Este documento presenta el manual y políticas de procedimientos para activos fijos de la compañía constructora DELCO. Define activos fijos, establece objetivos como guiar decisiones y delimitar responsabilidades. Describe procedimientos para registro, control, adquisición, mantenimiento y protección de bienes muebles e inmuebles. Asigna responsabilidades sobre inventario, depreciación y reportes contables de activos a departamentos como almacén de activos fijos y contabilidad.

1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ESTUDIANTES:
ALVAREZ VANESSA
GOROZABEL LEYDA
YANZAPANTA YADIRA
TOAQUIZA MARIA BELEN
GUILCAPI GRACE
PAGUAY YAJAIRA
GUILCA EDISSON
TIERRA JONATHAN
GUANOQUIZA MARIA JEANETH
PINO MELANY
ASIGNATURA:
CONTABILIDAD INTERMEDIA I
TEMA:
MANUAL Y POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS PARA ACTIVO
FIJO
SEMESTRE:
TERCERO “A”
DOCENTE:
MS. MARIO DELGADO
PERÍODO ACADÉMICO:
ABRIL 2016 – AGOSTO 2016

2. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos de los Activos Fijos de DELCO CONSTRUCTORA,
proporciona la ayuda necesaria para que la compañía, logre sus objetivos de control de
los activos fijos que posee, el cual ha de servir de herramienta en la toma de decisiones,
porque en algunos casos se ve restringida por no tener una guía a seguir; la confusión o
duda sobre la interpretación y la forma de proceder en ciertos casos, se puede evitar
mediante la aplicación de las políticas contenidas en este Manual.
Objetivos
 Definir en forma clara y precisa, los procedimientos principales a considerar en el
desarrollo de las tareas y responsabilidades de la administración y control de los
activos fijos.
 Servir de guía e instrumento de consulta para la toma de decisiones.
 Delimitar responsabilidades en cada puesto de trabajo.
 Facilitar el desarrollo y simplificación de las prácticas y proceso generales de
trabajo.
 Lograr igualdad de saldos entre los Estados Financieros y el control de los activo
fijos.
 Facilitar la administración de planes operativos, ya que sirve de parámetro en la
asignación de responsabilidad y autoridad necesarias en la ejecución de dichos
planes.
 Facilitar la aplicación de medidas correctivas cuando existen desviaciones entre lo
actuado y lo definido.
 Facilitar la unificación de criterios dentro del personal.
 Servir de base para capacitación del personal.
Delimitación de los términos activo fijo y ámbito de aplicación del manual
Los activos fijos son bienes adquiridos con ánimos de usarlos en el desempeño de las
funciones de la compañía, son activos tangibles y tienen una utilidad a largo plazo para
la Institución, estos incluyen terrenos, edificios, maquinaria y equipo de cómputo,
mobiliario, herramientas principales y vehículos. Con excepción de los terrenos, que son

3. revaluados, el costo de los activos fijos se carga poco a poco a los gastos, por medio de la
depreciación.
Los bienes se pueden clasificar en bienes muebles, que son aquellos que se pueden
movilizar de un lugar a otro, como maquinaria, equipo, mobiliario que se utilizan para
diferentes funciones de la compañía; los bienes inmuebles comprenden los terrenos tanto
urbano como rurales así como las construcciones propiedad o administrados por DELCO
CONSTRUCTORA CIA. LTDA.
El campo de aplicación de este Manual, comprende al Almacén de Activo Fijo y a todos los
Departamentos involucrados en el uso y control de los activos fijos de la compañía.
Normas para aprobación, uso y mantenimiento del manual
 Para que este Manual no pierda su utilidad y cumpla con el objetivo para lo cual ha
sido diseñado, es necesario que la Subdirección Administrativa lo revise
periódicamente, al menos una vez por año.
 Proceso de actualización de este Manual, conlleva el análisis, modificación,
sustitución y adición de las políticas, así como la revisión de los objetivos y
funciones del Almacén de activo fijo, tomando en consideración la opinión de las
Jefaturas y de los subalternos.
 El departamento Contable, solicitará al Director Ejecutivo de DELCO
CONSTRUCTORA autorización para modificar el Manual, indicando los cambios
que son necesarios realizar, con sus respectivas justificaciones.
 Los cambios o modificaciones realizadas deberán reflejarse inmediatamente en el
Manual y la Dirección Administrativa los dará a conocer a los diferentes Jefes de
las unidades acompañados por un memorando explicativo. Dicho memorando
deberá señalar la fecha en que entra en vigor la modificación del cambio operado.
 En la Dirección Administrativa se mantendrá archivos básicos, además de una copia
maestra del manual, los cuales consisten en:

