Actividad unidad 2

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
UNIDAD No. 02
BASILIQUE JOHANA ARAQUE GARZA
GRUPO No. 04
PROFESOR: RICARDO A. BOTERO RIOS
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
2017


TABLA DE CONTENIDO
1.Introducción
2. Gestión de documentos digitales
3. Qué es?
4. Importancia


El sistema de gestión documental es una de las herramientas importantes en las
organizaciones esto ya que es la manera de generar procesos administrativos
que ayudan en la organización, accesibilidad, conservación y efectiva consulta de
los documentos.
Vamos a conocer los beneficios, los principios de la gestión documental digital, la
importancia de el software de gestión documental de acuerdo a las necesidades
de la organización.
INTRODUCCIÓN


1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
El Archivo debe
contar con el
personal capacitado
para su manipulación
Este es el panorama de
muchas empresas
Se debe emplear la gestión de
Documental Digital para convertir los
documentos en recursos y
conocimientos empresariales valiosos


2. Qué es?: Es el proceso de almacenamiento y utilización
de los documentos digitales, donde desarrollamos los
siguientes procesos: Selección, clasificación, conservación,
búsqueda, recuperación, reproducción, diseminación
3. Importancia: Los documentos digitales juegan un papel
importante ya que brinda a individuos e instituciones el
uso efectivo de los documentos ósea contar con la
información de forma efectiva en el menor tiempo y sin
generar perdías económicas


4. Construcción y Gestión de Documentos
Digitales
Hoy en día se cuenta con dispositivos y
programas de almacenamiento de acuerdo
a la necesidad de cada empresa, se debe
tener en cuenta el volumen de información
que se produce y por supuesto su
recuperación.

5. En el entorno de la electrónica en el programa que se utilice se debe contar
con los siguientes Principios:
 Debe ser identificable .
 Soportado en políticas
 Planeado .
 Personal capacitado para desarrollarlo y monitorearlo.
 Debe estar dentro de la estructura organizacional.
 Contar con el personal idóneo , conocimientos y habilidades.
 Implementado y con el seguimiento para su aplicación.
 Realizar auditoria para evaluar su desempeño.


Es la solución para las empresas ya
que se puede contar con la
información para su gestión,
conservación y consulta sobre los
documentos electrónicos « Ya sean
creados por escaneo o originalmente
en digital»
6. Software de gestión de documentos electrónicos


7. Recomendaciones al escoger un
Software de Gestión Documental.
Se deben tener en cuenta dos
consideraciones:
 Respecto a las Necesidades del
Software.
 Respecto a las necesidades de la
organización.


8. Software de Gestión
Documental
Hoy en día en el mercado
existe gran variedad de
programas de gestión
documental. Se recomienda
asesorarse a la hora de
adquirir e implementar
para que quede a
satisfacción de su
organización


9. Cero papel-Gobierno en
Línea.
Se deben transformar las
organizaciones
internamente, trabajar a la
tendencia del mundo
digital. Debemos trabajar
fuertemente para
consolidar las políticas y
contexto global y
estrategias de Gobierno
en línea.


 10. Normatividad y legislación Colombiana


 8. Normatividad y legislación Colombiana


9. Conclusiones
La gestión documental digital nos brinda una gran cantidad de
ventajas en las actividades diarias de la organización, donde nos
vamos a desempeñar y demostrar la productividad eficiente dando
respuesta oportuna a las solicitudes, preservando la información
en el tiempo, ahorrar dinero en tras ventajas más.
Los software de Gestión Documental juegan un papel muy
importante a la hora de implementar el la gestión de documentos
digitales.
Debemos trabajar en conjunto con el resto de la organización para
poder identificar las necesidad y trabajar en pro de la eficiencia de
la organización y motivación al la política de Cero Papel.


10. Bibliografía
 https://www.google.com.co/search?q=software+de+gestion+
documental&dcr=0&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahU
KEwj5p7nL16jWAhUFySYKHbsBBKwQ_AUICigB&biw=1440
&bih=791#imgrc=y49WuFzJKs7qMM
 https://www.google.com.co/search?dcr=0&biw=1440&bih=79
1&tbm=isch&sa=1&q=cero+papel+&oq=cero+papel+&gs_l=ps
y-ab.3..0l3j0i30k1.12990.12990.0.13213.1.1.0.0.0.0.203.203.2-
1.1.0....0...1.1.64.psy-
ab..0.1.202....0.E5SqpN0C8pM#imgrc=fGagVfHhyDDk4M
 http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-3647.html

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