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ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II
IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE EN EL
DISEÑO Y ANALISIS DE UN SISTEMA DE INFORMACION
ADRIANA CUPITRA
LIA ESNEDA MUÑOZ
AMPARO LOPEZ FRANCO
MARIA TERESA PEREZ
ALBA PATRICIA RAMON
MARTHA JUDITH RIVEROS
JORGE DAVID SABOGAL JIMENEZ
TUTOR:
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2010
QUE ES CAPACITACION DE HARDWARE Y
SOFTWARE?
La capacitación a usuarios es el proceso
“educacional” donde los analistas de sistemas
muestran paso a paso cada una de las
funcionalidades de un sistema.
A QUIEN DEBE DIRIGIRSE UNA CAPACITACION DE
HARDWARE Y SOFTWARE?
La capacitación debe estar dirigida a todas las personas
(usuarios) que hagan uso primario (frecuentemente), secundario
(ocasionalmente) o terciario (afectados de una u otra manera)
de un sistema.
Es recomendable no unir estos tres grupos en una misma
capacitación ya que su nivel cognitivo del tema es diferente y
puede causar desmotivación en cuanto al tema por tener un
mínimo o un máximo conocimiento.
PORQUE DEBEN CAPACITARSE LOS OPERADORES DEL
SISTEMA?
Porque los sistemas dependen de ellos y es su
responsabilidad mantenerlo en perfecto funcionamiento
QUE PERSONAS PUEDEN CAPACITAR A LOS USUARIOS U
OPERADORES EN EL USO DE UN SISTEMA?
Los vendedores del software y/o hardware
Los analistas de sistemas con conocimiento específico
Instructores externos
Otros usuarios del sistema con un excelente manejo de
este
QUE DEBE TENER EN CUENTA
EL CAPACITADOR EN SU
INTERVENCION?
• Tener Unos objetivos claros de la
capacitación
• Usar los métodos de capacitación
adecuados
• Seleccionar lugares de
capacitación adecuados
• Emplear ayudas (audiovisuales
por ejemplo) comprensibles para
los operadores y/o usuarios.
METODOS DE CAPACITACION
CAPACITACIÓN POR EL PROVEEDOR:
Pueden brindar tanto a usuarios como a operadores claridad sobre todos
los aspectos del sistema. Es una capacitación directa, por lo cual las
preguntas que surjan podrán ser contestadas inmediatamente.
CAPACITACIÓN “EN CASA”:
Este método de capacitación permite enfocar y familiarizar a los
operadores y usuarios a procedimientos específicos de la organización,
lo cual puede tener como desventaja un alto número de distracciones por
estar en el lugar de trabajo.
Las ayudas que pueden ser usadas por el expositor para poner en
práctica estos métodos de capacitación son:
VISUAL: incluye demostraciones del equipo y exposiciones de los
manuales de entrenamiento
AUDITIVA: se utiliza bastante la charla del expositor sobre los
procedimientos del sistema y se interactúa con los asistentes por medio
de preguntas y respuestas.
EXPERIMENTAL: se permite a los asistentes vivenciar una experiencia
práctica con el sistema.
Para saber que método utilizar el expositor o capacitador debe conocer
previamente un perfil de la personalidad, experiencia y conocimientos de
los asistentes; y de esta manera escoger el método de capacitación
ideal o realizar una combinación de ellos.
Acondicionamiento de las instalaciones
• Antes de iniciar la
implantación, deberá
realizarse una “prueba de
arranque” en esta se verificara
si hay cortos en el sistema
eléctrico, en los interruptores,
en los conectores, en las
extensiones, y fallas en los
diversos elementos eléctricos
de las instalaciones como
recalentamientos y faltas de
funcionamiento. Deberán
existir sufientes tomacorrientes
para la comodidad del lugar.
• Cuando se realicen las
pruebas de arranque, la
preparación del lugar para la
ubicación de la tecnología
deberá estar cien por ciento
concluida.
• Este lugar deberá cumplir con
los estándares ambientales
para asegurar una prueba
valida de aceptación.
Acondicionamiento de las instalaciones
• Se debe proporcionar el
espacio adecuado para cada
equipo y pieza de mobiliario.
• Deberán instalarse los
alambres, cables, suministros,
ventilación y aire
acondicionado adecuados
para asegurar un ambiente
viable y limpio. El lugar debe
ser fresco, bien iluminado y
libre de polvo y humedad.
• Las instalaciones de redes y
eléctricas deberán ser
instaladas y diseñadas por
técnicos especializados.
• Deberán colocarse
tapetes y alfombras
antiestáticos.
• Se deberá disponer de
suficientes estantes,
repisas, mesas, gavetas,
y gabinetes para el
almacenamiento de
discos y cintas.
• Cada equipo de computo
debe estar conectado a
un proveedor de energía
sin interrupciones (UPS).
Acondicionamiento de las instalaciones
• Cuando los cortes de luz son
frecuentes o prolongados se
necesita contar con otro tipo
de suministro de emergencia
como un generador.
• La fuerza de diseño de los
factores humanos requiere
paneles acústicos privados,
cubiertas para las impresoras,
y cojines acústicos para las
mismas.
• Los muebles y estaciones de
trabajo debe estar diseñados
ergonómicamente.
• Un lugar acondicionado y
adecuado asegura la
instalación fácil y rápida
cuando llegue la tecnología.
• Igualmente las instalaciones
adecuadas generan la
seguridad de que si se
detectan errores u ocurren
fallas estas no sean
ocasionadas por falta de
adecuación del lugar.
Acondicionamiento de las instalaciones
• Cabe destacar que es de
suma importancia la salud,
bienestar y confort del
personal que va ha operar y a
utilizar la tecnología. Las
metas de estos factores
humanos descansan en gran
medida en que también la
tecnología y su ambiente
están diseñados
ergonómicamente.
• Para la prueba de ergonomía,
se debe ubicar a los usuarios y
al personal de operaciones en
un ambiente real de trabajo y
observarlos en acción, para
posteriormente entrevistarlos y
detectar las posibles fallas en
la adecuación de las
instalaciones; si esto llegase a
suceder se debe realizar
inmediatamente un rediseño
para mitigar las fallas y
corregirlas en el menor tiempo
posible.
