Este documento describe las tres fases de diseño de un sistema de información para una biblioteca pública en Armenia, Quindío. Presenta el diseño de salidas, entradas y controles, y archivos del sistema. El objetivo es aplicar conceptos teóricos de análisis y diseño de sistemas de información mediante la observación práctica del sistema implementado en la biblioteca.
en la presente se muestra como se organiza la información mediante archivos y bases de datos; de que manera se puede tener acceso a los datos así guardados y a la información suministrada por otras fuentes, mediante las telecomunicaciones y las redes, que permiten ampliar el alcance de las computadoras más allá del escritorio.
Curso de Base de Datos. El alumno realizará el diseño, creación y manipulación de bases de datos relacionales, acorde a los requerimientos establecidos, para la administración de la información.
en la presente se muestra como se organiza la información mediante archivos y bases de datos; de que manera se puede tener acceso a los datos así guardados y a la información suministrada por otras fuentes, mediante las telecomunicaciones y las redes, que permiten ampliar el alcance de las computadoras más allá del escritorio.
Curso de Base de Datos. El alumno realizará el diseño, creación y manipulación de bases de datos relacionales, acorde a los requerimientos establecidos, para la administración de la información.
DISEÑO DE UN PROTOTIPO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN D...Manuel Mujica
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
ESPECIALIZACION EN TECNOLOGIA DE INFORMACION Y
COMUNICACIÓN
DISEÑO DE UN PROTOTIPO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LAS LECTURAS DE CONSUMO
ELÉCTRICO PARA LA EMPRESA ENERGÍA ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO C.A
Autor: Luís Dellán.
Tutor: Dr. Carlos Primera.
Año: 2.011.
RESUMEN
El presente trabajo de investigación se orienta en el diseño de un prototipo funcional de sistema de información para gestionar las lecturas de consumo eléctrico en la empresa Enelbar C.A, con sede en Barquisimeto-Edo. Lara, específicamente en el
Departamento de Lecturas (Región Centro-Norte). Esto impulsado por diversos incidentes que van desde errores en las lecturas hasta el manejo del volumen de información, pasando por los reportes generados, bajo rendimiento del sistema actual,
poca documentación, entre otros. La elaboración del estudio se enmarcó en la modalidad de proyecto factible, apoyado en una investigación de campo de carácter descriptivo, cumpliendo con las siguientes fases: Fase I Diagnóstico, Fase II Factibilidad, Fase III Diseño de la Propuesta. Como técnicas de recolección de información se usaron la observación directa, entrevistas estructuradas y los
cuestionarios. El prototipo desarrollado abarca los procesos de importar ciclo, anular ciclo y registrar EPL. Finalmente, se concluye que el desarrollo del diseño del sistema información para la gestión de las lecturas de consumo eléctrico permitió generar un prototipo funcional que podría catalogarse de evolutivo debido a que con un esfuerzo
adecuado de programación puede convertirse en el sistema a ser usado por la empresa, recomendándose implantar el mismo para que apoye los procesos críticos de Enelbar c.a y aporte valor agregado al cliente.
Palabras Claves: Sistemas de Información, Gestión de Información, Prototipo,
Lecturas de Consumo Eléctrico.
GESTION POR PROCESOS, BUSINESS PROCESS MANAGEMENT, By LIC. SALVADOR ALFARO GO...LEWI
Gestión por procesos
Tradicionalmente las estructuras organizativas se han desarrollado a partir de las técnicas de Taylor (s. XIX), centradas en la definición y evaluación de los puestos de trabajo, enmarcados en un organigrama jerárquico.
Sin embargo, los modelos actuales de gestión (EFQM, ISO 9000) incluyen como requisito la gestión de los procesos. Dichos modelos consideran que todo el funcionamiento de la empresa debe entenderse como una red de procesos.
Con la gestión por procesos se intenta evitar un problema que puede aparecer en las empresas organizadas por departamentos funcionales: que la empresa se entienda y funcione como un conjunto de departamentos o funciones insuficientemente comunicados entre sí, en los que se tiende a perder la imagen clara y global de qué se está haciendo y para quien.
