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CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales

ANEXO 1

A. Resumen Ejecutivo

Título de la Buena Práctica : “El Memorándum Electrónico un documento
del S. XXI en la Cancillería”.

1. Nombre de la institución que postula
Ministerio de Relaciones Exteriores
2. Lugar
Provincia Lima, distrito Lima
3. Nombre de la Categoría a la que postula
Sistemas de Gestión Interna

4. Párrafo Resumen
La aplicación del memorándum electrónico en el Ministerio de
Relaciones Exteriores, ha mejorado notablemente el nivel de
comunicación y ha disminuido el tiempo en la toma de conocimiento
de la información y en la toma de decisiones, beneficiando
indirectamente a los ciudadanos que realizan trámites en el
Ministerio. Se ha producido un ahorro notable en el consumo del
papel generando economía indirecta que permitirá utilizar esos
recursos para cubrir otras necesidades del sector. Un promedio de
600 usuarios ingresan y participan del sistema en su calidad de
registradores, aprobadores, coordinadores y firmantes

5. Principales problemas que se encararon
El más importante problema que se presentó inicialmente fue la
resistencia natural al cambio. Romper la cultura tradicional del uso
del papel y de la firma manual representó un cambio de paradigmas

Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales
Categoría “Sistemas de Gestión Interna”
1

que ha sido progresivamente asimilado por los usuarios del sistema
del Memorándum electrónico.

6. Beneficios esperados y beneficios logrados

Con la aplicación del Sistema se esperaba: Logrado
a). Disminuir el tiempo de gestión: toma de
conocimiento, acción y respuesta inmediata
b) Contribuir a la transparencia en la gestión.
Cuando las comunicaciones son abiertas, todos
los funcionarios de una dependencia comparten
información
c) Reducir los pasos: Han desaparecido mesas
de partes que funcionaban al interior de cada
dependencia, pues el trámite va directo al
funcionario responsable y a su coordinador
d) Reducción de uso de papel: Un número
considerable de dependencias solo usan el
documento electrónico y limitan su impresión
e) Preparar a los funcionarios para el uso
generalizado del documento electrónico: Se
prevé que en los próximos años, el 80 % de las
comunicaciones al interior de la Cancillería y del
Estado peruano deben ser por vía electrónica.
f) Adjuntar distintas extensiones de archivos:
El sistema permite adjuntar documentos en Word,
Excel, PowerPoint, imágenes, sonido y enlaces a
páginas que se ubican en la web.

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7. Impacto alcanzado

Antes Después
El seguimiento de cada Ahora es posible hacerlo sin
memorándum se hacía levantar el teléfono, basta con
consultando telefónicamente en buscar en la computadora el
cada una de las dependencias estado del trámite
por donde pasaba el trámite
Para que un funcionario tomase Hoy en día es posible
conocimiento de la información conocerlo en tiempo real y
contenida en un memorándum, simultáneamente todos los
podía pasar hasta cuatro horas responsables directos e
indirectos
Cambio en la elaboración de Ahora la mayor parte de
documentos administrativos. Las trámites se hacen sobre la base
áreas administrativas elaboraban del memorándum electrónico.
otros tipos documentales

8. Participación en ediciones anteriores
SÍ (x) Premio BPG 2005 (X) Premio BGP 2006 (X)
Nivel de calificación:
Honor al Mérito Finalista
Organización y Métodos Promoción de la Cultura

9. Datos de la persona de contacto:
Nombre : Iván Augusto Pinto Román, Ministro en el Servicio Diplomático
del Perú
Cargo: Director de Archivo General y Documentación
ipintor@rree.gob.pe
Teléfono : 311-2943
Fax : 311-2946
www.rree.gob.pe
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B. Explicación de la Práctica
Problemática y situación previa
La permanente preocupación de las autoridades de la Alta Dirección por
optimizar la gestión interna del Ministerio, se refleja en el énfasis que se
pone en mejorar las comunicaciones entre este sector y los demás de la
Administración Pública, las misiones diplomáticas en el exterior, las
representaciones extranjeras acreditadas en el Perú y la sociedad civil
peruana.