Preparación de datos y archivos
Durante este proceso se hace
necesario contar con datos y
archivos ya migrados de un
sistema a otro, pues este
proceso es uno de los más
demorados. Es recomendable
contar con medidores de
errores ya que ayudan a filtrar
la información en general y
contribuyen con el mejor
desempeño del sistema. Se
debe buscar realizar
transacciones de archivos de
manera seriada pues es de
fácil verificación. Los procesos
por lotes son recomendables
para el control de datos.
Preparación de datos y archivos
La fase de preparación comprende los siguientes pasos:
• Inicialmente se debe contar con un equipo de cómputo y la organización del recinto para el procesamiento de datos.
• Contar con personal capacitado y con experiencia en el manejo y manipulación de datos.
• Adaptación de los programas de computación al nivel adecuado para el excelente manejo de datos.
• Creación de un sistema para el manejo de cuestionarios y archivos de datos.
• Crear los archivos maestros requeridos para el sistema.
• Contar con datos reales (previamente respaldados), así como datos de prueba, introduciendo también datos incongruentes
e incorrectos para probar los procesos de validación de entradas.
• Durante de preparación debe tenerse en cuenta la validación de datos de entrada.
• Se debe verificar que los datos sean realmente representativos de las diferentes posibilidades existentes.
• Tanto los datos de entrada como los resultados de salida deben conciliarse para asegurar la veracidad y confiabilidad del
sistema.
• Asegurarse de que se cuentan con datos coherentes, completos.
• Contar con asistente para vincular datos y asistente para importar datos.
• Que las bases de datos cuenten con clave principal.
• Se debe tener en cuenta la seguridad de la información.
• Se bebe contar con copias de respaldo de los datos y archivos existentes.
• Debe existir estandarización y normalización para el manejo de datos.
Preparación de datos y archivos
• Dentro de la preparación se
debe tener en cuenta la
conversión de datos, esta se
realiza para no tener que
reingresarlos manualmente al
nuevo sistema. (En algunas
ocasiones no es posible).
• En muchas ocasiones es
necesario convertir los
datos por los siguientes
motivos:
- Cambios en el soporte
físico, este es cuando se
manejan respaldos de
información en cinta
magnética y se desea migrar a
CDS.
- Cambio en la estructura
lógica del almacenamiento:
es cuando se pasa de archivos
planos a bases de datos.
- Por necesidad de
actualizar la estructura de
datos: es cuando se agregan
o modifican campos de datos.
- Por nuevas aplicaciones:
cuando se maneja en tiempo
real y estos requieren tiempos
de acceso inmediatos, esto
implica migrar datos a nuevos
tipos de soporte, como discos
de mayor capacidad.
METODOS DE REVISION EN LA IMPLANTACION DE UN SI
Los siguientes son métodos de revisión para recolectar
datos en la etapa de implantación de un sistema de
información:
Cuestionarios Entrevistas Observaciones Muestreo
Estos métodos de revisión enfatizan la importancia de
recopilar tanto datos cuantitativos como subjetivos para
determinar lo adecuado de un sistema.
Otros métodos de revisión complementarios en la
Implementación de un SI
El registro de eventos: Estos son eventos que pueden ser
el reflejo de incidentes que el sistema no sea capaz de controlar debido
a un diseño incompleto o a actividades que no ocurran de manera
prescrita. Ejemplo sistema de captura de pedidos
Evaluación del impacto: Determina como afectan o
cambian los sistemas a las áreas de las organización a la cual se
instalan. Los sistemas de información deben evaluar su impacto ante
posibles errores, velocidad lenta, redundancia en los datos o baja
productividad. Revisión de costos y beneficios económicos , utilidad.
Estimación y control del tiempo de desarrollo
Cuando se desarrolla un sistema utilizando un paquete
se Software y hardware el análisis incluye un proyecto
de evaluación cuando se diseña y se instala un
programa es relativamente rápido por que se ahorra
tiempo y costos reduciendo la necesidad de recursos y
tiempo que es relevante a la hora de la implementación
de un sistema, se estima que el personal debe saber
administrar el tiempo y los recursos al implementar debe
saber que hay elementos que puede reutilizar y
optimizar el recurso para modificar una nueva aplicación
por que la conversión a una nueva implementación
puede requerir considerables inversiones.
Estimación y control del tiempo de desarrollo
Aquellos proyectos que se desarrollan a tiempo tienen las
siguientes características en común:
ESTIMACION DE LOS REQUERIMIENTO DEL TIEMPO
Son aproximaciones de las horas, días, o meses de esfuerzo
necesario para producir el sistema deseado. Su precisión depende
en gran medida de la habilidad, conocimiento y experiencia de la
persona que prepara las estimaciones. Influyen algunos factores
como habilidades personales de los analistas y programadores,
complejidad del sistema interrupciones.
Métodos de Estimación del Tiempo
MÉTODO HISTÓRICO. Se basa en registros cuidadosos que se han
mantenido con respecto a proyectos de desarrollo anteriores. Es útil
únicamente si el proyecto propuesto es similar a un desarrollo
anterior.
MÉTODO INTUITIVO: se basa en la experiencia del personal mas
antiguo, el cual estima, por medio de sus experiencias personales, el
tiempo de desarrollo esperado. Es el mas ampliamente usado. Este
método se debe a que es rápido y conveniente para obtener una
estimación.
MÉTODO DE FORMA ESTÁNDAR: Ofrece un enfoque mas concreto
a la estimación. Se identifican y cuantifican los factores que afectan
mas drásticamente al tiempo de desarrollo tales como las
características del personal , los detalles del sistema y la complejidad
Estimación y control del tiempo de desarrollo
Requerimiento de tiempo del proyecto: Se refieren al tiempo necesario para
llevar a cabo una investigación del sistema, formular el diseño lógico. Codificar
los programas y preparar archivos, desarrollar datos de prueba, probar los
programas y ordenar e instalar el equipo.
Estimación de los tiempos de actividad del sistema: Se determina a partir
del Numero de personas a entrevistar y la cantidad de tiempo necesaria para
desarrollar, circular, recibir y analizar los cuestionarios, dirigir observaciones e
inspeccionar registros. La mayoría de los sistemas, la mayor dificultad para
formular los requerimientos del tiempo esta en la estimación del tiempo para
codificar y probar los programas.
