1. ACTIVIDAD PRACTICA ADSI-II
PRESENTADO POR:
ANDREA FARLEY RAMIREZ ESPINOSA
CLARA INÈS VALENCIA VELEZ
SEXTO SEMESTRE
GRUPO 3
Docente:
LUZ STELLA GIRALDO G.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA CIDBA
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS II
ARMENIA
2013

2. CONTENIDO
PAGINAS

INTRODUCCION ________________________________________ 3

JUSTIFICACION _________________________________________ 4

OBJETIVOS

SIABUC _________________________________________________ 6

BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL JORGE GARCES BORERO

DISEÑO DE SALIDAS ______________________________________ 7

MODULO DE PRESTAMO ___________________________________ 8

TAREAS DEL MODULO DE PRESTAMO _______________________ 9

MODULO INVENTARIOS ___________________________________ 10

DISEÑO ENTRADAS Y CONTROLES EN UN SI _________________ 11

MODULO DE ADQUISICIONES ______________________________ 12

MODULO ANALISIS Y CAPTURA DE INFORMACION _____________ 13

ANALISIS PROCESO DE CATALOGACION ______________________ 14

ENTRADA Y CAPTURA DE INFORMACION _____________________ 15

DISEÑO DE ARCHIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACION _________ 16

CONCLUSIONES __________________________________________ 17

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS _____________________________18
____________________________________________ 5

3. INTRODUCCION

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en
herramientas electrónicas son la base de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración
en la toma de decisiones, por lo tanto dichos resultados no sólo se deben a las herramientas como
tal; iremos avanzando en el estudio de los Diseños de Entrada y Controles de Datos al sistema
para descubrir la importancia de éstos en el desarrollo de aplicaciones que son las que dan
soporte a dichos procesos, también mencionamos las salidas requisitos fundamentales para los
usuarios de dicho sistema ya que de no resultar útil se podría desistir de su uso fracasando
inevitablemente, por ello es indispensable lograr desarrollar salidas eficientes y eficaces.

En un Sistema de Información, el Diseño de Archivos y Bases de Datos incluye decisiones con
respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar
detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia, para efectuar lo
descrito anteriormente a continuación damos solución a la actividad propuesta por la docente
exponiendo cada una de las fases de diseño de un sistema de información.

4. JUSTIFICACION
•
Es muy común escuchar aquella frase popular: “lo que comienza mal, termina mal”; de igual manera
sucede con los sistemas de información que en su esencia dependen de la planificación que se
haga de éste, es decir, el éxito de un buen sistema de información depende de la “calidad de su
diseño”; diseñar significa planear, estructurar por fases un todo que satisfaga los objetivos y las
necesidades planteadas. Extendemos a usted, señor lector, una invitación a este pequeño paseo
por las distintas fases de diseño en un sistema de información el cual visitamos en equipo.

5. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL :
•
Conocer las tres fases de diseño de un sistema de información
•
Determinar el propósito de entradas y control de un sistema

Implementar los procesos que se deben llevar
Diseños de salida y entrada
en la Biblioteca
Departamental Jorge Garcés Borrero, teniendo a disposición los módulos de adquisición, análisis,
Inventarios, préstamos todos enfocados a un Diseño de sistema de información
OBJETIVO ESPECIFICO:

Realizar los procesos compra de material bibliográfico de acuerdo con los parámetros establecidos
por las políticas de la institución con proveedores, editoriales y fuentes de financiamiento para adquirir
las adquisiciones.

Promocionar la lectura a través del préstamo de libros, y en las Bases de datos facilitando la
información actualizada del material bibliográfico que va llegando a las colecciones.

6. SIABUC 9

SIABUC 9 es una nueva versión que esta dirigida a usuarios con mayores necesidades, pero que a su
vez tiene mejores condiciones de infraestructura.

Con SIABUC 9 se obtendrá todos los componentes necesarios para optimizar los servicios de la
Bibliotecas y Centros de información.

OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACION:

Es un software que posibilita el intercambio de información y la búsqueda de consultas científicas
que unida al registro histórico de documentación garantizan un mejor aprovechamiento del
conocimiento .

Es un sistema de información para gestión y documentación en la Biblioteca, se debe contar con
una estructura tecnológica, para hacer posible la optimización de acceso a los usuarios. De manera
general se explican las principales opciones con que cuentan los módulos ( Adquisiciones,
Prestamos, Consulta, Análisis, Inventarios etc. ) y cual es el proceso que se debe llevar a cabo en
cada uno.

7. BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL JORGE GARCES BORERRO
DISEÑO DE SALIDAS DE INFORMACION – SIABUC 9 - FASE 1
La Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero tiene en su sistema de información el software Siabuc
9, esta dirigido a usuarios y con infraestructura para optimizar los servicios de la Biblioteca y centros de
documentación .
MODULO DE CONSULTA : Se pueden realizar 2 tipos de búsqueda libre y avanzada ( libros, revistas,
CD) finalizando la búsqueda salen los resultados por autor, titulo, materia etc. también puede ver el
contenido de la ficha bibliográfica, la disponibilidad del libro.