La gestión por procesos (Business Process Management) es, por tanto, una forma de organización diferente de la clásica organización funcional, y en el que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización. Los procesos así definidos son gestionados de modo estructurado y sobre su mejora se basa la de la propia organización.
La gestión por procesos se centra en los distintos aspectos de cada proceso: qué se hace (cuál es el proceso y quien es la persona o personas responsables), para quién (quiénes son los clientes externos o internos del proceso, es decir, sus destinatarios) y cómo deben ser los resultados del proceso (para adecuarse a las necesidades de los destinatarios).
La palabra proceso viene del latín processus, que significa avance y progreso.
Un proceso es una secuencia ordenada de actividades de transformación que se caracterizan por requerir ciertos insumos (inputs: productos o servicios obtenidos de otros proveedores) y tareas particulares que implican valor añadido, con miras a obtener ciertos resultados, que se entregan a quienes los solicitaron: los clientes del proceso.
A partir de esta definición de proceso, se puede incluir dentro de este concepto desde lo que sería un "macroproceso" como, por ejemplo, la totalidad de la actividad de la empresa, hasta procesos extremadamente sencillos (o "subprocesos"), como, por ejemplo, el proceso de recepción y distribución del correo postal.
Un proceso comprende, por tanto, una serie de actividades realizadas por diferentes departamentos o servicios de la organización, que añaden valor y que ofrecen un servicio a su cliente, Este cliente podrá ser tanto un "cliente interno" (otras personas o grupos dentro de la organización) como un "cliente externo" (consumidores o usuarios).
Cada proceso se describe en forma de diagrama o esquema y esta representación gráfica ayuda la todas las personas que desarrollan tareas relacionadas con el proceso. En la representación de un proceso se identifican las entradas de materiales e información, las operaciones que se efectúan, las salidas, las interrelaciones con otros procesos y los responsables de las distintas operaciones.
El mapa de procesos es la representación de la interrelación entre los distintos procesos de la empresa. Es decir, representa el entramado de procesos que constituyen la empresa.
Proceso no es lo mismo que procedimiento. Un procedimiento es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado. Un proceso define que es lo que se hace, y un procedimiento, cómo hacerlo.
No todas las actividades que se realizan son procesos. Para determinar si una actividad realizada por una organización es un proceso o subproceso, debe cumplir los siguientes criterios: - La actividad tiene una misión o propósito claro. - La actividad contiene entradas y salidas, se pueden identificar los clientes, proveedores y producto final. - La actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas. La actividad puede ser estabilizada mediante la aplicación de la metodología de
Conocer un Sistema de información específico de una Biblioteca donde se identifiquen los diferentes aspectos que estamos desarrollado en cada semana de estudio.
Objeto de conferencia
III Conferencia de Bibliotecas y Repositorios Digitales de América Latina (BIREDIAL) y VIII Simposio Internacional de Bibliotecas Digitales (SIBD) (Costa Rica, 2013)
En el 2003, nace el Servicio de Difusión de la Creación Intelectual (SEDICI) como el repositorio institucional de la Universidad Nacional de La Plata (UNLP), con el objetivo prioritario de socializar el conocimiento generado en las diferentes áreas académicas de la Universidad, para devolver a la comunidad los esfuerzos destinados a la Universidad Pública, con el pasar de los años la plataforma de software de SEDICI fue creciendo en funcionalidades por lo que el diseño, mantenimiento e implementación la convirtieron en una herramienta compleja. Por ello, se realizó una migración a la plataforma DSpace en el 2012, herramienta de software que mejor se adaptaba a las necesidades de SEDICI. DSpace, al igual que otras plataformas, presenta limitaciones en diferentes ámbitos tales como: procesos de depósitos, manejo de estadísticas y de las comunidades-colecciones-items, vocabularios controlados centrados en los autores, representación de los recursos, etc. De estas limitaciones, la representación de los recursos –proceso de registrar en forma persistente un conjunto de datos de los recursos– fue uno de los principales problemas presentados en la transición a DSpace, ya que se migraron muchos recursos en forma separada e incluso se realizaron adaptaciones por incompatibilidad de ambos sistemas porque la representación de distintos recursos era muy variada. Por tanto, este trabajo se centrará en describir el problema de la representación de recursos dentro de un repositorio institucional y en exponer la experiencia de SEDICI en este ámbito. El trabajo se limitará a la tipología de recursos: artículos de investigación, tesinas de grado y tesis de postgrado, libros, autores, instituciones, revistas y sus números, eventos y sus instancias.