4.  Un expediente de quienes poseen un ejemplar del manual, con el fin de
hacer una correcta distribución del material de cambios.
 Un archivo histórico de todo material distribuido.
 El Manual de Procedimiento de Activo Fijo debe estar colocado en una carpeta que
permita el fácil reemplazo de páginas o agregados futuros que lo mantendrán
actualizado.
FORMULACIÓN DE POLÍTICAS
1. Bienes muebles
El Almacén de Activo Fijo, dependencia del Departamento de Almacenes y Suministros de
la Dirección Administrativa de la compañía se encargará del levantamiento, manejo y
control del inventario de los activos.
Asignación de bienes muebles
A cada empleado de la compañía se le asignará bajo registro escrito, el mobiliario y equipo
necesario para el buen desempeño de sus funciones.
La entrega y recepción de una Unidad o Dependencia de la compañía se realizará por medio
de inventario de bienes muebles proporcionado por el Almacén de Activo Fijo, entre el
funcionario cesante y el que toma posesión, y un representante del Almacén de activo fijo
como verificador, haciendo notar cualquier diferencia o inconformidad si la hubiera.
El funcionario cesante, deberá actualizar el inventario de bienes muebles proporcionado
por el Almacén de Activo Fijo, por lo menos quince días antes de la fecha de retirarse del
cargo y entregarlo al mismo Almacén, quien verificará la información, posteriormente
entregará al funcionario cesante una copia del inventario, firmada y sellada por la Jefatura
del Almacén de activo fijo para dar validez a lo descrito en el documento.

5. El funcionario entrante deberá verificar el inventario de bienes muebles dado por el
Almacén de activo fijo, dentro de los quince días hábiles después de haber tomado posesión
del cargo y entregarlo al Almacén de activo fijo.
Si fuere imposible realizar simultáneamente la entrega y recepción debido a causa de fuerza
mayor (catástrofe, problemas de salud, invalidez o muerte) se comparará el inventario del
funcionario que recibe con el último registrado en la unidad correspondiente.
Igual procedimiento se realizará con el resto de empleados que tengan bienes muebles
institucionales asignados a su nombre.
El Departamento de Servicios Generales a través del Área de transporte, es el responsable
de mantener un archivo actualizado de expediente por cada unidad de transporte, que
contenga documentación importante, tales como: Reparaciones, accidentes, robo,
liquidaciones de la aseguradora, mantenimientos y otros documentos relevantes de los
vehículos de la compañía.
El Departamento de Servicios Generales a través del Área de transporte deberá mantener
informado a este Almacén, sobre nuevas asignaciones, adquisiciones, robo o liquidaciones
de las aseguradoras, que tenga que ver con alguna unidad de transporte de la compañia, a
efecto de mantener actualizados los registros en el Modulo del Sistema Administrativo de
Activo Fijo.
El Almacén de activo fijo proporcionará, al Área de transporte del Departamento de
Servicios Generales, el valor actual de los vehículos, para la toma de decisiones en relación
a las Pólizas de Seguros o por reparaciones en los diferentes vehículos.
El Almacén de activo fijo, enviará periódicamente el Inventario de Bienes depreciables al
Área de contabilidad de la Unidad Financiera Institucional a fin de mantener actualizados
los estados financieros.