CALCULO DE ESTIMACIONES DE TIEMPO DE PROGRAMACION
Cada programa debe evaluarse independientemente de los otros y
se utilizan los siguientes diagramas en la implantación del sistema
de Información
DIAGRAMA DE BARRAS: La planificación mas simple usa diagramas de
barras que muestran cada actividad en un proyecto de sistema y la cantidad
de tiempo que se tomara dicha actividad. Emplea Barras para indicar la
cantidad de tiempo utilizado en cada tarea. Los diagramas de barras son
mas manejables si el proyecto consta de un número limitado de tareas o
actividades.
CALCULO DE ESTIMACIONES DE TIEMPO DE PROGRAMACION
DIAGRAMA DE EVENTOS CRITICOS :Diagrama de eventos críticos:
Representan obstáculos difíciles de pasar o tareas críticas que deben realizarse
a tiempo. Muestran los eventos significativos en la conclusión de un proyecto y
la secuencia en la que deben llevarse a cabo. Ejemplos de eventos críticos en
la implantación de un sistema llegada de uun equipo para instalación y su
conversión al nuevo sistema.
DIAGRAMA DE PERT : Es un método de planeación que permite revisar
técnicamente la evaluación de programas que se ejecutan en un proyecto.
En este diagrama de PERT usa nodos y rutas para representar la interrelación
de las actividades del proyecto. Los nodos indican eventos y las rutas muestran
las actividades necesarias para moverse de un evento a otro.
ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Y DEL PROCESO DE DESARROLLO
El desarrollo de programas de trabajo confiables no
garantiza el éxito de un proyecto cuando se realiza la
implantación de un sistema de información, al cual debe
ser administrado. El personal debe ser asignado y
utilizado adecuadamente. Así mismo que se cumplan
especificaciones y lineamientos para asegurar la
calidad.
EQUIPOS DE TRABAJO
Equipos con programador en Jefe
Equipos de Especialistas
Equipos sin Líder
EQUIPOS CON PROGRAMADOR EN JEFE
Estructurado con un programador que es el Jefe, un
programador de apoyo y personal de soporte. el
Programador Jefe, realiza todas las áreas de diseño y
escribe el código del programa.
El programador de apoyo, desarrolla actividades como la
investigación de alternativas de diseño y participa también
en el diseño de software en la codificación de programas y
en la planificación de pruebas.
El bibliotecario de Programación, es una persona que no
posee experiencia en programación o diseño, es
responsable de la biblioteca de programas externos y la
documentación interna de la biblioteca.
EQUIPOS DE ESPECIALISTAS
Conformado por un grupo de especialistas que
permanece laborando durante todo el proyecto, cada
miembro tiene asignada una tarea especial donde utiliza sus
habilidades específicas.
Cuenta con un programador en jefe, personal de apoyo, un
administrador encargado de los presupuestos, un editor que
edita la documentación y supervisa la producción, un
bibliotecario que maneja los sistemas de biblioteca y
archivos, un especialista de herramientas especiales de
programación y un especialista en pruebas que escribe
todos los casos de pruebas y desarrolla otras nuevas.
EQUIPOS SIN LIDER
Determinados miembros del grupo llevan el
liderazgo de manera informal para diferentes
proyectos, dependiendo de la naturaleza de éste y
de las habilidades de cada persona.
El trabajo se distribuye basándose en las
capacidades de cada uno, sin embargo en muchas
compañías consideran necesario una persona con
la responsabilidad específica de la dirección del
proyecto.
SELECCIÓN DE HARDWARE
DETERMINACION DE TAMAÑO Y CAPACIDAD
El analista determina la selección del equipo, empieza por el
tamaño y los requerimientos de capacidad, las
características que debe considerar son:
Tamaño Interno de la memoria
Velocidad del ciclo de sistema para el procesamiento
Numero de canales para entrada de datos, salida y
comunicación
Características de exhibición y componentes de
comunicación
 Tipos y números de unidades de almacenamiento auxiliar
que se pueden incluir
Apoyo de sistemas y software de utilería que se
proporcionan o que están disponibles.
El software determina lo que se requiere, por ej.
Microcomputadoras, minicomputadoras, etc., dependiendo de
la finalidad para la que se les diseñó, los sistemas pueden ser o
no factor de una decisión específica de selección.
Los periódicos y las revistas especializadas proporcionan
distribución de información sobre hardware y software y sus
requisitos.
Las Suscripciones que se actualizan con regularidad en hojas
sueltas contienen detalles respecto a las configuraciones de
sistemas alternativos, costos de compra y alquiler,
especificaciones de operación y comentarios del usuario.
La capacidad auxiliar de almacenamiento se
determina por el almacenamiento de archivo y las
necesidades de procesamiento.
Para el almacenamiento en disco, el analista
debe considerar el espacio necesario para cada
archivo maestro, el espacio para programas y
software, incluyendo el software de sistemas y el
método por el cual se elaborarán las copias de
respaldo.
EVALUACION Y MEDICIÓN DE LA
COMPUTADORA
Se realiza a través de Determinación de marcas de
referencia, definida como la aplicación de programas
sintéticos para emular el procesamiento real, llevado a cabo por
el sistema de cómputo, permite tareas de la carga de trabajo
que ha proyectado el usuario, demuestran técnicas de
almacenamiento de datos y proporcionan la oportunidad de
probar funciones del sistema.
Mediante esta técnica las limitaciones del equipo se hacen
evidentes desde una fase inicial del proceso de adquisición.
Los programas de marcas de referencia se pueden correr en
cualquier tipo de ambiente de sistemas, incluyendo los
procesamientos por lotes y en línea y con usuarios conectados
al sistema directamente o mediante métodos de
telecomunicación.
Las marcas de referencia comunes son la velocidad del
procesador central, así como líneas múltiples de tareas en un
ambiente de multiprogramación
Las marcas de referencia también pueden enfocarse en una
mezcla de lenguajes esperados, una mezcla de diferentes tipos
de programas y aplicaciones que varían en cuanto a volúmenes
de entrada y salida de datos, el tiempo de respuesta para
envío y recepción de datos desde las terminales.
