El documento habla sobre la importancia de automatizar el trámite documentario en las instituciones públicas. Al automatizar los procesos, las instituciones pueden ahorrar tiempo y recursos económicos, mejorar la eficiencia y ofrecer servicios más accesibles a los ciudadanos. La tecnología digital permite controlar mejor el flujo de documentos, reducir costos y agilizar trámites.

1. “Año De La Unidad, La Unidad Y El Desarrollo”
Instituto De Educación Superior Tecnológico Público “P.A.D.A.H.”
Estudiantes : Vasquez Regifo Julio Cesar
Docente : Piña Aching Ricardo Abraham
Tema : Tràmite Documentario
Unidad : Aplicaciones en Internet
Sección : 2 C-Noche
IQUITOS-PERÙ
2023

2. TRÀMITE DOCUMENTARIO
El trámite documentario es el conjunto de procesos que permiten a las
organizaciones tener el control respecto a la ubicación física o digital, así como el
estatus actual y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ella,
con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.
El rápido aumento en conocimiento del desarrollo de las tecnologías ha permitido la
creación de productos y herramientas informáticas para la gestión electrónica del
trámite documentario, cuyo fin es conseguir una institución sin papeles, entre los
directivos de las instituciones está teniendo gran aceptación que ven la necesidad
de planificar y proponer estrategias para actuar con mayor eficacia en un mundo
cada vez más competitivo.
Se concluye que, el trámite documentario es un proceso operativo fundamental que
al ser automatizado genera grandes beneficios para las instituciones, como la
reducción del tiempo y ahorro en los recursos económicos, pues permite el claro
establecimiento del ciclo de vida de los trámites, desde el momento en que se crean
o se reciben hasta que se derivan y entregan al ciudadano.
El valor que las instituciones públicas dan al trámite documentario ha aumento,
especialmente como resultado de la pandemia del Covid-19, por lo que es necesario
implementar técnicas de automatización basadas en sistemas digitales, que buscan
mejorar la eficiencia en el desarrollo de sus procesos, ahorrando tiempo y recursos
económicos.
Importancia de automatizar el trámite documentario en instituciones
públicas.
Al automatizar el trámite documentario trae consigo beneficios económicos para el
sector público, disminuyendo los costos de diversos procesos y servicios que deben
ser gestionados diariamente, además, impacta de manera positiva en los
ciudadanos, permitiendo políticas públicas de acceso equitativo, pues el proceso
puede estar a la disposición de los más necesitados, garantizando los derechos de
los ciudadanos.
Voutssás Lara (2017) aclara que, no solo se está cambiando el modelo tradicional
del trámite documentario a través de las herramientas digitales; sino que, la misma

3. sociedad conformada por la ciudadanía se reforma constantemente en nuevos
modelos y relaciones sociales, esto ha forzado a las instituciones públicas a
replantear también su labor en cuanto a la oferta de servicios dirigidos a los
ciudadanos, para mejorar la administración en el ámbito público y optimización de
los servicios que se ofrecen.
Se demuestra que, mediante el uso de la tecnología de información, internet e
implantando un sistema de trámite documentario de forma segura, permite a la
institución mantenerse alineada, reduciendo los costos y tiempos (Granados
Hondares & Ferreira Lorenzo, 2019). Por tal motivo, la tecnología debe estar
presente en las instituciones públicas, garantizando una gestión eficiente de los
productos y servicios que generarán satisfacción y tranquilidad en la vida cotidiana
de los ciudadanos
El objetivo de la revisión ha sido ilustrar la importancia de la automatización de
procesos, mediante el empleo de tecnología.
En las organizaciones modernas, el ingreso, creación y envió de documentos es
una tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la
ubicación de los
La organización se ve beneficiada:
•
al disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido
a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados
y se generan avisos y recordatorios por correo electrónico.
•
al disminuir el uso de papel, reduciendo drásticamente los gastos por este
concepto.
•
al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con
su proceso concluido ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener
que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado
documento.
•
estandarización de la documentación emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.).
Caracteristicas:
o Registro de documentos externos
o Registro de documentos internos
o Impresión de Hoja de ruta para cargo

4. o Impresion de Cargo
o Adjuntar archivo al expediente.
o Gestión de documentos mediante un TUPA (Procesos)
o Consulta pública de estado del expediente
o Reportes de estados, oficinas, y rendimiento.
¿Cuáles son las funciones de trámite documentario?
Funciones de la Oficina de Trámite Documentario Programar, conducir y evaluar las
actividades de administración documentaria, así como mantener, organizar,
cautelar el Archivo Central, Planear, dirigir y supervisar los procesos técnicos
vinculados con la gestión documentaria y archivística de la ONAGI; velando por la
agilización de los procedimientos de atención y de gestión documentaria.
UNIDAD DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ORIENTACIÓN AL CIUDADANO
La Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano, es la encargada
de dirigir las acciones y actividades administrativas orientadas a dirigir y supervisar
el sistema de trámite documentario y administración documentaria de la entidad; así
como la orientación al ciudadano sobre los tramites, procedimientos y servicios
públicos que brinda la municipalidad. Está a cargo de un servidor público
denominado Jefe de Unidad; depende funcional y administrativamente de la
Secretaria General.

5. Son funciones de la Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano:
• Recibir, procesar, distribuir la documentación presentada ante la
municipalidad, formular observaciones y entregar resultados, según
corresponda, conforme con las normas contenidas en la Ley de
Procedimientos Administrativo General y el T.U.P.A. de la municipalidad
según corresponda.
• Llevar el registro de ingreso de los documentos presentados ante la
municipalidad.
• Orientar al administrado en la presentación de sus solicitudes, formularios y
brindar información sobre los procedimientos iniciados por aquellos.
• Absolver consultas de los usuarios sobre la ubicación de sus documentos y
expedientes en las diferentes áreas de la Municipalidad.
• Proponer acciones para integrar y mejorar el sistema único de trámite
documentario.
• Organizar el sistema de orientación al público, asesorándolos de manera
correcta en los trámites que vienen a realizar.
• Otras funciones que le asigne la Secretaría General en el ámbito de su
competencia.