8. MODULO DE PRESTAMO

En este modulo se lleva el control de los procesos relacionados con el préstamo y devolución y
devolución de material bi8bliografico y documental. Se envía alertas de correos electrónicos con
notificación de multas a los usuarios morosos . Cuenta con restricciones adicionales de préstamo
donde se pueden configurar políticas por un periodo determinado de tiempo .

Se incluye la estadística de productividad de por bibliotecario , donde se especifica las actividades
en devoluciones, multas cobradas o condonadas.

En las pestañas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y que tiene relación
entre si, por que son tareas que se deben realizar y están derivadas unas de otras como:

9. TAREAS DEL MODULO DE PRESTAMO

PROCESO DIARIO: Se hace el control de préstamo y devoluciones, multas, bloqueo de usuarios y
constancias de no adeudo.

REPORTES: Se hace reporte de la información que se esta procesando en el sistema ejemplo:
Multas, prestamos históricos, prestamos actuales, vencidos , usuarios bloqueados .

ESTADISTICAS: Se reporta información concentrada de diversa índole

CATALOGOS: Se registra información correspondiente a la Biblioteca, escuelas y políticas de
préstamo y usuarios.

10. MODULO DE INVENTARIO

Este modulo permite obtener información del material bibliográfico que se encuentra físicamente en
el acervo.

El proceso de inventario solo puede ser iniciado , cancelado, terminado y depurado por un usuario
con privilegio de administrador . Captura números de adquisición seleccionando diversos parámetros
sobre el material a inventariar como bibliotecas, escuelas, acervo libros o revistas , tipos de material,
colecciones.

Se puede inventariar automáticamente el material que se encuentra prestado al momento de iniciar
el inventario ( prestamos a domicilio, en sala, y prestamos interbibliotecarios). Por seguridad se
guarda una copia de fichas y ejemplares, el inventario del material lo pueden capturar varias
personas y la información se guarda hasta que sea cancelado o terminado el proceso de inventario.

11. DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES EN UN SI – FASE II
MODULO ADQUISICIONES
INFORMACION DE ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA

En cuanto a Entradas de información prevalece el modulo de Recepción y adquisición del material
bibliográfico. Se capturan los datos de las editoriales y proveedores ( empresas a quienes se les
compran los libros y entidades donadoras de material, suscripción de revistas) . Se define la fuente
de financiamiento, dinero con para adquirir las adquisiciones.

En el modulo de adquisiciones se ejecutan los procesos de presupuestos , ( partidas y pagos, fuentes
de financiamiento , Asignación de partidas , Control de facturas , Control de pagos , realizar
cotizaciones , generar el pedido de compra, inicializar los catálogos generales, recepción de
ejemplares , envío de material para catalogación).

12. MODULO ADQUISICIONES
RESPORTES Y ESTADISTICAS: Se relacionan reportes sobre financiamientos, partidas, pagos y
reportes sobre solicitudes, cotizaciones y pedidos.
 De igual manera hay mas opciones en reportes como filtrar un reporte , exportar un reporte.
CONTROL DE FACTURAS: Se registran y se controlan las facturas que ampara los materiales
adquiridos, las facturas deben ser expedidas por un proveedor con folio y fecha de facturación o
monto a cubrir , se incluye descuentos y devoluciones mediante notas de crédito.

13. MODULO DE ANALISIS Y CAPTURA DE INFORMACION

En este modulo se realizan las actividades de catalogación, clasificación de material bibliográfico ,
como cualquier tipo de documento o soporte .

En Siabuc 9 toda la información de fichas se almacena en un formato estándar MARC21, donde los
puntos de acceso corresponden con los campos de títulos, autores, editoriales temas y series.

En el análisis se generan se enlazan y se validan automáticamente en el sistema , propiciando una
mejor consistencia de los datos, unificando términos y mayor facilidad en la recuperación de la
información.

Para llevar a cabo la catalogación hay que tener en cuenta varios procesos como:

Recepción y asignación, recepción proveniente de adquisiciones , catalogación de material ,
seleccionar ejemplares asignados , buscar en el acervo una ficha existente , iniciar el proceso de
catalogación con una ficha vacía

14. ANALISIS- PROCESO DE CATALOGACION
En Análisis hay que tener en cuenta varios procesos como iniciar los catálogos generales, recepción y
asignación de materiales, procesamiento b bibliográfico, procesamiento físico, envío de materiales a la
Biblioteca , seguimiento y reportes estadísticos.

15. ENTRADA Y CAPTURA DE INFORMACION
MODULO DE CONSULTA

16. DISEÑO DE ARCHIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACION

17. CONCLUSIONES

Comprendimos que las distintas fases de diseño son la parte fundamental para el funcionamiento de
un sistema de información

Analizamos que en las Empresas y organizaciones al crear un Diseño de sistemas de información
se debe implementar una Base de datos que pueda abarcar varias aplicaciones, para llevar a cabo
esta función es necesario utilizar un administrador y licencias para cumplir con las normas
establecidas de seguridad del sistema de información.

Concluimos que en un Diseño de archivos y Bases de datos se incluyen medidas para guardar
referencias de las actividades o datos informativos.

18. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Material de apoyo suministrado por la docente

Manual Siabuc9 PDF

Guía Siabuc9 PDF

http://www.oocities.org/siliconvalley/pines/7894/sistemas/diseno.html
http://www.slideshare.net/NoImportista/diseo-de-las-entradas-y-controles-del-sistema