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Por Mario Ramón Mancera Ruiz
Asesor en Higiene y Seguridad Industrial
http://www.manceras.com.co




               LAS AUDITORÍAS Y LA CERTIFICACIÓN

Antes de empezar quiero hacer claridad, que mis comentarios en este
artículo no son una crítica a la Norma NTC OHSAS 18001, ni a
ninguna otra, sino a la forma como se audita en algunos casos.

Los procesos de certificación han surgido como una gran herramienta
que busca mejorar los sistemas de calidad, gestión en seguridad y
salud ocupacional en las empresas, lo cual es sin lugar a dudas
positivo.

Sin entrar a definir una certificación en particular, surgen en el
proceso varios problemas, ya que, frecuentemente, la literatura de la
norma dice una cosa, pero no hay claridad suficiente en lo que se
enseña en las universidades y lo que exigen los auditores. En
conclusión no hay coherencia, debido a la interpretación individual
que se le da a las normas.

Cuando se estudia y analiza la literatura referente a las normas de
los sistemas de gestión, en general establecen los propósitos que se
deben lograr y qué deben incluir los procedimientos que se
desarrollan para cada caso. Hasta esta parte no hay problema
distinto, al de buscar la forma para alcanzar dichos objetivos y
cumplir con la norma.

A manera de ejemplo, comento la literatura encontrada en el libro
Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y otros
documentos complementarios (NTC OHSAS 18001), en la parte
referente a Planificación para la identificación de peligros, evaluación
de riesgos y control de riesgos, donde se establece que el
procedimiento debe incluir, actividades rutinarias y no rutinarias,
actividades de contratistas y visitantes, las instalaciones en el sitio de
trabajo, provistas por la organización ó por terceros.

De acuerdo con lo anterior, la empresa tiene la opción de establecer
libremente la forma para cumplir con los requerimientos
mencionados. Se podrá establecer el procedimiento y forma para
identificar, evaluar y controlar peligros, a través de formatos en
computador, desarrollo de software ó cualquier otro procedimiento y
se podrá además decidir si en un mismo formato, consideramos las
actividades rutinarias, no rutinarias, de visitantes, de contratistas ó si
establecemos un procedimiento independiente para cada caso.

El problema adicional surge posteriormente, cuando aparece el
auditor y él sí, exige una forma específica de cumplir con la norma.

Me parece que el proceso de certificación, que tiene unos contenidos
específicos, que por su puesto se deben lograr y exigir, pero que la
forma de lograrlos no es un procedimiento inflexible, sino un modelo
que la empresa adopta de acuerdo a sus características, es
convertido en muchos aspectos en camisa de fuerza por parte de los
auditores.

Creo que es importante que el proceso de certificación sea
argumentado; sabemos que existen unos parámetros, unos
requerimientos que se deben cumplir para poder ser certificados y
que en la auditoría debemos demostrar que los cumplimos. Por lo
tanto, el momento en que el auditor y la empresa se reúnen, debe
convertirse en un proceso de sano debate, donde la argumentación
lógica y técnica prevalezca. Aclaro que no estoy diciendo que en ese
momento se vaya a discutir si estamos de acuerdo ó no con la
norma, lo que vamos a discutir y a argumentar es la forma como
estamos dándole cumplimiento.

No se puede alcanzar con verdadero éxito un sistema de gestión en
seguridad y salud ocupacional, cuando se van cumpliendo los
requerimientos a ciegas, simplemente por que la norma lo dice, sin
que corresponda al convencimiento sobre sus bondades; es necesario
ser concientes que lo que estamos haciendo, más allá de cumplir con
una norma y alcanzar una certificación, es un proceso asimilado
completamente por la empresa, en busca de establecer un sistema de
mejora permanente, en aspectos que tienen realmente que ver con
ella. Es importante que los recursos no se pierdan haciendo estudios
que no son pertinentes a la empresa. En este caso es más
conveniente argumentar sólidamente por qué no es procedente
hacerlo.

La NTC OHSAS 18001 dice en otro aparte que la organización debe
establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener
acceso a los requisitos de seguridad y salud ocupacional, tanto
legales como de otra índole, aplicables a ella y dice además que los
debe mantener actualizados y que deben ser divulgados a los
empleados y otras partes interesadas. Lo anterior, a mi modo de
ver no tiene ningún problema, diferente al de buscar la legislación,
los soportes técnicos, estudiarlos y extraer lo que compete, para
cumplirlo y divulgarlo a quienes corresponda. Sinembargo, surge el
problema adicional, cuando el auditor está revisando un
procedimiento para identificar, evaluar y controlar peligros y exige
una columna para que frente a cada peligro se anote el soporte legal
específico. Si sé leer e interpreto correctamente lo que leo, la norma
no dice que toque especificar en cada caso el soporte legal; dice que
se debe tener acceso a los requisitos legales, que se deben mantener
actualizados y divulgarlos a empleados e interesados, sin necesidad
de tener una columna en el panorama de peligros para esto,
simplemente puedo tener un documento que me remita a la
legislación existente y donde se explique que los peligros
identificados, así como los controles propuestos, cumplen con los
requerimientos legales y técnicos.

