisiones, la mayoría son de tipo
formal y son celebradas en un lugar
y una hora determinada,
cumpliendo una agenda (orden del
día o una lista de temas)
previamente preparada

3.  Impartir información
o consejos
 Dar Instrucciones
 Ocuparse de quejas o arbitrar
 Tomar decisiones
 Generar Ideas
 Presentar Ideas
 Presentar propuestas para su discusión y
decisión

4. Debe estar claro
desde el principio
Si un tema puede resolverse sin
reunirse, cancele el encuentro
Es necesario qué todos acudan
Reflexiones los motivos del
éxito o fracaso de las
reuniones
Considere qué pasaría si no se
celebra la reunión habitual

5. Útiles para discusiones y alcanzar
decisiones con rapidez
Casuales u Organizadas
( sin escrito)
En cualquier lugar o
espacios abiertos
3 o 4 personas Anuncios Urgentes
Lenguaje informal
Estudio de expresión
corporal

8. Familiarícese con los
procedimientos de las
reuniones formales
Reglas complicadas
Las reglas cambian según
la organización y el país
Investigue las obligaciones
legales de las reuniones
formales

9. Virtual / Tradicional Videoconferencias
Correspondencia
Electrónica

10. MEDIDASPOSITIVAS
MEDIDASNEGATIVAS
Iniciar la
reunión
Puntualidad
Ánimo Positivo
Discutir los
temas por turno
Impuntualidad
de los asistentes
Se apartan de la
Agenda
Asistentes dan
aportes eficaces
Obtener opiniones
sobre lo planteado
Desacuerdos
entre los
asistentes
Se halla solución
aceptable
Puntualidad
Ánimo Positivo

11. Objetivos
Examinan todas
las opciones
Hay
enfrentamientos
Obtener opiniones
sobre lo planteado
Llegar a una
decisión
Se negocia con
compromiso
Debate termina
en punto muerto
Concluir una
reunión
Los puntos se
resumen y se
resuelven
Reunión no
fructífera

12. Elegir las personas
adecuadas
Proporcionarán
información
Ofrecerán
consejos
Opinión
Especializada
Autorizar
Medidas
EVALÚELAS
APORTACIONES

13. NOTIFICACIÓN
Informados de:
Fecha, Hora, Lugar
y Objetivo
Deben saber que
deberán aportar
ideas
Enviar Material de
apoyo a los
asistentes
El lugar debe
disponer de:
equipos
necesarios

14. Temas / Asuntos
que hay que
debatir
Breve, Sencillo y
Claro
Reunir
información y
desglose por
temas
Debe ocupar una
página
Hora, fecha, Lugar
y Objetivo
Especificar muy
bien el objetivo
central
El tiempo de cada
tema varía según
prioridad
Orden de los
temas de manera
lógica
No prolongue la
reunión
Envíe borrador de
la agenda a los
participantes

15. Agenda reunión Comité
Fecha / Hora
Lugar
1. (11:00) Designación de Presidente
2. (11:10) Disculpas por ausencias
3. (11:15) Aprobar acta anterior
4. (11:30) Asuntos pendientes de las
reunión anterior
5. (11:45) Correspondencia
Almuerzo
1. (12:15) Finanzas
2. (12:45) Asuntos especiales
3. (13.00) Otras mociones
4. (13:15) Cualquier otro asunto
5. (13:40) Detalles de la próxima reunión
Encabezado
Cada temas debe
indicar hora de
inicio
Temas de la
próxima reunión
se colocarán al
final
• Agrupe los temas
similares
• Inicie con los temas
protocolares
• Escuche los informes
de las tareas
asignadas

16. DESPACHO
 Todo el material de consulta está a la mano
 Su autoridad puede aumentar
 Apagar los teléfonos
DESPACHO
Subordinado
 Incrementa status y moral del talento humano
 Tomar en consideración tamaño y comodidades
SALA DE JUNTAS
INTERNAS
 Evita discrepancias jerárquicas que puedan surgir
 Puede darse interrupciones de extrañas por querer
hablar con algún personal

17. SALA JUNTAS
EXTERNAS
 Evita que alguien sienta que juega en su campo
 Útil si la confidencialidad es importante
CENTRO DE
CONFERENCIAS
 Dispone de servicios para grandes grupos
 Proporciona apoyo técnico y medidas de seguridad
SALA FUERA DE LA
CIUDAD
 Cómodo para los asistentes que residen fuera de la localidad o
del país
 Añade elegancia y rompe la rutina
 Aumenta los costos

