El documento describe la caja chica, que es una cantidad de dinero en efectivo que las empresas mantienen para gastos imprevistos o de emergencia. Explica que la caja chica permite resolver estos gastos de forma ágil sin necesidad de aprobación. También detalla cómo organizar la caja chica, incluyendo designar a un empleado responsable, llevar un registro de todos los gastos, y realizar arqueos periódicos para verificar el saldo.

1. Caja chica
La caja chica es una cantidad de dinero que utilizan las empresas cuando tienen que hacer frente gastos
imprevistos o de emergencia que no están programados en el presupuesto de la organización. Suelen ser
gastos de pequeña cantidad y que, por tanto, pueden ser satisfechos en efectivo. Permite resolver estas
partidas de forma ágil, evitando complejidades contables mayores.
Objetivo
El objetivo de la caja chica es que las empresas dispongan de liquidez ante gastos imprevistos, sin que sea
necesaria la aprobación, por parte de los responsables de la organización, de satisfacer estos pagos. No
obstante, todo gasto debe estar justificado y, por tanto, serán necesarios cheques o justificantes que avalen
el abono de estas cantidades.
Es decir, que este dinero no es de libre disposición, ni siquiera para la dirección general de la empresa.
Aunque sirve para abonar pequeños gastos, estos también deben estar justificados.
Como organizarla
Cada organización debe decidir cuánto dinero va a depositar en esta caja (muchas veces de metal, con
cerradura y llave, custodiada por un empleado). Dicho importe debe ser renovado cada vez que se hace uso
de él, con el fin de que al menos siempre haya la cantidad mínima fijada por la organización.
Esta caja suele ser responsabilidad de un empleado concreto (el cajero) y deberá, por tanto, rendir cuentas
sobre la gestión de los fondos. Será su cometido pedir a los empleados un recibo, ticket o justificante para
abonar estos pequeños gastos. Además, lo ideal es que lleve un registro de todas las cantidades
entregadas, el concepto del pago (independientemente de su tamaño) y la persona a la que se le ha
abonado. En dicho registro también debe reflejarse el día del pago y el número de justificante para el
mismo. También es recomendable llevar, en ese diario, la cantidad que había al empezar la jornada, el total
de gastos pagados durante ese día y el dinero restante que, por tanto, queda en la caja chica al terminar el
día. Dado que sirve para los pequeños gastos, es muy importante que se anoten todos (aunque sea la
compra de unas grapas), con el fin de que quede todo bien justificado y atado.
Ventajas
Contar con este recurso proporciona algunas ventajas para la gestión del día a día de las organizaciones.
Entre ellas:
*Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata
*Enfrentar gastos imprevistos del negocio
*Comprobar y justificar el manejo de efectivo
*Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto
Que se puede pagar con la caja chica
Como estamos viendo, este recurso permite sufragar en efectivo pequeños gastos, lo que puede dar más
agilidad al negocio.
Aunque cada organización es libre de decidir qué asuntos pueden abonarse o no con este recurso, algunos
de sus usos más tradicionales son:

2.  Dietas y viajes: Cuando un empleado debe realizar un viaje relacionado con su actividad laboral,
suele incurrir en algunos gastos que se pueden abonar con este dinero en efectivo, tras la
presentación de los correspondientes justificantes. También se puede pedir por adelantado y, a la
vuelta, realizar los correspondientes ajustes, devolviendo aquel dinero que no se haya usado, en tal
caso
 Materiales de oficina: Aunque generalmente los departamentos de administración suelen hacer
grandes pedidos con todo el material de oficina necesario, pueden realizarse pequeños gastos en
material no previsto (como un papel especial).
 Botiquín: Las empresas deben, dentro de su política de prevención de riesgos laborales, tener un
pequeño botiquín con el material necesario para atender determinadas urgencias. La reposición del
mismo puede hacerse con la caja chica.
 Reparaciones: Para cuando sea necesario realizar mantenimiento de las instalaciones o de alguna
maquinaria necesaria para el funcionamiento de la organización
Cambiar el importe de la caja chica
Si el fondo para gastos menores es mayor de lo que se necesita, el depositario de la caja menor deposita la
cantidad sobrante en la cuenta corriente de la empresa. Para reflejar una disminución del fondo, el custodio
carga el efectivo y acredita la caja chica por la cantidad depositada en la cuenta corriente de la empresa. Este
es un ejemplo de cómo reflejar una disminución de 100 dólares en el fondo de caja chica:
Debatir Crédito
Efectivo $100
Caja chica $100
Diferencia entre caja chica y caja general
Aunque en ambas se resguardan recursos económicos pertenecientes a la empresa, difieren entre sí. Y la
principal diferencia es que en la caja chica se guarda solo dinero en efectivo y en pequeña cantidad para
gastos pequeños. Mientras que en la caja general, es el apoyo contable donde queda registrado todos los
recursos que entran y salen del negocio como el dinero en efectivo, cheques y vales, son fondos o recursos
significativos. Así que ya sabes en que se diferencian.
ARQUEO DE CAJA CHICA