6. Responsabilidades del usuario
Todo funcionario o empleado que utilice bienes muebles del Instituto, responderá
pecuniariamente por la pérdida o deterioro culposo en el uso irracional de los bienes, en
su defecto podrá restituir el bien dañado o perdido por otro similar.
Todo funcionario que se desempeñe como Jefe de Unidad, Jefe de Departamento, y el
usuario final de los bienes muebles es responsable del control, mantenimiento y buen uso
de los mismos.
Registro y control
Los Jefes de Unidad, o Jefes de Departamento, deberán mantener un inventario de los
bienes muebles de su dependencia y los documentos de respaldo de los movimientos
realizados, los cuales deberán ser presentados mensualmente al Almacén de activo fijo. Se
designará una persona responsable de llevar los inventarios y el control de los bienes
asignados al personal del área bajo su responsabilidad.
Adiciones, reparaciones y mejoras
Las adiciones al inventario de cada unidad, deberá realizarse inmediatamente después de
haberse adquirido el bien.
Los responsables de las distintas unidades deben velar porque los números de inventario
impreso o señalado en los bienes se conserven, aun cuando sean sometidos a labores de
mantenimiento, reparación o modificaciones. En caso que el número sea borrado por
cualquier causa, deberá ser informado al Almacén de activo fijo, para que éste coloque el
número nuevamente. A los bienes muebles, se les deberá dar el mantenimiento preventivo
y correctivo necesario, con el fin de prolongar la vida útil de los mismos por parte del
área correspondiente.
Pérdidas de bienes
Cuando bienes muebles sean hurtados o robados de una de las dependencias de la compañía,
el funcionario responsable de la Unidad, deberá presentar inmediatamente denuncia a las

7. autoridades, ya sea Policía Nacional o Fiscalía, así como informar por escrito a su
superior jerárquico correspondiente y este a su vez a la Dirección Administrativa.
La Subdirección Administrativa informará a la Jefatura del Departamento de Almacenes y
Suministros, para que el Almacén de Activo Fijo verifique el informe recibido sobre la
pérdida del bien. La delimitación de responsabilidades por pérdidas o daños graves, estará
a cargo de la Dirección Administrativa, según lo amerite cada caso.
Protección y seguridad
No se podrá realizar ningún traslado de bienes entre dependencias o fuera de las
instalaciones de la compañía sin la hoja de salida o traslado respectivo por parte del
Almacén de Activo Fijo. Los encargados de seguridad y vigilancia de la compañía están en
la obligación de no dejar salir ningún bien, si no está autorizado el formulario
correspondiente para la salida de Bienes Muebles.
La Unidad responsable de la salida de un bien institucional debe mostrar al vigilante que
se encuentran en la entrada de DELCO CONSTRUCTORA, la hoja de salida del equipo
la cual debe estar debidamente legalizada con las firmas requeridas y este a su vez debe
sellar y firmar la salida en señal de que el bien fue mostrado.
Bienes muebles depreciables
Se le aplicará depreciación a todos aquellos bienes que su costo de adquisición sea igual o
mayor a $ 600.oo (seiscientos dólares), según el detalle siguiente:
 Mobiliario y equipo de oficina 5 años
 Equipo de Computo 3 años
 Vehículos 10 años
 Edificio 30 años
 Maquinaria 20 años
El método de depreciación a utilizar será el método de línea recta. Se refleja como valor
residual de un bien muebles (activo) el 10% del valor de adquisición. Forman parte de los
bienes muebles (activos) todo aquel bien propiedad de DELCO CONSTRUCTORA, sea