Un muy buen amigo y familiar mío suele decir: “recordemos que
complicar es fácil”. Y si que lo es.



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  • 1. Por Mario Ramón Mancera Ruiz Asesor en Higiene y Seguridad Industrial http://www.manceras.com.co LAS AUDITORÍAS Y LA CERTIFICACIÓN Antes de empezar quiero hacer claridad, que mis comentarios en este artículo no son una crítica a la Norma NTC OHSAS 18001, ni a ninguna otra, sino a la forma como se audita en algunos casos. Los procesos de certificación han surgido como una gran herramienta que busca mejorar los sistemas de calidad, gestión en seguridad y salud ocupacional en las empresas, lo cual es sin lugar a dudas positivo. Sin entrar a definir una certificación en particular, surgen en el proceso varios problemas, ya que, frecuentemente, la literatura de la norma dice una cosa, pero no hay claridad suficiente en lo que se enseña en las universidades y lo que exigen los auditores. En conclusión no hay coherencia, debido a la interpretación individual que se le da a las normas. Cuando se estudia y analiza la literatura referente a las normas de los sistemas de gestión, en general establecen los propósitos que se deben lograr y qué deben incluir los procedimientos que se desarrollan para cada caso. Hasta esta parte no hay problema distinto, al de buscar la forma para alcanzar dichos objetivos y cumplir con la norma. A manera de ejemplo, comento la literatura encontrada en el libro Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y otros documentos complementarios (NTC OHSAS 18001), en la parte referente a Planificación para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos, donde se establece que el procedimiento debe incluir, actividades rutinarias y no rutinarias, actividades de contratistas y visitantes, las instalaciones en el sitio de trabajo, provistas por la organización ó por terceros. De acuerdo con lo anterior, la empresa tiene la opción de establecer libremente la forma para cumplir con los requerimientos mencionados. Se podrá establecer el procedimiento y forma para identificar, evaluar y controlar peligros, a través de formatos en computador, desarrollo de software ó cualquier otro procedimiento y
  • 2. se podrá además decidir si en un mismo formato, consideramos las actividades rutinarias, no rutinarias, de visitantes, de contratistas ó si establecemos un procedimiento independiente para cada caso. El problema adicional surge posteriormente, cuando aparece el auditor y él sí, exige una forma específica de cumplir con la norma. Me parece que el proceso de certificación, que tiene unos contenidos específicos, que por su puesto se deben lograr y exigir, pero que la forma de lograrlos no es un procedimiento inflexible, sino un modelo que la empresa adopta de acuerdo a sus características, es convertido en muchos aspectos en camisa de fuerza por parte de los auditores. Creo que es importante que el proceso de certificación sea argumentado; sabemos que existen unos parámetros, unos requerimientos que se deben cumplir para poder ser certificados y que en la auditoría debemos demostrar que los cumplimos. Por lo tanto, el momento en que el auditor y la empresa se reúnen, debe convertirse en un proceso de sano debate, donde la argumentación lógica y técnica prevalezca. Aclaro que no estoy diciendo que en ese momento se vaya a discutir si estamos de acuerdo ó no con la norma, lo que vamos a discutir y a argumentar es la forma como estamos dándole cumplimiento. No se puede alcanzar con verdadero éxito un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, cuando se van cumpliendo los requerimientos a ciegas, simplemente por que la norma lo dice, sin que corresponda al convencimiento sobre sus bondades; es necesario ser concientes que lo que estamos haciendo, más allá de cumplir con una norma y alcanzar una certificación, es un proceso asimilado completamente por la empresa, en busca de establecer un sistema de mejora permanente, en aspectos que tienen realmente que ver con ella. Es importante que los recursos no se pierdan haciendo estudios que no son pertinentes a la empresa. En este caso es más conveniente argumentar sólidamente por qué no es procedente hacerlo. La NTC OHSAS 18001 dice en otro aparte que la organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos de seguridad y salud ocupacional, tanto legales como de otra índole, aplicables a ella y dice además que los debe mantener actualizados y que deben ser divulgados a los empleados y otras partes interesadas. Lo anterior, a mi modo de ver no tiene ningún problema, diferente al de buscar la legislación, los soportes técnicos, estudiarlos y extraer lo que compete, para cumplirlo y divulgarlo a quienes corresponda. Sinembargo, surge el problema adicional, cuando el auditor está revisando un
  • 3. procedimiento para identificar, evaluar y controlar peligros y exige una columna para que frente a cada peligro se anote el soporte legal específico. Si sé leer e interpreto correctamente lo que leo, la norma no dice que toque especificar en cada caso el soporte legal; dice que se debe tener acceso a los requisitos legales, que se deben mantener actualizados y divulgarlos a empleados e interesados, sin necesidad de tener una columna en el panorama de peligros para esto, simplemente puedo tener un documento que me remita a la legislación existente y donde se explique que los peligros identificados, así como los controles propuestos, cumplen con los requerimientos legales y técnicos. Un muy buen amigo y familiar mío suele decir: “recordemos que complicar es fácil”. Y si que lo es. Por Mario Ramón Mancera Ruiz Asesor en Higiene y Seguridad Industrial http://www.manceras.com.co