Diseño de Programas Sintéticos
Es un programa para ejercitar los recursos de una
computadora, de manera que permita al analista imitar la carga
de trabajo esperada y determinar los resultados. El proceso se
puede repetir tantas veces como sea necesario para saber
cuáles tareas funcionan bien en determinado equipo y cuales
no.
EVALUACION DEL HARDWARE
La evaluación del hardware computacional es responsabilidad
compartida de la Administración, los usuarios y el analista de
sistemas.
Con base en el inventario actual de equipo de computo
disponible y las estimaciones sobre la carga de trabajo, se tendrá
en cuenta el equipo que parezca satisfacer las necesidades del
proyecto.
Los criterios que deberán usar los analistas de sistemas y
usuarios para evaluar el desempeño del Hardware, será el tiempo
requerido para las transacciones, que tanto se lleva la entrada de
datos y que tanto tarda recibir la salida, la capacidad de volumen
total del sistema, el tiempo inactivo de la unidad central de proceso
y el tamaño de memoria proporcionado.
EQUIPO COMPATIBLE
Es el que produce un proveedor que no es el original, por
razones de costo los analistas, lo consideran equipo de
marca. Una segunda compañía se especializa en
producirlos , pueden ser: componentes de sistemas como
impresoras, unidades de disco, o unidades de memoria que
pueden conectarse al sistema de un proveedor en vez de
manufacturarlo éste.
La ventaja es el costo menor de cada componente, porque
las compañías que se especializan en producir este tipo de
accesorios, desarrollan experiencia en su manufactura sin
grandes inversiones en investigación y desarrollo y por eso
pueden ofrecer un producto de calidad a más bajo costo.
Existe un gran mercado para el equipo compatible
debido a las diferencias de precios, por ello el analista
deberá asegurarse de elegir muy bien, para que este
cumpla con los niveles de calidad del equipo original ó lo
mejore.
Factores Financieros
La Adquisición de un sistema de cómputo se maneja por
lo general, mediante tres métodos: Alquiler a corto plazo,
alquiler a largo plazo ó compra:
Alquiler a corto plazo: Generalmente de 1 a 12
meses, se efectúa un pago mensual por el uso del equipo,
se puede dar por terminado el contrato por cualquiera de
las partes con anticipación de 30 días, este el sistema
más costoso.
Alquiler a largo plazo: Constituye un compromiso para
utilizar un sistema, de tres a siete años, los pagos se
predeterminan y se hacen de manera trimestral o cada
seis meses, al final del periodo de alquiler, el arrendador
no es propietario del equipo, lo que protege contra la
obsolescencia técnica.
Compra: La posesión de computadoras mediante
compra directa constituye el método más común, obtiene
más adeptos en la medida que los contratos a largo plazo
ascienden de costo, es la opción de costo más bajo, por
las ventajas fiscales que se pueden obtener.
SELECCIÓN DE SOFTWARE
 Después de conocer los requerimientos de
sistemas, determinar los si los paquetes se
adecuan o no a los requerimientos. El analista
deberá tener en cuenta algunas preguntas,
respecto a los requerimientos significativos:
REQUERIMIENTOS SIGNIFICATIVOS
¿Qué transacciones y que datos a cada transacción es necesario
manejar?
¿Qué informes, documentos y otras salidas de datos debe producir el
sistema?
¿Qué archivos y bases de datos maneja el sistema? ¿Qué archivos de
transacción se necesitan para mantenerlos?
¿Cuál es el volumen de los datos que deben almacenarse? ¿Qué
volumen de transacciones se procesará?
¿Existen características únicas respecto a esta aplicación que
requieran consideración especial al seleccionar el software?
¿Qué requisitos de consulta debe apoyar el software?
¿Qué mejoras futuras son posibles y cuáles serán apoyadas?
¿Qué Hardware y qué características de comunicación requiere el
software?
¿Cuáles son los límites del software?
EVALUACION DE SOFTWARE
Categorías principales sobre las que se puede calificar el
software:
Efectividad de desempeño
Capaz de realizar todas las tareas requeridas
Capaz de realizar todas las tareas deseadas, a futuro
Pantallas VDT bien diseñadas
Eficiencia de desempeño
Tiempo de respuesta rápido
Entrada eficiente
Salida eficiente
Almacenamiento de Datos eficiente
Respaldo eficiente
Facilidad de uso
Interfaz de usuario satisfactoria
Se dispone de menús de ayuda
Interfaz flexible
Retroalimentación adecuada
Buena recuperación de errores
Flexibilidad
Opciones para la entrada
Opciones para la salida
Usable con otro software
Calidad de la documentación
Buena organización
Tutorial adecuado
Responde preguntas en forma adecuada
Soporte de fabricante
Línea directa
Boletines de noticias
Frecuentes actualizaciones (a bajo costo)
El software en paquetes en vez de programas de
aplicación escritos, es preferible, se puede ahorrar mucho
tiempo si se encuentra el software empaquetado para el
sistema y no tener que personalizar.
Evalúe el software en paquete con base en una
demostración con datos de prueba del negocio, es
recomendable.
Cuando se necesita usar el software en varias estaciones
de trabajo habrá que negociar un acuerdo de uso múltiple,
para que no se infrinjan los derechos de autor, mediante la
creación de copias ilegales.
Habrá que negociar un contrato especial de servicios del
vendedor que cubra el apoyo para el software adquirido:
Asistencia técnica, mantenimiento de emergencia y
preventivo, actualizaciones gratis o a precio reducido ,
copias adicionales de la documentación y entrenamiento
de usuarios.
CONTRATOS DE SOFTWARE
Es aconsejable buscar ayuda legal, las negociaciones
del contrato deben incluir al abogado de la compañía y
a un experto financiero. Se mencionan dos tipos de
contrato de software:
Alquiler de un paquete de software, en este caso la
empresa recibe el derecho a utilizarlo, mediante un
pago sea una vez o durante cierto periodo. En cambio
una licencia pagada permite el uso del software de
manera indefinida.
Descripción general de los términos de una
asignación de programación al cliente .
La empresa contrata los servicios de una agencia
independiente o de un agente para producir
software, puede ser por un pago fijo y duración
específica de calendario o por horas. En este tipo
de contrato es necesario determinar la propiedad
del software y si se incluye un contrato de alquiler
o de servicios.
