El Asistente Administrativo de un ejecutivo puede estar envuelta en la planificación de una reunión, desde la etapa inicial de la planificación de la reunión hasta el seguimiento. Así que juega un papel importante para que una reunión sea efectiva. Las reuniones de negocios son planificadas por varias razones: intercambiar información, resolver problemas complejos del negocio y la oportunidad de conocerse entre sí.

1. Company
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Reuniones y Conferencias
Profa. Migdalia Valentín Ortiz

2. Dentro de una organización la mayoría de las decisiones se
hacen durante o como resultado de la reunión de negocios.
Las reuniones de negocios pueden ser informales, de dos o
más empleados de la compañía o la misma puede ser
estructurada con muchos participantes y una agenda
estructurada.
El Asistente Administrativo de un ejecutivo puede estar envuelta
en la planificación de una reunión, desde la etapa inicial de la
planificación de la reunión hasta el seguimiento. Así que juega
un papel importante para que una reunión sea efectiva. Las
reuniones de negocios son planificadas por varias razones:
intercambiar información, resolver problemas complejos del
negocio y la oportunidad de conocerse entre sí.

3. Reuniones informales
• Son llevadas a cabo en los predios de la
compañía.
• Los participantes son empleados y/o visitantes
de la compañía.
• No envuelven arreglos complicados.
• Pueden ser avisadas o sin aviso previo.

4. Reuniones Informales
Si un ejecutivo solicita una reunión no programada,
la Asistente Administrativa debe determinar:
 hora y fecha
 Notificar a los participantes

5. Reuniones Informales
Para una reunión informal programada las
responsabilidades de la Asistente Administrativa
incluye:
 Preparar una convocatoria para los
participantes.
 Preparar el lugar donde se va a llevar a cabo la
reunión.
 Preparar un resumen de la reunión para
distribuirlo entre los participantes.

6. Tipos de Reuniones
• Informales
• Formales
• Vía Telefónica
• Por computadora
• Circuito cerrado por televisión

7. Deberes del Asistente Administrativo
Si la reunión se lleva a cabo en la oficina del
ejecutivo, el Asistente Administrativo debe
asegurarse de:
 Salón en orden
 Suficientes sillas disponibles
 Material organizado
 Tomar nota

8. Reuniones Multinacionales
Reunión en la que algunos de los participantes no
hablan inglés o que el inglés sea su segundo
idioma. Estas reuniones en su mayoría son
reuniones formales, que requieren planificación y
la preparación de una agenda.

9. Reuniones Multinacionales
 Es importante que la agenda sea enviada a los
que asistirán a la reunión con anticipación.
 Conseguir a un intérprete
 Asistir en la preparación de los visuales.
 Preparar el material a distribuirse.
 Si se produce una minuta debe usar una
grabadora.

10. Reuniones Formales
Para una reunión formal la Asistente Administrativa
es la encargada de:
• Coordinar la fecha y hora de la reunión.
• Seleccionar y reservar el lugar.
• Enviar una convocatoria.
• Preparar una agenda.
• Organizar el material a entregarse.
• Buscar cualquier equipo a utilizarse.
• Grabar la reunión.
• Preparar una minuta y distribuirla.

11. Reservación Salón de Reuniones
Si la reunión se va a llevar a cabo en un salón de
Conferencias la Asistente Administrativo deberá
verificar si existe uno disponible. Si la reunión se
va a llevar a cabo en un hotel el Asistente
Administrativo debe reservar un salón adecuado
con privacidad y de fácil acceso para personas
con impedimentos.

12. Reservación Salón de Reuniones
Cuando el Asistente Administrativo tenga
separado el salón donde se va a celebrar la
reunión debe estar informada de:
 Forma de acomodar las sillas y mesas.
 Número de invitados.
 Número de almuerzos a servir.
 Hora del almuerzo
 Tener a mano lista del personal contacto del
hotel.

13. Reservación Salón de Reuniones
Si se utilizan salones de conferencia electrónico,
estos salones están equipados con computadoras
personales con programas conectados a una red.
Los participantes se comunican por computadora
y algunos comentarios se pueden ver proyectados
en una pantalla al final del salón.

