Establecer la relación de la Archivística con otras disciplinas. Analizar la relación entre la modernidad del Estado y los archivos.

1. 1
Lic. Norman Berríos Silva
Director Nacional de la DNDAAI
EL DOCUMENTO DE ARCHIVO Y LA
GESTIÓN PÚBLICA

2. OBJETIVOS
• Establecer la relación de la
Archivística con otras
disciplinas.
• Analizar la relación entre la
modernidad del Estado y los
archivos.
2

3. Gestión Publica es el
conjunto de acciones
mediante las cuales las
entidades tienden al logro de
sus fines, objetivos y metas,
las que están enmarcadas
por las políticas
gubernamentales
establecidas por el Poder
Ejecutivo. 3
GESTIÓN PUBLICA

4. …toda actividad temporal o
permanente, remunerada u
honoraria, realizada por una
persona en nombre o al
servicio de las entidades de la
Administración Pública. En
cualquiera de los niveles
jerárquicos.
Art. 02 Ley 27815 (Ley del Código de
Ética de la Función Pública)
4
FUNCIÓN PÚBLICA

5. …el servicio a la Nación, de
conformidad a lo dispuesto
en la Constitución Política, y
la obtención de mayores
niveles de eficiencia del
aparato estatal, de manera
que se logre una mejor
atención a la ciudadanía, …
Art. 03 Ley 27815 (Ley del Código de
Ética de la Función Pública)
5
FINES DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

6. DEFICIENCIAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA
• Ausencia de un sistema eficiente de
planeamiento y problemas de articulación con el
sistema de presupuesto público:
• Deficiente diseño de la estructura de
organización y funciones:
• Inadecuados procesos de producción de bienes
y servicios públicos:
• Infraestructura, equipamiento y gestión logística
insuficiente:
Introd: D.S. N° 004-2013-PCM Aprueba la
Polítca Nacional de Modernización de la G.P
6

7. Mediante la ley Nº 27658, en enero de
2002 se declara al Estado peruano en
proceso de modernización, con la
finalidad de mejorar la gestión pública
y construir un Estado democrático,
descentralizado y al servicio del
ciudadano
MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

8. Implica cambios en las estructuras
administrativas de las organizaciones en
todos los niveles de gobierno, en los
sistemas administrativos existentes, en la
simplificación de procesos, utilización de
Internet, medios electrónicos y
simplificación de trámites. Por tanto,
mejora la percepción que los ciudadanos
tienen del servicio que brinda el Estado.
MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

9. • Orientado al
ciudadano
• Eficiente
• Unitario y
descentralizado
•Inclusivo
•Abierto
MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

10. 10
OBJETIVO PRINCIPAL
Mejorar la
calidad del
servicio que las
entidades
públicas vienen
prestando.

11. Insumo Medicamento, médico, enfermeras, equipamiento, infraestructura
Proceso Atención médica, distribución de medic, procesos administrativos.
Producto Prestación de salud,
Resultado Población Sana,
Impacto Mejores estándares de vida
POLÍTICAS DE ESTADO Y DE GOBIERNO
Procesos de soporte
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
DEMANDASDELOSCIUDADANOS
CIUDADANOSSATISFECHOS
Procesos de producción de bienes y servicios
GESTIÓN POR RESULTADOS

12. 12
DOCUMENTO
Manifestación de una actividad humana fijada
a un soporte constituido por varios elementos:
•Soporte: Parte física o material. Los más
antiguos las placas de arcilla, el papiro, el
pergamino, la vitela, el papel, las cintas y, los
más modernos, discos ópticos y otros soportes
electrónicos.
•Información: El mensaje o noticia, dispuesta
de manera similar o no según la tipología
documental.
•Medio: o forma en que se registra la
información en el soporte.

13. EL DOCUMENTO DE ARCHIVO PATRIMONIO
CULTURAL DE LA NACIÓN
• El Artículo 21 de la Constitución
Política del Perú, señala que los
documentos de archivo expresamente
declarados bienes culturales, y
provisionalmente los que se presumen
como tales, son patrimonio cultural de
la Nación, independientemente de su
condición de propiedad privada o
pública. Están protegidos por el
Estado.

14. IMPORTANCIA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
•ES TESTIMONIO ESCRITO,
PRODUCIDO A LO LARGO DE
NUESTRO DEVENIR HISTÓRICO,
SU CONSERVACIÓN, CONTROL Y
SERVICIO SON OBLIGATORIOS .
•ES LA MEMORIA DE LA
SOCIEDAD QUE DESCRIBE.
•SURGE COMO UNA NECESIDAD
DE DEJAR EN FORMA
PERMANENTE EL RESULTADO
DE UN ACTO ADMINISTRATIVO,
DERECHOS ADQUIRIDOS

15. 15
LA INFORMACIÓN Y LOS PODERES DEL ESTADO
Los poderes del
Estado, son los
responsables del
desarrollo social,
económico y político
del país, cuya misión
no se puede cumplir
sin el documento de
archivo.