,
BIBLIOGRAFIA
SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas
de información. México: McGraw-Hill, 1998
KENDALL & KENDALL. Análisis y Diseño de
sistemas. 3ª. Ed. México: Prentice Hall
Hispanoamericana. 1997
Whitten, Bentley, Barlow. Análisis y Diseño de
Sistemas de Información Mc. Graw-Hill

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  • 1. ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE EN EL DISEÑO Y ANALISIS DE UN SISTEMA DE INFORMACION ADRIANA CUPITRA LIA ESNEDA MUÑOZ AMPARO LOPEZ FRANCO MARIA TERESA PEREZ ALBA PATRICIA RAMON MARTHA JUDITH RIVEROS JORGE DAVID SABOGAL JIMENEZ TUTOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARMENIA 2010
  • 2. QUE ES CAPACITACION DE HARDWARE Y SOFTWARE? La capacitación a usuarios es el proceso “educacional” donde los analistas de sistemas muestran paso a paso cada una de las funcionalidades de un sistema. A QUIEN DEBE DIRIGIRSE UNA CAPACITACION DE HARDWARE Y SOFTWARE? La capacitación debe estar dirigida a todas las personas (usuarios) que hagan uso primario (frecuentemente), secundario (ocasionalmente) o terciario (afectados de una u otra manera) de un sistema. Es recomendable no unir estos tres grupos en una misma capacitación ya que su nivel cognitivo del tema es diferente y puede causar desmotivación en cuanto al tema por tener un mínimo o un máximo conocimiento.
  • 3. PORQUE DEBEN CAPACITARSE LOS OPERADORES DEL SISTEMA? Porque los sistemas dependen de ellos y es su responsabilidad mantenerlo en perfecto funcionamiento QUE PERSONAS PUEDEN CAPACITAR A LOS USUARIOS U OPERADORES EN EL USO DE UN SISTEMA? Los vendedores del software y/o hardware Los analistas de sistemas con conocimiento específico Instructores externos Otros usuarios del sistema con un excelente manejo de este
  • 4. QUE DEBE TENER EN CUENTA EL CAPACITADOR EN SU INTERVENCION? • Tener Unos objetivos claros de la capacitación • Usar los métodos de capacitación adecuados • Seleccionar lugares de capacitación adecuados • Emplear ayudas (audiovisuales por ejemplo) comprensibles para los operadores y/o usuarios.
  • 5. METODOS DE CAPACITACION CAPACITACIÓN POR EL PROVEEDOR: Pueden brindar tanto a usuarios como a operadores claridad sobre todos los aspectos del sistema. Es una capacitación directa, por lo cual las preguntas que surjan podrán ser contestadas inmediatamente. CAPACITACIÓN “EN CASA”: Este método de capacitación permite enfocar y familiarizar a los operadores y usuarios a procedimientos específicos de la organización, lo cual puede tener como desventaja un alto número de distracciones por estar en el lugar de trabajo.
  • 6. Las ayudas que pueden ser usadas por el expositor para poner en práctica estos métodos de capacitación son: VISUAL: incluye demostraciones del equipo y exposiciones de los manuales de entrenamiento AUDITIVA: se utiliza bastante la charla del expositor sobre los procedimientos del sistema y se interactúa con los asistentes por medio de preguntas y respuestas. EXPERIMENTAL: se permite a los asistentes vivenciar una experiencia práctica con el sistema. Para saber que método utilizar el expositor o capacitador debe conocer previamente un perfil de la personalidad, experiencia y conocimientos de los asistentes; y de esta manera escoger el método de capacitación ideal o realizar una combinación de ellos.
  • 7. Acondicionamiento de las instalaciones • Antes de iniciar la implantación, deberá realizarse una “prueba de arranque” en esta se verificara si hay cortos en el sistema eléctrico, en los interruptores, en los conectores, en las extensiones, y fallas en los diversos elementos eléctricos de las instalaciones como recalentamientos y faltas de funcionamiento. Deberán existir sufientes tomacorrientes para la comodidad del lugar. • Cuando se realicen las pruebas de arranque, la preparación del lugar para la ubicación de la tecnología deberá estar cien por ciento concluida. • Este lugar deberá cumplir con los estándares ambientales para asegurar una prueba valida de aceptación.
  • 8. Acondicionamiento de las instalaciones • Se debe proporcionar el espacio adecuado para cada equipo y pieza de mobiliario. • Deberán instalarse los alambres, cables, suministros, ventilación y aire acondicionado adecuados para asegurar un ambiente viable y limpio. El lugar debe ser fresco, bien iluminado y libre de polvo y humedad. • Las instalaciones de redes y eléctricas deberán ser instaladas y diseñadas por técnicos especializados. • Deberán colocarse tapetes y alfombras antiestáticos. • Se deberá disponer de suficientes estantes, repisas, mesas, gavetas, y gabinetes para el almacenamiento de discos y cintas. • Cada equipo de computo debe estar conectado a un proveedor de energía sin interrupciones (UPS).
  • 9. Acondicionamiento de las instalaciones • Cuando los cortes de luz son frecuentes o prolongados se necesita contar con otro tipo de suministro de emergencia como un generador. • La fuerza de diseño de los factores humanos requiere paneles acústicos privados, cubiertas para las impresoras, y cojines acústicos para las mismas. • Los muebles y estaciones de trabajo debe estar diseñados ergonómicamente. • Un lugar acondicionado y adecuado asegura la instalación fácil y rápida cuando llegue la tecnología. • Igualmente las instalaciones adecuadas generan la seguridad de que si se detectan errores u ocurren fallas estas no sean ocasionadas por falta de adecuación del lugar.
  • 10. Acondicionamiento de las instalaciones • Cabe destacar que es de suma importancia la salud, bienestar y confort del personal que va ha operar y a utilizar la tecnología. Las metas de estos factores humanos descansan en gran medida en que también la tecnología y su ambiente están diseñados ergonómicamente. • Para la prueba de ergonomía, se debe ubicar a los usuarios y al personal de operaciones en un ambiente real de trabajo y observarlos en acción, para posteriormente entrevistarlos y detectar las posibles fallas en la adecuación de las instalaciones; si esto llegase a suceder se debe realizar inmediatamente un rediseño para mitigar las fallas y corregirlas en el menor tiempo posible.