18. Asistencia de más
persona de lo
calculado
Asisten menos
personas de lo que
se calculó
Clima muy
caluroso o muy
frío
Problemas
Técnicos
Cerca del sitio hay
pocos servicios
Visite el sitio
donde se dará el
evento
Sala con ventanas
Colocar
indicadores de
lugares
Compruebe la
comodidad de los
asientos

19. Reunión de
Dos
Al ofrecer APOYO,
Siéntese en ángulo
recto respecto de la
otra persona
De apoyo
Ayuda a eliminar barreras y permite
mirar a los ojos

20. Reunión de Dos
Siéntese junto a la
otra persona.
De Colaboración
Esta disposición supone una
similitud de opiniones

21. Reunión de Dos
Siéntese al otro
lado de mesa para
distanciarse de la
persona
De
Confrontación
Esta disposición permite ventilar
desacuerdos con mayor libertad

22. Ubicación de Grupos
El PRESIDENTE,
se sienta entre
los miembros
del equipo
Enfrentarse a la Oposición:
Discusión de temas o toma de decisión , las
partes con opiniones enfrentadas deben
sentarse en los lados opuestos de una mesa
rectangular

23. Ubicación de Grupos
El
PRESIDENTE,
se sienta en
la cabecera
El más
subalterno
ocupa el sitio
más alejado
del que
preside
Destaque la
Jerarquía:
El Presidente
debe sentarse en
la cabecera de
una mesa
rectangular y los
demás asistentes
en un orden
jerárquico
descendente

24. Ubicación de Grupos
El PRESIDENTE,
Puede sentarse
en cualquier
puesto
Discusión Libre:
Use una mesa
redonda para una
discusión abierta
, no se preocupe
por el status de
los asistentes

25. Presidente
Adversario
Partidario
Indeciso
El indeciso
espera que el
presidente lo
oriente
El adversario esta
sentado frente al
presidente para participar
activamente en la
discusión
El indeciso
puede ver y
escuchar
claramente
todos los
puntos
El que apoya
la moción
está sentado
en diagonal
a otro
partidario
para poderlo
ver
El partidario
puede influir
en las
opiniones de
los que están
enfrene
El adversario está sentado
junto al presidente para
equilibrar la mesa
La posición del partidario es
útil para plantear el tema
de los indecisos
El que se opone a la noción
esta aislado
El presidente puede mirar
sin problemas a la mayoría
de los participantes sobre
todos a los indecisos
Visuales

26. Observe dónde se sientan
e interprete posiciones
Posición que
Permite ver a casi todos
los asistentes
Posición central
Permite que el
asistente tenga un
papel activo en la
reunión
Posición que podría ocupar
alguien que no desea
comprometerse
Posición justo
enfrente del
presidente
ocupada por un
orador con poder
de convicción
Posición relevante
elegida por el
presidente o el
orador principal
para controlar la
discusión
Posición privilegiada
tradicional, al la
derecha del
presidente
Posición de alguien que
comparte las opiniones de un
orador con poder de
convicción

27. Montar apoyo
audiovisual
Distribuir el orden de
día
Repartir Material
Verificar que haya
sillas suficientes
Proporcione material
para escribir
Revise el refrigerio

28. Infórmese bien
Céntrese en los
objetivos de la
reunión
Investigue los
informes pertinentes
Intercambien
información
Descubra los posibles
opositores
Sondee el estado
emocional de los
participantes
Decida que va a decir
antes de iniciar la
reunión
ASESORÍA
ADOPTE UN PAPEL
ACTIVO

29. SEA VISTO Y OIDO
Adecuación entre el aspecto y el discurso
Vista con aspecto profesional
Investigue como irán vestidos los demás
miembros de la otra organización
Cuide mensaje corporal (Kinesia)
 Mire a los ojos
 Inclínese un poco hacia adelante eso
denota atención e interés
 Use ropa elegante y pulcra
 Los papeles o carpetas bien ordenadas
SOBRIEDAD

30. PARTICIPE CON
CONTUNDENCIA
ADQUIERA
CONFIANZA
La confianza se
trasmite
Argumentos
convincentes
Tono de Voz
Lenguaje Corporal Hablar con claridad
Sea claro
Sea preciso
Sea positivo

31. ESCUCHE A LOS
DEMÁS
Escuche cada palabra
y reflexione
Mire a los ojos
No interrumpa
Demuestre interés
No murmurar
 Manos relajadas
 Mirar a los ojos
y de frente
 Inclinarse
ligeramente hacia
adelante