16. 16
TRATAMIENTO TÉCNICO DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Los documentos de
archivo son tan
importantes para el
desarrollo político,
económico y social
para el país, sin
embargo no son
tratados
técnicamente.

17. 17
RECURSOS PARA LOS ARCHIVOS
los documentos de los
archivos públicos y
privados son la base
para la toma de
decisiones, sin
embargo no se brinda
los recursos
necesarios para su
tratamiento.
PROBLEMA QUE
OBSTACULIZA EL
REAL
ACERCAMIENTO
DEL CIUDADANO
HACIA EL
ESTADO

18. ORGANISMOS COMPETENTES (LEY 28296)ORGANISMOS COMPETENTES (LEY 28296)
• Ministerio de Cultura, para el
patrimonio arqueológico,
histórico e inmaterial.
• Biblioteca Nacional del Perú,
para el patrimonio cultural
bibliográfico;
• Archivo General de la Nación,
para el patrimonio cultural
archivístico.
18

19. AMPLITUD
DEL
CONCEPTO DE
DOCUMENTO
DOCUMENTÓLOGO
Información para
determinada materia
MUSEOLOGO
Objeto que puede
exhibirse que lleva
información
HISTORIADOR
Testimonio del
pasado
BIBLIOTECÓLOGO
Mensaje cultural que se
edita dirigido a varios
usuarios
JURISTA
Texto con validez
legal para probar un
hecho
ARCHIVERO
Texto que surge del
cumplimiento de
funciones, de la
tramitación
ES DOCUMENTO LO QUE SE GRABA O FIJA EN UN
SOPORTE PERDURABLE 19NBS

20. CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
Archivística Documentación
Bibliotecología

21. ARCHIVÍSTICA
BIBLIOTECONOMÍA
DOCUMENTACIÓN
Documento de archivo
Libros, revistas,
periódicos, folletos…
Información de
cualquier documento.
OBJETO

22. TRATAMIENTO SISTÉMICO DE
LOS ARCHIVOS EN EL PERÚ
• SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:
Archivo General de la Nación, órgano
rector y central.
• SISTEMA DE ARCHIVOS REGIONALES: el
Archivo Regional, cumple la función del
AGN, dentro de su ámbito geográfico.
• SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS:
el Archivo Central, es el Órgano
Administrativo de Archivos, en las
instituciones del sector público y privado.
22

23. Fases de
los
Archivos
ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO DE GESTIONARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO CENTRALARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIOARCHIVO INTERMEDIO
ENTIDAD ó
INSTITUCIÓN
ENTIDAD ó
INSTITUCIÓN
ARCHIVO
REGIONAL
AGN
ARCHIVO
REGIONAL
AGN

24. ESTRUCTURA DEL SIA
Los documentos de
este archivo
permanecerán en él
mientras se
encuentren sin finalizar
su trámite.
Los documentos de
este archivo
permanecerán en él
mientras se
encuentren sin finalizar
su trámite.
Archivo deArchivo de
GestiónGestión
Archivo deArchivo de
GestiónGestión
ArchivoArchivo
PeriféricoPeriférico
ArchivoArchivo
PeriféricoPeriférico
Se constituyen por
razones de conservación
y uso de los documentos.
Se constituyen por
razones de conservación
y uso de los documentos.
ArchivoArchivo
CentralCentral
ArchivoArchivo
CentralCentral
Es la unidad responsable
de los documentos cuya
consulta es esporádica.
Es la unidad responsable
de los documentos cuya
consulta es esporádica.

25. LOS PROCESOS
TÉCNICOS
ARCHIVÍSTICOS

26. PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
ORGANIZACIÓN
•Clasificar
•Ordenar
•Signar
DESCRIPCIÓN
•Inventario
General de
Fondos
•Inventario de
Transferencia
•Inventario de
Eliminación
SELECCIÓN
•Identificar,
analizar y evaluar
las series
documentales.
• Separar los
documentos de
valor permanente.
CONSERVACIÓN
•Mantener la
integridad
física de los
documentos.
•Contar con ambientes
apropiados, equipos,
mobiliario y
materiales necesarios
SERVICIOS
•Certificación
•Consulta
•Búsqueda
•Préstamo

27. R.J. 073-85 AGN/J
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA
S.N.A 01 Administración de Archivos.
S.N.A. 02 Organización de Documentos.
S.N.A. 03 Descripción Documental
S.N.A. 04 Selección Documental
S.N.A. 05 Conservación de Documentos.
S.N.A. 06 Servicios Archivísticos.

28. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Según el cual cada
documento debe
estar en su fondo
de procedencia y
los fondos de una
misma
procedencia no
deben mezclarse
con otros.
Relación existente
entre los documentos
y las organizaciones o
personas físicas que
los han producido,
acumulado,
conservado y
utilizado en el
desarrollo de su
propia actividad

29. Los fondos deben conservar o
recibir la clasificación
correspondiente a las estructuras
administrativas internas del
organismo que los ha creado o a
las actividades desarrolladas por
las personas o entidades.

