Este documento describe el sistema de información de BibloRed, la red de bibliotecas públicas de Bogotá. Explica que BibloRed está compuesta por 6 bibliotecas locales y 9 bibliotecas de barrio. Además, detalla los objetivos de BibloRed, que incluyen lograr la funcionalidad efectiva de la red como un sistema integrado de bibliotecas. Finalmente, resume los componentes clave del diseño de sistemas de información, incluyendo el diseño de entrada, salida, archivos y bases de datos.

1. ACTIVIDAD PRÁCTICA
PRESENTADO POR
FABIO ENRIQUE ROZO PARRA
LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO
DOCENTE
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
GRUPO: 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LAS INFORMACION Y DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
JORNADA VIRTUAL
Bogotá D.C., 24 de Noviembre 2013

2. JUSTIFICACION
La elaboración de este trabajo se hace para conocer los sistemas de información
que hacen parte de una biblioteca y así poder identificar su planeación, estructura
para enfrentar el desafío de poder darles un buen servicio de consulta y préstamo
a los usuarios que son la parte primordial de la implementación del mismo,
además identificaremos el diseño de salida del sistema, diseño de entradas y
controles y por último el diseño de archivos.
Recordando que las nuevas tecnologías están siendo parte fundamental del
desarrollo del software para salir del manejo tradicional o manual y encarrilarnos
hacia la nueva era con programas más sofisticados y eficientes en la conservación
y búsqueda de la información al momento de ser requeridos por los usuarios.

3. SISTEMA DE INFORMACION BIBLORED
La Red Capital de Bibliotecas Públicas, llamada BibloRed es un sistema de
conocimiento integrado por tres bibliotecas y en proyecto una cuarta EL CENTRO
CULTURAL BIBLIOTECA PUBLICA JULIO MARIO SANTO DOMINGO.
La Red de Bibliotecas esta constituida por 6 bibliotecas locales, 9 bibliotecas de
barrio, a las cuales se le suma nuevamente la Biblioteca Pública de Ricaurte bajo
la modalidad de asesoría y acompañamiento, y un Bibliobús.
Cada biblioteca constituye un importante centro de investigación y aprendizaje, así
como un espacio cultural y de encuentro comunitario al que pueden acceder de
forma libre los habitantes de la ciudad.
BibloRed, como programa de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Secretaría de
Educación, representa la otra dimensión del espacio público al servicio de la
información, la educación y la creatividad. Las colecciones que ofrece la red
alcanzan en la actualidad más de 472.000 volúmenes y atiende alrededor de
370.000 visitantes en sus salas de consulta al mes.
Igualmente, BibloRed como proyecto en proceso de desarrollo y consolidación ha
venido actualizando desde sus inicios hasta el año 2008 su marco y proyecciones
estratégicas, trabajo que se ha realizado de manera conjunta con la Secretaría de
Educación, mediante procesos participativos que han permitido una mirada
integral del proyecto desde los planes de desarrollo distritales, la política educativa
del Distrito y la gestión propia de la red.
Esta propuesta toma como elemento fundamental la misión y visión de BibloRed,
las cuales fueron revisadas y ajustadas desde el año 2006, en el marco de un
trabajo colectivo con la Secretaria de Educación del Distrito y el equipo de trabajo
de BibloRed.

4. OBJETIVOS DE LA BIBLIORED
General
Lograr la funcionalidad efectiva de la Red como un sistema integrado de
bibliotecas que responda de manera unificada a los planteamientos de
creación de ciudad, mejoramiento de la calidad de vida y de escenarios de
reflexión y debate, que aportan a la construcción de la identidad cultural,
necesaria en los procesos de consolidación social.
Específicos
Conocer claramente la situación actual de la Red, en lo referente a los
procesos administrativos y gerenciales, los servicios bibliotecarios, los
programas o actividades de promoción de lectura y escritura y extensión
cultural, la gestión del recurso humano, entre otros.
Identificar e implementar estrategias fundamentales de mejora y
consolidación de programas y servicios que así lo requieran y que se llevan
a cabo actualmente.
Fortalecer aquellos procesos significativos para la formación de ciudadanos
críticos y con niveles de calidad de vida cada día más elevados.

