1. El documento discute la importancia de mejorar la comunicación entre directivos, técnicos y usuarios de sistemas de información. 2. Señala que los directivos y usuarios a menudo no comprenden aspectos técnicos debido a diferencias en su formación y experiencia. 3. Propone soluciones como seminarios para sensibilizar a directivos y usuarios, así como mayor participación de los usuarios en el desarrollo de sistemas.

2. SI NO SON LOS JEFES LOS QUE SE COMPROMETEN, CON FRECUENCIA TIENEN QUE ACEPTAR LOS TIEMPOS MARCADOS POR LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA, PUES AQUELLOS CASI SIN CONSIDERAR EL GRADO DE COMPLEJIDAD TÉCNICA Y, A VECES, NI LOS RECURSOS CON QUE SE CUENTA. ESTANDARIZAR LA COMUNICACIÓN ENTRE DIRECTIVOS Y TÉCNICOS

3. ESTANDARIZAR LA COMUNICACIÓN ENTRE DIRECTIVOS Y TÉCNICOS Se trata básicamente de un problema de comunicación entre técnicos y directivos , pues sencillamente no hablan el mismo lenguaje; es decir, los directivos en su mayoría son administradores que tienden a visualizar la proyección de su empresa. A ellos compete, en esencia, el ámbito del negocio y las relaciones con los distribuidores, clientes, etc. No está dentro de sus actividades visualizar el aspecto técnico de un proyecto, ni la complejidad técnica que esto implica. Sin embargo, es fundamental que cuenten en forma oportuna con la información que les provee el área de informática, para que puedan tomar decisiones con más seguridad. Existe un concepto desvirtuado de los directivos que exigen el cumplimiento de algún trabajo en tiempo récord , lo cual es producto de lo que en ellos han fomentado algunos jefes del área de informática con poca responsabilidad y, por supuesto, con conocimientos pobres de este ambiente

4. SUGERENCIAS DE SOLUCIÓN 1. Es labor de todo jefe preparar seminarios técnicos básicos a fin de sensibilizara los directivos. Tales seminarios se deben realizar para difundir, por medio de conceptos básicos, las ventajas de sus propios equipos de cómputo, así como las funciones técnicas que desarrolla el personal, del área de informática, con objeto de que los directivos puedan, por un lado, conocer realmente las posibilidades de los equipos de cómputo y, por otro, los requisitos de especialización que debe cubrir el personal informático para lograr la funcionalidad y estabilidad de la empresa. 2. Otro factor importante es que en ciertos períodos los jefes deben informar a los directivos sobre los proyectos en los que se está trabajando ; la importancia y beneficios que representan para la compañía; los recursos que tienen asignados, tanto de personal como de equipo; y cualquier información útil que permita saber a los directivos hasta qué grado se tienen comprometidos tales recursos, y si hay o no disponibilidad para absorber nuevos proyectos. Con esto, los directivos podrán asignar con más precisión las prioridades de cada proyecto. 3. En caso de que las solicitudes de trabajo sobrepasen la capacidad de los recursos del área de informática y que, por su importancia, se requiera variar la prioridad de trabajos ya asignados. Lo más sano sería no adquirir nuevos compromisos, a menos que sean de vital importancia y en estos casos deberán ser compromisos a corto plazo que permitan continuar rápidamente con los proyectos suspendidos.

5. SUGERENCIAS DE SOLUCIÓN 4. Para el caso anterior, una opción prudente es solicitar apoyo de asesores externos, preparados para cubrir las características de un proyecto urgente , que aunque se considere costoso, no es así; lo siguiente lo confirma: a) La garantía de que los productos serán entregados es muy elevada, puesto que normalmente el pago de servicios se efectúa a la entrega de los resultados. b) Los técnicos de la instalación no se verán afectados. c) No se requiere contratar más personal, pues esto, a la larga, resulta más caro por las implicaciones que representa una contratación formal. 5. Considerar las cargas de trabajo que generan con nuevos trabajos en producción. Antes de aceptar un nuevo compromiso será necesario medir los recursos de cómputo que absorberá, porque podría aumentar la configuración del equipo. Si esto no se visualiza claramente puede crear atrasos y trastornos en la producción actual. 6. Por último se debe evitar hasta donde sea posible, presentaciones con el fin de impresionar, deben ser productivas con una tendencia de servicio.

6. EXISTE UNA GRAN ESCAZES DE PERSONAL VERDADERAMENTE PREPARADO Y LA MAYORIA DE LAS EMPRESAS NO LOGRAN CONTRATAR AL PERSONAL IDÓNEO PARA SUS VERDADERAS NECESIDADES, LO CUAL CON EL TIEMPO HA ORIGINADO UN PIRATEO DESMEDIDO. FORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL TÉCNICO

7. FORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL TÉCNICO El fondo de este problema es bien conocido, simplemente no existen carreras de informática diseñadas de acuerdo con la realidad y las necesidades crecientes de las empresas. hace unos años se crearon carreras en materia de informática, debido a la gran demanda de este tipo de personal, pero ahora éstas ya resultan incongruentes con la realidad informática de las organizaciones.

