Traslado de bienes entre unidades SAP

1. Responsable:
Módulo Logístico
Aprueba:
Gerencia General
SILOG - CNMC MDN
Editorial
El sistema SAP R/3 maneja la
información en tiempo real, es
decir, desde el momento que se
ingresa un dato al sistema, la
información se actualiza en toda
la plataforma y queda disponible
de manera inmediata para todos
los usuarios del sistema. Esto
significa que hay que ser muy
cuidadosos en registrar de ma-
nera oportuna y precisa los movi-
mientos en el sistema pues en el
caso de los movimientos interso-
ciedades la información que se
ingresa al sistema afecta socie-
dades financieras distintas. En
este número se explica el trasla-
do de bienes entre diferentes
sociedades FI, por lo que se
requiere que en cada unidad se
revise el procedimiento y se defi-
nan políticas que aseguren la
calidad de la información regis-
trada en el sistema.
Se espera que la información de
este BOLETÍN sea divulgado a
todos los funcionarios que parti-
cipen del proceso de traslados
de bienes entre unidades.
Bogotá, Base Aérea CATAM - Teléfono 425 50 50
Ante las observaciones presentadas por los contadores del Ministerio de la Defensa, Comando Fuerza Aé-
rea, Armada Nacional y de la DIRAF Policía Nacional en el sentido de los efectos contables producto de los
movimientos automáticos que se generan con el sistema de información SAP R/3 implementado por el Gru-
po SILOG para los traspasos intersociedades y que en tiempo simultáneo afecta las cuentas en las dos uni-
dades se explica el detalle del procedimiento actual.
El procedimiento que se encuentra establecido en la actualidad para el
manejo de los traslados de bienes entre unidades del MDN que están en
línea con el sistema SILOG bajo la plataforma SAP/R3 está configurado
de la siguiente manera:
1. ELEMENTOS DE CONSUMO: SITUACION ACTUAL
Con la figura de intersociedades a través de un pedido de traslado, la
unidad que envía contabiliza de manera inmediata a la unidad que
recibe, afectando las cuentas de inventarios respectivas, dejando ese
inventario en la unidad que recibe bajo una condición especial que se
denomina inventario en tránsito. Hasta tanto físicamente los elemen-
tos no hayan llegado a la unidad y sean incorporados logísticamente
(Cantidades) al almacén que corresponda, cambiando la condición
del inventario en tránsito a disponible, lo cual no genera ningún docu-
mento financiero pues no tiene afectación contable, esto sin tener en
cuenta si la entrega se hace directamente a un responsable o se
hace a través de envío hacia otra unidad a través de un encargado.
1.0. ALTERNATIVAS DE TRASPASO DE INVENTARIOS CON SAP R/3
1.1. La unidad considera que la afectación contable de las dos socie-
dades que se genera en tiempo real cuando una Unidad a través del
sistema SAP R/3 despacha material mediante un pedido de traslados
no tiene ningún tipo de implicación, toda vez que financieramente
siempre se va a tener el control de estos movimientos intersocieda-
des, se puede aplicar esta funcionalidad estándar generando en pri-
mera medida un pedido de traslado y con base en este pedido gene-
rar la salida de mercancías con clase de movimiento 351. Esta fun-
cionalidad garantiza que el inventario de la Unidad que despacha
siempre va a estar con las cantidades reales físicamente y la trazabi-
lidad durante todo el ciclo logístico.
Así mismo, a través de la transacción ZMB5T las áreas logística y
financiera de la Unidad que esta pendiente por recibir el bien y que
contablemente ya fue afectada, puede llevar el control del material
exigiendo al almacenista correspondiente que monitoree de forma
permanente, la ubicación de su material.
… continúa en la página 2
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE BIENES ENTRE UNIDADES DEL MDN QUE
SE ENCUENTRAN EN SILOG Y LOS MOVIMIENTOS ENTRE ESTAS Y LAS QUE NO
ESTÁN EN EL SILOG
Abril 27 de 2007