8. este adquirido por las fuentes de financiamiento siguientes: Fondo general, donaciones,
proyectos y elaborado internamente o transferido legalmente por otras instituciones.
El Almacén de activo fijo debe remitir una copia de los inventarios de bienes depreciables
al Departamento Financiero de la compañía, al final de cada mes o cada vez que se requiera
de éstos, al igual que toda adquisición de bienes muebles e inmuebles, para su registro
contable independiente de la fuente de financiamiento de estos bienes; para conciliar las
cuentas correspondientes.
El Departamento Financiero de la compañía a través del área contable deberá registrar la
información proporcionada por el Almacén de Activo Fijo, para mantener actualizado los
estados financieros de la compañía.
2. Bienes inmuebles
Registro de inmuebles
El Almacén de Activo Fijo mantendrá un inventario de los bienes inmuebles de la compañía
actualizado, junto con una copia de la documentación comprobatoria, que se tenga a
disposición y que acredite el derecho de propiedad o posesión respectiva, tales como:
decretos, escrituras, concesiones, contratos, permisos, avalúos, actas de entrega o cualquier
documento pertinente.
La Unidad Asearía Legal de DELCO CONSTRUCTORA deberá remitir a la Dirección
Administrativa y esta a su vez al Almacén de Activo Fijo, copia de los Acuerdos Ejecutivos,
Escrituras de Compraventa, Donación, Comodato y Títulos Supletorios de bienes
inmuebles, dentro de un plazo no mayor de quince días después de la emisión del
documento.
Información sobre inversión en inmuebles
Las Dependencias de DELCO CONSTRUCTORA, que conforme al Proceso de Inversión
ejecuten, supervisen o coordinen obras de infraestructura como: construcción de
edificaciones, ampliaciones o remodelaciones, deberán informar al Departamento de

9. Almacenes y Suministros y este a su vez al Almacén de activo fijo, el costo de las obras a
fin de complementar y actualizar los valores de dichos inmuebles e identificar las nuevas
características físicas, legales y técnicas de tales inmuebles. El Departamento de
Almacenes y Suministros a través del Almacén de activo fijo, deberá informar al área
contable del Departamento Financiero.
Revalúo de inmuebles
La Dirección Administrativa deberá revaluar oportunamente los inmuebles propiedad de la
compañía, y trasladar copia de los informes al Departamento de Almacenes y Suministros
para que este entregue los informes al Almacén de Activo Fijo y otras Unidades a fin de
actualizar el respectivo valor del inmueble.
Protección y seguridad
Las Unidades a las que está asignado el uso, ocupación, mantenimiento, guarda, custodia y
vigilancia de un inmueble, están obligadas a informar de inmediato a la Dirección
Administrativa, sobre cualquier acto o hecho que ponga en riesgo o modifique la propiedad
o posesión del inmueble.
Traslado de bienes
El traslado de bienes puede ser de dos maneras: traslado permanente o temporal.
La jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros, recibe de los diferentes
departamentos de la compañía la solicitud de un bien, que contiene como mínimo: fecha de
la solicitud, cantidad de bien(es), producto(s) solicitado(s), firma y nombre del solicitante,
área, unidad o departamento donde pertenece el solicitante, luego lo envía para que se le
dé trámite a lo solicitado.
La Coordinación del Almacén recibe la solicitud marginada y evalúa si se tiene en bodega
el bien que están solicitando, una vez se verifica que hay existencia en bodega, se le entrega
la solicitud al Colaborador de Activo Fijo para que busque el bien que se encuentre en
mejores condiciones de uso y proporcione el número de inventario que posee el bien a
entregar.

10. El colaborador realiza el traslado del bien en el módulo de Activo del Sistema
Administrativo e imprime formulario de Hoja de traslado de mobiliario y equipo que
contiene como mínimo: Fecha de impresión, número de inventario, descripción del bien,
estado del bien, origen del bien, destino del bien, nombre y firma de quienes autorizan y
nombre y firma del que recibe.
Una vez firmada la hoja de traslado, el colaborador de activo fijo entrega el bien y se archiva
el documento donde corresponde.
Traslado temporal de bienes
Todo bien Institucional que se quiera utilizar dentro de oficinas centrales o en otras
dependencias de la compañía, deberá enviar una solicitud de préstamo del bien a utilizar,
dirigida al responsable donde se encuentra asignado dicho bien, con el visto bueno de la
concesión del bien requerido, enviando una copia al Departamento de Almacenes y
Suministros, en la cual debe especificar: el nombre de la persona que será responsable de
la utilización del bien, el tiempo de utilización, evento o lugar donde será utilizado, destino
y el número de inventario del bien.
El Jefe de Departamento de Almacenes y Suministros, margina la solicitud a Coordinadora
Almacén de Activo Fijo. El responsable de utilizar el bien, una vez que terminó la misión
oficial, debe entregarlo al área donde le fue prestado dicho bien.
La persona que recibe el bien, debe revisar cuidadosamente si el equipo devuelto se
encuentra en buen estado e inmediatamente informar vía teléfono al Almacén de activo
fijo.
Constatación física de bienes muebles
Para oficinas centrales, la coordinadora de Almacén de activo fijo, imprime listado de los
bienes asignados de centro de costo, al que se le revisará el inventario y se lo entrega al
colaborador de activo fijo.