8. SUGERENCIAS DE SOLUCIÓN 1. Para estos casos resulta más seguro y económico capacitar profesionales recién egresados de carreras de orientación técnica, científica, actuarial, física, matemática o electrónica, incluyendo a los de las áreas de informática; y prepararlos exhaustivamente en forma interna y con instructores propios de la compañía en cuestión, con lo cual se logra ambientarlos desde un principio en la problemática individual de la instalación. 2. Si se decide contratar gente con experiencia , hay que considerar que las entrevistas superficiales resultan inconvenientes. Es necesario examinarlos exhaustivamente en varios sentidos: a) Su nivel académico es bueno y sus conocimientos generales aceptables. Lo ideal sería que fuera examinado por un comité y en forma oral, con preguntas recién elaboradas. b) Habrá que examinarlo exhaustivamente sobre la especialidad que dice tener, pero esto deberá hacerlo otro grupo de especialistas con conocimientos actualizados y comprobados en la práctica. c) Se debe distinguir claramente que el candidato tenga varios años de experiencia y no unos cuantos meses. La experiencia se mide por la diversidad de proyectos en los que ha aportado sus conocimientos. d)) Habrá que considerar que el puesto que vaya a ocupar no sea distinto a los que ha desempeñado e) No se debe creer en las recomendaciones verbales de los amigos del candidato . f) Los favoritismos no son convenientes.

9. “ LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN ESTÁN FRECUENTEMENTE INSATISFECHOS POR LA FALTA DE UN NIVEL DE SERVICIO ACORDE CON SUS NECESIDADES REALES; Y EN ALGUNOS CASOS TIENEN UN TOTAL DISTANCIAMIENTO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA”. . LA IMPORTANCIA DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS

10. SUGERENCIAS DE SOLUCIÓN Esta situación se genera básicamente por una falla de comunicación. Los usuarios realizan la tarea más importante dentro de los objetivos específicos de los sistemas de información, ya que son ellos quienes hacen uso efectivo de la información producto de los procesos del computador. Es de vital importancia para todo diseño de sistemas hacer participes a los usuarios, de manera que se sientan parte integrante de un mismo equipo de trabajo: Su participación activa dará la pauta a los sistemas por diseñar. Pedirles sus puntos de vista, sobre cómo, a juicio de ellos, se podrían resolver; hacerles sentir además que participan desde el análisis y el diseño. De la misma forma, se debe revisar junto con ellos cada uno de los resultados por obtener, así como la utilización provechosa que se hará de los mismos; por ningún motivo se les hará sentir que se les están imponiendo.

11. Al colaborar de común acuerdo, difícilmente habrá fricciones. Su relación será más estrecha en un ambiente profesional y de participación conjunta; no sólo como "dictadores de órdenes“. 2. A fin de que exista un entendimiento más efectivo y una comunicación más estrecha, es necesario que el personal técnico organice seminarios sobre procesamiento de datos para todos los niveles de usuarios de la información: Para que comprendan con facilidad los tecnicismos más usuales del ambiente y no se sientan cohibidos cuando éstos son mencionados. 3. Como una filosofía que todos los técnicos deben establecer para toda entrevista con usuarios, se sugieren los siguientes puntos: Documentarse sobre las características y funciones del entrevistado, siendo esto útil para entrar en con fianza, hablando en los términos del usuario. Destacar la importancia de la intervención del entrevistado en el desarrollo del proyecto por implantar, para lograr su apoyo.

12. Dirigir la entrevista para que el entrevistado plantee las soluciones al sistema, con objeto de que lo sienta como creación suya. Hablar con tacto, sin herir susceptibilidades ni criticar. Saber escuchar, pero sin dejar de tener iniciativa. Contagiar entusiasmo por el proyecto. Dejar que el entrevistado se explaye sobre sus funciones, para captar ideas que beneficien al sistema. No permitir que el entrevistado lo desvíe del objetivo básico de la entrevista, pero con discreción. Hablar con seguridad y evitar ser el entrevistado en lugar del entrevistador, sin ser demasiado brusco. Toda entrevista provoca situaciones tensas, por ello hay que tener seguridad en sí misino, buena presentación, hablar con claridad, no ser irónico, no intimar con el entrevistado y ser cordial y agradable. 4. Por último, es de vital importada elaborar un cuestionario antes de la entrevista. Esto dará una imagen de orden y evitará que las preguntas sean improvisadas.