30. ESTRUCTURA ORGÁNICAESTRUCTURA ORGÁNICA
. .
•Permite integrar un conjunto ordenado y
sistemático de autoridades y servidores.
•Establece funciones básicas y
especializadas.
•Establece mecanismos de coordinación y
comunicación necesarios.
En resumen: Indica relación, disposición,
estratificación, jerarquía, división del
trabajo, especialización y la forma como se
ordenan entre si las partes de un todo.

31. EL TIPO
DOCUMENTAL

32. TIPOS DOCUMENTALES

33. TIPOS DOC.
(EXPEDIENTES)
Historia Clínica
Legajo de Personal
Comprobante de pago
Resolución Directoral
Licitación
Eliminación de
documentos

34. EL EXPEDIENTE

35. EL EXPEDIENTE COMO UNIDADEL EXPEDIENTE COMO UNIDAD
DOCUMENTALDOCUMENTAL

36. EL EXPEDIENTE COMO UNIDADEL EXPEDIENTE COMO UNIDAD
DOCUMENTALDOCUMENTAL

37. 37
Expediente:
Unidad documental
formada por un
conjunto de
documentos
generado orgánica y
funcionalmente por
un sujeto productor
en la resolución de
un mismo asunto.

38. El documento de apoyo
informativo es recogido para
informar sobre un asunto
concreto nos sirve de apoyo a
la gestión. Éstos documentos
no son documentos de archivo
DOCUMENTO DE APOYO
INFORMATIVO
38

39. •Se forma mediante la
agregación sucesiva de
diferentes tipos
documentales.
•Los documentos se deben
ordenar y foliar
siguiendo la cronología de
los hechos
FORMACIÓN DELFORMACIÓN DEL
EXPEDIENTEEXPEDIENTE
39

40. Aprueba la Directiva
Nº 005 – 2008 –
AGN /DNDAAI,
Normas para la
foliación de los
documentos de los
archivos integrantes
al Sistema Nacional
de Archivos.
Resolución Jefatural Nº 375-2008-AGN/J
40

41. TOMO IIITOMO IITOMO I
Exp.1025362009 Exp.10253620
09
EXPEDIENTES CON MÁS DE 200 FOLIOS
Exp.10253620
09

42. LAS
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

43. ADMINISTRACION
ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL
COIN/00
PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO PLAP /00
ARCHIVO CENTRAL
ARCE/00
IMAGEN INSTITUCIONAL
IMIN/00
TESORERIA
TESO/00
RECURSOS
HUMANOS
CONTABILIDAD
CONT/00
FONDO DOCUMENTAL
SECCION O
ASUNTO
PRICIPAL
SERIES
DOCUM.
LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

44. EL CUADRO DE CLASIFICACION
Es el primer instrumento de
descripción que refleja la
estructura de un archivo con base
en el organigrama funcional en
relación a las atribuciones y
competencias de cada dependencia
o entidad productora. 44

45. 1 BALANCE GENERAL P 2 28 30
2 LIBROS DE CONTABILIDAD
02.01 DIARIO P 2 28 30
02.02 MAYOR P 2 28 30
02.03 INVENTARIO Y BALANCES P 2 28 30
3 CONCILIACIÓN BANCARIA T 2 9 11
4 ANÁLISIS DE CUENTAS T 2 9 11
5 CORRESPONDENCIAS T 2 4 6
CONTROL Y RECAUDACION (COYR)
1 ORDENES DE PAGO T 2 9 11
2 RESOLUCIONES DE PAGO T 2 9 11
3 RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y/O TRIBUTARIOST 2 9 11
4 CORRESPONDENCIA T 2 4 6
COMERCIALIZACION Y MERCADOS (COME)
1 CONTROL DE :
01.01 MERCADOS DE ABASTOS T 2 4 6
01.03 TERMINAL PESQUERO T 2 9 11
01.04 FERIAS T 1 1 2
2 COMERCIO AMBULATORIO
02.01 USO DE LA VIA PUBLICA T 2 4 6
02.02 REGIST. COMERC. INFORMALES T 2 28 30
3 CORRESPONDENCIA T 2 4 6
CATASTRO (CATA)
1 CATASTRO MUNICIPAL P 2 28 30
2 LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO P 2 28 30
3 VALORIZACIÓN DE INMUEBLE T 2 9 11
4 NOMENCLATURAS
04.01 URBANAS P 2 28 30
04.02 ASENTAMIENTOS HUMANOS P 2 28 30

46. II.
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL

47. III.
SELECCIÓN
DOCUMENTAL

48. IV.
CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL

49. V.
SERVICIOS
ARCHIVÍSTICOS

50. DIGITALIZACIÓN
DE
DOCUMENTOS

51. 1

52. MUCHAS
GRACIAS
berriosnorman1@hotmail.com
nberrios@agn.gob.pe
www.agn.gob.pe