Este documento resume los principales conceptos sobre la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental digital es el proceso de crear, almacenar y usar documentos digitales en lugar de documentos de papel. También describe algunos beneficios de los sistemas de gestión documental como reducción de costos, errores y aumento de velocidad. Finalmente, resume brevemente la legislación colombiana sobre documentos digitales y protección de datos.

1. ACTIVIDAD
DOCUMENTOS DIGITALES – DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
ALBA ROSA CONDE MORA
GRUPO 03
ASIGNATURA
DOCUMENTOS DIGITALES
DOCENTE
RICARDO ANTONIO BOTERO RÍOS
INGENIERO DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
2017

2. • GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
• DOCUMENTOS DIGITALES Y
SU LEGISLACIÓN

3. • ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?
• PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES.
• SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
• DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN.
• CERO PAPEL – GOBIERNO EN LÍNEA.
• BIBLIOGRAFÍA
• CONCLUSIONES
AGENDA DE LA PRESENTACIÓN

4. ¿QUÉ ES GESTIÓN
DOCUMENTAL DIGITAL?
Es
Sustitución de engorrosos
documentos de papel
En
Archivos digitales
Por otro lado
PROPÓSITO
Brindar mejor
servicio
A
Personas Instituciones
BENEFICIOS DE LOS
SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Permiten
Menor
porcentaje de
errores en
documentos
Reducción de
costes
Aumento de
velocidad de
creación de
contenidos

6. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
DIGITALES
Se requiere que el programa de administración de documentos y archivos
electrónicos este basado en los siguientes principios:
• El programa debe ser identificable desde otros programas.
• Soportado en políticas, que deben estar documentadas, autorizadas divulgadas
institucionalmente.
• Mesurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de
información.

7. • Localizado.
• Organizado de acuerdo de las necesidades y la estructura de la institución, la
naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.
• Asignado a un responsable.

8. • Manejado por personas con
habilidades y conocimientos
adecuados en el campo de la
información, la gestión de
documentos y la informática.
• Implementado en toda la
organización de manera
sistemática y bajo la dirección de
un gerente con autoridad y
autonomía.

9. SOFTWARE DE GDD
SOFTWARE
• Aplicación informática que permite el manejo,
gestión, conservación, publicación, y trabajo sobre
los documentos electrónicos de la empresa.
CARACTERÍSTICAS
• Las empresas manejan particularidades
individuales según sus intereses: tamaño,
sencillez, y el sistema operativo que buscan las
compañías.

10. SOFTWARE DE GDD
SOFTWARE
DE GESTIÓN DOCUMENTAL

11. FUNCIONES
• Integración con otros sistemas
empresariales.
• Flujos de trabajo documental.
• Trazabilidad documental.
• Colaboración entre usuarios.
• Archivo de documentación.
• Categorización y estructuración.
RECOMENDACIONES
AL ESCOGER EL
SOFTWARE
• Flexibilidad.
• Avisos y alarmas.
• Potente buscador.
• Soporte técnico y formación.
• Seguridad.
• Versiones.
• Integración con terceros.

12. DOCUMENTOS DIGITALES Y SU
LEGISLACIÓN
CERO PAPEL – GOBIERNO EN LÍNEA
BENEFICIA
A
ENTIDADES
CIUDADANOS
AMBIENTE
OTRAS
ENTIDADES
+ PAPEL
+ PAPEL
- TECNOLOGÍA
PAPEL
TECNOLOGÍA
- PAPEL
+TECNOLOGÍA
+
TECNOLOGÍA
PROCESO

13. LA POLÍTICA CERO PAPEL SE APOYA EN 4 COMPONENTES:
• Relación entre Componentes Política Cero Papel y las guías cero
papel.
• Guías Cero Papel En el segundo
semestre del año 2011 el
Ministerio de Tecnologías de la
información y la Comunicación
creó 6 guías.
• La legislación en Colombia se
ha reglamentado por la Ley 527
de 1999.
• Ley 1581 de 2012: ley de
protección de datos
personales.
COMPONENTE
NORMATIVO Y DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Ley
general de
archivos
Decretos,
Acuerdos
reglamentarios
Manual GEL
3.1
Estándares
NTC, ISO
LA CULTURA
ORGANIZACIONAL
Guía 1.
Buenas
prácticas
Guía 2.
Primeros
pasos
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Guía 3.
Documentos
electrónicos
Guía 4.
Expediente
electrónico
COMPONENTE DE
TECNOLOGÍA
Guía 5.
Digitalización
de
documentos
Guía 6.
Sistemas de
gestión de
documentos

14. BIBLIOGRAFÍA
¿Qué es un sistema de gestión documental? (2017). Recuperado el 14 de
Agosto de Agosto de 2017, de https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-
sistema-gestión-documental
(2017). Recuperado de https://es.slideshare.net/socialbiblio/software-de-gestin-documental- oficina-sin-papeles
Barros, A. (2017). Gestión Documental Digital, un gran desafío! –El Escritorio de Alejandro Barros. Alejandrobarros.com. Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde
http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-un-gran-desafio/

15. CONCLUSIONES
 La gestión documental digital es el proceso de creación, almacenamiento y utilización de los
documentos digitales.
 La implementación de nuevas tecnologías digitales ha permitido el beneficio a nivel mundial en las
empresas, personas y el ambiente, facilitando su clasificación, conservación, búsqueda, recuperación,
reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos.
 Reducción de costes (10%); menor porcentaje de errores en documentos (30%); aumento de velocidad
de creación de contenidos (49%), son algunos de los beneficios de los sistemas de gestión documental.
 Debe tenerse en cuenta el tipo de software que se implementará, según cada necesidad laboral o
académica. Además, debe cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento óptimo.
 La legislación en Colombia se ha reglamentando por la Ley 527 de 1999 y la Ley 1581 de 2012: ley de
protección de datos personales.