13. “ LAS COMPUTADORAS ELECTRÓNICAS SIGUEN SIENDO “CAJAS NEGRAS” PARA LOS USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN”. ACERCAMIENTO ENTRE TÉCNICOS Y USUARIOS

14. En 1964, se crea la carrera de técnico en computación electrónica, la cual sirvió de plataforma para carreras profesionales que actualmente existen. Los primeros planes de estudio fueron asignados al IPN, siendo sus promotores el C.P. Luis Senderos, el C.P. Roberto Bermúdez Limón y el Ing. Emiliano Hernández Martínez. Mientras en Estados Unidos y "otros países ya utilizaban de manera productiva las computadoras desde finales de los cuarenta, apenas 20 años después, tímidamente y más influidos que convencidos, se comenzaron a usar en México. N o ha sido por falta de científicos y estudiosos capaces de lograr incluso una tecnología propia, lo que pasa es que existe poco interés por parte de las autoridades para asignarle apoyo y prioridad a esta tecnología. En 1964, no se requería de personal con preparación universitaria. Se lanzaron los cursos de 4 a 6 semanas, tanto de los proveedores de equipo, que tenían obligación de ofrecer personal capacitado a sus clientes, como de los particulares, sin ninguna obligación, pero con ganas de hacer algo. Sólo pocos , tuvieron la fortuna de asistir a algunos cursos improvisados y que lograron comprender a medias los conceptos básicos, o simplemente aprendieron el lenguaje de la computación, eran los que estaban "autorizados" para trazar el destino informático del país.

15. Los "expertos" de la informática, quienes celosamente atesoraban sus raquíticos conocimientos de cómputo. Ellos lo hacían todo, se les conocía como “sabios”. No había “usuarios” de la información, ya que no entendían lo que estaba ocurriendo. A principios de los setenta por fin se logra desenmascarar a muchos "expertos", el "fantasma de la computación" se empieza a desvanecer. Tornan impulso las especialidades de análisis y diseño de sistemas, programación y operación; es decir, las cosas se empiezan a tomar más en serio y los "expertos" pierden poco a poco su fuerza, pues ya no les es posible continuar engañando y menospreciando a la nueva generación de especialistas, los cuales se encuentran más preparados. Por fin existen usuarios que aprovechan los resultados de los dichosos sistemas. Los "usuarios", al continuar desconociendo, ya no el potencial verdadero de los equipos de cómputo, sino los conceptos más elementales que les permitan "comunicarse" con los analistas de sistemas, siguen siendo ignorados, y ahora a expensas de lo que ordene y diga el famoso analista de sistemas.

16. El "usuario" seguía reprimido y aislado. Sólo se le tomaba en cuenta para entrevistarlo y obtener sus conocimientos sobre las necesidades de la información, para posteriormente imponerle los procedimientos por seguir En los ochentas, se ponen de moda los “paquetes de software ”. Siendo paquetes de tipo universal. El "usuario" es realmente el "cerebro" del análisis de la información, él es quien logra que los resultados que se obtengan, producto del diseño, sean los más adecuados y congruentes con la verdadera necesidad. Sencillamente los "usuarios" son quienes conocen con precisión sus requerimientos de información.

17. Sugerencias de solución Los recursos de informática (computadora, paquetes, especialistas, etc.) sólo son recursos de apoyo al servicio de quienes conocen con exactitud el problema por resolver, las necesidades de información, la justificación y los riesgos. En sí, la esencia de la verdadera razón de la existencia de los centros de cómputo son los "usuarios". En 1984 tornó auge el hecho de poner a disposición de los "usuarios” grupos de terminales y paquetes para que ellos mismos operen directamente su información en la computadora. Esto parece ser la solución ideal al eliminar el cúmulo de intermediarios e imposiciones a que hemos hecho referencia. Permitirá sin duda acortar la línea de comunicación entre el "usuario" y la computadora, y quizá al aunar los recursos de cómputo, creatividad y la experiencia del propio "usuario" en la problemática y manejo de la información, se logren verdaderos sistemas de información, acordes con las necesidades existentes. Esta segunda opción se puede lograr paulatinamente a través de seminarios graduales de "sensibilización" hacia los "usuarios”. El objetivo es que conozcan la "caja negra", sepan de sus bondades, distingan entre riesgos y olviden el "fantasma del cómputo". Cuando dominen la herramienta, el producto será de muy alta calidad.

18. Dominar la herramienta no implica convertirlos en especialistas de cómputo. Lo que se persigue es enseñarles la filosofía de la computación, así como proporcionarles los conceptos necesarios para que compren el funcionamiento y la operación de estos equipos. El resto llegará como consecuencia del interés, inquietud e ingenio del "usuario".