El documento proporciona definiciones de términos clave relacionados con bases de datos, incluyendo datos, base de datos, archivo, entidad, atributos, campos, relación y tipos de datos. También describe las ventajas e inconvenientes del uso de bases de datos y proporciona un ejemplo de cómo se puede usar una hoja de cálculo de Excel como una pequeña base de datos.

1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Instituto Universitario de Tecnología “Antonio José de Sucre”
Extensión Valencia.
Alumno: Lanz, Rafael E.
C.I: V-17.474.152
Código: (71)
Valencia, 02 de Junio del 2014.

2. Datos.
Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos
describen hechos empíricos, sucesos y entidades.
Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el
programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.
Base de Datos
Base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta
en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital
(electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de
datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y
posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización
y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

3. Información
En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia
el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
También la información es un sistema de control, en tanto que es la propagación de consignas que deberíamos de creer o
hacer que creemos. En tal sentido la información es un conjunto organizado de datos capaz de cambiar el estado de
conocimiento en el sentido de las consignas transmitidas.
Archivo
Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits (es un dígito del sistema de numeración binario) que son
almacenados en un dispositivo.
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos
informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o
microfichas del entorno de oficina tradicional.
Entidad
Entidad es la representación de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base de datos.

4. Atributos de una entidad
Los atributos son las características que definen o identifican a una entidad. Estas pueden ser muchas, y el diseñador solo
utiliza o implementa las que considere más relevantes. Los atributos son las propiedades que describen a cada entidad en un
conjunto de entidades.
En un conjunto de entidades del mismo tipo, cada entidad tiene valores específicos asignados para cada uno de sus
atributos, de esta forma, es posible su identificación unívoca.
Ejemplos:
A la colección de entidades «alumnos», con el siguiente conjunto de atributos en común, (id, nombre, edad, semestre),
pertenecen las entidades:
•(1, Sofía, 38 años, 2)
•(2, Josefa, 19 años, 5)
•(3, Carlos, 20 años, 2)
Campos
Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de
información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en
blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.

5. Relación
Una relación o vínculo entre dos o más entidades describe alguna interacción entre las mismas. Por ejemplo, una relación
entre una entidad "Empleado" y una entidad "Sector" podría ser "trabaja en", porque el empleado trabaja en un sector
determinado.
Tipos de datos
Es un atributo de una parte de los datos que indica al ordenador (y/o al programador) algo sobre la clase de datos sobre los
que se va a procesar. Esto incluye imponer restricciones en los datos, como qué valores pueden tomar y qué operaciones se
pueden realizar. Tipos de datos comunes son: enteros, números de coma flotante (decimales), cadenas alfanuméricas,
fechas, horas, colores, etc.
Importancia de la base de datos en la organización
Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en
concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte más útil a medida que la cantidad de
datos almacenados crece. Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o
puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de una
red. La principal ventaja de utilizar bases de datos es que múltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo tiempo.
Las bases de datos son necesarias para: El almacenamiento de grandes cantidades de información. - La recuperación rápida y flexible
de información. - La organización y reorganización de la información. - La impresión y distribución de información en varias formas.

6. Ventajas.
1) Independencia de los datos respecto a los tratamientos y viceversa: Esto se refiere a que la mutua independencia de
datos y tratamientos, lleva a que un cambio de estos últimos no imponga un nuevo diseño de la base de datos.
2) Reducción de la redundancia: Debido a que la información en una base de datos se consulta y almacena una sola vez, en
la manipulación de los mismos datos, los resultados de todos ellos son coherentes y perfectamente comparables. De esta
manera, al realizar un cambio en un dato, sólo se realiza en él y no en sus copias redundantes, como ocurría con los
archivos.
3) Mejor disponibilidad de los datos para los usuarios: Cuando se aplica la metodología de base de datos, cada usuario ya
no es propietario de todos los datos puesto que éstos se comparten con el conjunto de aplicaciones que los necesitan,
habiendo una mejor disponibilidad de los datos.
4) Mayor valor informativo: Uno de los objetivos de las bases de datos es que reflejen el mundo real obligando a que los
datos estén interrelacionados, por lo que el valor informativo de todo el conjunto es superior a la suma del valor
informativo de los elementos individuales que lo constituyen.
5) Mejor y más normalizada documentación de la información, la cual está integrada con los datos: En el enfoque clásico
los datos se encuentran separados de su contenido semántico; los primeros se almacenan en ficheros y su
descripción se hace mediante un lenguaje de programación que se encuentra en los programas.
Ventajas y desventajas del manejo de la base de datos.