  • 11. Preparación de datos y archivos Durante este proceso se hace necesario contar con datos y archivos ya migrados de un sistema a otro, pues este proceso es uno de los más demorados. Es recomendable contar con medidores de errores ya que ayudan a filtrar la información en general y contribuyen con el mejor desempeño del sistema. Se debe buscar realizar transacciones de archivos de manera seriada pues es de fácil verificación. Los procesos por lotes son recomendables para el control de datos.
  • 12. Preparación de datos y archivos La fase de preparación comprende los siguientes pasos: • Inicialmente se debe contar con un equipo de cómputo y la organización del recinto para el procesamiento de datos. • Contar con personal capacitado y con experiencia en el manejo y manipulación de datos. • Adaptación de los programas de computación al nivel adecuado para el excelente manejo de datos. • Creación de un sistema para el manejo de cuestionarios y archivos de datos. • Crear los archivos maestros requeridos para el sistema. • Contar con datos reales (previamente respaldados), así como datos de prueba, introduciendo también datos incongruentes e incorrectos para probar los procesos de validación de entradas. • Durante de preparación debe tenerse en cuenta la validación de datos de entrada. • Se debe verificar que los datos sean realmente representativos de las diferentes posibilidades existentes. • Tanto los datos de entrada como los resultados de salida deben conciliarse para asegurar la veracidad y confiabilidad del sistema. • Asegurarse de que se cuentan con datos coherentes, completos. • Contar con asistente para vincular datos y asistente para importar datos. • Que las bases de datos cuenten con clave principal. • Se debe tener en cuenta la seguridad de la información. • Se bebe contar con copias de respaldo de los datos y archivos existentes. • Debe existir estandarización y normalización para el manejo de datos.
  • 13. Preparación de datos y archivos • Dentro de la preparación se debe tener en cuenta la conversión de datos, esta se realiza para no tener que reingresarlos manualmente al nuevo sistema. (En algunas ocasiones no es posible). • En muchas ocasiones es necesario convertir los datos por los siguientes motivos: - Cambios en el soporte físico, este es cuando se manejan respaldos de información en cinta magnética y se desea migrar a CDS. - Cambio en la estructura lógica del almacenamiento: es cuando se pasa de archivos planos a bases de datos. - Por necesidad de actualizar la estructura de datos: es cuando se agregan o modifican campos de datos. - Por nuevas aplicaciones: cuando se maneja en tiempo real y estos requieren tiempos de acceso inmediatos, esto implica migrar datos a nuevos tipos de soporte, como discos de mayor capacidad.
  • 14. METODOS DE REVISION EN LA IMPLANTACION DE UN SI Los siguientes son métodos de revisión para recolectar datos en la etapa de implantación de un sistema de información: Cuestionarios Entrevistas Observaciones Muestreo Estos métodos de revisión enfatizan la importancia de recopilar tanto datos cuantitativos como subjetivos para determinar lo adecuado de un sistema.
  • 15. Otros métodos de revisión complementarios en la Implementación de un SI El registro de eventos: Estos son eventos que pueden ser el reflejo de incidentes que el sistema no sea capaz de controlar debido a un diseño incompleto o a actividades que no ocurran de manera prescrita. Ejemplo sistema de captura de pedidos Evaluación del impacto: Determina como afectan o cambian los sistemas a las áreas de las organización a la cual se instalan. Los sistemas de información deben evaluar su impacto ante posibles errores, velocidad lenta, redundancia en los datos o baja productividad. Revisión de costos y beneficios económicos , utilidad.
  • 16. Estimación y control del tiempo de desarrollo Cuando se desarrolla un sistema utilizando un paquete se Software y hardware el análisis incluye un proyecto de evaluación cuando se diseña y se instala un programa es relativamente rápido por que se ahorra tiempo y costos reduciendo la necesidad de recursos y tiempo que es relevante a la hora de la implementación de un sistema, se estima que el personal debe saber administrar el tiempo y los recursos al implementar debe saber que hay elementos que puede reutilizar y optimizar el recurso para modificar una nueva aplicación por que la conversión a una nueva implementación puede requerir considerables inversiones.
  • 17. Estimación y control del tiempo de desarrollo Aquellos proyectos que se desarrollan a tiempo tienen las siguientes características en común: ESTIMACION DE LOS REQUERIMIENTO DEL TIEMPO Son aproximaciones de las horas, días, o meses de esfuerzo necesario para producir el sistema deseado. Su precisión depende en gran medida de la habilidad, conocimiento y experiencia de la persona que prepara las estimaciones. Influyen algunos factores como habilidades personales de los analistas y programadores, complejidad del sistema interrupciones.
  • 18. Métodos de Estimación del Tiempo MÉTODO HISTÓRICO. Se basa en registros cuidadosos que se han mantenido con respecto a proyectos de desarrollo anteriores. Es útil únicamente si el proyecto propuesto es similar a un desarrollo anterior. MÉTODO INTUITIVO: se basa en la experiencia del personal mas antiguo, el cual estima, por medio de sus experiencias personales, el tiempo de desarrollo esperado. Es el mas ampliamente usado. Este método se debe a que es rápido y conveniente para obtener una estimación. MÉTODO DE FORMA ESTÁNDAR: Ofrece un enfoque mas concreto a la estimación. Se identifican y cuantifican los factores que afectan mas drásticamente al tiempo de desarrollo tales como las características del personal , los detalles del sistema y la complejidad
  • 19. Estimación y control del tiempo de desarrollo Requerimiento de tiempo del proyecto: Se refieren al tiempo necesario para llevar a cabo una investigación del sistema, formular el diseño lógico. Codificar los programas y preparar archivos, desarrollar datos de prueba, probar los programas y ordenar e instalar el equipo. Estimación de los tiempos de actividad del sistema: Se determina a partir del Numero de personas a entrevistar y la cantidad de tiempo necesaria para desarrollar, circular, recibir y analizar los cuestionarios, dirigir observaciones e inspeccionar registros. La mayoría de los sistemas, la mayor dificultad para formular los requerimientos del tiempo esta en la estimación del tiempo para codificar y probar los programas.
