Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales – Documentos Digitales y su Legislación  ¿Qué es la Gestión Documental Digital?  Construcción y Gestión de Documentos Digitales  Principios de la Gestión de Documentos Digitales  Software de Gestión Documental  Cero Papel – Gobierno en Línea  Normatividad y Legislación Colombiana

1. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELADOCUMENTOS DIGITALES
Grupo 05
UNIDAD No. 2: GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES
DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACION
CARMEN ELISA BENITEZ RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2017

2. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
1.¿Qué es la Gestión Documental Digital?
2. Construcción y Gestión de Documentos Digitales
3. Principios de la Gestión de Documentos Digitales
4. Software de Gestión Documental
5. Cero Papel – Gobierno en Línea
6. Normatividad y Legislación Colombiana
Conclusiones
Referencias Bibliográficas
CONTENIDO

3. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
1.¿Qué es la Gestión Documental Digital?
Es el proceso de creación, almacenamiento y
utilización de los documentos digitales, que incluye
su selección, clasificación, conservación, búsqueda,
recuperación, reproducción y diseminación, a partir
de dispositivos electrónicos.
BENEFICIOS:
 Minimizar costos, procesar, usar y eliminar documentos.
 Menor porcentaje de errores y mejorar la velocidad de los contenidos.
 Facilidad para el uso efectivo y eficiente de los documentos.

4. Por una Universidad
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- Dispositivos con alta capacidad de almacenamiento de información.
- Programas que permiten crear registros electrónicos entorno al documento.
- Almacenar y recuperar de manera eficiente la información.
- Tecnologías que permiten crear y gestionar el archivo electrónico de cualquier
organización.
2. Construcción y Gestión de Documentos Digitales
REGISTRO
Todo documento que emplea una
organización, pude ser un
documento físico o electrónico;
formularios, cartas, reportes y otros.

5. Por una Universidad
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3. Principios de la Gestión de Documentos Digitales
1. Identificable
2. Soportado en políticas
3. Planeado
4. Asignado a un responsable
5. Localizado
6. Organizado
7. Manejado
8. Implementado
9. Mesurable
El programa de administración de documentos y archivos electrónicos esta
basado en los siguientes principios:

6. Por una Universidad
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4. Software de Gestión Documental
Un software de gestión documental es una aplicación informática que
permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre
documentos electrónicos.

7. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
FUNCIONES
Los programas de gestión documental también pueden ser seleccionados
en relación a las funciones que ofrecen.
DIGITALIZACION es la primera fase del proceso de trabajo.
 Integración con otros sistemas
empresariales.
 Trazabilidad documental.
 Colaboración entre usuarios.
 Flujos de trabajo documental.
 Archivo de documentación.
 Categorización y estructuración.

8. Por una Universidad
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RECOMENDACIONES AL ELEGIR UN SOFTWARE DE GESTION
DOCUMENTAL

9. Por una Universidad
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DESARROLLO DE LA PRESENTACIÓN
5. Cero Papel – Gobierno en Línea
 Mundo interconectado
 e-government
 Globalización
 Tecnología
 Información
 Comunicación
PRINCIPIOS:
 Visión unificada del Estado.
 Acceso equitativo y multi-canal.
 Protección de la información del
individuo.
 Credibilidad y confianza en el
Gobierno en Línea.FASES:
1. Elementos Transversales
2. Información en línea
3. Interacción en línea
4. Transacción en línea
5. Transformación en línea
6. Democracia en línea
POLITICA CERO PAPEL:
 Entidades
 Ciudadanos
 Medio Ambiente
Reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en
físico por soportes y medios electrónicos.

10. Por una Universidad
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Los documentos electrónicos tienen el mismo tratamiento jurídico que los
documentos en formato papel.
6. Normatividad y Legislación Colombiana
LEY 527 DE 1999
Reglamenta los documentos informáticos.
AGN “Compilación Normativa”
Facilita la consulta y difusión de las normas nacionales sobre documento electrónico.
LEY 1581 DE 2012
Ley de protección de datos personales.
CIRCULAR 002 DEL 06 DE MARZO 2012
Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
CIRCULAR 005 DEL 11 DE SEPTIEMBRE 2012
Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones
oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
LEY 1437 DE 2011
Expediente electrónico.

11. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
CONCLUSIONES
1. Es importante conocer todo el proceso y
legislación de la Gestión Documental
Digital, sus objetivos y finalidad.
2. La implementación de un programa
adecuado de Gestión Documental Digital,
en las empresas va a mejorar su eficiencia,
eficacia y competitividad.
3. El mundo cada vez va avanzando en las
TIC, lo que conlleva a realizar un cambio
constante y avanzado en su tecnología.
4. Es de suma importancia contribuir con la
Política Cero Papel – Gobierno en línea.
5. Es necesario velar por la seguridad,
autenticidad, confiabilidad, inalterabilidad
y preservación de la información generada
en medios electrónicos.

12. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
 ¿Qué es un sistema de gestión documental?. (2017). TIC Portal. Recuperado el 14
de Agosto de 2017, desde https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-
documental/que-es-sistema-gestion-documental
 Estrategia Gobierno en línea 2012-2015. MinTIC.
 AGN, Archivo General de la Nación. Guías Cero Papel en la Administración
Pública. 2012.