Este documento describe la importancia de la gestión de documentos digitales para las organizaciones. Explica que los sistemas de gestión documental digital permiten almacenar, administrar y controlar documentos de manera eficiente, facilitando el acceso y recuperación de información. También cubre principios clave como la identificabilidad, planeación y calidad de la información almacenada. Finalmente, resume la normativa colombiana relevante para la gestión de documentos electrónicos.

1. PUBLICACIONES PERIODICASDOCUMENTOS DIGITALES
MARIA ANGELICA LAGOS RAMIREZ
GRUPO 03
RICARDO A. BOTERO RIOS
TUTOR
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
2017

2. INDRODUCCION
Con la realización del presente trabajo, se pretende que el
estudiante interprete la importancia de la Gestión Documental
Digital que no es solo una manera de sustituir lo complejo que son
los documentos en papel con archivos digitales. Si no se trata de un
completo sistema que convierte los documentos de su entidad en
un mejor servicio facilitando la consulta en menos tiempo y
optimizando el papel.

3. CONTENIDO
 Que es la Gestión Documental
 Construcción y Gestión de Documentos Digitales
 Principios de la Gestión de Documentos Digitales
 Software de Gestión Documental
 Cero papel - Gobierno en Línea
 Normatividad y Legislación colombiana

4. GESTIÒN DOCUMENTAL DIGITAL –
DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÒN

5. GESTIÒN DOCUMENTOS DIGITALES
son
sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.
incluye ventajasCARACTERISTICAS
 Rápido
 Económico
 Intangible
 Eficiente
 Bases de datos
 Imágenes - videos
 Word - Excel
 Pdf- internet
 Digitalización de documentos
 Localización central
 seguridad
 Optimizar Flujo de trabajos
FACILITAN
 Conservación
 Búsqueda
 Recuperación
 Fácil acceso

6. Creación de un sistema para
Almacenar y recuperar archivos de manera eficiente
CONSTRUCCIÒN Y GESTIÒN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
 Ampliar su acceso
 Mayor transparencia en la gestión
 Construir y gestionar la información

7. PRINCIPIOS
DE LA GDD
Identificable
dentro de otros
programas
Planeado
estratégica y
operativamente
Localización dentro de la
estructura de una
organización
Asignación a un
responsable
Organizado de
acuerdo a las
necesidades
Manejado por personal con
habilidades y capacidades
Implementación de
manera sistemática
Calidad en la
información

8. SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL DIGITAL
Son aplicaciones informática que nos permiten
almacenar, conservar y gestionar los documentos
electrónicos.
VENTAJAS
 Facilita la gestión de un archivo digital
 Fácil uso
 Seguridad de la información
 Flexibilidad
 Capacidad de Actualizar

9. CERO PAPEL – GOBIERNO EN LINEA
La iniciativa de Cero Papel, tiene como
objetivo establecer lineamientos para
contribuir a una gestión efectiva, eficiente y
eficaz, igualmente con la reducción ordenada
del uso del papel mediante la sustitución de
los documentos en físico por soportes y
medios electrónicos.
Como ahorrar papel:
Evite imprimir
Use letra mas
pequeña
Imprimir por
ambas caras
Comprar papel
reciclado
Imprimir la
versión final

10. NORMATIVIDAD Y LEGISLACION COLOMBIANA
NORMATIVIDAD Y
LEGISLACIÒN
Circular 005 del
11 septiembre de
2012
Circular 002 de
6 marzo de
2012
La Ley 527 de 1999 aborda
la reglamentación de los
documentos informáticos,
Ley 1581 de 2012
Protección de datos personales
Ley 1437 de 2000
Expediente Electrónicos

11. CONCLUSIONES
Se puede concluir que La gestión de Documentos Digitales son
muy importantes aplicarla a nuestras empresas ya que nos permite
ampliar nuestro acceso a la información y demostrar mayor
transparencia y eficiencia a nuestros procesos. Además con un
sistema GDD se mejorara el servicio y se optimizara el papel
teniendo como resultado una herramienta que facilita la gestión de
los archivos digitales.

12. BIBLIOGRAFIA
 Recuperado de:
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-
8257_papel_buenaspracticas.pdf
 Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=HtpQ2B9CBbk
 Recuperado de: http://www.comunidadbaratz.com/blog/archivos-
entre-la-digitalizacion-y-la-gestion-documental-electronica/