Un sistema de automatización de oficinas integra varios sistemas y aplicaciones para automatizar y simplificar procesos empresariales, reduciendo costos, errores y tiempo al eliminar la intervención humana manual. Esto permite a las organizaciones tomar decisiones más informadas al acceder y analizar datos, mejorando la productividad al liberar a los empleados para tareas más estratégicas. Las principales características incluyen el modelado de procesos, integración con otras herramientas, gestión de tareas y control de acceso.

1. AUTOMATIZACIÓN DE
OFICINA

2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE
AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
• Estas integraciones permiten la transferencia de datos entre sistemas que
carecen de contribución o intervención humana. Además, la ofimática
alivia la carga de trabajo de las organizaciones al simplificar y automatizar
los procesos.

3. Automatización de Oficina

4. MEJORA DE LA PRECISIÓN
• Los errores graves pueden dar lugar a problemas de seguridad y
cumplimiento de la normativa, y potencialmente a multas y sanciones. Un
sistema ofimático limita la intervención humana en la transferencia de
datos, lo que minimiza la aparición de errores.

5. REDUCCIÓN DE COSTOS
• Al automatizar los complejos procesos empresariales, las organizaciones ya
no necesitan invertir tanto en contratación. Como resultado, los costes
operativos se reducen, mientras que la productividad y los márgenes de
beneficio aumentan considerablemente.

6. REDUCCIÓN DE TIEMPO Y RECURSOS
• Al eliminar procesos tediosos y lentos, los empleados pueden dedicar su
tiempo a tareas de mayor valor, Con la ofimática los empleados del
software no pierden tiempo recopilando documentación importante,
introduciendo esa información o archivando voluminosas copias en papel.

7. ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN DE
DATOS
• Los sistemas ofimáticos simplifican el almacenamiento de datos, ofreciendo
a las organizaciones la posibilidad de supervisar y controlar los datos a
través de un sistema electrónico de gestión de documentos.

8. DATOS Y DECISIONES MÁS
INFORMADAS
• El acceso a los datos permite tomar decisiones más informadas. Además, al
analizar los datos y los indicadores clave de rendimiento, las organizaciones
pueden implementar mejoras en sus procesos para eliminar cuellos de
botella y otras ineficiencias.

9. CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
• Casi todas las organizaciones del mundo agradecerían una mayor
precisión, eficiencia y márgenes de beneficio más elevados, Sin embargo,
muchas organizaciones no dan el salto al software de gestión de procesos
empresariales porque el proceso parece abrumador.

10. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE
UN SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN
DE OFICINAS.
Modelado de procesos y
diseño de flujos de trabajo
• Una ventaja importante de un
sistema ofimático es la posibilidad
de diseñar y mejorar los flujos de
procesos. La solución que elija
debe permitirle crear flujos de
trabajo detallados en cuestión de
segundos.
Integración
• Uno de los mayores retos a los que se
enfrentan las organizaciones cuando
intentan automatizar sus procesos es la
integración de varios programas o
aplicaciones de terceros.
• El sistema de ofimática debe funcionar
a la perfección con otras herramientas,
como el marketing por correo
electrónico y el sistema CRM.

11. Gestionar las tareas y los
plazos
• La gestión de tareas es una
característica importante de las
soluciones ofimáticas, Para que los
procesos funcionen sin problemas,
los empleados deben saber qué
hacer y cuándo hacerlo.
Control de acceso y
seguridad
• Para proteger la seguridad de sus
sistemas, debe poder establecer
privilegios de acceso en toda la
organización.
• Las soluciones basadas en la nube
también ofrecen características de
seguridad avanzadas para
proteger los datos de ser
comprometidos.

12. ¿CÓMO GENERA
HIPERPRODUCTIVIDAD UN SISTEMA
OFIMÁTICO?
• Estos sistemas agilizan las tareas administrativas rutinarias, como la gestión
de documentos, la comunicación y el procesamiento de datos, lo que
permite a los empleados dedicar su tiempo y energía a tareas más
estratégicas y creativas.

13. AMPLIACIÓN O ACTUALIZACIÓN
DE LOS PROGRAMAS
• Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de
oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o
actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más
populares.