Ver registro completo en: http://sedici.unlp.edu.ar/handle/10915/30111
Decreto 2609 hacia un gestion documental normalizadaSaginfo & Co
Ponencia sobre Decreto 2609 Hacia una gestión documental normalizada, ponencia realizada en el marco de la aplicación de procesos y procedimientos para la estandarizacion del procesos de Gestión Documental organizacional.
1. ACTIVIDAD PRÁCTICA
FASE I – II - III
DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ANDRÉS HERNANDO ZAMBRANO CARDONA
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
VI SEMESTRE
GRUPO 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA QUINDÍO
2013
1
2. ACTIVIDAD PRÁCTICA
FASE I – II – III
DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ANDRÉS HERNANDO ZAMBRANO CARDONA
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
VI SEMESTRE
GRUPO 3
DOCENTE
LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO
INGENIERA DE SISTEMAS
ESPECIALISTA EN AUDITORIA DE SISTEMAS
ESPECIALISTA EN INFORMATICA EDUCATIVA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA QUINDÍO
2013
2
4. INTRODUCCIÓN
4
Un sistema interactúa de forma sincronizada para un mismo fin buscando con ello
lograr un propósito específico y definido. Por lo anterior, se infiere que un
SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI) está diseñado para ayudar, favorecer y
clarificar situaciones en una organización en el momento requerido.
Los SI son órganos internos institucionales pensados como apoyo integral en la
toma de decisiones, siendo ellos los encargados de buscar, almacenar, procesar y
dar salida la información y, cuando esto último sucede, debe contener la respuesta
a un interrogante o solución a la necesidad.
De hecho un SI es planeado, implantado y ejecutado debido a la insuficiencia que
genera la toma de decisiones cuando no se cuenta con una información clara
sobre una determinada situación; por consiguiente un SI es un apoyo estratégico
valioso para cualquier empresa, entidad o institución.
5. JUSTIFICACIÓN
5
La Biblioteca Pública es un sistema de información encargada del planeamiento,
administración y ejecución de actividades y servicios, que a través de un grupo de
personas con una formación y capacitación especial proveen y facilitan el uso
de documentos para suplir las necesidades de información de acuerdo con los
objetivos concretos que deben cumplir, con el fin de crear y disponerlos a los
usuarios, ordenados de acuerdo a un sistema y políticas
normalizadas
y
cumplen funciones formadoras, investigativas, recreativas y sociales.
Presta sus servicios teniendo en cuenta, igualdad de acceso a todas las
personas, independientemente de su edad, raza, sexo, religión, nacionalidad
y condición social, además, y contar con servicios, para quienes por cualquier
razón, no puedan valerse de ellos
y
materiales
ordinarios,
por
ejemplo,
minorías lingüísticas, deficientes físicos y mentales, enfermos o reclusos.
Sus objetivos se determinan en función del bienestar social de la comunidad en la
cual se inscribe, teniendo en cuenta los aspectos fundamentales para la
realización del individuo como ser social: La educación, la cultura, la información y
la recreación.
6. OBJETIVOS
6
GENERAL
Conocer un Sistema de información específico de una Biblioteca donde se
identifiquen los diferentes aspectos que estamos desarrollando en cada
semana de estudio.
ESPECÍFICOS
Determinar las funciones del SI en cada paso (entrada, control y salida)
Consultar el diseño físico y lógico de un SI e identificar sus aplicaciones
internas y externas
Realizar ejercicio práctico de reconocimiento de un SI
Ejecutar los procesos de entrada, control y salida del material existente en
la biblioteca como mecanismo práctico de identificación con el SI
7. 1- DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA
Se entiende, según la teoría, por diseño de salida “la capacidad de un Sistema de
Información para generar la información procesada hacia el exterior, bien sean datos de
entrada o resultados. Generalmente la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo, en este caso, también existe
una interface automática de salida; Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene
una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las
pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes”1.