5. SERVICIOS
Circulación y préstamo externo
Afiliación
Préstamo Externo
Convenios Interinstitucionales
El diseño de sistemas tiene dos etapas:
Diseño Lógico:
Especificaciones de Salida
Especificaciones de Entrada
Especificaciones de archivos y bases de datos
Especificaciones de procesamiento
Requerimientos de datos
Diseño Físico:
Entrada de datos
Soporte para decisiones
Generación de Reportes
Consultas
Comunicación
Mantenimiento de Archivos
Respaldo
Archivos de Transacción, de reporte, maestro, etc.
Diseño de la Salida En este proceso se verifica y se hace un análisis
identificando la información que desea presentar al usuario, decidir por qué medio
será presentada esa información, puede ser impresora, pantalla, etc.
Apoyo de los Usuarios:
El sistema ha sido diseñado para ser usado por los usuarios, que son personas
que no tienen el mismo conocimiento que un analista, por lo tanto el sistema
satisface todas las necesidades del usuario.
Estos sistemas deben estar bien manejados y apoyados en forma apropiada para
que tengan éxito, de lo contrario podrían ser perjudiciales para la organización.
Los usuarios y los analistas tienen responsabilidades en el manejo de estos
sistemas:

6. Diseño de salida del sistema de cómputo
Las salidas del sistema son cualquier información que arroje el sistema de
información, ya se impreso o por pantalla. El analista para diseñar estas salidas
debe identificar la salida que se necesita para cubrir la necesidad de información,
debe especificar los métodos para el diseño de éstas salidas y por ultimo deben
crear los documentos o reportes que contienen la información que arroja el
sistema.
Objetivos de la salida
1. Expresar la información que tengan relación con actividades realizadas en
el pasado, de estados actuales o información proyectada hacia el futuro
2. Resaltar eventos de importancia, ya sean problemas, errores o
advertencias
3. Ejecutar acciones
4. Verificar esas acciones
Las salidas deben ser diseñadas tomando muy en cuenta la función que éstas van
a cumplir.
Tipos de salida
1. Un reporte impreso
2. Un documento
3. Un mensaje por mail
Las salidas pueden ser impresas o presentadas por pantalla.
Las fuentes de las salidas pueden ser:
1. Recuperación de un almacenamiento de datos
2. Paso de mensajes desde un proceso a otro
3. Dispositivos de Entrada
Diseño de salida impresa
Las salidas impresas se utilizan cuando se necesita el físico de la información por
cualquier razón que tenga el usuario: que necesite enviar por correo la
información, etc.

7. El analista debe determinar aquellas salidas impresas que sean absolutamente
necesarias, porque el desarrollo de un sistema debe disminuir en lo posible el uso
de reportes impresos en la organización
Lineamientos:
1. Los documentos deben estar diseñados para ser leídos de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo
2. Los datos de mayor importancia deben estar ubicados de tal forma que
sean fáciles de encontrar
3. Todas las páginas deben tener título, número de página y fecha en que fue
impresa
4. Todas las columnas deben estar etiquetadas
5. No utilizar abreviaturas
Diseño de salida por pantalla
Las salidas por pantalla tienen la desventaja del espacio comparada con las
salidas impresas, además los usuarios saben buscar la información en un reporte
impreso (saben voltear las paginas, etc), en cambio no podemos suponer esto
cuándo se diseñan pantallas
En este diseño se incluyen el uso de gráficas e iconos, existen diversas formas de
presentar la información por pantalla, la más usada es a través del uso de
ventanas.
Hay ventanas estáticas y ventanas de aparición repentina, las estáticas se utilizan
para mostrar alguna información que el usuario requiera, en cambio las de
aparición repentina sirven para pedir información, dar advertencias o incluso
mostrar errores.
DISEÑO ENTRADAS
Los analistas de sistemas detallan los siguientes puntos del diseño de entradas:
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Datos de entrada
Recursos que utiliza el sistema para la captura de datos
La codificación de los datos
Diálogos para ayudar a los usuarios a ingresar los datos en el sistema
Validación de datos
La ubicación de las entradas de datos (textbox, combobox, etc) también formar
parte del diseño de la entrada de datos, así como también los encabezados, los
títulos de los formularios, etc.
Diseño de Controles

8. Los analistas de sistemas deben predecir los errores creados al momento de que
el usuario ingrese datos errados o cuando solicite la ejecución de una función
específica. Un buen sistema de información sabe cómo lidiar con este tipo de
errores. Los controles de entrada aseguran que sólo los usuarios autorizados
tengan acceso al sistema, determinar si faltan datos de entradas importantes,
validan los datos para verificar que sean correctos.
Diseño de Procedimientos
Los procedimientos determinan las tareas que deben efectuarse al utilizar la
aplicación y especifica quienes son los responsables de realizarlas. Los
procedimientos mas importantes son:
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Procedimientos para entrada de datos: captura de datos

Procedimientos durante la ejecución: pasos que realizan los usuarios del
sistema para llegar a los resultados deseados

Procedimientos para el manejo de errores: acciones que realiza el sistema
al momento de ocurrir algún error.