Desde el año 2000 se puso en vigor un programa sistematizado de gestión
del Trámite Documentario que involucraba en un inicio a los trámites que
empiezan en la Mesa de Partes. El sistema dio muy buenos resultados y
sirvió de modelo para otras entidades del sector público, además de haber
sido considerado como una de las dos Mejores Prácticas Gubernamentales
de Latinoamérica del año 2000 por la empresa Lotus –IBM.

Sin embargo hasta el año 2003 este Sistema solo ayudaba a controlar el
ingreso y la salida de los documentos del Ministerio, quedando totalmente
divorciado de la tramitación al interior del Ministerio, por tanto el problema
más serio era la desvinculación existente entre un trámite que se había
iniciado de manera sistemática y lo que ocurría con ese mismo trámite al
interior del Ministerio.

Posteriormente se agregó al Sistema dos documentos electrónicos de
origen cuya generación está limitada para la Alta Dirección, quedando aún
pendiente de solucionar la generación del documento, de mayor circulación
y producción.

No era posible hacer el seguimiento de un trámite usando solo la
computadora, se hacia inevitable efectuar búsquedas manuales y consultas
en otras oficinas para conocer el estado de la gestión. Se puede decir que

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para una cancilleria que basa su trabajo en datos e información esto era un
tema no resuelto.

Descripción de la práctica
La práctica consiste en la conversión del memorándum tradicional
elaborado en papel, por la creación de un documento electrónico de uso
masivo, asociado al Sistema de Trámite Documentario. De esa manera se
vincula el documento al resto de trámites del Ministerio. A este documento
se le denomina Memorándum electrónico.

Un formulario electrónico con datos pre establecidos y con tablas que se
encuentran en el sistema, simplifica la elaboración del documento.
Funcionarios diplomáticos y administrativos pueden registrar, aprobar y
firmar documentos, sin mediar de por medio documentos en papel.

Objetivos
1) Optimizar el tiempo de gestión de la tramitación interna de la Cancillería
a. Obtener respuestas oportunas
b. Efectuar el seguimiento de los trámites en tiempo real.
2) Modernizar la tramitación interna de la Cancillería
3) Contribuir a la transparencia de la gestión pública

Público objetivo
El público objetivo de la Buena Práctica es interno

Desarrollo de la práctica
La implantación de este sistema, se desarrollo progresivamente. Las
primeras dependencias en las que se aplicó fueron las que estaban
directamente involucradas con el desarrollo y la iniciativa del proyecto.

El 2 de enero del 2006, la Subsecretaría de Planeamiento Estratégico
responsable de la Dirección General de Gestión Informática y de dos
direcciones generales más y la Dirección de Archivo General y
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Documentación, fueron las unidades pilotos de esta nueva aplicación. A
esta parte de la ejecución del proyecto se le denominó Primera fase.

A partir de la Segunda fase, la estrategia desarrollada se sustentó de una
estadística del año anterior. Así se fueron incorporando estuvo al proyecto
de manera progresiva las unidades gestoras, de acuerdo al volumen de
memorándum emitidos en el año 2005. Las unidades de menor producción
fueron capacitadas e incorporadas a partir del mes de marzo.

Las dependencias consideradas como productoras intermedias ingresaron
al proyecto en la Tercera fase que se desarrolló en el mes de junio,
quedando para el final las dos grandes áreas críticas de la cancillería, por la
gran producción documental, la Secretaría de Administración y la Dirección
General de Desarrollo de Recursos Humanos

Diciembre del 2006 fue elegido para la capacitación de los funcionarios de
Administración y de Recursos Humanos, de esa manera el primer día útil de
enero del 2007, se concluyó con la Cuarta fase o fase final de la
implantación, incorporándose al sistema 112 nuevos usuarios

Dificultades

Resistencia al cambio.- La costumbre del uso del papel como respaldo
y sustento de los actos administrativos, aún no se logra vencer pese a la
existencia de normas legales peruanas que validan el uso de la firma
electrónica y la firma digital. Se entiende que está dificultad es casi natural,
cuando se aplica un cambio tan radical como dejar de lado un documento
elaborado tradicionalmente en papel para ser suplantado por otro cuyo
origen es electrónico.