3. Consiste en contar físicamente el efectivo, cheques, valores y otros elementos que estén en manos de un cajero, así
como documentos que justifiquen su ausencia cómo por ejemplo las facturas, para poder comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que da esta cuenta es el mismo que hay físicamente en caja en
dinero efectivo. En otras palabras, el arqueo de caja chica es un proceso que lleva a cabo diariamente el encargado de
manejar la caja chica para cerciorarse de que la suma del efectivo más los comprobantes que haya en ella arrojan el
saldo correcto y también puede ser una revisión sorpresa que hará la persona autorizada quien se encargará de
examinar cada uno de los comprobantes de pago que hay en la caja chica para ver si el cajero encargado está haciendo
su trabajo de forma efectiva y honesta.
Arqueo de Caja Chica
Es un procedimiento contable, a través del cual se logra: constatar, evidenciar y controlar
la adecuada utilización del efectivo de una empresa, y cuantificar el saldo en términos de
unidades monetarias de libre e inmediata disponibilidad existente.
Dicho procedimiento, puede aplicarse cualquier momento, sin previo aviso, como también a
efectos de realizar la reposición del efectivo en Caja chica.
Un arqueo, en este caso, normalmente se divide en dos partes:
a. Documentación en caja
 Corte de documentación.
 Selección de documentación.
 Revisión de documentación.
b. Efectivo en caja
 Validación del efectivo.
 Selección y clasificación
Documentación en Caja Chica
Hace referencia a facturas que respaldan desembolsos de efectivo realizados por el
encargado(a) de Caja chica. Para revisar la documentación existente, debe aplicarse el
siguiente procedimiento:
 Corte de documentación.
 Selección de documentación.
 Revisión de documentación.
Que es el corte de documentación?
Es el acto de establecer un intervalo de tiempo, en función de dos fechas. La primera,
corresponde al último reembolso (arqueo) de efectivo realizado o caso contrario, cuando

4. se efectuó la asignación del efectivo. La segunda, corresponde al reembolso (arqueo)
actual de efectivo.
Este corte tiene por finalidad, revisar y validar las pruebas de descargo (facturas)
presentadas por el encargado(a), debiendo estar emitidas entre las dos fechas antes
mencionadas, para no incorporar documentación que no se encuentre comprendida entre
esas fechas.
Selección de Documentación
Es el acto de seleccionar, agrupar (por su naturaleza) las pruebas de descargo y
ordenarlas en cronología de hechos.
Revisión de Documentación
Es el acto de constatar la validez de la documentación, que respalda desembolsos de
efectivo, en función a:
 Fecha de emisión.
 Razón social de la empresa.
 Número de Identificación Tributaria (NIT).
 Descripción de la compra de bienes y/o servicios.
 Importe numeral y literal.
 Sello de cancelado.
Efectivo en Caja Chica
Es dinero físico, en billetes y monedas, existente en Caja chica, debiendo necesariamente
ser recontado. Para realizar el recuento del efectivo existente, debe utilizarse el
siguiente procedimiento:
 Validación del efectivo.
 Selección y clasificación.
Validación del efectivo
Es el acto de verificar la autenticidad de los billetes y monedas existentes en Caja chica,
y utilizando equipo destinado para tal efecto.
Selección Y Clasificación
Es el acto de separar billetes de monedas, para seguidamente seleccionar y agruparlos
por su corte en orden descendente para proceder a su recuento.

5. Reposición de Fondos de Caja Chica
Es la entrega o asignación de efectivo, equivalente al total en términos de unidades
monetarias de las facturas encontradas, una vez concluido el arqueo, mediante la emisión
de cheque a la orden del encargado(a), con cargo a cuentas de gasto.
Al respecto se debe puntualizar que, al reponer fondos no corresponde cargar la cuenta
Caja chica, porque al mayorizar el saldo será el monto asignado más el importe de la
reposición, cifra que jamás se entregó al encargado(a).
Metodología del Arqueo
Para efectuar un arqueo de Caja chica, se debe seguir el siguiente procedimiento:
 Habilitar un papel de trabajo.
 En la parte superior y central registrar el encabezado, que integra: razón social de
la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja chica), fecha y
moneda de presentación.
 Debajo del encabezado y al lado izquierdo registrar: nombre y cargo del
encargado(a), monto asignado (numeral y literal) último arqueo (fecha), hora de
inicio y finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y
cargo de la persona que presencia el arqueo.
 Detallar facturas ordenadas cronológicamente incluyendo: fecha, número de
factura, emisor, concepto e importe y sumar. Detallar moneda nacional, ordenada
por su corte y sumar.
 Sumar el total de la documentación con el total del efectivo recontado. Tal
resultado, debe igualar al monto asignado y con el saldo del mayor correspondiente
a la cuenta Caja chica.
 En la parte inferior redactar la declaratoria del encargado(a), haciendo énfasis que
el efectivo recontado y la documentación existentes en Caja chica, fueron
devueltos conforme.
Diferencias en Arqueo de Caja Chica
Son resultados diferentes, en más o en menos, encontrados entre el Registro de Caja
chica y el arqueo practicado. Cuando se suscitan estas diferencias, deben ser
contabilizadas después de efectuarse la reposición del efectivo. Los casos que
normalmente pueden presentarse son:
 Faltantes sin responsabilidad
 Faltantes con responsabilidad

6. Faltantes sin Responsabilidad
Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de
evidenciar que no existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra
gastos, ya que el efectivo no será recuperado por la empresa.
Faltantes con Responsabilidad
Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de
evidenciar que existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra
Cuentas del personal, ya que el efectivo será recuperado por la empresa.