La ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística en Colombia. Los archivos cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora de la información y son importantes para la administración y la cultura. Los documentos atraviesan diferentes fases como archivo de gestión, central e histórico de acuerdo a su valor y de acuerdo a las tablas de retención documental.

1. Conceptos
Básicos y
Legislación
sobre
Archivística

2. MARCO JURÍDICO
 LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
 Establece las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.
 Comprende a la administración pública en
sus diferentes niveles.
 - REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO.
ACUERDO 07 DE 1994 DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN

3. OBJETIVO DE LOS ARCHIVOS
 El objetivo esencial de los
archivos consiste en disponer
de una documentación
organizada, de tal forma que
la historia institucional sea
recuperable para el uso de la
administración y del servicio
al ciudadano y se constituya
en fuente de la historia.

4. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
 Los archivos son importantes
para la administración y la
cultura porque los
documentos que los
conforman son
imprescindibles para la toma
de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos
son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la
identidad nacional.

5. MANEJO DE ARCHIVOS
 RESPONSABILIDAD
 Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.
 Los particulares son responsables ante las autoridades
por el uso de los mismos.
 ADMINISTRACIÓN Y ACCESO
 Es una obligación del Estado la administración de los archivos
públicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso a los mismos,
salvo la excepciones que establezca la ley.
 FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS
 Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora.

6. CONCEPTOS BÁSICOS
 ARCHIVO
 Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuente de la historia.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones.

7. TIPOS DE ARCHIVO
 ARCHIVO PÚBLICO
 Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se deriven de
la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
 ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO
Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés
público y declarado como tal por el legislador.
 ARCHIVO TOTAL
 Concepto que hace referencia al proceso integra
de los documentos en su ciclo vital. Producción o
recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.

8. CICLOS DEL ARCHIVO
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en
la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo
permanente.
 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Recepción o generación de documentos en una
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
 CONSULTA DE DOCUMENTOS
Derechos de los usuarios de la entidad productora
consultar la información contenida en los
documentos de archivo y a obtener copia de los
mismos.

9. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
 RETENCIÓN DE DOCUMENTOS
 Es el plazo en términos de tiempo
que los documentos deben
permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de
retención documental.
 ALMACENAMIENTO DE
DOCUMENTOS
Depósito de los documentos en
estantería, cajas, archivadores,
legajos, etc., para su conservación
física y con el fin de ser extraídos
posteriormente para su utilización.

10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
 PRESERVACIÓN O CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas tomadas para
garantizar el buen estado de los
documentos. Pueden ser preventivas o
de intervención directa.
 DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS
Selección de los documentos en
cualquiera de sus tres edades, con
miras a su conservación temporal,

11. FASES DE LOS ARCHIVOS
 Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se forman a través de las siguientes fases:
 (Art. 4° del Reglamento General de Archivos)
 1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de
documentos, en los que se reúne la documentación en trámite
en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten.
 2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan
documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que
siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
 3. Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere
desde el archivo intermedio la documentación que, por
decisión del respectivo Comité de Archivo debe conservarse
permanentemente, dado el valor que cobra para la
investigación, la ciencia y la cultura

12. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
 Listado de series y sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos
por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales
se asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo.
 Las tablas de retención documental pueden
ser generales o específicas, de acuerdo
con la cobertura de las mismas. Las
generales se refieren a documentos
administrativos comunes a cualquier
institución. Las específicas hacen
referencia a documentos característicos de
cada organismo.

13. ¿PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL?

- Facilitan el manejo de la información.
 - Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 - Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 - Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
 - Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.
 - Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
 - Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
 - Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
 - Permiten el manejo integral de los documentos.
 - Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
 - Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 - Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 - Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
 - Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y los que por su carácter pueden
eliminarse en el archivo de gestión.

14. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
 (Art. 25 del Reglamento
General de Archivos)
Para la aplicación del presente
reglamento, se entiende por
eliminación la destrucción de los
documentos que hayan perdido
su valor administrativo, legal o
fiscal e histórico o que carezcan
de relevancia para la ciencia o la
tecnología.

15.  PROCESO DE ELIMINACIÓN
 (Art. 26 del Reglamento General de Archivos)





El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las
pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de
la Nación, previo pronunciamiento del Comité Evaluador de
Documentos y se respetará el resultado de la valoración
documental que estará expresado en tablas de retención
adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.


16. AUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN
 (Art. 27 del Reglamento General de Archivos)
 La autorización para eliminación de documentos
será de responsabilidad del Comité de Archivo de
cada entidad, el cual deberá levantar en cada
caso un acta de eliminación que contenga las
firmas autorizadas.
 El Archivo General de la Nación se reserva el
derecho de ordenar que se efectúen los
muestreos que considere oportunos y
convenientes, a fin de garantizar la conservación
de la información que juzgue pertinente.
 Parágrafo. El Archivo General de la Nación
aprobará o improbará previo estudio del Comité
Evaluador de Documentos, las solicitudes de
eliminación presentadas por los diferentes
archivos del sector central del orden nacional.

17. SERIES DOCUMENTALES
Conjunto de unidades
documentales de estructura
y contenido homogéneos,
emanados de un mismo
órgano o sujeto productor
como consecuencia del
ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplo: Hojas
de vida o historias laborales,
contratos, entre otros.

18. TIPO DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL
Unidad documental simple.
Unidad mínima que reúne
todas las características
necesarias para ser
considerada documento. Son
ejemplos de piezas
documentales, entre otros, un
acta, un oficio, un informe.

19. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Remisión de los documentos
del archivo de gestión al central
y de éste al archivo histórico de
conformidad con las Tablas de
Retención Documental (TRD)
aprobadas.

20. ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA
 En este archivo reposan los documentos
generados en los procesos de gestión
administrativa.
 Las oficinas deberán transferir al Archivo
Central aquellas series y subseries
documentales que hayan cumplido el
tiempo de retención señalado en la TRD,
correspondiente. Deberán transferirse los
expediente con sus tipos documentales
ordenados respetando la secuencia de
producción y previamente depurados
extrayendo copias, tarjetas sociales,
circulares, memorandos informativos, que
no impliquen valores secundarios.
 Toda transferencia debe ir acompañada de
un inventario en el que se relacionarán
las series, subseries y unidades
documentales, consignando las fechas
extremas y el número de folios.

21.  ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A este archivo son transferidos los documentos de los
archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente,
es decir cuando están en su segundo ciclo de vida
(semiactivos). El archivo central deberá facilitar la
consulta tanto a las oficinas productoras como al público
en general de acuerdo con las normas que lo regulen.
 Recibidos los documentos en el archivo central, el jefe
de éste o quien haga sus veces deberá constatar que
las series y subseries documentales transferidas
concuerdan con el inventario que las relaciona, para
proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el
cuadro de clasificación establecido para cada oficina.
 La documentación permanecerá en el archivo central
durante el tiempo estipulado en la TRD.
 Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la
disposición final y procedimiento previsto en la TRD.

22. ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE
 Es aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo central o del
archivo de gestión que por decisión del
correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el
valor que adquieren para la investigación,
la ciencia y la cultura.
 Al transferir la documentación al archivo
histórico se debe cotejar con el inventario
para incorporarla al fondo documental
correspondiente, señalándole la signatura
topográfica.

23. LA SERIE
 Esta constituida por unidades
documentales que bien pueden ser simples
(un solo tipo documental) o complejas
(tipos documentales). Las series
inventariadas son la base para verificar y
controlar las transferencias documentales.
 Así mismo, las series constituyen la unidad
básica de valoración porque reflejan las
actividades desarrollas por la oficina
productora en virtud de las funciones
asignadas

24. VALOR DE LOS ARCHIVOS
 VALORES PRIMARIOS
 (Archivos administrativos)
 Valor Administrativo: El que contiene un documento, una serie
de documentos o un grupo documental, para la entidad
productora, relacionado al trámite o asunto que motivó su
creación. Este valor se encuentra en todos los documentos
producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para
responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite
y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la
toma de decisiones.
 Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones
legales regulados por el derecho común.
 Valor Legal: Es el que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
 Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos
para el Tesoro o Hacienda Pública.

 Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos
y de los movimientos económicos de una entidad pública o
privada.
 Los documentos con valores primarios constituyen recurso

25. VALOR DE LOS ARCHIVOS
 VALORES SEGUNDARIOS
 Archivo permanente o histórico
La documentación que reposa en los
Archivos Históricos posee Valores
Secundarios, los cuales obedecen a otras
motivaciones que no son la propia finalidad
del documento. Estos valores sirven de
referencia para la elaboración o
reconstrucción de cualquier actividad de la
administración, como fuente primaria para la
historia y como testimonio de la memoria
colectiva, es decir, pueden ser testimoniales,
informativos o históricos. Estos documentos
de Valor Permanente constituyen el
Patrimonio Documental de la comunidad que
los creó y los utiliza.