Resultados
Disminución del tiempo de Gestión.- En la elaboración del Memorándum
tradicional además del tiempo natural que demanda su preparación, el
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traslado físico de una oficina a otra o de un edificio a otro, podía demandar
horas o hasta mediodía para tomar conocimiento del mismo. Con el uso de
memorándum electrónico, la gestión es inmediata y no requiere de traslados
físicos.
Firmado electrónicamente por el funcionario que remite, el correo avisa al
funcionario receptor que tiene un nuevo memorándum por atender.

Impacto
El impacto de la aplicación ha sido progresivo. Como se ha explicado en
párrafos anteriores, esto se desarrollo por fases, permitiendo analizar y
reajustar el sistema para que un solo formato pueda ser útil a las distintas
dependencias.

Situación Previa Situación Actual
El seguimiento de cada memorándum Ahora es posible hacerlo sin levantar
se hacía consultando telefónicamente el teléfono, basta con buscar en la
a las dependencias o desplazándose computadora el estado en que se
físicamente a la oficina a la cual se le encuentra el trámite
había remitido el documento
Tipos documentales variados y Simplificación, es más fácil el uso del
repetitivos memorándum

Aporte
El aporte ha sido sustancial en ahorro de tiempos y costos

Plazos
Período de desarrollo.- Definidos los objetivos, analizados los equipos
informáticos esenciales para el trabajo y el almacenamiento del sistema,
el trabajo propiamente de desarrollo y luego de validación a partir de las
pruebas, demandó aproximadamente tres meses

Puesta en funcionamiento._ Por experiencia en la aplicación de otros
sistemas informáticos, se sabía que el impacto de su puesta en marcha
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de manera masiva podría ser negativo. Las cuatros fases en las que se
dividió su ejecución, permitieron ajustar y mejorar la herramienta, con las
sugerencias de los usuarios finales.

Equipo o funcionario ejecutor
El proyecto fue posible lograrlo por la participación de un equipo
interdisciplinario que mantuvo una coordinación permanente desde la
concepción del sistema, la aplicación tecnológica, la capacitación de
usuarios. El equipo está conformado por personal de la Dirección General
de Gestión Informática y de la Dirección de Archivo General y
Documentación. Personal de ambas dependencias se mantiene aún en
permanente coordinación efectuando el seguimiento y el necesario
mantenimiento del sistema

Cuadro de los principales funcionarios vinculados a la práctica postulada

Función Nombre de Cargo Profesión e-mail Actividades
Responsable teléfono que
desarrollan
1.Diseño de la Enrique Director Ingeniero egonzalezl@rree.gob.pe Dirección de
BPG Gonzáles General de Gestión y
Gestión Sistemas
Informática
2. Ricardo Jefe de Ingeniero rzevallos@rree.gob.pe Mantenimiento
Implementación Zevallos Sistemas stauquino@rree.gob.pe del sistema

Sandra
Tauquino
3. Coordinador Yolanda Asesora de Archivera ybisso@rree.gob.pe Administra_
de la Práctica Bisso Drago Archivos y dora del
en la actualidad Documentación Sistema.
4. Máxima José Antonio Ministro de Diplomático jgarcíab@rree.gob.pe Ministro
autoridad García Relaciones
Belaunde Exteriores

Aliados
Los mejores aliados son los propios usuarios del sistema, en el trascurso de su
aplicación, se han convertido en los mejores propagandistas de este. Se han

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recibido algunos comentarios como: al inicio me resistía a escribir mi
memorándum en ese formato, ahora ya se me hace difícil preparar uno en
Word porque en el formato del electrónico, me facilitan listas a las que solo
tengo que dar un clic.

Lecciones aprendidas
o La resistencia al cambio puede aminorarse cuando el usuario conoce
bien la nueva herramienta. Esto se logra con mucha capacitación y
con el seguimiento de los usuarios hasta
o La coordinación entre el equipo de trabajo, es fundamental para
cumplir con el cronograma y las metas señaladas.

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