sistema de activos fijos

1. Interfaz de acceso al sistema.
Como todo sistema, necesita un grado de restricción dependiendo los
privilegios de las personas que lo usan, es decir, dependiendo el “rol”
de cada usuario será la interfaz que se cargará.
La interfaz de inicio del sistema se muestra a continuación.
Es necesario acceder al sistema con un usuario
y contraseña, después de acceder se mostrará
una pantalla como la siguiente, la misma
puede variar dependiendo el nivel de acceso
que tenga cada uno.

2. Esta pantalla nos muestra los 3 módulos
principales del sistema, Control de Activos,
Catálogos y Reportes.
Cada uno se describirá a continuación.

3. Modulo: Control de Activos.
Dentro de este módulo el usuario puede listar los activos deseados
mediante filtros específicos, y puede acceder a la opción de
visualizar los activos y generar un reporte en Excel para su posterior
manipulación.
Es necesario considerar que los filtros sirven para poder tener un
acceso a la información de manera eficiente y rápida, los filtros se
van actualizando dinámicamente para mayor comodidad del
usuario, éste sólo tendrá que seleccionar los campos deseados y
después consultar la información.
En caso de que la información sea demasiada, existen además
filtros por Etiqueta, No.Anterior, Descripción Genérica, Marca,
Modelo, Serie y Número de Factura, para seguir facilitando el
acceso a la información deseada. Un ejemplo de lo antes descrito
se presenta a continuación.

4. Si se desea Visualizar la información de un
activo solo basta con dar clic y se mostrará la
información.
El módulo de activos cuenta con una opción de
creación, edición, baja y visualización de
activos.
La información aparece segmentada de tal
manera que su acceso sea más fácil y se
encuentre organizado.

5. También es posible generar reportes de lo que se necesita, es decir, la información
general de un activo mostrada en un archivo para su mejor visualización y
portabilidad.
Otra funcionalidad del módulo de Control de activos, es el traspaso de activos, el
cual nos indica que los activos pueden cambiar de encargado de una manera
sencilla, sólo basta con buscar que activos se requiere traspasar mediante los
filtros.
Seleccionando los activos, se ejecuta la transacción y el nuevo encargado habrá
recibido los activos.

6. Para finalizar con la funcionalidad del módulo de control de activos, se cuenta
con un control de usuarios, éstos podrán acceder al sistema, se pueden crear
tantos usuarios como se deseen, sólo es necesario indicar el rol que ejecutarán,
su nombre de usuario, contraseña y si se encuentra habilitado o no, la pantalla es
semejante a la de los catálogos que se describirán próximamente.

7. Modulo: Catálogos.
La funcionalidad de los catálogos es primordial para el acceso a los
componentes de un activo, podemos encontrar dentro de los catálogos:
Cuenta Contable: Define el tipo de activo que tratamos.
Dependencia: Definida como el propietario del activo.
Dirección: Área a la que pertenece el activo.
Empleado: Responsable del control y encargado de los activos.
Estatus de Ocupación: Describe el estado de ocupación de una localidad.
Localidad Activo Fijo: Es físicamente donde se encuentran los activos, es
decir, edificio, bodega, oficina, etc.
Moneda: Tipo de moneda con la que se realizan las operaciones básicas
de depreciación y la baja del activo.
Municipio: Es la residencia de un activo, es decir, la ubicación dentro de la
entidad federativa.
Partida: Se define como la clasificación de un activo, bajo los esquemas
de grupo, subgrupo, clase y subclase, facilita la ubicación y nos da una
descripción más detallada de un activo.

8. Unidad de Medida: La unidad de medida nos dice, como es que debe ser
medido un activo, si por pieza, paquete, servicio, lote, etc.
Uso Actual: Describe cómo es que una localidad está siendo usada, ya sea
como oficinas, como almacén, archivo, bodega, etc.
Proveedores: Son aquellos que ofrecen algún servicio a la entidad, se
especializa con los activos de tipo vehículo o transporte.
Servicios: Son todos los servicios que los activos como vehículos o maquinarias
requieren, un ejemplo se puede ver un cambio de llantas, de aceite, afinación,
balanceo, etc.

9. En la pantalla se puede apreciar, filtros individuales por cada campo que
aparece en el listado, lo cual facilita la búsqueda de información. Se
pueden crear nuevos elementos dentro de los catálogos, se mandará
una pantalla como la siguiente. La edición de un elemento es semejante
a la pantalla anterior. También se pueden eliminar registros dentro del
mismo catálogo, se pedirá una confirmación en caso de que realmente
se desee continuar con la ejecución.

10. El funcionamiento de los catálogos es genérico, es decir, la interfaz no cambia
de uno a otro, además de que se pueden obtener archivos en Excel o en PDF
que muestren toda información contenida en éstos. Los archivos pueden ser
usados para manipulación posterior.
Resguardo de Activos.
Dentro de este módulo encontramos el resguardo de activos, se
puede generar un documento para que el responsable firme por la
integridad y buen uso de los activos, para generar dicho reporte es
necesario filtrar la información, es decir, encontrar que activos son
los que serán resguardados por dicha persona.
Después de eso sólo basta con seleccionarlos y genera el archivo,
como se muestra a continuación.

12. Depreciación de Activos.
La depreciación de activos implica el cálculo del valor en libros, depreciación
acumulada, costo histórico, la depreciación mensual, depreciación anual.
Para ello es necesario buscar los activos que se desean ver para poder
calcular la información, el sistema se encargará de brindar un reporte
portátil, es decir en formato PDF o Excel, que podrá ser utilizado cuando éste
sea deseado.
Los filtros facilitarán la visualización de la información; sólo basta con
seleccionar los activos y generar el reporte de su depreciación, como se
muestra a continuación.