11. Dos colaboradores de Activo Fijo, uno que chequea el listado y el otro que dicta el número
de inventario del bien, luego se trasladan al centro de costos que ha solicitado el bien, se
presentan con el Jefe del área para comunicarle que se levantará inventario, luego se dirige
a la persona responsable de manejar el inventario de bienes muebles asignados al área y de
esta manera tener acceso a los diferentes espacios del centro de costos, se procede a la
revisión, al final de la revisión se determinan que bienes no fueron localizados en la
verificación, pero si se encuentran todos los bienes, se le informa a la Jefatura del Centro
de costos que la verificación del inventario fue exitosa.
En el caso de que exista diferencias, se le informa de manera verbal al empleado responsable
del control interno del área, para que indique si tiene conocimiento de donde se encuentra
el o los bienes, si tiene conocimiento lo comunica y se chequea en el listado, si no lo
encuentra se retiran los colaboradores de activo fijo.
Colaborador de activo fijo, entrega el listado chequeado con los bienes encontrados y
listado del faltante si hubiera, al coordinador del Almacén quien debe elaborar un informe
de verificación de bienes el cual será realizado en formato abierto, al jefe del área donde se
verificaron los bienes con copia al Jefe de Almacenes y Suministros, detallándole los bienes
que se revisaron. Para las dependencias a las que no se le localizaron el 100% de los bienes
muebles, se le da un plazo no mayor a quince días para informar de la localización de los
mismos.
Baja o descarga de bienes
Este proceso se realizará a bienes muebles (activos) con Alto Grado de deterioro, pérdida,
destrucción o daño total que no están registrados en los Estados Financieros de la
compañía.

12. ANÁLISIS
Dentro de la Empresa se ha visto la necesidad de implementar un manual de activos fijos
con la finalidad de realizar un control minucioso de los bienes que posee la empresa y de
esta manera verificar si un bien corresponde ser ubicado en el grupo de activos o
corresponde a gastos.
Primero se abarca el tema concerniente a los Bienes Muebles, para la recepción de ello se
lo realizará mediante un inventario y cada funcionario que ingrese a ocupar un cargo que
esté relacionado con el manejo de activos fijos debe conocer todo lo concerniente al manejo
y control de los mismo.
Quien se encuentre a cargo de llevar el control de los Activos Fijos debe poseer todos los
documentos que respalden la compra, reparaciones, accidentes, robos, mantenimientos, en
fin todo lo que tenga relación con dichos Activos.
Todo funcionario que necesite ocupar los activos fijos de la empresa para beneficio de la
misma, debe responsabilizarse por los mismos, en caso de que el bien sea dañado o lo haya
perdidos deberá responder quien hizo uso del activo.
Además cada activo fijo debe poseer un número que lo abalice en el inventario y si se da el
caso en el que por mantenimiento, reparación o alguna otra circunstancia se pierde el
número, de inmediato se debe comunicar al almacén para que se vuelva a colocar el número
correspondiente.
En caso de que por algún motivo o circunstancia el bien haya sido robado, de manera
inmediata el responsable de la unidad debe realizar una denuncia a la policía nacional, y
presentar a la empresa el denuncio para justificar que realmente se ha producido el robo de
un bien determinado.
Si se desea trasladar los activos fuera de la empresa, necesariamente se debe presentar una
hoja de salida, donde se evidencien los activos que se van a llevar hacia otro punto para que
en caso de robo, se constate que si se dio el permiso de sacar el activo de la empresa.
En cuando a los bienes inmuebles que son sujetos a la depreciación, deberán tener un valor
mayor a $600, y los años de vida útil son los siguientes:
En el mobiliario y equipo de oficina serán 5 años, en el quipo de cómputo 3 años, para los
vehículos son 10 años, los edificios tendrán 30 años de vida útil y la maquinaria 20 años.