14. Solicitud Equipo Especial
El solicitar equipo necesario para el uso durante
una conferencia es deber de una Asistente
Administrativo.
 gráficas
 caballetes
 pizarras especiales
 proyectores verticales
 proyectores diapositivas
 VCR
 computadora

15. Notificación de la Reunión
La Asistente Administrativa es responsable de
notificar a los participantes de la reunión; esto
envuelve 4 pasos a seguir:
 Hacer anotaciones en la agenda
 Mantener lista de direcciones
 Preparar y enviar la notificación
 Dar seguimiento

16. Orden de la Conferencia o Reunión
La Asistente Administrativa deberá preparar una agenda
para seguir la secuencia o su orden en la reunión y hacer
una minuta de la reunión. Es importante que la Asistente
Administrativo conozca el propósito de la reunión.
Modelo de orden de la agenda
 Llamada al orden
 Pase de lista
 Certificación de “quorum”
 Lectura de minuta anterior
 Anotación de la minuta

17. Modelo de Orden de la Agenda
 Informe de los oficiales
 Informe de los comités
 Informe de comités especiales
 Asuntos sin resolver
 Asuntos nuevos
 Citación a los comités
 Nominaciones y elecciones
 Fecha próxima reunión

18. Los Arreglos de última hora son deberes de la Asistente
Administrativo. Deberá verificar lo siguiente:
 Aire acondicionado
 Mesas y sillas
 Si se va a grabar preparar unos labels con el nombre
del que va a hablar.
 Tener las leyes de la organización
 Tener una lista de visitantes
 Tener los nombres de los que van a
presentar los temas.
 Hacer arreglos para que no hayan interrupciones con
teléfonos sonando.
 Si va a abandonar el área de la reunión, solicitar
permiso al ejecutivo.

19. Grabación de la Reunión
Si la Asistente Administrativo está a cargo de
grabar la reunión, debe ir preparada con un
registro de firmas, la agenda, el libro de minutas y
cualquier otro material que se pueda necesitar:
 Debe estar familiarizada con los asuntos a
discutirse.
 Deberá leer las minutas anteriores, la agenda,
propuestas y otra información que se vaya a
repartir a los miembros.
 Debe sentarse al lado del que preside.
 Reportará si hay “quorum”.

20. Grabación de la Reunión
 Presentará por escrito las mociones.
 Reportes o presentaciones complicadas
se deben adjuntar a las minutas.
 Deberá anotar toda la información
importante.
 Al leer la minuta no se debe leer la fecha, hora
y lugar. Es importante leer quien llegó tarde y
quien se fue temprano de la reunión anterior.

21. Grabación de la Reunión
 Si la Asistente Administrativa tiene que leer la
minuta debe leerla en voz alta y clara.
 Luego de leer la minuta el presidente
preguntará si hay que hacer correciones o
añadir algo a la minuta y luego se pasará a su
aprobación.
 Los cambios se deben escribir en tinta roja en
la minuta y originales y entregar con los
cambios en la siguiente reunión.

22. Grabación de la Reunión
 Algunas organizaciones crean comités
temporeros para cotejar las minutas antes de
que se lean.
 Otras reuniones distribuyen las minutas para
revisión a todos los socios antes de las
reuniones.
 En las notas que se hacen hay que escribir la
moción como se presentó originalmente.

23. Grabación de la Reunión
 Al terminar los asuntos ese mismo día
anunciar la fecha de la próxima reunión.
 Recopilará todos los documentos leidos y
reportes del comité para que formen parte de
las minutas.
 Verificar las dudas antes de abandonar la
reunión.

24. Seguimiento de una Reunión
Luego de terminar una reunión la Asistente
Administrativo es responsable de darle seguimiento
a las actividades tales como:
 Organizar la Sala de Conferencia
 Preparación de resoluciones
 Preparar cartas de agradecimiento
 Procesar documentos para el pago de
honorarios y cuentas de gastos.
 Distribuir las minutas para la firma.

25. La Preparación de Resoluciones
 Puede ser por escrito
 Transcrita por la Asistente Administrativo.
 Firmarla
 Distribuirla
 Incorporarla a la minuta

26. Preparación de la Minuta
La preparación de la minuta es la parte más
importante de una reunión:
 Las minutas de una reunión son compactas y
simples.
 Las minutas oficiales (formal) deben ser
preparadas en orden de acontecimientos,
detallada, expresión exacta de todas las
mociones y resoluciones.
 Deben estar listas para firmar 5 días después
de la reunión.