  • 20. CALCULO DE ESTIMACIONES DE TIEMPO DE PROGRAMACION Cada programa debe evaluarse independientemente de los otros y se utilizan los siguientes diagramas en la implantación del sistema de Información DIAGRAMA DE BARRAS: La planificación mas simple usa diagramas de barras que muestran cada actividad en un proyecto de sistema y la cantidad de tiempo que se tomara dicha actividad. Emplea Barras para indicar la cantidad de tiempo utilizado en cada tarea. Los diagramas de barras son mas manejables si el proyecto consta de un número limitado de tareas o actividades.
  • 21. CALCULO DE ESTIMACIONES DE TIEMPO DE PROGRAMACION DIAGRAMA DE EVENTOS CRITICOS :Diagrama de eventos críticos: Representan obstáculos difíciles de pasar o tareas críticas que deben realizarse a tiempo. Muestran los eventos significativos en la conclusión de un proyecto y la secuencia en la que deben llevarse a cabo. Ejemplos de eventos críticos en la implantación de un sistema llegada de uun equipo para instalación y su conversión al nuevo sistema. DIAGRAMA DE PERT : Es un método de planeación que permite revisar técnicamente la evaluación de programas que se ejecutan en un proyecto. En este diagrama de PERT usa nodos y rutas para representar la interrelación de las actividades del proyecto. Los nodos indican eventos y las rutas muestran las actividades necesarias para moverse de un evento a otro.
  • 22. ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Y DEL PROCESO DE DESARROLLO El desarrollo de programas de trabajo confiables no garantiza el éxito de un proyecto cuando se realiza la implantación de un sistema de información, al cual debe ser administrado. El personal debe ser asignado y utilizado adecuadamente. Así mismo que se cumplan especificaciones y lineamientos para asegurar la calidad.
  • 23. EQUIPOS DE TRABAJO Equipos con programador en Jefe Equipos de Especialistas Equipos sin Líder
  • 24. EQUIPOS CON PROGRAMADOR EN JEFE Estructurado con un programador que es el Jefe, un programador de apoyo y personal de soporte. el Programador Jefe, realiza todas las áreas de diseño y escribe el código del programa. El programador de apoyo, desarrolla actividades como la investigación de alternativas de diseño y participa también en el diseño de software en la codificación de programas y en la planificación de pruebas. El bibliotecario de Programación, es una persona que no posee experiencia en programación o diseño, es responsable de la biblioteca de programas externos y la documentación interna de la biblioteca.
  • 25. EQUIPOS DE ESPECIALISTAS Conformado por un grupo de especialistas que permanece laborando durante todo el proyecto, cada miembro tiene asignada una tarea especial donde utiliza sus habilidades específicas. Cuenta con un programador en jefe, personal de apoyo, un administrador encargado de los presupuestos, un editor que edita la documentación y supervisa la producción, un bibliotecario que maneja los sistemas de biblioteca y archivos, un especialista de herramientas especiales de programación y un especialista en pruebas que escribe todos los casos de pruebas y desarrolla otras nuevas.
  • 26. EQUIPOS SIN LIDER Determinados miembros del grupo llevan el liderazgo de manera informal para diferentes proyectos, dependiendo de la naturaleza de éste y de las habilidades de cada persona. El trabajo se distribuye basándose en las capacidades de cada uno, sin embargo en muchas compañías consideran necesario una persona con la responsabilidad específica de la dirección del proyecto.
  • 28. DETERMINACION DE TAMAÑO Y CAPACIDAD El analista determina la selección del equipo, empieza por el tamaño y los requerimientos de capacidad, las características que debe considerar son: Tamaño Interno de la memoria Velocidad del ciclo de sistema para el procesamiento Numero de canales para entrada de datos, salida y comunicación Características de exhibición y componentes de comunicación  Tipos y números de unidades de almacenamiento auxiliar que se pueden incluir Apoyo de sistemas y software de utilería que se proporcionan o que están disponibles.
  • 29. El software determina lo que se requiere, por ej. Microcomputadoras, minicomputadoras, etc., dependiendo de la finalidad para la que se les diseñó, los sistemas pueden ser o no factor de una decisión específica de selección. Los periódicos y las revistas especializadas proporcionan distribución de información sobre hardware y software y sus requisitos. Las Suscripciones que se actualizan con regularidad en hojas sueltas contienen detalles respecto a las configuraciones de sistemas alternativos, costos de compra y alquiler, especificaciones de operación y comentarios del usuario.
  • 30. La capacidad auxiliar de almacenamiento se determina por el almacenamiento de archivo y las necesidades de procesamiento. Para el almacenamiento en disco, el analista debe considerar el espacio necesario para cada archivo maestro, el espacio para programas y software, incluyendo el software de sistemas y el método por el cual se elaborarán las copias de respaldo.
  • 31. EVALUACION Y MEDICIÓN DE LA COMPUTADORA
  • 32. Se realiza a través de Determinación de marcas de referencia, definida como la aplicación de programas sintéticos para emular el procesamiento real, llevado a cabo por el sistema de cómputo, permite tareas de la carga de trabajo que ha proyectado el usuario, demuestran técnicas de almacenamiento de datos y proporcionan la oportunidad de probar funciones del sistema. Mediante esta técnica las limitaciones del equipo se hacen evidentes desde una fase inicial del proceso de adquisición. Los programas de marcas de referencia se pueden correr en cualquier tipo de ambiente de sistemas, incluyendo los procesamientos por lotes y en línea y con usuarios conectados al sistema directamente o mediante métodos de telecomunicación.
  • 33. Las marcas de referencia comunes son la velocidad del procesador central, así como líneas múltiples de tareas en un ambiente de multiprogramación Las marcas de referencia también pueden enfocarse en una mezcla de lenguajes esperados, una mezcla de diferentes tipos de programas y aplicaciones que varían en cuanto a volúmenes de entrada y salida de datos, el tiempo de respuesta para envío y recepción de datos desde las terminales. Diseño de Programas Sintéticos Es un programa para ejercitar los recursos de una computadora, de manera que permita al analista imitar la carga de trabajo esperada y determinar los resultados. El proceso se puede repetir tantas veces como sea necesario para saber cuáles tareas funcionan bien en determinado equipo y cuales no.