7. Ventajas.
6. Mejor eficiencia en la recogida, validación e introducción de los datos en el sistema, al no existir apenas redundancias, los
datos se recogen y validan una sola vez, aumentando así el rendimiento de todo el proceso previo al almacenamiento.
7. Reducción del espacio de almacenamiento, la descripción de las redundancias, así como la aplicación de técnicas de
compactación, lleva en los sistemas de bases de datos a una menor ocupación de almacenamiento secundario -disco
magnético o duro-. Se ha de tener presente, sin embargo, que los elementos del sistema (diccionario, referencias, punteros,
archivos de índice, etc.) ocupan bastante espacio.
Desventajas.
1) Instalación costosa: La implantación de un sistema de bases de datos puede llevar consigo un costo elevado, tanto en
equipo físico (servidores, instalaciones, etc.) como en el lógico (sistemas operativos, programas, etc.), además del mismo
costo de adquisición y mantenimiento del SMBD.
2) Personal especializado: Los conocimientos, que resultan imprescindibles para una utilización correcta y eficaz y sobre
todo para el diseño y administración de las bases de datos, implican la necesidad de personal especializado.
Ventajas y desventajas del manejo de la base de datos.

8. Desventajas.
3) Implantación larga y difícil: Debido a las dos causas descritas anteriormente, la implantación de una base de datos puede
convertirse en una tarea larga y laboriosa. Las dificultades que van apareciendo a lo largo de su desarrollo llevan, en
general, a que se superen ampliamente los plazos inicialmente previstos.
4) Falta de rentabilidad a corto plazo: La implantación de un sistema de bases de datos, tanto por su costo en personal y en
equipos como por el tiempo que tarda en estar operativo, no resulta rentable a corto plazo sino a medio o, incluso, a largo
plazo.
5) Escasa estandarización: Un problema muy importante que se pone de manifiesto en el momento de la creación de una
base de datos es la falta de estandarización que facilite a los usuarios el manejo de los sistemas de bases de datos.
Empieza, sin embargo, a observarse ya una preocupación por este tema y van apareciendo estándares, sobre todo en el
campo de las bases de datos relacionales. Actualmente, la mayoría del intercambio de información se realiza en formato
XML, el cual podemos definirlo sencillamente como texto plano estructurado.
6) Desfase entre teoría y práctica: Al existir un considerable avance de la teoría en relación con la práctica, en muchas
ocasiones los usuarios, especialmente los directivos, se engañan respecto de las prestaciones reales que pueden
proporcionarles los SMBD actuales, creyendo que constituyen ya una realidad ciertos aspectos que todavía son teóricos.
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Ventajas y desventajas del manejo de la base de datos.

9. Ejemplo de una base de datos.
Manual de Excel Avanzado
Una base de datos es toda la colección de registros, por ejemplo: curso de Excel, Lista de proveedores, lista de facturas, etc.
Excel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes condiciones:
1) El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna de otra información.
2) La primera fila, está destinada a los títulos o nombres de los campos.
3) Un título o un nombre de un campo puede contener hasta 255 caracteres.
4) No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda.
5) Cada columna debe usar el mismo formato.
6) Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa ordenamientos.
7) Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo.
8) No puede haber columna o filas en blanco entre los datos