27. Preparación de la Minuta
 Acciones futuras en acuerdo
 Deben ser escritas en oraciones en
tiempo pasado.
 Mantener un indice de las minutas realizadas
en organización por temas con el año y
número de la página de cada acción tomada.

28. La Asistente Administrativa como participante
de una reunión
 Deberá informarse del material a discutirse
durante la reunión.
 Llegar temprano
 Anotar cualquier pregunta que necesita aclarar.
 Organizar sus comentarios
 Examinar mentalmente como presentar una idea.
 No interrumpa
 No sea hostil
 Antes de presentar una idea debe de informar al
ejecutivo.

29. Reuniones Corporativas y Minutas
A las corporaciones se les requiere, por ley, mantener las
minutas de accionistas y reuniones de directores. Los
accionistas usualmente se reunen unas vez al año, pero
las reuniones de directores son más frecuentes. Estas
minutas son archivadas con extrema importacia legal.
 Estas minutas son guardadas por la Asistente
Administrativo o una ejecutiva.
 Son guardadas en libros por separados.
 Los libros están protegidos de sustitución o eliminación
de páginas.

30. Reuniones Corporativas y Minutas
 Las páginas están pre-enumeradas, firmadas y
fechadas por la Asistente Administrativa de la
Corporación.
 Las carpetas se encuentran con llaves protegidas de
alteración o falsificación.
 Las correciones son escritas y las porciones
incorrectas son descartadas en tinta.
 Los cambios son iniciadas en los margenes.

31. Conferencias y Convenciones
Conferencia
Es una discusión o consulta de algo
importante, a menudo es una reunión
formal.
Convención
Es una reunión anual de los delegados o
socios de un grupo profesional, es una
reunión formal.

32. Planificando Responsabilidades
La planificación de una convención o conferencia requiere
del esfuerzo de una Asistente Administrativa todo un año y
es necesario encargarse de ciertos detalles.
 Localización de la reunión
 Pequeños salones de conferencias para discusión de
grupos, cenar y funciones sociales.
 Reservación de habitaciones para el acomodo de
participantes fuera de la ciudad a un precio especial.
 Estimado de la asistencia
 Preparar lista de futuros lugares paara la convención
con especificaciones detalladas de las facilidades,
número de cuartos, tamaño de salón de reuniones.

33. Salón de Conferenciantes
Puede ser que se le solicite a la Asistente Administrativa hacer los
contactos con futuros conferenciantes, se puede comunicar por carta o
llamadas telefónicas. En el contacto inicial la Asistente Administrativo
deberá discutir con el conferenciante:
 El día
 Localización
 Nombre de la Convención
 Asistencia que se espera en la sección de conferenciantes.
 Tema preferido
 Duración de la presentación
 Honorarios y gastos
 Equipo que necesita
 Arreglo del cuarto deseado
 Solicitar un bosquejo biografico

34. Publicidad y Registro
La preparación del material de publicidad,
incluyendo el programa y las instrucciones para
registrarse, deben ser preparados por adelantado
y enviadas a los participantes. La Asistente
Administrativa puede ser responsable:
 Revisar los escritos
 Distribuir los materiales de publicidad
 Preparar los comunicados de prensa.
 Determinar el mejor medio de publicidad

35. Publicidad y Registro
 Colectar y depositar las cuotas de registros.
 Preparar paquetes de lápices, boligrafos, papel de
notas, “name tag”, boletos para las comidas y
literatura para la distribución en la convención.
 Realizar reservaciones en el hotel para los
conferenciantes.
 Determinar el orden adecuado de donde las
personas se van a sentar.
 Seguimiento si se incluyen exhibidores de equipo y/o
técnicas de una profesión en especifica, al espacio de
cada exhibidor asignado.

36. Responsabilidades durante la
Conferencia
La Asistente Administrativa tiene el reto de hacer su
trabajo de una manera eficiente durante la conferencia,
aunque la planificación haya sido la mejor siempre pueden
ocurrir problemas. Aunque puede ser que la Asistente
Administrativa no esté envuelta en el proceso de registro,
debe revisar:
 Las mesas de registros que estén puestas.
 Los paquetes de obsequio y “name tag” estén ubicados
en un área conveniente.
 Una computadora, impresora y otro equipo de oficina
deben estar disponibles en la mesa de registro.

