Este documento define varios términos relacionados con archivos como archivo público, archivo privado de interés público, archivo total, función archivística, gestión documental, soporte documental, tabla de retención documental y clases de archivo como central, histórico y de gestión. También describe la administración de archivos en términos de obligatoriedad de su conformación, instalaciones requeridas y capacitación de funcionarios, así como restricciones y prohibiciones sobre la conservación y traslado de documentos históricos.

2. ARCHIVO
Conjunto de documentos acumulados, conservados, respetando su
orden
ARCHIVO PUBLICO
Pertenecientes a entidades
oficiales
ARCHIVO PRIVADO DE
INTERES PUBLICO
Aquel que por su valor para la
historia, investigación, la ciencia
o la cultura es de interés publico
ARCHIVO TOTAL
Proceso de los
documentos en su
ciclo vital
FUNCION ARCHIVISTICA
Actividad relacionada desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación

3. GESTION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades
desde la planificación
manejo organización
producida por las
entidades para facilitar su
utilización y conservación
SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se tiene
la información como archivos
audiovisuales, informativos,
fotográficos, fílmicos y
sonoros
TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
Listado de series con sus
correspondencias, tipos
documentales las cuales
asignan el tipo de
permanencia en cada etapa
de su ciclo vital
ARCHIVOS DESDE SU JURISDICCION Y
COMPETENCIA
ARCHIVO
GENERAL DE
LA NACION
ARCHIVO GENERAL
DEL
DEPARTAMENTO
ARCHIVO
GENARAL DEL
MUNICIPIO
ARCHIVO
GENERAL DEL
DISTRITO

4. ADMINISTRACION DE ARCHIVO
OBLIGATORIEDAD DE
LA COMFORMCION DE
LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
El estado esta en la
obligado a la creación,
organización,
prevención y control de
los archivos
INSTALACION PARA LOS
ARCHIVOS
Se deberá garantizar los
espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto
funcionamiento de sus
archivos
CAPACITACION PARA
LOS FUNCIONARIOS
DEL ARCHIVO
Las entidades tienen
obligación de capacitar
y actualizar a los
funcionarios

5. CLASES DE ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
en el que se encuentra
documentos transferidos
por los distintos archivos
cuya consulta no es
frecuente pero que siguen
teniendo vigencia
ARCHIVO HISTORICO
Es aquel al que se
transfiere desde el archivo
central los documentos de
archivo de conservación
ARCHIVO DE
GESTION
Es toda la
documentación que se
sigue consultando por
las oficinas
RESTRICCIONES POR LAS RAZONES DE CONSERVACION
Cuando los documentos presenten deterioro físico y que impida su
acceso directo las instituciones suministran la conformación contenida
mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación
del documento

6. PROHIBICIONES
Se prohíbe a las organizaciones privadas poseedoras o
tenedoras de documentos declarados de interés cultural
trasladarlos fuera del territorio nacional sin previa
autorización del archivo general.
transferir a titulo la propiedad o posesión de
documentos históricos, sin previa autorización, se
impondrá una multa de 50 salarios mínimos legales