  • 34. EVALUACION DEL HARDWARE La evaluación del hardware computacional es responsabilidad compartida de la Administración, los usuarios y el analista de sistemas. Con base en el inventario actual de equipo de computo disponible y las estimaciones sobre la carga de trabajo, se tendrá en cuenta el equipo que parezca satisfacer las necesidades del proyecto. Los criterios que deberán usar los analistas de sistemas y usuarios para evaluar el desempeño del Hardware, será el tiempo requerido para las transacciones, que tanto se lleva la entrada de datos y que tanto tarda recibir la salida, la capacidad de volumen total del sistema, el tiempo inactivo de la unidad central de proceso y el tamaño de memoria proporcionado.
  • 35. EQUIPO COMPATIBLE Es el que produce un proveedor que no es el original, por razones de costo los analistas, lo consideran equipo de marca. Una segunda compañía se especializa en producirlos , pueden ser: componentes de sistemas como impresoras, unidades de disco, o unidades de memoria que pueden conectarse al sistema de un proveedor en vez de manufacturarlo éste. La ventaja es el costo menor de cada componente, porque las compañías que se especializan en producir este tipo de accesorios, desarrollan experiencia en su manufactura sin grandes inversiones en investigación y desarrollo y por eso pueden ofrecer un producto de calidad a más bajo costo.
  • 36. Existe un gran mercado para el equipo compatible debido a las diferencias de precios, por ello el analista deberá asegurarse de elegir muy bien, para que este cumpla con los niveles de calidad del equipo original ó lo mejore. Factores Financieros La Adquisición de un sistema de cómputo se maneja por lo general, mediante tres métodos: Alquiler a corto plazo, alquiler a largo plazo ó compra: Alquiler a corto plazo: Generalmente de 1 a 12 meses, se efectúa un pago mensual por el uso del equipo, se puede dar por terminado el contrato por cualquiera de las partes con anticipación de 30 días, este el sistema más costoso.
  • 37. Alquiler a largo plazo: Constituye un compromiso para utilizar un sistema, de tres a siete años, los pagos se predeterminan y se hacen de manera trimestral o cada seis meses, al final del periodo de alquiler, el arrendador no es propietario del equipo, lo que protege contra la obsolescencia técnica. Compra: La posesión de computadoras mediante compra directa constituye el método más común, obtiene más adeptos en la medida que los contratos a largo plazo ascienden de costo, es la opción de costo más bajo, por las ventajas fiscales que se pueden obtener.
  • 38. SELECCIÓN DE SOFTWARE  Después de conocer los requerimientos de sistemas, determinar los si los paquetes se adecuan o no a los requerimientos. El analista deberá tener en cuenta algunas preguntas, respecto a los requerimientos significativos:
  • 39. REQUERIMIENTOS SIGNIFICATIVOS ¿Qué transacciones y que datos a cada transacción es necesario manejar? ¿Qué informes, documentos y otras salidas de datos debe producir el sistema? ¿Qué archivos y bases de datos maneja el sistema? ¿Qué archivos de transacción se necesitan para mantenerlos? ¿Cuál es el volumen de los datos que deben almacenarse? ¿Qué volumen de transacciones se procesará? ¿Existen características únicas respecto a esta aplicación que requieran consideración especial al seleccionar el software? ¿Qué requisitos de consulta debe apoyar el software? ¿Qué mejoras futuras son posibles y cuáles serán apoyadas? ¿Qué Hardware y qué características de comunicación requiere el software? ¿Cuáles son los límites del software?
  • 40. EVALUACION DE SOFTWARE Categorías principales sobre las que se puede calificar el software: Efectividad de desempeño Capaz de realizar todas las tareas requeridas Capaz de realizar todas las tareas deseadas, a futuro Pantallas VDT bien diseñadas Eficiencia de desempeño Tiempo de respuesta rápido Entrada eficiente Salida eficiente
  • 41. Almacenamiento de Datos eficiente Respaldo eficiente Facilidad de uso Interfaz de usuario satisfactoria Se dispone de menús de ayuda Interfaz flexible Retroalimentación adecuada Buena recuperación de errores Flexibilidad Opciones para la entrada Opciones para la salida Usable con otro software
  • 42. Calidad de la documentación Buena organización Tutorial adecuado Responde preguntas en forma adecuada Soporte de fabricante Línea directa Boletines de noticias Frecuentes actualizaciones (a bajo costo) El software en paquetes en vez de programas de aplicación escritos, es preferible, se puede ahorrar mucho tiempo si se encuentra el software empaquetado para el sistema y no tener que personalizar.
  • 43. Evalúe el software en paquete con base en una demostración con datos de prueba del negocio, es recomendable. Cuando se necesita usar el software en varias estaciones de trabajo habrá que negociar un acuerdo de uso múltiple, para que no se infrinjan los derechos de autor, mediante la creación de copias ilegales. Habrá que negociar un contrato especial de servicios del vendedor que cubra el apoyo para el software adquirido: Asistencia técnica, mantenimiento de emergencia y preventivo, actualizaciones gratis o a precio reducido , copias adicionales de la documentación y entrenamiento de usuarios.
  • 44. CONTRATOS DE SOFTWARE Es aconsejable buscar ayuda legal, las negociaciones del contrato deben incluir al abogado de la compañía y a un experto financiero. Se mencionan dos tipos de contrato de software: Alquiler de un paquete de software, en este caso la empresa recibe el derecho a utilizarlo, mediante un pago sea una vez o durante cierto periodo. En cambio una licencia pagada permite el uso del software de manera indefinida.
  • 45. Descripción general de los términos de una asignación de programación al cliente . La empresa contrata los servicios de una agencia independiente o de un agente para producir software, puede ser por un pago fijo y duración específica de calendario o por horas. En este tipo de contrato es necesario determinar la propiedad del software y si se incluye un contrato de alquiler o de servicios. ,
  • 46. BIBLIOGRAFIA SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. México: McGraw-Hill, 1998 KENDALL & KENDALL. Análisis y Diseño de sistemas. 3ª. Ed. México: Prentice Hall Hispanoamericana. 1997 Whitten, Bentley, Barlow. Análisis y Diseño de Sistemas de Información Mc. Graw-Hill