32. INCREDULIDAD
 La mano oculta expresión
 La boca ligeramente abierta
indica sorpresa o incredulidad
 La mano oculta la boca y a su
vez su sentimientos

33. IMPACIENCIA
 Inclinada hacia atrás
 Distancia de los puntos de
vista
 Lenguaje corporal muy tenso
 Brazos cruzados forman una
barrera

34. ENFRENTARSE A LOS
PROBLEMAS
POSIBLES DEBILIDADES
DEBILIDAD INDICADORES
PARCIALIDAD Se defiende las ideas, necesidades de una parte de la población
INDECISION No toman decisiones y los gerentes no pueden conducir la reunión
MANIPULACION Los gerentes no permiten que los hechos hablen por mismo
ENFADO Los gerentes no muestran una conducta tranquila pero se mantiene
firme. Falta inteligencia emocional

35. ENFRENTAR A LOS
ALTOS EJECUTIVOS
MÉTODOS
INFORMALES
MÉTODOS
FORMALES
Retire la cooperación
Informe a lo demás
que el gerente se
comporta de manera
poco razonable
Solicite a los
superiores que
designes nuevos
responsables en las
áreas
Convocatoria para
designar un nuevo
responsable
Informe que el
responsable no
cumple con su
labor/papel
Sugiera una moción
de censura

36. Breve, escribirse en
forma de notas
Entrega puntual
estimula una rápida
toma de medidas
Dudas del secretario
comentarlas con el
gerente/presidente
Comprensible para los
ausentes
Debe seguir el orden
del día
Redacción clara,
imparcial, concisa,
precisa,
Datos claves: hora,
lugar, nombres,
temática, decisiones,
acuerdos,
designaciones
Numere cada punto
nuevo para que sea
evidente donde inicia
y donde termina cada
tema
Leída por el
responsable antes de
darle vito bueno

37. Asegúrese que el
responsable apruebe
y firme el acta
Distribuya el acta uno
o dos días después de
la reunión
Siga los temas que
requieren la toma de
medidas
En cada reunión debe
aprobarse y verificarse el
acta de la reunión anterior
Las actas deben
indicar los plazos
acordados para los
proyectos, y los
responsables
directos de llevarlos
a cabo
Luego de un lapso adecuado y
antes de la siguiente reunión
haga el seguimiento del
desarrollo del proyecto e
informe de la situación e
incorpórelos en el orden del día

38. FUNCIONES DEL
PRESIDENTE
Dirigir la reunión
Regular la reunión
Hacer cumplir los
reglamentos
Mantener el orden
Responsable de que
cualquier discusión
sea pertinente
Expulsión de persona
que altere el orden
Recapitular lo
acordado al final de la
reunión

39. Cualidades de
un PresidenteFirmeza para dirigir la
reunión y enfrentar los
problemas
Capacidad de resumir
puntos concisamente
Flexibilidad al enfrentarse
a los tonos y maneras de
los asistentes
Mentalidad abierta y
receptiva al escuchar
opiniones que no comparta
Imparcialidad para
asegurar que todas las
opiniones se manifiesten y
reciban la misma
consideración

40. PRESIDA UNA
REUNION
INFORMAL
Mantener el control
Escuchar todas las
opiniones
Imparcialidad
Controlar el tiempo de
las intervenciones
Asegúrese que los
asistentes aporten
algo
Escuchar las
opiniones de
otros
Impedir cualquier
táctica negativa
Resumir
opiniones y
decisiones
Ser firme con las
personas
problemáticas

41. CONOZCA A LOS
ASISTENTES Familiarizase con
las personas que
asistirán
Investigue a los
asistentes
Identifique
intereses y
grupos de presión
Tenga en cuenta
la personalidad
COLABORADOR
TRIUNFADOR
INDIVIDUALISTA
INVESTIGADOR
LEAL
ENTUSIASTA
REFORMADOR
DESAFIADOR
PACIFICADOR