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1.2. Si la unidad considera que el movimien-
to contable debe ser realizado una vez la
Unidad que recibe el bien confirme el recibi-
do a satisfacción de los elementos enviados,
la responsabilidad sobre esos bienes sigue
siendo del almacenista que envía, y siguen
figurando en los inventarios de la unidad
bajo una condición especial que se denomi-
na material facilitado a un proveedor. El sis-
tema genera un documento de salida en
donde se indica la descripción de los ele-
mentos con toda su información logística,
pero con valor cero teniendo en cuenta que
la responsabilidad tanto logística como finan-
ciera sigue siendo de la Unidad que despa-
cha el material. En cualquier caso el sistema
permite manejar la funcionalidad.
PROCEDIMIENTO
Se requiere realizar en el sistema transac-
ciones adicionales por parte del almace-
nista, primero un movimiento de traspaso
con clase de movimiento 541, salida de
almacén, para dejarlo como material facili-
tado a un proveedor que en este caso se-
rá el nombre del almacenista de la unidad
a donde se trasladan los elementos, en
esa condición los elementos no se en-
cuentran disponibles para cualquier otra
unidad o movimiento que se requiera.
Cuando la otra unidad confirma el recibo
de los elementos a través de un correo
electrónico, un oficio o su equivalente el
almacenista de la Unidad que despachó el
material debe realizar un movimiento de
traspaso con clase de movimiento 542 el
cual devuelve los elementos nuevamente
al inventario, dejandolos como inventario
en libre utilización con las mismas series y
toda la información logística respectiva,
por ello es muy importante que simultá-
neamente a este movimiento el almacenis-
ta que despachó el material genere en el
sistema el pedido de traslado intersocie-
dades y finalmente realice la respectiva
salida de materiales con referencia a un
pedido y con clase de movimiento 351,
para evitar que estos mismos elementos
sean considerados para otro movimiento u
otra utilización dentro del sistema, con la
novedad que estos ya no están físicamen-
te.
Esta situación podría generar riesgo toda
vez que el almacenista en un momento
dado si se presenta algún faltante en su
almacén podría pensar en hacer un movi-
miento de esta naturaleza para justificar
sus movimientos y saldos, en el caso de
presentar alguna revista o pruebas selecti-
vas de inventario, por lo que habría que
pensar en la forma de contrarrestar este
evento efectuando continuo seguimiento a
la información del sistema y los soportes
legales que los respalden.
1.3. Cuando se trate de movimientos de tras-
lado entre unidades fuera de SILOG se se-
guirán realizando como hasta ahora con cla-
ses de movimientos Z08 y Z10 RESPECTI-
VAMENTE, AQUÍ NO HAY NINGUNA MO-
DIFICACIÓN.
Número 2, Abril 27 de 2007

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Número 2, Abril 27 de 2007
2. ACTIVOS FIJOS: SITUACION ACTUAL
Cuando el almacenista genera la salida del
activo, debe cambiar en el Dato Maestro del
Activo Fijo el campo supranúmero a través
de la transacción AS02 o ZMODIAM.
Se darían dos situaciones:
Cuando se hace el traslado a una unidad
fuera de SILOG a través de la transacción
ZF92, en este caso no se requiere cambiar
responsable, supranúmero, ni centro de cos-
to.
Cuando el traslado se realiza entre unidades
que se encuentran en SILOG: transacción
ZABT1, en este caso si se requiere cambiar
el responsable y el supranúmero como tam-
bién el centro de costo.
Para ver los activos que se encuentran bajo
esta condición, el usuario ingresa por la tran-
sacción AR01 crea una variante en la cual
se contempla el supranúmero el cual corres-
ponde al NIT de la unidad a donde se envían
los ACTIVOS FIJOS.
Es de aclarar que para aquellos casos en
que hay un responsable que viene y recoge
los elementos y firma la salida del almacén
respectivo, se sigue aplicando el procedi-
miento inicialmente planteado con efecto
multisociedad.
3. RECOMENDACIÓN
HAY QUE TENER EN CUENTA QUE CUANDO SE
HAGA EL CAMBIO DEL RESPONSABLE ASIGNÁN-
DOLO A UN NIT DE UNA UNIDAD O DE OTRA
FUERZA, SE DEBE VERIFICAR CON LOS DOCUMEN-
TOS SOPORTES QUE AVALEN EL RESPECTIVO
MOVIMIENTO POR LA TRANSACCIÓN AR01.
EN CUALQUIERA DE LOS CASOS EL SISTEMA PUE-
DE SOPORTAR LA NECESIDAD DEL USUARIO, ESTA
SITUACIÓN ES NETAMENTE PROCEDIMENTAL. AL
INTERIOR DE CADA FUERZA SE DEBE ESTABLECER
LA POLÍTICA EN MANEJO DE LOS BIENES Y SU
CONTROL.