37. Responsabilidades durante la
Conferencia
 Asegurarse que los micrófonos estén
funcionando adecuadamente.
 Enviar taquillas de cortesía a la esposa (o)
del conferenciante para la hora del almuerzo.
 Poner letreros en las diferentes secciones para
dirigir el tráfico.
 Tener agua fría para los conferenciantes.
 Revisar el número de asientos en la
plataforma.
 Revisar los manteles y poner “place cards” en
las mesas de acuerdo al protocolo.

38. Resposabilidades durante la
Conferencia
 Verificar que el equipo que requiere el
confereciante este en el salón y que funcione
adecuadamente.
 Asegurarse que hay una persona disponible
para proyectar cuando el conferenciante vaya
a ofrecer su presentación.
 Suficiente material para distribuirlo

39. Seguimiento a la Conferencia
La Asistente Administrativa es responsable del
seguimiento a lo relacionado con la conferencia y su
confenciante.
 Coodinar la devolución del equipo utilizado.
 Las evaluaciones cumplimentadas de los
procedimientos y facilidades enviarlas al comité.
 Los conferenciantes e invitados deberán ser asistidos
en el “check out”.
 Enviar cartas de agradecimiento.
 Informes de gastos deben ser completados y
procesadas.
 Hacer recomentaciones para otras conferencias.

40. Tele Conferencia
La Tele Conferencia permite que dos o más
personas en localizaciones geográficas diferentes
se comuniquen electrónicamente. La Tele
Conferencia es muy efectiva en reuniones
informales, reuniones de ventas y secciones de
adiestramiento. Beneficios:
 Reducción en tiempo de viajes
 Son más sencillas
 La toma de decisiones es más rápida
 Oportunidad de envolver personal no incluidos.

41. Audio Conferencia
En la Audio Conferencia sólo se utiliza el sonido.
Los “speakerphones” son generalmente usados
por los conferenciantes en este tipo de reunión.
Las llamadas de conferencias pueden ser hechas
de varias maneras:
 Operadora llama a los participantes en una
hora específica.
 Participantes llaman a una hora específica y
son conectados a una conferencia por el
operador de la reunión.

42. Audio Conferencia
Responsabilidades de una Asistente Administrativa:
 Preparar y enviar una agenda y otra información antes
de la reunión.
 Reservar un salón de conferencias.
 Determinar el servicio a utilizar.
 Establecer el orden de las personas cuando van a
hablar.
 Transmitir gráficas a través del fax.
 Asegurarse que haya grabadora y/o micrófonos de ser
necesario.
 Tomar minutas (notas) de la reunión.

43. Video Conferencia
La Video Conferencia en adición a tener
capacidad de audio, le provee al participante por
tele video fotografía a los participantes de las
diferentes localizaciones que se esta celebrando
la conferencia. También es utilizado para:
 Entrevistar candidatos por Gerentes de
Recursos Humanos.
 Diseñar y desarollar nuevos productos.

44. Video Conferencia
La Asistente Administrativa a
cargo de la Video Conferencia
debe:
 Comunicarse con los
participantes para
acordar la hora.
 Arreglar el equipo y la
operadora.
 Conseguir un salón de
conferencias.
 Grabar y tomar notas.

45. Conferencia de Computadora
Utilizando terminales de computadoras unidos tales como
de grupo las reuniones se pueden llevar a cabo en un
grupo de personas de varias localizaciones geográficas.
Le provee al participante:
 Mensajes a los miembros del grupo en los terminales.
 Registros de las discusiones y documentos son
guardados ( “save”).
 No tienen que estar presentes a la misma hora y día.
 Pueden incluir gráficas, “slides”, transparencias,
retratos y notas escritas.

46. Conferencia de Computadora
Las responsabilidades del Asistente Administrativo
son:
 Notificar al ejecutivo cuando los mensajes son
recibidos.
 Obtener información adicional.
 Llamar a otros ejecutivos para ver su “input”
antes de la conferencia
 Preparación de gráficas y otra documentación.

47. Estilos de Acomodar la Sala de Reuniones
Estilo Sala de Juntas
Las mesas se acomodan de forma rectangular u ovalada con sillas
en ambos lados y cabeceras. Es sugerido para pequeñas
discusiones.

48. Estilo Sala de Juntas con hueco

49. Estilo Lounge

50. Estilo Salón de Clases

51. GRACIAS POR SU ATENCION