42. TÁCTICAS DE
DISTRACCIÓN
TACTICAS DEFENSA
Divide y Vencerás
Pasar información conflictiva antes de una
reunión con la intención de crear antagonismos
Resumir los Hechos
Descubra quien difunde la información
Aclarar ruidos, malos entendidos, etc.
Interrumpir
Al hablar en voz alta e interrumpir, una persona
dominante puede minar la confianza de los
asistentes más tímidos
Enfréntese
Investigue quienes son los asistentes dominantes
y prepárese para contraatacarlos durante la
reunión. Pida con firmeza que se comporten
correctamente
Embrollar
Perder el tiempo hablando largamente y alzando
la voz acerca de un tema no pertinente al que se
discute
Silencie
Prepárese para aislar a un posible perturbador y
evite mirarlo a los ojos hasta que otros hayan
hablado
Enfadado
Algunos emplean el enfado como arma táctica
con el fin de interrumpir la discusión y que la
reunión se postergue
Mantenga la calma
Investigue qué asistente podría emplear está
táctica y prepárese para expulsarlo de la reunión
con tranquilidad si fuera necesario

43. Existencia de una
orden del día
Tiempo suficiente
para cada expositor
Puntualidad
Informe cuanto
tiempo durará la
reunión
45 a 90 minutos
Use el tiempo
eficazmente
Pausas
Refrigerio, Discusión
en grupos, etc.

44. CONTROL
DE LA REUNIÓN
Indicios Negativos
 Mirar el reloj con
frecuencia
 Mirar alrededor
 Hacer ruidos
 Bostezar
 Mantener los hombros
escogidos
 No mirar a nadie
Indicios Positivos
 Postura abierta
 Manos relajadas
 Cuerpo ligeramente
inclinado hacia adelante
 Fija la mirada al
expositor

45. MANTENER EL
ORDEN
Causas
Conozca los
límites
Frene las
Discusiones
Evite las
alteraciones
Suspenda la
reunión
Use
procedimientos
legales

46. Problemas Específicos
Problema Posible Respuesta
Excusas
No lo hace o lo hace incompleta
 Recordarle su responsabilidad
 Designe supervisor para que entregue o culmine la tarea
 Pase la responsabilidad a otro
Boicot
Intento de minar la reunión para que
no se alcance el objetivo
 Aísle a la persona
 Suspenda la reunión
 Expulse al participante
Confrontación
Participante con actitud negativa,
hostil; hacia las opiniones
provocando una discusión
 Recuerde al adversario el objetivo de la reunión y la necesidad de alcanzar
un acuerdo
 Invite a discutirlo con tranquilidad y respeto
 Recurra al humor para calmar la situación
Alteración Grave
El participante altera le orden incluso
se comporta violentamente
Llámelo al orden
Invítelo a retirarse de la reunión
Suspenda la reunión sin fijar una nueva fecha de convocatoria
FRENE LAS
DISCUSIONES

47. FRENE LAS
DISCUSIONES
El alborotador se
calma de inmediato
Pida al alborotador
que haga silencio
El alborotador
persiste en su
actitud
El alborotador deja
de comportarse de
manera ofensiva
Pida al alborotador
oficialmente que se
marche
El alborotador no
cesa en su empeño
El alborotador
abandona la reunión
por voluntad propia
Solicite la expulsión
del alborotador
El alborotador se
niega a marcharse
El alborotador es
expulsad y se marcha
pacíficamente
Haga expulsar al
alborotador
El alborotador es
acusado de alterar
el orden
RESULTADOS
POSITIVOS
RESULTADOS
NEGATIVOS

48. CONCLUIR UNA
REUNION
Asegúrese que todas
las decisiones han
sido anotadas
Concluya con los
«asuntos varios»
Resuma las
decisiones
Informe datos de la
próxima reunión
Anote los temas
pendiente para la
próxima reunión
Procure que la
reunión acabe con
un buen ambiente
Agradezca la presencia
y participación de los
asistentes

49. SEGUIMIENTO
POSTERIOR A UNA
REUNION
Corrobore si se aprobó y firmó el acta
Asegúrese que el secretario realice el seguimiento de
las medidas acordadas
Indague sobre la marcha de las decisiones tomadas
durante la reunión, e informar a los demás
participantes
Alentar para que comuniquen cualquier asunto que
deseen discutir en la siguiente reunión
Fijar el orden del día de la próxima reunión y los
temas que no se discutieron en la anterior

50. PROCEDIMIENTOS
FORMALES
Orden de Procedimiento
DISCUTIR LAS
MOCIONES
PROPONER
MOCIONES
ABRIR LA REUNIÓN
APROBAR EL ACTA
DE LA REUNIÓN
ANTERIOR
OCUPARSE DE LOS
ASUNTOS
RUTINARIOS
APROBAR
RESOLUCIONES
CONCLUIR LA
REUNION