Partiendo de esta acepción y considerando la visita realizada a la Biblioteca
Pública Municipal de Armenia Quindío, encontramos que el SI implementado en
ella es el SIABUC 8. Para este caso y como ejemplo de salida se muestra la
imagen o “pantallazo” de la salida de información o préstamo de material
bibliográfico y consultas.
1
Diseño de salida del sistema. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del Quindío.
Materia: Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.
7
8. 2- DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES
Siguiendo los pasos de la teoría, tenemos que “un sistema de información – SI,
debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a
necesidades cambiantes de los usuarios.
Así, el diseño de las entradas y controles del SI, debe consistir en el desarrollo de
especificaciones y protocolos que preparen los datos y la información para su mejor
“lectura”, inspeccionando en cada momento la calidad de la entrada, evitar los errores,
retrasos, pasos adicionales y mantener la sencillez del proceso.
Las actividades de control de los SI deben estar diseñadas para ejercer dominio sobre el
procesamiento de las gestiones y transacciones del programa o la aplicación.
El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus
usuarios.
En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta,
estos son:
1. Objetivos del diseño de entrada.
2. Captura de datos para la entrada”2.
Para este caso exponemos la imagen que representa estas funciones y son:
estadísticas, control de material, consulta de acervo bibliográfico y
administrador, registro de material e ingresos, entrada al sistema.
2
Diseño de entradas y controles del sistema. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del
Quindío. Materia: Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.
8
12. 3- DISEÑO DE ARCHIVOS
Se define el diseño de archivos como “el Diseño de Archivos y Bases de Datos
incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se
fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o
información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de
archivos, se encuentran las siguientes:
a. Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.
b. La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.
c. La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (la estructura de
almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).
Es claro que no todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que
pueden existir archivos de un sistema anterior que pueden ser utilizados para el nuevo
sistema y probablemente solo tenga que enlazarse el nuevo sistema al archivo maestro
donde se encuentran los registros.
En lo que se refiere a las bases de datos, la mayoría de los sistemas de información ya se
han implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, por lo que utilizan una base
de datos que puede abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan un
administrador de base de datos. En este caso el diseñador no construye la base de datos
sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta base de
datos en el sistema”3.
En las instalaciones de la Biblioteca Pública Municipal de Armenia Quindío y en
desarrollo de actividades propias, como son: talleres literarios, tertulias, concursos,
alfabetización digital, servicios de referencia, préstamo de material bibliográfico,
sala de internet y registro de estadísticas.
Para este fondo documental se establecen serie que a su vez se dividen en
subserie, el ejemplo gráfico de este archivo se representa de la siguiente manera:
3
Diseño de archivos. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del Quindío. Materia:
Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.
12
13. 13
Biblioteca Pública
Municipal
Armenia Quindío
Talleres literarios
Infantiles
Juveniles
Estadísticas
Préstamo externo
libros
Consulta interna
libros
Asistentes a
Talleres Literarios
(Infantil y Juvenil)
Tertulias
Consulta en
Internet
Adultos
Concursos
Cuento, novela y
poesía
Dibujo, pintura y
fotografía
Ortografía
14. CONCLUSIONES
14
Establecer diferencias entre servicios para realizar un análisis conceptual
acorde
Realizar visita práctica donde se aplican conceptos teóricos
Determinar alcances de cada fase y sus funciones
Establecer co-relaciones entre un SI de forma jerárquica identificando cada
fase
Tomar como punto de investigación y consulta la Biblioteca Pública
Municipal de Armenia Quindío para realizar ejercicio de observación,
práctica e identificación de los elementos de un SI y su operatividad
15. BIBLIOGRAFÍA
15
Diseño de salida del sistema. Material de estudio. Asignatura: Análisis y diseño de
sistemas de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente. Universidad del
Quindío. Sexto semestre. 2013.
Diseño de entradas y controles del sistema. Material de estudio. Asignatura:
Análisis y diseño de sistemas de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente.
Universidad del Quindío. Sexto semestre. 2013.
Diseño de archivos. Material de estudio. Asignatura: Análisis y diseño de sistemas
de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente. Universidad del Quindío. Sexto
semestre. 2013.
FUENTES CONSULTADAS
Biblioteca Pública Municipal Armenia Quindío, carrera 13 No. 19 -19.