13. El método que se debe utilizar para llevar acabo con la depreciación es el de línea recta,
para ello se tomará como referente un valor residual del 10% sobre el precio de adquisición
del activo.
Para que un bien sea considerado como activo fijo, debe ser adquirido por medio de fondo
general donaciones, proyectos y elaborado dentro de la empresa o transferido de manera
legal por otra institución.
Para proceder al registro de los bienes inmuebles, la empresa DELCO CONSTRUCTORA
CÍA LTDA debe contar con el inventario, con documentos ya sean éstos escrituras,
contratos, permisos, avalúos, entre otros; para comprobar el derecho de propiedad o
posesión de los bienes.
La Unidad Asearía Legal de la empresa debe consignar la copia de las Escrituras de
Compraventa, Donaciones y Títulos de bienes inmuebles, en un plazo de quince días
después de la emisión del documento.
En el proceso de inversión de éstos, la empresa debe comunicar al Departamento de
Almacenes y Suministros, y al Almacén de activo sobre actividades de construcción,
remodelaciones que se realicen, dicho que esto va a cambiar los valores de los activos fijos,
luego se procede a informar al Departamento Financiero.
Con relación al Revalúo de Inmuebles o actualización de inmuebles, es necesario que la
empresa comunique por medio de una copia al Departamento de Almacenes y Suministros,
como también al Almacén de Activo Fijo.
Quiénes se encuentren a cargo del uso, mantenimiento, custodia y vigilancia de los
inmuebles, deben informar sobre cualquier hecho inconcebible y peligroso a los que se
encuentren expuestos los bienes inmuebles.
El traslado de bienes inmuebles se puede dar de dos maneras traslado permanente o
temporal; el proceso de éste traslado empieza en la Jefatura del Departamento de Almacenes
y Suministros, quien recibe la solicitud del bien con información específica como fecha,
cantidad, el producto, entre otros datos necesarios; luego se envía esta solicitud a la
Coordinación del Almacén, en ésta entidad se evalúa para determinar si el bien consta en
los inventarios de la empresa y verificar su existencia en la bodega, una vez que se realice
esto; la solicitud es entregada al Colaborador para que busque el bien que se encuentre en
mejores condiciones para entregar; finalmente el Colaborador va a proceder al traslado del

14. bien e imprime la hoja de traslado, misma que contiene información como la fecha,
descripción, estado del bien, nombre y firma de quien autoriza y de quién recibe, éstas entre
los más importantes, cuando se firme el traslado el colaborador entrega el bien y archiva el
documento correspondiente.
Con respecto al traslado temporal de los bienes, esto se lo puede realizar dentro de la
empresa, para lo cual debemos hacer una solicitud de préstamo del bien que nos especifique
el nombre, tiempo de utilización y el lugar, con una copia para el Departamento de
Almacenes y Suministros; luego el Jefe de Departamento de Almacenes y Suministros
recibe la solicitud, una vez que el bien cumpla con si uso debe ser devuelto a la respectiva
área que le pertenecía, cuando reciba el bien debe informar al Almacén de Activo Fijo
sobre éste hecho.
Durante la Constatación Física de los bienes inmuebles se revisará el inventario, intervienen
dos personas, la una cheque el listado y la otra persona dicta el número de inventario del
bien, se acude den Jefe del Área, y a la persona encargada del inventario para poder asistir
la bodega de la empresa, finalmente con los bienes que no consten en el proceso de revisión
se realizará un informe la Jefatura del Centro de Costos, también se debe comunicar al
empleador sobre cualquier falla que se encuentre
El Colaborador del Activo Fijo, entrega el listado con los bienes encontrados y no
encontrados, mismo que debe realizar un informe sobre los resultados al Jefe del Área, al
Jefe de Almacenes y Suministros, y para quiénes no localicen los bienes cuentan con un
plazo de 15 días para encontrarlos.
La Baja o descarga de bienes se da al momento que encontremos que los mismos se
encuentren en mal estado, deterioro o pérdida, ya que éstos no se van a encontrar registrados
en los Estados Financieros de DELCO CONSTRUCTORA CÍA LTDA.