Procedimientos de seguridad y respaldo: acciones que toma el sistema
para proteger sus recursos de posibles daños o ataques.
Diseño de Especificaciones para programas
Describen cómo transformar las especificaciones de diseño del sistema (salidas,
entradas, archivos, etc) en software de computadora. El diseño del software
asegura que: los programas finales realicen todas sus tareas en la forma
establecida, la programación modular permita probar y validar el sistema para
verificar si los procedimientos son acertados, las actualizaciones del sistema se
puedan llevar a cabo de forma eficiente.
Carpeta de descripción del diseño del sistema
Ningún diseño esta completo sin la carpeta de diseño ya que esta contiene toda la
información detallada acerca del sistema, sus procesos, datos, etc.
La información contenida en esta carpeta se desglosa de la siguiente manera:
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Propuesta de desarrollo
Diagramas de flujo de datos

9. 
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Cuadros de despliegue: describe las entradas y salidas, y muestra la
ubicación detallada de los reportes que aparecerán, documentos y
pantallas.
Estructuras de los registros: describe los datos almacenados en los
archivos maestros y de movimientos y también contiene los diagramas
relacionados con la BD
Sistemas de codificación: describe los códigos que explican o establecen
los tipos de transacciones, clasificaciones y categoría de eventos o
entidades
Especificaciones de programas: son cuadros, tablas, gráficos, etc que
explican todos los módulos del sistema y establecen la relación entre ellos.
Especificaciones de procedimientos: son los procedimientos planificados
para instalar y operar la aplicación cuando este culminado
Plan de desarrollo: cronograma de actividades de los analistas,
programadores y demás personal involucrado con el desarrollo del sistema
Costo del paquete: gastos anticipados para el desarrollo del sistema
clasificados en categorías como personal, equipo, etc.
Participación de los usuarios
Para diseñar un buen sistema de información que satisfaga todas y cada una de
las necesidades del usuario, éste debe participar en el diseño del mismo porque
de esta manera se asegura que los usuarios tengan un punto de vista no técnico
de lo que hace y de lo que no hace el sistema. El sistema no se diseña para ser
usado por el analista de sistemas sino para ser usado por personas que no tienen
los mismos conocimientos que tiene un analista, por lo tanto esas personas
(usuarios) deben participar en el desarrollo del sistema.
Diseño de Archivos
El diseño de los archivos se basa fundamentalmente en los siguientes aspectos:
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
Los datos que deben incluirse en los registros del archivo
La longitud de cada registro
La secuencia en la que se van a almacenar los registros (secuencial,
indexada o relativa)
En algunos casos el sistema que estamos diseñando interactúa con un archivo
maestro que ya esta creado, los detalles de este archivo se incluyen en las
especificaciones de diseño del sistema, pero el archivo no vuelve a diseñarse.
Diseño de Interacciones con la base de datos
El diseño de las bases de datos es establecido y vigilado por un administrador de
bases de datos, él tiene la responsabilidad de mantener y desarrollar esa base de
datos a medida que los requerimientos se lo exijan. El analista de sistemas no

10. diseña la base de datos sino que consulta con el administrador de la base de
datos para establecer las interacciones con la base de datos.
El analista en este caso solo proporciona al administrador de BD la descripción de
los datos que van a ser ingresados allí y las acciones que se efectuaran en esa
BD.
AFILIACIÓN
AYUDA PARA LOS USUARIOS

11. ENTRADA
SALIDA

12. TIPO DE SALIDA
-
Correo Electrónico

14. BASE DE DATOS

15. CONCLUSIONES
Lo que aprendí con el desarrollo de este trabajo fue conocer el sistema de
información de las bibliotecas de Bogotá, información obtenida a través de
consulta en la biblioteca el tintal, además se identificaron los sistemas de entrada
y salida